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【働き方改革の成功事例】OneNoteで情報共有(社内マニュアル作成)

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OneNoteっていろいろできそうで、だけど意外と良い使い方が思いつかないですよね。

私の会社でOneNote活用の成功事例があるのでご紹介します。

それが、社内マニュアルです。

プロフィール
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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

OneNoteで社内マニュアルを作った理由

私の会社では、さまざまな社内ルールや、一部の人しか知らないノウハウ(ソフトの操作方法など)があります。

それらの情報を、新入社員や中途採用の方が来るたびに教える必要がありました。

一度にすべてを教えることはできないので、新人の方はわからないことがあるたびに先輩に聞く必要があります。

例えば、プリンターの接続方法などです。
新人「プリンターってどうやって接続するんですか?」
先輩「えーと、どうだったっけなあ?だいぶ前にやったから忘れちゃったな…」
と、方法を思い出しながら教えます。

これでは聞く方も聞かれた方も時間をロスしています。

そこで、こういった社内のルールやマニュアルを、すべてOneNoteに集約しました
そして、OneNoteのノートブックを全員が共有するようにしました。

社内マニュアルの作成方法

作成方法を説明します。

まず、ノートブックを作ります。このとき、関係者が全員アクセスできるフォルダやサーバーに作成しましょう

次に、セクションを作成していきます。セクションはカテゴリとして使いましょう。例えば、機器マニュアル、アプリの使い方などです。

セクションは業種によって異なると思いますので、自分の会社に適したセクションにしていきましょう。

このセクション(カテゴリ)をどうするかは悩みどころだと思います。
使っていくうちにセクション分けも変わると思いますので、始めはあまり気にしなくていいです。
ただし後述するように、整理担当が必要です。

あとは、各セクションにページを作っていきましょう。
ページは、ひとつの悩みについてひとつの答えを書いていく、いわばQ&Aをイメージすると良いです。

共有方法

OneNoteの雛形が作成できたら、関係者と共有しましょう。共有は、ノートブック名を右クリックして、「このノートブックの共有」を押します。

そうすると、共有の画面が開くと思います。ここで、リンクのコピーから「コピー」ボタンを押し、関係者にメールやチャットでリンクを送信すれば、皆が同じOneNoteを開けます。

共有できたら、社内マニュアルを作成する担当者を決めてもいいですし、皆が自発的にページを追加してくれると理想的ですね。

定着のコツ

OneNoteによる社内マニュアルを定着させるにはコツがいります。

コツは2つです。

  • 整理担当者を決めておくこと
  • トップダウンの力を使うこと

整理担当者を決めておく

最初の段階では、OneNoteの整理係を立てましょう。

皆が情報をどんどん追加していくと、どこに何の情報があるのか、ごちゃごちゃして使いにくくなります。
なので、ある程度の形ができるまでは、OneNoteを整理する人が必要です。

OneNoteを定期的に見直して、セクションを追加したり統合したりしましょう。

トップダウンの力を使う

おそらく、社内や部署の全員がOneNoteを使っているわけではないと思います。
その状態でOneNoteを共通マニュアルにすると言い出しても、一部の人しか使わず、結局定着しないと思います。

なので、はじめはトップ(部長や課長など)の力を借りましょう。
これからOneNoteに情報を集約していくとトップが号令をかければ、担当者も自信を持って活動を進められます。

働き方改革という名目ならば、トップの力も使いやすいのではないでしょうか。

おわりに

このようにしてOneNoteに社内マニュアルを整備していった結果、

困ったときはOneNoteを見れば問題を解決できる

という状態を作ることができました。

これにより、今まで知っている人を探して、質問して、聞かれた人が都度質問に答える、という時間を省略することでできます。

地味ではあるけど、働き方改革の成功事例と言えます。

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この記事を書いた人

育児と仕事の両立を目指す、大手メーカー勤務の30代男性。一男一女を育児中。毎日残業が当たり前の職場だが、子どもが生まれたのを機に仕事を超効率化。独自のタスク管理術で、定時退社を4年以上継続中。
一方、社内でも飛び級で昇進試験に合格するなど、限られた時間で成果をあげている。
効率化が大好きで、仕事術に関する本を年100冊ほど読んでいる。

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