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「時間をもっと有効に使いたい」 「ムダを減らして成果を最大化したい」 そんな思いから、タスク管理や時間術を駆使している人は多いと思います。私自身もその一人でした。 あなたは今仕事が、人生が楽しいですか？ 楽しいのならこの […]]]>
「時間をもっと有効に使いたい」
「ムダを減らして成果を最大化したい」
そんな思いから、タスク管理や時間術を駆使している人は多いと思います。私自身もその一人でした。
あなたは今仕事が、人生が楽しいですか？
楽しいのならこの記事は必要ないと思います。一方、もし「効率化し続けているのにストレスが絶えない」のなら、この記事から何かが参考になるかもしれません。
本記事では、私が10年かけて確立したタスク管理の原則をまとめました。様々な失敗と葛藤を経た結果、今ではタスク管理が人生に充実感をもたしてくれています。
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タスク管理・時間術に潜む”効率化の罠”
効率化の誘惑
タスク管理・時間術の根底にあるのは、「効率化」や「生産性の向上」でしょう。
「効率化」という言葉の響きには、抗いがたい魅力があります。最近では「タイパ」という言葉にも表れるように、現代の私たちにとって、いかに時間を上手く使うかは、至上命題のように感じます。
それは1900年代初頭にテイラーが工場に科学的手法を導入して以来、止めようのない風潮なのかもしれません。
効率化の先に待ち受ける罠
もちろん、私は効率化を否定する気はまったくありません。少ない時間で多くの成果上げるのは素晴らしいことです。
私も、社会人になって効率を極限まで高めることに腐心してきました。作業を1分でも短縮する方法を考え、無駄な時間を排除し、成果を増やすための時間を作り出しました。客観的に見れば、すごく効率的だったと思います。
しかし、これがすごくしんどいのです。睡眠を削っていたため体は重く、眠気をカフェインでごまかしながら働き、ストレスで肌が荒れ、1日の終わりには異常に疲れていました。あの頃は夜ベッドに入ると気絶するように寝ていました。
ここに、効率化の罠があるように思います。
あまりに効率を追い求めると、たしかに時間あたりの成果は増えますが、ロボットのようになり、ものすごいストレスがかかります。
今思えば、それが自分が望んでいた働き方ではないことが分かります。しかし当時は効率化の誘惑にどっぷりハマってそのことに気づけませんでした。
まさに、ミヒャエル・エンデの「モモ」の世界そのものです。灰色の紳士に時間の余白を奪われていました。
ではそもそも、効率化の目的は何なのでしょうか？
タスク管理は何のため？その真の目的
効率化は目的ではない
冷静に考えると、効率化は手段であって、目的ではないはずです。でも、気がつくとそれ自体が目的になって、成果を出しても満たされない。次の効率化を追い求めて、また疲れる。そんな悪循環にハマっていました。
自分は、効率化によって次のようなものを得たかったのだと思います。
- 成果を上げて、認められたい
- より少ない時間で成果を上げてラクをしたい
- 要領の良い、優秀な人間だと思われたい
- 人生を、時間を無駄にしたくない
たしかに、これらの成果は得られていました。しかし毎日すごく疲れていましたし、何か満たされない思いがありました。
今はすごく充実している
翻って現在の私の状態を見てみると、過去の自分とは大きく違います。
- 毎日定時退社し、家族、子どもとの時間をしっかり確保している
- 自分の夢に向かって前進している
- 1日に充実感がある
- 睡眠時間を8時間確保し、毎日全回復できている
- 残業ゼロでも、会社の最高評価を獲得
仕事で成果を出しつつも、ストレスが少なく、人生に充実感を覚えています。
何が起こった？
自分が現在の状態になれたのは、いくつかのきっかけがありました。
仕事をセーブすると肌荒れがおさまった
昔の自分はストレスでひどく肌荒れしていたと述べました。しかし最初は、肌荒れが仕事のせいだとは思ってもいませんでした。体質だからしょうがない、くらいに思っていたのです。
しかし、仕事の出張で、ある学会に数日間参加したとき、不思議なことに肌荒れがおさまりました。考えてみると、学会ではあまり効率を気にせず、ゆったりと過ごしていました。そのとき初めて、肌荒れが仕事のストレスによるものだと自覚したのです。
つまり、効率化を追い求めてマシンのように働いた結果、体が「もうやめてくれ」というシグナルを出していたのです。肌荒れは表面的なシグナルに過ぎず、このままの働き方を続けるとダメージを蓄積し続け、やがて大きな病気になるのではないかという恐怖すら覚えました。
この気付きから、全ての時間を無駄なく使うために自分を追い込むのも良くないと思うようになりました。
子どもが生まれ、残業ゼロへ
子どもが生まれたことも、大きな転機でした。それまでは残業しても家族への負担はそこまでありませんでしたが、初めての育児では、家に親が1人いるのと2人いるのでは大違いです。毎日20時くらいまで平気で残業するような働き方は、家族に負担をかけていました。
そこで働き方を一気に変え、毎日18時退社すると決めました。はじめは大変でしたが、タスク管理方法を見直すきっかけとなり、最終的には17時の定時退社でも仕事を回せるようになりました。
かといって仕事の成果を諦めたわけではなく、家庭とのバランスを取りつつも成果を出せるシステムを整えました。タスク管理方法については後ほど書こうと思います。
仕事で大きな失敗をした
仕事で大きな失敗をしたことも、人生を考え直すきっかけとなりました。自分が担当していたプロジェクトが中止となり、数億円の損害が出たのです。
社内でもかなり問題、話題になり、「失敗した社員」というレッテルを貼られることになりました。
それまで、仕事で成果を出すことが絶対的な目的でした。自分の中には、評価されたい、出世したいという欲望が渦巻いていたのだと思います。
しかし大きな失敗によって会社での評価を失い、自分の目的を見失ったような絶望感を覚えました。
将来が不安になったことから、自分の人生がこのままでいいのか、自分の本当にやりたいことは何か、考えるようになりました。
