今だけ、Audibleが2ヵ月無料! 詳しくはこちら

OneNoteが進化する!必須ショートカット|アウトライン機能の使い方

OneNoteとリスト
  • URLをコピーしました!

私は仕事ではメモ、タスク管理、思考にOneNoteを使っています。

OneNoteを使っている理由は、会社ではMicrosoft以外にあまり選択肢が無いからです。
それでも、ショートカットを使いこなすことでOneNoteでもやりたいことはほとんどできています

OneNoteを使いこなしたい、あるいは私のように他に選択肢がない、という方へ。
ショートカット一覧はMicrosoft公式サイトにもありますが、
多すぎてどれが重要かわからないですよね。

本記事ではOneNoteの使い方が変わるショートカットを厳選しました。

プロフィール
プロフィールのアイコン(にわとり)

とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

OneNoteが進化する!箇条書きショートカット

進化とはおおげさな…と思われるかもしれませんが、本当にOneNoteの使い方が変わるんです

具体的には、OneNoteをアウトライナーに変えることができます。

アウトライナーとは、箇条書きのツリーで情報を管理できるツールです。
例えばiPhoneだと、WorkflowyやDynalistが有名ですね。

要は、アウトラインを作成するツールのことです。

箇条書きショートカット一覧

まずは箇条書きに関するショートカットを一覧にしました。

アクションショートカットキー
箇条書き(・)Ctrl + .
箇条書き(数字)Ctrl + /
チェックボックスCtrl + 1
階層移動Tab または Shift + Tab
行を移動Shift + Alt + 矢印キー
下の階層を折りたたむCtrl + Shift + +(プラスキー)
下の階層を展開Ctrl + Shift + –

以下、順に説明します。

箇条書き Ctrl + .

文章を箇条書きにするショートカットは、Ctrl + .です。

普通のビュレットポイント(・)が文頭につきます。

他にも、

数字にしたい場合は 「Ctrl + /」

チェックボックスにしたい場合は「Ctrl + 1」

でできます。

階層移動 Tab または Shift + Tab

箇条書きにした文章の階層を変えます。

箇条書きの階層を下げたいときは「Tab」、上げたいときは「Shift + Tab」を押します。

行ごと移動 Alt + Shift + 矢印キー

このあたりから知っている人と知らない人で差が出てきます。

Alt + Shift + 矢印キーで、箇条書きの行(段落)を丸ごと移動できます。
例えば、下の画像で「あいうえお」の行を選択した状態で「Alt + Shift +↓」を押すと、Afterのようにあいうえおの行が下に移動します。

いちいちカット&ペーストする必要がありません。

箇条書きでキーワードを羅列した後、キーワードを構造化して整理するときにすごく重宝します。
なお、左右の矢印キーを押せば階層を変えることができます。

実はパワポなどでも使えます。便利です。

折りたたむ、展開する Shift + Alt + + or –

私がこの記事を書いたのは、このショートカットを広めたかったからです。

箇条書きにおいて、下の階層を折りたたむことができます。

例えば、下の画像において、「五十音」の行で「Shift + Alt + -」を押すことで、Afterのように五十音の下の階層の文章を非表示にできます。
このとき、折りたたんだ印として、行頭に+マークがついているのがわかると思います。

また、「Shift + Alt + +」を押すことで、下の階層を展開することができます。

これが本当に便利です。
OneNoteの情報量を増えてくると、ページの全体像を把握しにくくなります。
しかしこのショートカットで重要度の低い情報を折りたたむことで、ページ全体の構造が見えてきます。

ちなみにこのショートカット、「OneNote ショートカット」で検索しても出てきませんでした。
私の場合、Wordのアウトライナーでこのショートカットを使っていて、OneNoteでも使えることをたまたま発見しました。

