「タスク管理ってどうやったらいいの？」
「できればWindowsの標準・無料アプリでタスク管理したい」
という方へ。
私も会社ではセキュリティの関係で、ほぼWindowsの標準アプリしか選択肢がありません。
でも、標準アプリでも十分タスク管理できていて、毎年確実に目標達成できています。
そして実は、あの意外な標準アプリが一番使いやすいんです。
とさか
- 大手メーカー勤務の30代会社員
- 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
Windowsの標準で使えるアプリ(ソフト)の一覧
Windowsで使えるアプリ（ソフト）は主に次の3つです。
- 付箋
- ToDo
- OneNote
各アプリについて、簡単に説明します。
付箋
付箋は知っている方も多いと思います。
Windowsキーを押して「付箋」と入力すると、付箋アプリが出てきます。デスクトップに付箋が貼られ、テキストを入力できます。
ちょっとした用事を書くのに便利ですね。
本物の付箋と同じ感覚で使えます。
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、見た目もすっきりしていて、直観的に使いやすいです。Microsoft To Doがリリースされたときには私も大いに期待しました。
リリース当初は本当にシンプルな機能しか無かったですが、だいぶ進化して使いやすくなっていると感じます。
チェックボックス付きのタスクをサクサク入力できます。
”今日の予定”をまとめて見られるのもいいですね。
OneNote
OneNoteはタスク管理アプリではなく、ただのノートアプリです。
しかしOneNoteにもチェックボックスなどの機能があり、ToDoリストとして使えます。
次に、各アプリを比較していきます。
各アプリの使用感
各アプリを比較した総評は次の通りです。
- ”付箋”は集中の妨げになるためおすすめしない。
- Microsoft To Doには制約が多い。
- 目標達成したいならOneNoteがおすすめ。
順に説明します。
付箋はデメリット大
付箋をタスク管理に使うのはおすすめしません。
まず、入力できる範囲に限界があります。ちょっと用事をメモするのには良いですが、タスクが増えてくると、付箋をすごく広げるか、いちいちスクロールする必要があります。
あと、私はタスク管理の目的は「タスクに集中して、生産性を高める」ことだと考えています。
なのに、付箋はずっとデスクトップにいて目につくため、集中を妨げる原因になってしまいます。
他のタスクをしている最中に付箋が目に入って、「あれもやらなきゃな」などと集中が途切れてしまいます。
なので、付箋を使うのは個人的にはおすすめしません。
Microsoft To Doは制約が多い
Microsoft To Doは直観的に操作できて、使いやすいアプリです。タスクが少ない場合には良いと思います。
ただし、今あるタスクに取り組もう、という近視眼的なタスク管理になるリスクがあります。
仕事では、1年間などの長期の計画・目標から逆算して、今週は何をすべきか、という視野が必要です。
でないと、タスクはたくさんあって忙しいけど年度末になると結局目標未達、という事態に陥ってしまいます。
なので、Microsoft To Doは私もしばらく試していましたが、結局使うのをやめてしまいました。
辿り着いたのがOneNote
最終的に私が辿り着いたのが、無料で使える標準ソフトのOneNoteです。現在もタスク管理ソフトとしてOneNoteを愛用しています。
私がOneNoteを使用する理由は、圧倒的な自由さにあります。
OneNoteはタスク管理アプリではなく、ただのノートアプリなので、制約も少なく、自分の理想のタスク管理ができています。
私は、年間目標から逆算して月や週の目標を立て、今集中すべきタスクを決めています。
このOneNoteでのタスク管理をし始めてから、仕事が余裕になりました。
いつ何をやればいい、というのがはっきり見えるので、無駄に焦ることもなく、それでも年間目標を余裕で達成できています。
OneNoteでのタスク管理方法はこちらの記事に書いています。ご興味があればぜひご覧ください。
【関連記事】OneNoteでタスク管理はできるのか？4年以上継続している実践法を紹介
おわりに
タスク管理をやれば余裕が生まれると思いがちですが、やり方を間違えるとむしろ忙しくなります（仕事は無限なので）。
タスク管理で余裕を生むためには、今すべきことを明確にすることが必要です。そのためには、目標から逆算したタスク管理が必要になります。
Windowsの標準ソフトでやろうとした場合、OneNoteがベストプラクティスだと思います。ぜひ一度試してみてください。