その結果、会社の仕事とは無関係な、起業に至りました。起業といっても、今は会社の仕事を続けながら副業としてやっています。しかし、自分のやりたいこと＝夢へと向かっている起業は本当に楽しく、充実感があります。まだ将来はわかりませんが、会社よりも副業の方がだんだんウェイトが大きくなる気がします。
この失敗は数年前のことですが、今は社内での信頼も回復し、飛び級で昇進するほどの評価も得ています。
しかしそれでも、当時仕事で失敗し、会社の仕事以外に自分の人生の活路を見出したのは非常に意義があったと思っています。
ある意味、ロバートキヨサキ氏が、「金持ち父さん貧乏父さん」の中で揶揄するような「会社員のラットレース」を抜け出させたのかもしれません。
失敗をして良かったと、今は心から思っています。
タスク管理術を確立した
上のような出来事があり、仕事・プライベート双方のタスク管理方法を試行錯誤しながら、確立に至りました。
現在のタスク管理により、
- 仕事では、残業ゼロでも会社の最高評価を獲得できました
- プライベートでは、夢に向かって前進できているという実感を得ています
ようやく、健全で、充実した人生を送れる手法を確立できたと思います。
タスク管理の真の目的は”ハッピー”になること
タスク管理によって充実した毎日を送っているとき、ある日ふと、「今の自分は幸福だな」と思いました。そして、ああ、自分はずっと幸福になりたかったのか、と気づいたのです。
昔の自分は、効率化すれば幸福が得られると信じ込んでいたのだと思います。しかし、効率だけを追い求める自分は、むしろ幸福には遠いところにいました。
そもそも幸福とは？
しかし、そもそも幸福とは何でしょうか？
「幸福な人生を送りたい」というのは人類共通の願いだと思いますが、その定義を語れる人は少ないのではないでしょうか。
考え方はいろいろあると思いますが、私は次の3つを重要視しています。
- 行動に悔いが残らないこと
- 今日も良い1日だった、と思えること
- 自分の人生をコントロールしている感覚
行動に悔いが残らないこと
1つ目は、未来の自分から見たときに、行動に悔いが残らないことです。
例えば私は、ついYouTubeを見てダラダラ過ごしてしまうと、時間を浪費してしまったことに後悔します。スマホゲームにハマっていた時期もありましたが、気づくと数時間が経っていて、「またやってしまった…」と情けなくなりました。
別に私はYouTubeやゲームを否定しているわけではありません。有用な動画ももちろんありますし、時間を決めて娯楽の時間を楽しむのは良い気分転換になります。
ただ、本当はやりたいことがあるのに、YouTubeで時間を消費するのはもったいないと思うのです。
私にとって、良い時間の使い方は次のようなものです。
- 今日やるべきタスクが全て完了した
- 子供としっかり遊んで、家族がみんな笑顔
- 読書ができた
- 自分のやりたいことや夢に向かって少しでも前進できた
- 運動できた
反対に、悔いの残る行動は、
- YouTubeをダラダラみてしまった
- 付箋に書いたTodoリストが半分しか終わっていない
- 疲れ切っていて、何もやる気が起きない
判断軸は、「死ぬときに後悔するかどうか」です。人生の最後に「ああ、もっとYouTubeをたくさん見れば良かった」と思うでしょうか？そう思いそうにないなら、その行動は人生の幸福にはあまり繋がないものだと思います。
名著『7つの習慣』でも、自分の葬儀の場面を想像することで、「本当に成し遂げたいこと」に気づけると紹介されています。
死ぬ間際に悔いの残らない行動を取りたいものです。
今日も良い1日だった、と思えること
上記を集約すると、大切なのは「今日も良い日だった」と思えることです。
幸福な人生と言うと、すごく壮大で掴みどころがないように感じます。
しかし、人生は日々の連続です。そう考えると、幸福な人生は、「良い1日」の連続とも言えるのではないでしょうか。
そして、いつ死ぬかは誰にも分かりません。リンダ・グラットン氏の著書「ライフシフト」では、現在の日本の健康な若者の平均寿命は98才だと示され驚愕しましたが、逆に明日突然死ぬ可能性だって否定できません。
人生100年時代の長期的展望ももちろん必要ですが、まずは「今日も良い1日だったな」と思えることが、幸福な人生を形作ると考えています。
自分の人生をコントロールしている感覚
最後に、私は「自分の人生を自分がコントロールしている感覚」を重視します。
それは、電車に乗ってレールのままに進むわけでもなく、タクシーの後部座席に乗るわけでもなく、自分の車を自分がハンドルを握って運転している状態です。
つまり、他者の期待に応えるためにやるのではなく、自分がやりたいことを自分で考えて行うということです。
ただし、車の運転にもナビは必要です。どこに向かって走っているのかわからないと、とても不安になります。どこがゴールなのか、今の進路は合っているのか。
私も、自分が今やっていることが将来のためになっているのかと、とても不安な時期がありました。最短経路で目的地に向かう必要はありませんが、前進していると思えると安心できます。
人生におけるナビの役割を担うのが、タスク管理です。いったん目的地を定め、走ってみる。道を間違えたら修正する。正しくタスク管理をすることで、自らの人生をコントロールできます。
ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは著書「目的の力」の中で、「幸福とは、有意義な目標に向かって努力している状態のことだ」と述べています。
私は、こういった価値観や経験を通して、「タスク管理こそ、幸福な人生の鍵を握っている」と実感しています。
“ハッピー”なタスク管理の原則
タスク管理のテクニックについては後ほど書こうと思いますが、テクニックのベースとなるのが原則です。原則を知らずにテクニックだけ使っても効果は小さいですし、間違った方向に進みかねません。
先ほど紹介した、幸福な人生を送るための3要素、
- 悔いが残らないこと
- 人生をコントロールできること
- 良い1日だったと思えること
を実現するための原則です。
黄金時間を生み出す
7つの習慣で有名な「重要度、緊急度マトリックス」はおそらく多くの人がご存知でしょう。
このマトリックスでは、重要度と緊急度に応じて、タスクを4つのカテゴリーに分類します。
表にするか★
