【生産性爆上がり】週計画と週次レビューのやり方(OneNote編)

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皆さんは1週間の計画を立てて、振り返り(レビュー)をしていますか?

きちんと週計画・週次レビューをやると、仕事がどんどん速くなります。

この記事では、私が5年以上実践している週計画と週次レビュー方法を公開します。
参考にしてみてください。

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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

週計画・週次レビューをすると、1年間で生産性が1.6倍になる

週の計画を立ててレビューをすると、1年間で生産性が1.6倍になります。

理由を説明します。

週計画・週次レビューの効果は次の3つです。

効果
  • 翌週やることに迷いがなくなり、目の前のタスクに集中できる。
  • 仕事の段取りをイメージできるため、手戻りがなくなる。
  • 今週の行動と結果を振り返ることで、どうすればもっと速く仕事をできるかが分かる。

これらの効果により、例えば生産性が1%向上したとします。1%の効率化なら、週次レビューをしていれば全然難しくないです。

毎週1%生産性が上がると、どうなるでしょうか。

次のグラフは、週に生産性が1%向上したとして、50週間(約1年間)での生産性の伸びを示しています。

まったく成長がなければ生産性は1のまま変わりません。しかし、週に1%生産性が上がるだけで、1年後には生産性が1.6倍にもなっています

この差は大きいです。
毎週行動と結果を振り返り、改善できる人は、何もしない人に比べて大きく成長していきます。

ちなみに、生産性は2年後には2.7倍3年後には4.4倍になります。
指数関数的に生産性が上がるため、数年後にはとてつもなく大きな差になります。

週計画の手順

週計画の手順は次の通りです。

手順
  • 来週の目標を立てる
  • タスクを洗い出す
  • タスクの順番を入れ替える
  • 実行日を決める

順に説明します。ここでは、OneNoteを使った例を紹介します。

来週の目標を立てる

まずは、来週の目標を立てます。

仕事であれば、来週の金曜日までに何を達成したいか、考えましょう。1週間後なので、見通しが立てやすいと思います。

なお、私のタスク管理方法では、年単位などの大きな目標を週レベルにまで分解します。その場合は、すでに週目標があるので、自分が以前に立てた目標を更新します。

目標の後には()を入れておくとよいです。これは週次レビューのときに使いますので、後で説明します。

Tips 結果目標か、行動目標か?

私は目標には2種類あると考えています。結果目標と行動目標です。

週レベルであれば、結果よりも行動目標を立てるべきと思います。例えば、「TOEICの教材の何ページまで学習する」というように、やればできる目標を立てるべきと思います。

結果目標と行動目標の違いについては、こちらの記事に詳細を書いています。

【関連記事】目標の立て方|プロセスと結果の違い

タスクを洗い出す

次に、タスクを洗い出します。

目標を達成するためのタスク、やることを全て書き出します。頭の中にあるものをすべて書き出しておきましょう。

ちなみに、OneNoteでチェックボックスを付けるショートカットは、Ctrl + 1です。

また、上の画像のように、タスクを目標に対して1段下げるのは、Tabキーでできます。

タスクの順番を入れ替える

タスクの実行順に並び替えましょう。並び替えることで、上から順に処理すればいい、という状態が作れます。

OneNoteの場合は、並び替え用の便利なショートカットがあります。

Alt + Shift + 矢印キーで、箇条書きの行をサクッと移動できます。
例えば、下の画像で「同僚に聞く」の行にカーソルを置いた状態で「Alt + Shift +↑」を押すと、「TOEICのアプリを調べる」の行と入れ替わります。

カーソルを置いて、Alt Shift ↑ を押すと、
行が移動できた。

このショートカットを知っているとOneNoteの操作性が格段に向上するので、ぜひ一度使ってみてください。サクサク動いて楽しいですよ。

ショートカットを使いながら、タスクを実行する順番に並べ替えましょう。

他にも、OneNoteの便利なショートカットをランキング形式でまとめた記事があります。興味があればご覧ください。

【関連記事】【効率化ランキング】OneNoteの便利なショートカット|1位は10倍効率化

実行日を決める

週計画の最後のステップです。実行日を決めておきましょう。実行日を決めることで、本当に1週間ですべてのタスクをやり切れるかが想像できます。

次の画像のように、各タスクに実行予定の日付を入れておきます。

このとき、洗い出したタスクすべてを実行するのが無理そうだと感じたら、優先度の低いタスクを次週に回しましょう。無理にすべてをやろうとすると、パニック状態となり、生産性が下がります。それよりも、すべきことを100%実行できた方が良いです。

また、できるだけ金曜日にはタスクを入れないようにしましょう。これは、週にバッファを設けるためです。仕事にはトラブルがつきものです。想定外の事態で遅れることがあります。また、上司から追加のタスクが入ることもあるでしょう。

なので、金曜日は余裕として空けておいて、確実に目標達成できるようにしましょう。

おつかれさまです。これで週の計画が完成しました

週次レビューの手順

1週間の終わりに、週次レビューをして振り返りましょう。週次レビューの手順は次の通りです。

手順
  • 完了したタスクにチェックを入れる
  • 今週の目標の○×を付ける
  • 目標を達成できた理由、できなかった理由を書く
  • 今週の目標に取り消し線を引く
  • 完了したタスクを非表示にする

順に説明します。

完了したタスクにチェックを入れる

まずは、できたタスクにチェックを入れましょう。

OneNoteでは、Ctrl + 1を押すことで、チェックボックスにチェックが付きます。

今週の目標の〇×を付ける

今週の目標の結果を振り返ります。

週計画で立てた目標を達成できたかどうか、〇か×をつけましょう。週計画のときに、目標の後に()を付けていますので、この()内に目標を達成できたら〇、できなかったら×をつけます。

