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OneNoteでタスク管理はできるのか?4年以上継続している実践法を紹介

OneNoteとタスク管理
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意外と便利なMicrosoft OneNote

このOneNote、タスク管理に使えないだろうか?

あるいは、うまくタスク管理するには?

そういった疑問に答え、実践法を詳しく紹介します

プロフィール
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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

結論

結論から言うと、OneNoteでタスク管理はうまくできます

以下で理由を説明します。

理由① タスク管理に必要な基本機能がある

一つ目の理由は、チェックボックス、箇条書き、階層構造など、タスク管理に必要な基本機能があるからです。

使い方については、後述します。

理由② 実際に4年間継続して、うまく仕事が回っている

私もOneNoteで仕事のタスク管理をしています。

かれこれ4年間以上、OneNoteでのタスク管理を継続しています。

さまざまな試行錯誤を経て、今は仕事を余裕で回せるようになりました

以前はいつも20時まで残業していた私ですが、タスク管理を始めてから、仕事を100%完了したうえで、毎日定時退社できるようになりました。

OneNoteを使うメリット

タスク管理ツールとして、あえてOneNoteを使うメリットは3つあります。

  • 無料で使える
  • Microsoftが提供している
  • 自由度が高い

無料で使える

OneNoteは無料で使えます

また、私は基本的にPCのみで使用していますが、スマホでもアプリが無料で使えるので、移動先でチェックすることもできます。

無料で使えるタスク管理アプリもいろいろありますが、機能に制限があり、全機能を使うためには課金が必要になることが多いです。

その点、OneNoteは無料で全機能を使えます。

Microsoftが提供している

会社、特に大企業では、なかなかフリーのソフトやアプリを使うハードルが高くないでしょうか?

私の会社もそうなので、Todoistなど便利なタスク管理ツールを会社で使うことが難しいです。

その点、OneNoteはMicrosoftが提供しているので、Excelや PowerPointと同じ感覚で使うことができます。

自由度が高い

私も過去にさまざまななタスク管理アプリを試してきました。
しかし、こういったアプリは便利で直感的に使える一方で、制約もあるんですね。

その点、OneNoteはノートアプリなので、自由度が高いです。

自分の好きなようにカスタマイズできます

基本の使い方

新しいノートを作成したら、Ctrl + 1キーを押して、チェックボックスを作ります。

Ctrl 1 キーを押すと、四角いチェックボックスができる。

チェックボックスは、「ホーム」タブの「ノートシール(チェックボックスマーク)」をクリックすることでも作れます。

次に、タスクを書きます。

Enterキーを押すことで改行できるので、どんどん追加していきましょう。

さらに、タスクを分解したサブタスクを書きたいときは、Tabキーを押して階層を下げます

この階層構造はタスク管理の肝で、どんなタスクも細かい作業に分解することで実行が容易になります

基本的な使い方はこれだけです。
これだけですが、ちょっと工夫することですごく使いやすくなります。

以降では、実践手順とちょっとした工夫を紹介します。

実践手順

では、私のタスク管理方法を紹介しながら、実践方法を説明します。

  • タスクをすべて洗い出す
  • タスクの実行順を決める
  • 上から順に実行する

① タスクをすべて洗い出す

まずは頭の中にあるタスクをすべて吐き出しましょう

すべて、です。

ちなみに、頭の中のタスクをすべて吐き出すと、とてもスッキリします。これは、脳内のメモリが空くからだと思います。

タスクを頭の中で記憶している状態というのは、脳にとっては意外と負荷が高いです。タスクをすべて見える形で頭の外に出してやると、記憶する必要がなくなるので、頭がすっきりします。

また、一度にすべてを洗い出そうと思っても抜けがあると思います。ふとしたときに「そういえばあれもやらなきゃな」と思いつくので、その都度、OneNoteにタスクを追記しましょう

② タスクの実行順を決める

優先順位を考え、タスクを実行する順に並べます。

このとき、並べ替えのショートカットを使うと便利です。
移動させたい行にカーソルを合わせ、Alt Shift ↑ (または↓)キーを押すことで、簡単に並べ替えができます

AltとShiftキーを押しながら矢印キー(↑ or ↓)を押すことで、自由に上下移動できる。

いちいちカット&ペーストするより数倍速いですし、ストレスフリーです。

このように、OneNoteを使いやすくする必須ショートカットについては、別記事「OneNoteが進化する!必須ショートカット」もご参照ください。

また、タスクには実行日も入れましょう

私は、例えば処理日が7/29であれば、729のように数字の羅列でメモしています。
(自分さえわかればいいので。)

あと、OneNoteを使っていて良かったなと思うのは、階層構造を何層も作れる点です。

階層をさらに下げることで、ちょっとしたメモを取ったりサブサブタスクを表現したりできます。

これは、ノートアプリならではの特徴と言えます。

Tips 複数のプロジェクトの場合

複数の大きなプロジェクトを抱える方は、プロジェクトごとにノートを分けましょう

この理由のひとつは、視認性を高めるためです。

1つのノートにあまりにたくさんのタスクを入れると、いちいちスクロールする必要があるので、全体が掴みにくくなります。

また、ノートの動作を軽くする効果があります。

1つのノートの情報量が増えすぎると、文字変換の速度が落ちるなど、明らかに動作が遅くなります。

③ 上から順に実行する

あとはタスクを処理していきます。

完了したら、チェックを入れます

これも、チェックボックス生成と同じ、Ctrl + 1キーです。

間違えてチェックした場合は、再度押すとチェックボックスが消え、もう一度押すとチェックボックスが復活します。

なお、タスクにもっと完了した感を出したい場合は、取り消し線を使う手もあります。
行を選択して、Ctrl + -(ハイフン)を押すことで、取り消し線が引かれます。

行を選択し、
Ctrl + -で取り消し線を引けた

タスクを見え消しできるので、より完了した達成感が得られます。

Tips 完了タスクが増えてきたら

完了タスクが増えてきたら、「完了」リストを作ってまとめると良いと思います。

「完了」という行を作成し、その下に完了済タスクを移動させます

また、完了したものは見えなくても問題ないので、折り畳むことをおすすめします

「完了」の行にカーソルを合わせ、Alt Shift – キーを同時に押すことで下の階層構造を折りたためます

Alt Shift – を押すことで、「完了」の下のリストが見えなくなる。

折りたたまれると、チェックボックスの前に[+]マークが付きます。

これにより、ページがすっきりするので、未完了タスクに集中できます

なお、折りたたんだ階層構造を開くときは、Alt Shift + キーを押せばよいです。

まとめ

この記事では、OneNoteでタスク管理ができるのか?、という点と、基本的なタスク管理方法について紹介しました。

また、そもそもOneNoteといったツールよりも、タスク管理そのものに迷いがある方は、こちらの本を一読することをすすめます。

タスク管理の王道の方法、「GTD」について学べます。

また、確実に目標達成できるようになる仕事の計画も、OneNoteでできます。ぜひこちらもご覧ください。

【関連記事】【超実践法】仕事の計画の立て方(無料のOneNoteを活用)

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この記事を書いた人

育児と仕事の両立を目指す、大手メーカー勤務の30代男性。一男一女を育児中。毎日残業が当たり前の職場だが、子どもが生まれたのを機に仕事を超効率化。独自のタスク管理術で、定時退社を4年以上継続中。
一方、社内でも飛び級で昇進試験に合格するなど、限られた時間で成果をあげている。
効率化が大好きで、仕事術に関する本を年100冊ほど読んでいる。

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