4つのカテゴリー
- 重要かつ緊急（火消し）。虫歯の治療など。最優先。
- 重要だが緊急ではない（黄金時間）。読書や運動、自分が本当にやりたいこと。重要なのに後回しにされがち。
- 重要ではないが緊急（忙殺）。メール対応、雑務など。重要ではないのにやたら時間を取られる。
- 重要でも緊急でもない（沼）。YouTubeを見る、スマホゲームをする。ついやってしまう。
ここでもっとも時間を投じるべきは、②重要だが緊急ではないタスクです。なぜなら、自分が主体的に時間を作らないと、このタスクは実行されないからです。①や③の緊急なタスクに日々時間を奪われ、そこで疲れるとつい④のダラダラした時間に逃げてしまいます。
時間を取りにくいけど、「悔いのない人生」や「人生をコントロールしている感覚」に最も大切なのが、②の黄金時間のタスクなのです。
タスク管理では、黄金時間を最大化できるよう、タスクを設計していきます。
ラーニングゾーンに入る
「コンフォートゾーン」「ラーニングゾーン」「パニックゾーン」の三段階モデルは、心理学やビジネスの現場で広く使われている考え方です。
まず、コンフォートゾーンは安心・安全な領域で、自分が慣れたことをしているため不安も少なく居心地は良いものの、大きな成長は期待できません。
その一歩外にあるのがラーニングゾーン。適度な挑戦や不安があるものの努力すれば乗り越えられる範囲であり、学びや成長が最も起こりやすい領域です。
さらに外にあるのがパニックゾーンで、不安や恐怖が強くなりすぎて思考が停止しやすく、逆に学びが妨げられる状態です。
成長のためには、コンフォートゾーンのすぐ外、つまりラーニングゾーンに身を置くことが効果的とされています。
私はこの3つのゾーンを念頭に置いてタスク量を決めています。暇だなと感じるくらいのタスク量はコンフォートゾーンです。時間を持て余すため、余計なことやダラダラと無駄に時間を使いがちです。
逆に、タスク量が多すぎると、パニックゾーンに入ります。どれから手を付けていいか分からず、またいろんなことが同時に気になるので全然集中できません。ストレスフルです。
この中間がラーニングゾーンですね。ちょっと頑張ればすべて完了できるくらいのタスク量は、一番集中力を発揮できます。
私は「焦りがない」状態が好きです。仕事の見通しが良く、締切に追われていない状態です。これこそ、人生をコントロールしている感覚が得られます。
”できるだけ多く”を求めない
私が極限まで無駄を排除し、ひたすら効率を追い求めていった結果、逆にしんどくなった「効率化の罠」を先に述べました。
この罠にハマったのは、無意識に他者と競争していたからではないかと思います。他者より抜きん出るためには、もっとたくさんのタスクをこなさなければ、と思ってしまうのです。
そうではなく、自分自身で「ここまでできればOK」というラインを設定しましょう。そのラインを超えれば十分です。今日やりたいことが全てできたという達成感を得る事は間違いなくハッピーです。
逆に無限に高いハードルに挑むと、どこまでいっても満たされないため、イライラします。かつての自分は常にイライラしていてため、家庭の雰囲気もギスギスしていました。つくづく、周囲の人間は自分を映す鏡だと思います。自分がイライラしていると、相手もイライラします。しかし今では、家族がみな上機嫌です。
世の中の風潮に合わせると、このラインが無限に上がるため、苦しくなります。
ゴールから逆算する
自分のOKラインを引くには、自分でゴールを設定する必要があります。
1年でここまでやりたい、そのためには1ヶ月でここまで、そのためには今日1日でここまで、というように、逆算して今日やるべきことを決めていきます。
これによって、確実に前進している感覚を得ることができます。
成長こそが成果
最後に、失敗を恐れないこと。
タスク管理では目標を立て、当然目標の達成を目指して行動します。しかし、高い目標であればあるほど、失敗する可能性は高くなります。
ですが、失敗してもいいのです。挑戦した結果の失敗であれば、必ず得るものがあります。
行動を起こして得られた自身の成長こそが成果なので、何も行動しないよりも、失敗してもいいから前進することを選びましょう。
この手法の限界
上で述べたタスク管理手法の限界についても触れておきたいと思います。
大成功者は馬車馬のように働く
実のところ、資本主義的な大成功を収めた人は、週80時間など、猛烈に働くことが知られています。週80時間というと、1日12時間、土日もすべて働いてようやくたどり着けるレベルです。
それは例えば、起業家として休みなく働くことや、育児は全て妻に任せて自分は365日働き、会社で大出世を目指すような働き方です。
私はそういう生き方を一切否定しませんし、むしろ憧れてさえいます。
ただ一方で、犠牲になるものもあると思います。それは健康であったり、家庭であったりします。
クリステンセンの著書「イノベーション・オブ・ライフ」において、「経営者として抜群の成果を残したけど、家庭は崩壊した人」という事例が出てきます。私はこれを読んでハッとしました。
私もそれまでは、家庭よりも仕事を優先するような人間でした。どうしても、仕事で成果を出したかったのです。しかし、仕事で成果を出した結果、もし家族関係がボロボロになって家に居場所もないような状態だったら、果たしてそれは成功と言えるのだろうか、と考え直しました。
世間の言う成功は幸福か
一方で、本記事で提唱する方法は、“ぬるい”と思います。できるだけ多くをこなすのではなく、自分の設定したラインを確実に超えることを目指します。
どっちが正解とかではなく、どっちを自分が求めるか、だと思います。
がむしゃらに働いて大成功を求めることこそ自分の人生の幸福というならば、それでいいと思います。
そこまでは行かなくても、ハッピーで、かつほどほどの成功（自分のやりたいことをやって、不自由なくお金を使える状態）を求める人には、この方法が合うと思います。
”成功”の定義も人それぞれです。世間の言う成功、つまり富や名声が、本当に自分の欲するものかはよく考える必要があります。壮絶な苦労をして頂にたどり着いた結果、それが自分の登りたい山ではなかった、では悲しすぎます。
「GOOD LIFE」でも、「数十年にわたる研究の結果、人間関係のみが、幸福度を決定づける唯一のパラメータだった」と強調されています。家族などの大事な人間関係を顧みないことは、幸福度を下げることが容易に想像できます。