このとき、△という評価はやめましょう。惜しいところまでできたときは△をつけたくなりますが、甘えが出てしまいます。△ばかりだと、何ができて何ができなかったのかがわからなくなります。

目標を達成できた理由、できなかった理由を書く

週次レビューで最も大切なのは振り返りです。目標を達成できた理由、できなかった理由を書きます。

〇がついた目標については、なぜうまくいったのか、メモしておきます。自分の成功パターンを知ることができ、目標達成を再現できます。

×がついた目標は、できなかった理由を冷静に分析します。先ほど付けた〇×の後に理由を書きます。

×がつく理由は、たいてい次のどちらかです。

目標未達の2大原因
  • 想定外のことがあった
  • 十分な時間を割けなかった

想定外の事態については、ある程度仕方ないです。ただ、今後も同じことが起こる可能性があります。今回の経験を活かし、次からは想定通りと言えるといいですね。

十分な時間が割けなかった、というのは、要注意です。時間がなかったを理由にすると、また同じことが起きます。

なぜ時間を作れなかったか(他のことが忙しかったからか、そもそもタスクを詰め込み過ぎとか、実はやる気が出ない、とが)、その理由を明確にしておきます。

未達の理由がわかれば、次週は対策ができます

ちなみに私は、×があるということはまだ成長の余地がある!と前向きに捉えています。

今週の目標に取り消し線を引く

これは好みですが、完了したことをはっきり示すため、取消し線をつけるのもおすすめです。OneNoteの場合、タスクを選択して、Ctrl + -(ハイフン)で取り消し線を引けます。

テキストを選択して、Ctrl + -を押すと、
取り消し線が引ける。

これで完了した感が出て、次の目標に集中できます。ただ、取り消し線を引くのはひと手間いるので、なくても大丈夫です。

完了したタスクを非表示にする

完了したタスクは非表示にしましょう。でないと、ページがタスクだらけになって読みにくくなります。

非表示は、ショートカットでできます。

まず、今週の目標の行にカーソルを置きます。

次に、Alt + Shift + -(ハイフン)を押します。

すると、今週の目標にぶら下がっているタスクが非表示になりました。よく見ると、チェックボックスの前に[+]マークがついています。

タスクを再表示したいときは、Alt + Shift + +(プラス)で展開できます。

マウス操作の場合、チェックボックス付近をダブルクリックでもできます。ただし、マウスだとピンポイントで狙う必要があるので、私はほぼショートカットのみで操作しています。

折りたたみについて詳しく説明した記事もあるので、こちらもご覧ください。

【関連記事】一括操作も可能!箇条書きの折りたたみショートカット【OneNote】

おつかれさまです。これで週次レビューは完了です。

次週の計画を立てる

あとは、上で述べたように、週計画の手順に戻って、計画を立てます。

ちなみに、目標はどんどん更新しましょう

初期の段階で立てた目標は、手探り状態で立てた、確度の低い目標です。しかし、そこから1週間でも前進している場合、何か新たな発見があるはずです。その知見を次週の目標に反映させれば、より精度の高い目標になります。

目標の更新は悪いことではないので、積極的に変えていきましょう。

週次レビュー・週計画は金曜日の午前中にやろう

この週次レビュー、週計画はいつやるのがよいでしょうか?

おすすめは、金曜日の午前中です。金曜日は今週のタスクを振り返るのにちょうどいいです。また、午前中にやることで、午後は来週の下準備ができます。(午後にやろうとすると、緊急の仕事が入ってきた場合、時間が取れなくなる可能性があります。なので、比較的余裕のある午前にやりましょう。)

私は毎週金曜日の午前中に「週次レビュー・週計画」の時間をカレンダー登録しています。

時間は1時間くらいです。タスクの量によっては、2時間くらいかかるかもしれません。

2時間というと、レビューだけでそんなに時間かけるのか、と驚かれるかもしれません。

しかし、冒頭でも述べたように、このレビューと計画によって生産性が上がります。その差は1週間では小さいかもしれませんが、1年、2年と継続することで飛躍的に大きくなります。

生産性向上のために週に2時間費やすというのは、個人的にはとてもコスパが良いと思っています

水曜日に10分だけ半週レビューをする

できれば、水曜日に半週レビューを行いましょう。

やる方は簡単。タスクの進捗をチェックして、今週の目標が達成できそうか考えます。このままでいけそうならOK、ちょっと目標達成が難しそうなら、対策を立てます。

案外、タスクの実行忘れもあるので、漏れているタスクが無いか確認するだけでも意味があります。

月ごと、四半期ごとにもレビューしよう

この週次レビューは、月次レビュー、四半期レビューにも応用できます。

私のタスク管理方法では、四半期ごと、月ごとに目標を分解します。

なので、月末になったら、月ごとの目標を達成できたか確認しましょう。

やり方は週次レビューとほぼ同じです。四半期目標、月目標を達成できたか、それはなぜかを振り返り、次の計画を立てます。

これを繰り返すことで、着実に目標達成に近づいていきます。

おわりに

最初は時間を取って週レビューして、週計画を立てるのは大変かもしれませんが、慣れてしまうと楽しくなってきます。

私は毎週金曜日の週次レビューが大好きです。一週間でここまでできた!という達成感が得られるし、散らかってきたタスクを整理することで、頭の中がスッキリします。このおかげで気持ちよく週末を過ごせますし、月曜日からの仕事が楽しみになります。

ぜひ継続して、自信の成長を実感してください。

また、もっとシステマティックに計画を立て、確実に目標達成したい!という方は、こちらの記事も参照ください。

【関連記事】【超実践法】仕事の計画の立て方(無料のOneNoteを活用)

プロフィール
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とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

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