発見したときはすごく感動したのを覚えています

折りたたみについてもっと詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

【関連記事】一括操作も可能!箇条書きの折りたたみショートカット【OneNote】

そのほか、できるだけマウスを使わないですむ移動系ショートカットについてまとめた記事もありますので、ご参照ください。

【関連記事】マウスフリー!OneNoteの移動系ショートカットまとめ

ここまでで、OneNoteをアウトライナー的に使うことができます。

では、アウトライナーが実際にどう使えるのか、使い方を紹介します。

OneNote×アウトライナー

紹介したショートカットを駆使して、OneNoteをアウトライナーとして使うやり方を紹介します。

アウトライナーとは

アウトライナーとは、アウトライン(箇条書き)を駆使したツールのことです。
箇条書きや階層構造、並べ替えを利用することで、素早く思考を整理できます。

アウトライナーを使えば、仕事で悩む時間が劇的に減ります。
結果的に、仕事が速く進むし、残業も減ります。

私もプライベートでは、有名なアウトライナーであるWorkflowyを愛用しています。
ただ、会社ではセキュリティの関係で使えません。

そこで、仕事ではOneNoteをアウトライナーとして使っています。
ここでは、OneNoteをアウトライナーとして活用する方法を紹介します。

アウトライナーとしての使い方

アウトライナーの基本手順は次の通りです。

手順
  • 頭の中にあることを全て洗い出す
  • カテゴリ分けする
  • 掘り下げる
  • 次にやるべきことを決める

順に説明します。

頭の中にあることを全て洗い出す

ここでは、”自身の英語力を向上させたいと漠然と思っている”、という状態を例にします。

ぼや〜っと考えるだけだと、何を考えたかすぐ忘れてしまいますし、建設的なアクションが取れません。

そこで、OneNoteをアウトライナー的に使って思考を整理してみます。

まずは、箇条書き書式にしましょう。Ctrl + .でできます。

まずは、頭の中にあることを全部書き出します。一つ書いたらエンターで改行しましょう。

ここでは順番や繋がりなど気にせず、どんどん書き出しましょう。
一人ブレインストーミングですね。

アウトライナーでアイデア出しをやるメリットは、後からいくらでも整理できる、という点です。

手書きだと、「後で書き直すのが面倒だな」という感情が生じて、順番などを意識して手が止まってしまいます。
しかしアウトライナーなら後から整理できる安心感があるため、自由に発想できます。

カテゴリ分けする

頭の中の情報を出し切ったら、次はカテゴリ分けしましょう。
大きい項目を作り、その下にそれぞれのアイデアをぶら下げます。

上で紹介したように、アイデアの階層を下げるのはTabでできます。
また、並べ替えにはAlt + Shift + ↑(↓)のショートカットを使いましょう。

これで、情報を大きく分けることができました。

掘り下げる

次は、重要な項目をさらに掘り下げていきます。

先ほど「英語力を上げる方法」というカテゴリを作ったので、その中をさらに掘り下げてみます。

またTabキーで階層を下げて情報を足していきます。

また掘り下げながら、階層構造もどんどん変えていきます。

情報の掘り下げ、組み換えを気が済むまでやることで、情報をすべて構造化できました。

ここまでやると、自分の脳内が視覚化できたようですごくすっきりします

次にやるべきことを決める

何を思考整理するかにもよりますが、たいていは次にどう行動するかが重要かと思います。

そこで、次にやるべきことを決めます。
といっても、構造化できているとやるべきことはほぼ見えていると思います。

やるべきことには、すぐ分かるように☆マークでもつけましょう。Ctrl + 2で☆マークが付きます。

あるいは、Ctrl + 1でチェックボックスをつけてもいいですね

あとは、マークを付けたタスクを順に実行していきましょう。

アウトライナーの活用方法は無限大

アウトライナーは、シンプルゆえに応用範囲がとても広いです。

アウトライナーの活用事例
  • 打合せメモ・議事録
  • チームでのアイデア出し・ブレスト
  • レポートの構成作り
  • プレゼンのアウトライン作り
  • タスク管理
  • 調査結果の構造化、などなど

私がアウトライナーでの情報整理が大好きです

アウトライナーで思考整理すると次のアクションが自然と分かるからです。
仕事で行き詰ったら、とりあえずアウトライナーで整理してみます。
すると、不思議と次にやるべきことが浮かび上がってきます。

結果的に、仕事が速く前進します

皆さんもぜひ一度活用してみてください。

ショートカットを覚えられない!の対策

ショートカットって、慣れるまでが大変ですよね。

いざ使おうと思っても、ショートカットキーを忘れてしまって、調べるのも面倒だから結局マウス操作する、というのは使い始めあるあるだと思います。

なので、ショートカットキーを覚えるまでは、見えるところに書いておきましょう。

おすすめは、Windowsの「付箋」アプリです。

このように、付箋に覚えたいショートカットキーを書いておいて、使いたいときに見るようにしましょう。しばらく使っているうちに自然に覚えますので、そうなったら付箋から消しましょう

付箋アプリは、Windows(田)キーを押して、検索窓に「付箋」と入力すれば呼び出せます。
(Windowsのバージョンによっては、Sticky Notesという名前かもしれません。)

再度ショートカット一覧表を載せておくので、好きなショートカットを付箋にコピペしておいてください。

アクションショートカット
箇条書き(・)Ctrl + .
箇条書き(数字)Ctrl + /
チェックボックスCtrl + 1
階層移動Tab または Shift + Tab
行を移動Shift + Alt + 矢印キー
下の階層を折りたたむCtrl + Shift + +(プラスキー)
下の階層を展開Ctrl + Shift + –

おわりに

ショートカットマニアになっても時短になるだけで成果はそんなに変わりません。

しかし、今回紹介したショートカットを使いこなすことで、階層を使ったアウトライナー的思考がやりやすくなります。

思考プロセスが変わればアウトプットが変わります。
すなわち、成果が上がる可能性を秘めています

ぜひ手でショートカットを覚えてOneNoteをフル活用してください。

なお、紹介したショートカットを使って、OneNoteでうまくタスク管理をすることも可能です
詳しくは↓の記事をご参照ください。

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!

この記事を書いた人

育児と仕事の両立を目指す、大手メーカー勤務の30代男性。一男一女を育児中。毎日残業が当たり前の職場だが、子どもが生まれたのを機に仕事を超効率化。独自のタスク管理術で、定時退社を4年以上継続中。
一方、社内でも飛び級で昇進試験に合格するなど、限られた時間で成果をあげている。
効率化が大好きで、仕事術に関する本を年100冊ほど読んでいる。

目次