大切なのはバランス
別に仕事を捨てて、全てを家庭に捧げようと言っているわけでもありません。仕事のやりがいを放棄して、モチベーションを全く上げないのももったいないことです。
私も、もちろん今でも成功を目指していますが、人生における”バランス感覚”をかなり意識しています。
仕事と家庭は二者択一ではないし、例えば良好な家族関係と大出世を両立することはもちろん可能です。そこを目指すというわけですね。一方を完全に犠牲にして、もう一方を取るようなことはしません。
また、これは人生のステージにおいて変化してもいいでしょう。
猛烈に働く時期があってもいいし、家庭を優先する時期があってもいい。マラソンと同じです。いきなり全力疾走したら最後まで体力が持たず、むしろタイムは落ちます。
だからといって、ずっと手を抜いてたら良い記録は出ません。自分なりの意志とバランス感覚を持って、自分の走るペースを決めれば良いのだと思います。
おわりに
長くなりましたが、自分がタスク管理によって実現できたことを書きました。
次は、実際に使えるテクニックを書いていこうと思います。
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
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私は社会人になってから3年ほど、毎日仕事で敗北感を感じていました。 それは、いくら残業しても全然仕事が予定通りに終わらない、という無力感でした。 自分の無力さが嫌でたまらず、少しずつ仕事のやり方を変えていった結果、今では […]]]>
私は社会人になってから3年ほど、毎日仕事で敗北感を感じていました。
それは、いくら残業しても全然仕事が予定通りに終わらない、という無力感でした。
自分の無力さが嫌でたまらず、少しずつ仕事のやり方を変えていった結果、今では仕事を完全に完了させ、毎日定時退社できるようになりました。
ここ数年は全く残業せず、会社の最高評価を得ています。
本記事では、自分が感じていた敗北感の正体とその原因、対処法を紹介します。もし同じように悩んでいる方がいれば、何か参考になるかもしれません。
この記事を含む、効率よく成果を上げるタスク管理術についてはこちらの本で全て読めます↓
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プロフィール
とさか （登坂 圭吾）
- 大手メーカー会社員。研究開発職。2児のパパ。
- 独自のタスク管理術を構築した結果、残業ゼロで成果を出し、飛び級で昇進。
なぜ、仕事で毎日敗北感を覚えるのか
私が社会人になってから3年間くらいは、毎日敗北感を感じていました。
仕事終わりに感じる敗北感
敗北感の正体は、「残業しているのに、予定していた仕事が全然終わっていない」という事実です。
私は仕事が始まる朝、「今日のやることリスト」を手帳に書き出していました。今日は仕事が進むことを確信し、意気揚々と仕事を始めます。
しかし、定時の17時になったとき、気づくと「今日のやることリスト」が半分しか終わっていません。
なぜだ。別にサボっていたわけではないのに。
そして残業します。まあ、あと3時間やれば終わるだろう、と。
しかし、終わりません。20時になっても、やることリストは7割しか終わっていません。さすがに諦めて、「明日やるか…」と妥協して帰宅します。
これが毎日続くと、自分は予定通りに仕事ができないダメな人間だ、という小さな敗北感が少しずつ心を蝕んでいきます。
プライベートでも同じ
プライベートでも、同じ現象が起きていました。
何も予定のない土曜日の朝、「今日はいろいろやりたいことを片付けよう」と意気込み、付箋にTodoを書き出します。部屋の掃除、買い物、ジムに行く、調べ物、資格の勉強、その他こまごましたもの、、、
朝の時点では、今日1日ですべて完了できると確信しています。むしろ、1日あるんだから余裕だろう、くらいの気持ちです。
しかし不思議なことに、夜になっても予定していたTodoの半分も終わっていないのです。
1日の仕事が終わらないのとまったく同じ現象です。
では、仕事（＝タスク、Todo）が終わらない原因は何なのでしょうか。
1日の仕事が終わらない原因は4つ
私は敗北感を毎日感じるのが嫌で、この原因を考え、検証し続けてきました。その結果、仕事が終わらない原因が見えてきました。
仕事が終わらない原因は、4つです。
- そもそもキャパオーバー
- 見積りが甘い
- 名もなきタスクの存在
- 割り込みタスク
順に説明します。
① そもそもキャパオーバー
おそらく一番多い原因がこれです。
そもそも、やることリストが1日のキャパシティを超えているのです。1日の労働時間が8時間として、そこに10時間分のタスクを詰め込もうとしてしまいます。
なぜこんなことが起こるのでしょうか？
それは、時間を見積もっていないからです。やること、というより「できたらいいなリスト」は、処理にかかる時間が全く考慮されていません。
私も、最初の頃に使っていたTodoリストは、ただやることを書き並べただけでした。
不可能に挑戦していたのです。仕事が終わらなくて当たり前です。
② 見積りが甘い
時間を見積もったとして、次に発生するのがこの問題。
「1時間もあれば終わると思った資料作成が、始めてみたら2時間もかかってしまった」というのは、おそらく誰しも経験があることでしょう。
仕事が終わらない、最もなじみ深い原因です。要は、タスクの処理にかかる時間の見積りが甘いんですね。
「計画錯誤」は、人類共通の問題
この見積りが甘いという問題は、研究でも実証されています。
ダニエル・カーネマンの有名な書籍「ファスト＆スロー」では、次のような実体験が紹介されています。
ある教科書を作成するプロジェクトで、当初の予想では完成までにかかる時間は2年半だった。
しかし実際には、教科書の完成までに8年！かかった。
カーネマンはこの認識のズレを「計画錯誤」と呼んでいます。あるタスクに想定以上の時間がかかるというのは、もはや人類共通の問題であると言えるでしょう。
研究結果の詳細（論文）はこちらです→Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times.
「余裕感」という罠
また、見積りの甘さは、別の問題も引き起こします。
気の重い仕事に入るとき、ついつい軽い雑務に逃げてしまうこともあるでしょう。雑務でなくても雑談とかも。
これも、「まだ時間が余裕だから多少他のことをしても大丈夫」という甘い考えが引き起こす罠です。
プライベートでやることがあるのにYouTubeや漫画をダラダラと見てしまうのも、「まだ時間はある」という余裕感が原因かもしれません。
頭では「そろそろやらなきゃ」と思っていても、どこかで「間に合うだろう」と楽観的に考えてしまう。その余裕は、実は“根拠のない見積り”の上に成り立っているのです。
③ 名もなきタスクの存在
やることリストに現れないタスク
皆さんは、やることリストを洗い出すとき、どこまで細かく考えますか？
おそらく、「トイレに行く」というTodoを書く人はいないと思います。しかし現実には、トイレに1日3回くらいは行くでしょう。1回3分とすると、合計で10分弱です。
他にも、メールチェック、ゴミを捨てる、ちょっと休憩する、同僚と雑談する、飲み物を買う、机の周りを片付ける、など、挙げればキリのない「名もなきタスク」が存在します。（いっとき、“名もなき家事”が流行りましたね）
特にメールチェックはかなりの時間を喰います。「〇〇さんにメールを送る」というTodoはあると思いますが、単にメールチェックまでやることリストに書いている人は少数派でしょう。
マッキンゼーの調査では、ビジネスパーソンは1日のうち28％をメールに費やしているそうです。
やることリストには現れない、しかし確実に時間を使うのが名もなきタスクです。
名もなきタスクがやることリストを破綻させる
名もなきタスクが問題なのは、これらの時間が勘案されていないことです。
1日の労働時間が8時間あるとしましょう。ここで我々は、8時間分の「名前のあるタスク」を詰め込んでしまいます。
しかし名もなきタスクの存在によって、8時間のうち実際に使える可処分時間は6〜7時間くらいになります。
6時間で8時間分のタスクを完了させようとすると、必ず破綻します。だから仕事が終わりません。
名もなきタスクは悪ではない
ここで誤解を招かないように断っておきたいのは、名もなきタスクが悪ではないということです。
ちょっと休憩したり、同僚と雑談したりするのは、生産性を落とす行為のように思えます。
しかし、私達はロボットではありません。デヴォン・プライスの著書「怠惰なんて存在しない」でも述べられているように、ちょっと一息入れることは、全体で見ればむしろ生産性を上げます。
あくまで問題なのは、そういった時間を1日の可処分時間に織り込んでいない点なのです。
④ 割り込みタスクが入る
4つ目の原因は、割り込みです。
上司からの「ちょっといい？」
会社員で一番典型的なのは、上司からの依頼でしょうか。「ちょっといい？」から始まり、指示を受け、実際に作業します。
これも、別に悪いことではありません。上司が部下にタイムリーに指示を出し、部下が即座に対処するのは、組織として健全です。
しかしここで見落としがちなのが、割り込みタスクによって弾かれるタスクがあることです。上司からの指示受けに5分、作業に10分かかったとします。この割り込みタスクにより、他のタスクに使える15分を消費します。
私達は、可処分時間めいっぱいにタスクを詰め込みがちなので、15分の他のタスクを諦めるか、残業するかしかありません。残業できない場合、詰みです。今日の仕事は終わりません。
上司からの指示以外にも、顧客や関係者からのメール、電話などがあるでしょう。職種によっては割り込みの頻度も相当高いかもしれません。
割り込みタスクは内からも発生する
タスクの割り込みは、何も外からだけではありません。自分自身からも発生します。
例えば、タスクAを完了させた後、次はタスクBが必要なことに気づきます。資料作成を完了したら、次は上司にチェックしてもらう、などですね。
タスクBが今日のやることリストに入っていない場合、そのままタスクBに突入すると、その分の時間を消費します。そして、当初予定していた別のタスクが弾かれることになります。
こうやって、自分自身によって、今日のやることリストが瓦解します。
プライベートで部屋の片付け中につい漫画を読んでしまうのも、自分が発生させた割り込みタスクですね。
4つの原因が複合すると、半分しか仕事が終わらない
これら4つの原因が重なると、恐ろしいほどに仕事は終わりません。
まず、終わるはずの無い仕事量を1日に詰め込むため、すべてを完了させることは不可能です。そして、時間の見積りも甘いため、各タスクに想定以上の時間を取られます。
追い打ちをかけるように、名もなきタスクと割り込みタスクによって、もともと足りない時間がさらに削られます。
こうなるともう、仕事は半分も終わりません。
入社1年目の私がまさにこれで、予定していたタスクをまったく完了できない自分の無力さに打ちひしがれていました。
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仕事が終わらない4つの問題への対処法
では、仕事が終わらない4つの原因に対して、それぞれ対処法を解説します。
まず各論を説明しますが、最後にまとめを提示します。
① キャパオーバーへの対処法
キャパオーバーへの対処はとても簡単です。
やることリストに「見積り時間」を加えます。
いっけん手間ですが、時間を見える化することで、キャパオーバーしていることが一発で分かります。
不可能なやることリストに挑戦して挫折を味わうより、最初からできる範囲でリストを作った方が、気持ちよく1日を終えられます。
見積り時間を合計するのは面倒なので、手書きよりもExcelなどのアプリを使った方が良いでしょう。後ほど、対処法を盛り込んだExcelのTodoリストを紹介します。
② 甘い見積りへの対処
次は甘い見積りへの対処法です。1時間で終わると思った資料作成に2時間かかるという問題ですね。
この対処法は、3つあります。
ログを取る
一つ目の対処法は、ログ（記録）を取ること。
先に紹介した「ファスト&スロー」においても、計画錯誤の対策は過去を参照すること、と述べられています。以前、同じようなタスクに2時間かかったならば、今回も2時間かかる可能性が高いわけです。
そして、過去を参照するには、記録を残す必要があります。
ですが、どの仕事に何分かかったかを把握している人は稀でしょう。
理想的には、ストップウォッチで各タスクにかかった時間を計測するのが良いでしょう。そこまでやらなくても、タスクの開始時刻と終了時刻を確認するだけで、大いに効果があります。
きっと、「あれ、この作業ってこんなに時間がかかっていたのか」という意外な結果が得られると思います。
ログを取ることで、同様のタスクの見積り精度が劇的に上がります。
タスクを分解する
タスクを細かく分解すると、見積り精度が上がります。流行りの言葉で言うと、「解像度を上げる」ことにあたりますね。
例えばパワポ資料の作成であれば、資料作成という一つの塊ではなく、スライド1枚ずつに分解します。
そうすると、スライド1枚あたり15分かかる、スライド8枚なら120分か、というように論理的に時間を見積ることができます。
もちろん、スライド1枚15分という見積りも甘いかもしれません。しかし、資料全部の作成時間よりは、精度が良くなります。
さらに上級編として、タスクの具体化まで行いましょう。
タスクの具体化とは、例えば「スライドを1枚作成する」ではなく、「背景の説明スライドを作成する」のように、実行するタスクを明確化しておきます。
私の体感として、タスク名を具体化するだけで、見積りの精度がかなり上がります。
この理由は、脳内でシミュレーションが動くためと考えています。「背景」と入力した瞬間、背景スライドを作成する場面を思い浮かべ、あのテキストとあのイラストと…というように、スライドの構想が一瞬だけできあがるのです。
これにより、タスクの見積り精度が劇的に上がります。
バッファを持つ
見積りの甘さは、精度をいくら高めても限界があります。
過去を参照する場合にも、その時々で状況は変わりますし、新しいタスクに取り組む場合、過去を参照できません。
そこで、見積りの甘さを許容するための“バッファ”を設けます。バッファとは、緩衝材のことです。
多少見積り通りにいかなくても、今日1日のタスクが破綻しないように、スペースを空けておくのです。例えば、1日30分をバッファ時間として見込んでおきます。
これであれば、多少見積り時間をオーバーしたとしても、バッファで吸収し、全てのタスクを終えることができます。
③ 名もなきタスクへの対処
次は名もなきタスクへの対処法です。やることリストに無い行動によって、可処分時間が減るのいう問題ですね。
対策は2通りあります。
全てを入れ込む
一つ目は、名もなきタスクを書き出すことです。すべての行動に名前を付けて、実体化してあげましょう。
ただ、これを手書きのTodoリストでやるのは相当しんどいです。毎日、細かい行動まで全て書き出す必要があります。
もしやるならば、タスク管理アプリを使って、リピート登録しましょう。
一例ですが、全ての行動を記録できる、「Taskma（たすくま）」というアプリなら可能です。たすくまの紹介記事はこちら↓
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天引きする
名もなきタスクを全てを入れ込むよりも、現実的な方法です。
名もなきタスクはどうせ発生するのだから、1日の労働時間から天引きしておきます。例えば、1日8時間の労働時間から、名もなきタスクに消費される前提で1時間を天引きしておきます。
つまり、1日7時間でタスクを組み立てるのです。
この天引きした1時間の中は自由に使ってよくて、休憩や雑談、メールチェックなど、好きに使います。
天引きを何分にするかは人それぞれなので、何日か試して調整してみてください。
④ 割り込みタスクへの対処
割り込みタスクへの対処は単純です。
天引きしておく
名もなきタスクと一緒ですね。割り込みタスクについても、あらかじめ想定しておきます。
いくら想定するかは、人によるでしょう。
ほぼ一人で仕事を進めていて、急に仕事を振られる可能性が低いなら、20分くらいでもいいです。
一方、顧客からしょっちゅう電話がかかってくる状況なら、多めに時間を確保する必要があります。
明日やる
もう一つ、重要な視点があります。
当初想定していなかった割り込みタスクは、基本的に翌日にやると決めるのです。
これは、名著「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」でも紹介されている重要な考え方です。
割り込みタスクに今日取り掛かれば、その結果として、今日もともと予定していたタスクに費やす時間がなくなります。
であれば、割り込みタスクがよほど緊急でない限り、翌日にやりましょう。
割り込みタスクを明日のタスクに組み込んだ上で、明日のタスクを設計します。
こうすれば、今日のタスクは守られ、無事に完了することができます。
対処法まとめとTodoリスト
ここまで対処法を個別に紹介してきましたが、やや重複があり、かえって混乱を招いてしまったかもしれません。
そこで一度整理して、「1日の仕事を確実に完了させる方法」をまとめておきます。
個別の対処法は次の通りでした。
- 見積り時間を書く
- ログを取る
- タスクを分解する
- 名もなきタスクを入れる
- バッファを持つ
- 割引きタスクの時間を天引きする
- 明日やる
これらを盛り込んだのが、次のTodoリストです。順番に特徴を説明します。
見積り時間を書く
まず、タスクの横に見積り時間を書きます。
そして、すべてのタスクを合計すると何時間になるかも計算します。Excelなら簡単ですね。
ログを取る
タスクに何分かかったのか、ログを取ります。
見積り時間の横に”実績”の入力列を作り、実際にかかった時間を入力します。
これにより、どのタスクにどのくらいの時間がかかるのか把握できるようになります。
タスクを分解する
各タスクは、できるだけ細かく設定します。
私の場合、1タスク＝10〜25分に設定することが多いですね。（上の画像は適当な例なので、あまり細かくしていませんが…）
資料作成[120分]と入れるのではなく、背景スライド作成[15分]くらいに分解しましょう。
ちなみに、私のこれまでの約2500個のタスクのログを見てみると、平均16.7分でした。
タスクの上限を25分にしているのは、ポモドーロ・テクニックに由来しています。生産性向上で有名なポモドーロ・テクニックでは、25分に1回は休憩を挟みます。
名もなきタスクを入れる
ここは個人の好みが分かれますが、名もなきタスクをできるだけ入れてもいいでしょう。
例えばメールチェック15分を、午前と午後の1日2回入れておくなどです。
入れておいた方が、精度が上がります。
ただ、毎日細かいタスクを入力するのも手間なので、次に説明する天引き・バッファの方にまとめてもOKです。
ちなみに私は、Excelのマクロを組んで、リピートタスクが自動入力できるようにしています。
天引き・バッファ
時間の天引きとバッファは意味合いが似ているので、まとめて説明します。
天引き・バッファの表現には、2つのパターンがあります。
1つ目は、タスクにバッファを入れ込む方法です。バッファ120分などと入れておきます。
この状態で、合計時間＝労働時間になるようにTodoリストを調整します。
2つ目は、合計時間を差し引く方法です。
”バッファ”という項目はTodoリストには入れずに、合計時間を少なくします。
労働時間7.5時間で、バッファ2時間であれば、タスクの合計時間が5.5時間になるように調整します。
バッファを2時間も入れるの？と思われるかもしれませんが、実際、私は労働時間が7.5時間ですが、快適に処理できるタスクは、5.5時間です。
最初の頃はバッファ60分くらいで運用していましたが、それでもすごく忙しくて、タスクをすべて完了できない日がありました。
徐々にバッファを増やして、2時間のバッファを入れたところ、快適に仕事が回るようになりました。
皆さんが思われる以上に、名もなきタスクや割り込みタスクは多いです。
バッファをいくら持つかは、個人の環境によるところも大きいので、試しながら調整してみてください。
明日やる
今日追加されて、明日できることは明日やりましょう。
そのために、Todoリストに「明日」シートを作っておきます。
上司の頼まれごとや、今日追加されたタスクは、「明日」シートにメモしておきましょう。
これで、今日のTodoリストを乱されずに、仕事を終えられます。
Todoリストの作り方
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Todoリストテンプレートのダウンロードもできます。
おわりに
ここまで読まれて、「なぜそこまでタスク管理に力を入れるのか？」と思われた方もいるかもしれません。
やっぱ面倒だから、やることリストをいっそ放棄した方が良いのでは、と。
しかし私にとって、タスク管理の真の目的は生産性の向上ではありません。
そのあたりは、次の記事で書いていこうと思います。
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
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私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。 そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるの […]]]>
私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。
そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるのはほぼMicrosoftアプリのみ。
であれば、Microsoftアプリで何とかするしかない！ということで生まれたのがExcelのTodoリストです。しかし、自分でカスタマイズできるため意外と良いものができました。
今では、
- 今日やろうと思っていた仕事をすべて完了し、
- 定時に颯爽と退社できる
状態になりました。
仕事が全部終わった状態で帰るって、めちゃくちゃ気持ちいいです。ちゃんと完了しているので、自分だけ定時であがる罪悪感のようなものもありません。
本記事では、私が長年使っているExcelのTodoリストの作成方法を解説します。マクロやVBAは使っていませんので、Excelを普段さわっている方ならささっと作れると思います。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
TodoリストをExcel（エクセル）で作るメリット
私は、これまで数々のTodoリストアプリを試してきました。
しかし、最終的に辿り着いたのはExcelです。
理由は、「タスクの所要時間を計算できる」からです。時間が分かるから、1日の仕事をすべて完了して定時で帰ることができます。
工夫ポイントは4つ
Todoリストの完成形はこちら。
ポイントは次の4つです。
① タスクの「見積時間」と、実際にかかった「実績時間」を入力できる
タスクの見積り時間を入力することで、1日のタスク量を把握できます。
そもそもがキャパオーバーなTodoリストは多いからね
② タスクが完了したらチェックマークが付くようにする
これにより、自分の見積りが甘くないかチェックできます。使えば使うほど時間の精度が高まり、時間の使い方がうまくなります。
③ タスクの残り時間を表示する
あとどれくらいの時間ですべてのタスクが終わるかが分かります。どんどん減っていくので、やる気が出ます。
④ 現在時刻と予想終了時刻を表示する
予想終了時刻も分かるので、定時までにすべての仕事が終わるかが一目で分かります。
先に使い方・コツを知りたい方は、こちらの解説記事をご覧ください。
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時間計測Todoリストの作り方
では、作り方を説明します！
基本形を作る
まずは基本形をちゃちゃっとつくりましょう。
1行目に見出しを入力します。
次に、Todoリストにしたい範囲をテーブル化しておきます。範囲選択して、Ctrl + Tを押します。
「先頭行を～」にチェックを入れて、OKを押します。
テーブルデザインもお好みで。テーブルを選択して、【テーブルデザイン】から、好きなデザインを選びます。
あとは、列の幅を適当に整えておけば、Todoリストの箱ができました。適当にダミーのタスクを入れておきましょう。
タスクが完了したらチェックマークが付くようにする
「評価」の列にチェックマークを設定します。
2ステップあります。
関数を入力する
まず、”評価”のセル＝D2セルに、次の関数を入力します。
=IFERROR([@見積]/[@実績],””)
”見積”列の数値を、”実績”列の数値で割っています。IFERROR関数は、エラーの場合に非表示にするために使っています。
この割り算により、見積りより速く終わったか、遅かったか、が数値化されます。
あとは、この関数をTodoリストの下までコピーします。D2セルの右下カドにマウスを合わせ、黒い十字になったらダブルクリックします。
条件付き書式でチェックマークを付ける
では、チェックマークを設定します。
”評価”の列を選択した状態で、【ホーム】→【条件付き書式】→【アイコンセット】→【その他のルール】を選択します。
【新しい書式ルール】ウィンドウが開くので、好きなアイコンスタイルを選びます。
次に、アイコンのルールを、下の画像のように入力します。
最後に、「アイコンのみ表示」にチェックを入れ、OKです。
これで、見積時間と実績時間を入力すると、チェックマークが付くようになります。
残り時間を「時間」単位で表示する
タスクの残り時間を表示します。
「残り」の横に次の計算式を入れてください。（コピペOKです。）
=SUMIF(テーブル1[実績],””,テーブル1[見積])/60
※テーブル名（テーブル1など）が異なる場合は、自身のテーブル名に変えてください。テーブルを選択した状態で、【テーブルデザイン】→テーブル名で確認できます。
また、関数の意味を補足しておきます。
SUMIF関数は、ある条件のときだけ合計値を出す関数です。今回の場合は、実績に数字が入っていないタスク＝未完了タスクの合計時間を計算しています。
そのまま合計すると単位は「分」なので、これを「時間」に直しています。
現在時刻と予想終了時刻を表示する
現在時刻と、予想終了時刻を表示する関数を設定します。
現在時刻は、
=NOW()
で入力できます。
予想終了時刻は、
=F5+G2/24
と入力します。”F5”は現在時刻のセル、”G2”はタスクの残り時間のセルです。”24”は、24時間で割っています。
これで、タスクの終了時刻を表示できるようになりました。
これで完成！
おわりに
おつかれさまでした。
このTodoリストを使っていくうちに、時間の使い方がうまくなり、仕事をすべて完了した状態で定時で帰れるようになります。
詳しい使い方・コツは、こちらの記事をご覧ください。
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Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。 365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。 Workflowyを使 […]]]>
Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。
365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。
Workflowyを使う2大目的は、
- タスク管理
- 思考整理
だ。
今回は、タスク管理に焦点を当てて書きたい。
Workflowyはタスク管理と相性抜群で、正しい方向に、最速で進むことができる。
ぜひ、Workflowyを使って目標達成に邁進してほしい。
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Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。
Workflowyはタスク管理と相性抜群
Workflowyはタスク管理と相性抜群だ。
その理由は3つ。
- タスクを無限に吐き出せる
- 構造化が簡単
- スマホでもPCでも
順に説明する。
タスクを無限に吐き出せる
Workflowyは無限に階層を作れる。
だから、あるタスクを細分化したサブタスク、さらに”サブサブタスク”まで書き出せる。
この辺が、ただのTodoリストとは違う。
Todoリストのアプリも無数にあるが、タスクを同じ階層に並べるだけだ。サブサブタスクまで入れれるものはほぼ無い。
Workflowyなら、思いつくまま全てを吐き出せる。
構造化が簡単
Workflowyの最大のメリットがこれだろう。吐き出したタスクを、簡単に構造化することができる。
スマホなら、行を長押しすると好きな位置に移動できる。これがめちゃくちゃ快適だ。
プロジェクトごとにまとめてもいいし、優先度で並べ替えてもいい。
頭の中で複雑に絡みあっていたタスク群が、見事に整理され、頭がクリアになるのを実感できる。
スマホでもPCでも
珍しいことではないが、WorkflowyはスマホでもPCでも使える。
PCの大画面で広くプロジェクト管理しつつ、出先でどこでもタスクをチェックする、という使い方が可能だ。
しかも、Workflowyは同期が速い。PCからスマホに持ち替えても、数秒で編集箇所が反映される。
安定感抜群！
WorkflowyはGTD実現に最適
上で挙げた特徴は、GTDとめちゃくちゃ相性が良い。
GTDとは、”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法だ。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱された。
タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法で、メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではない。
もしGTDを初めて知ったなら、提唱者の本を読んで、タスク管理の”世界的スタンダード”を学んでおくのもいいだろう。
以降で説明するタスク管理手順も、GTDをベースにしたものになる。ぜひ参考にしてほしい。
Workflowyを使ったタスク管理の方法
具体的に、私がやっているタスク管理術を解説する。
私は、タスク管理は大きく二つの型に分けられると考えている。
- ボトムアップ型（タスク起点）
- トップダウン型（目標起点）
の二つだ。
これらは進め方が違うので、別々に説明したい。
ボトムアップ型（タスク起点）
頭の中にやるべきことが散らかりまくっているときに有効だ。先述したGTDの手法に近い。
ステップは次の通り。
手順
- やるべきことを吐き出す
- タスクを分類する
- タスクを並べ替える
- 実行する
順に説明する。
やるべきことを吐き出す
まず、頭の中の気になっていることを全て吐き出そう。
全てだ。
タスクの形でなくても構わない。何となく気になってるとか、そんなレベルのことも書き出す。
この段階では、整理しなくてもいい。とにかく吐き出す。
タスクを分類する
全て吐き出したら、タスクを分類する。
分類の仕方は自由だ。例えば、個人、家族、仕事で分けるのもいいだろう。
分類することで、思考がクリアになる。物事が”分かる”とは、”分ける”ことだ。物事をカテゴライズすることによって、理解が深まり、考えやすくなる。
タスクを並べ替える
最後に、タスクを優先度で並べかえよう。
大雑把にやるなら、
- すぐやる（1週間以内）
- あとでやる
くらいでいい。
とにかく、今やるべきことと、今やらないことをハッキリさせる。
実行する
すぐやるべきことがわかったので、実行しよう。
実行できたら、タスクを完了させる。スマホアプリでは、行を右にスワイプすることで、グレーアウトする。
シュッと完了できるのが快感だ。どんな小さなタスクでも、この完了によって達成感が得られる。
脳内でドーパミンが分泌されるため、もっともっと！と次のタスクに進むモチベーションをくれる。
つい完了させたくなるよね
トップダウン型（目標起点）
こちらの型は、明確な目標がある場合に有効だ。目標（トップ）から、掘り下げてタスクを組み立ていく。
ステップは次の通り
手順
- 目標を具体化する
- 目標を分解していく
- 実行する
目標を具体化する
まず、期限と数値を設定しよう。
例えば、TOEICの点数を上げたいなら、いつまでに、何点を取りたいか明確化する。
目標を分解していく
先の例では、1年後に700点を目指すことにした。
しかし、1年後は遠すぎる。このままではきっとダラけて、目標達成できない。
そこで、目標をどんどん細分化していく。1年を、四半期→1ヶ月→1週間のレベルまで細分化する。
これで、遠い未来の目標が、眼前のタスクに迫ってきた。
実行する
あとは、ボトムアップ型とと同じく、実行あるのみだ。
実行していくと、おそらく予想と違ったことも起こる。そんなときは、どんどん計画を修正しよう。柔軟に対応することで、目標達成の精度が高まってくる。
二つの型を紹介したが、これらは完全に分かれるわけではなく、合わせて使う場合もある。
今の自分の状況に合わせて好きな方を試してみてほしい。
Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）
注意点｜より少なく、しかしより良くを目指そう
頭の中のタスクを全て吐き出すと、できるだけ速く、全てのタスクを完了させたくなる。
しかし、ちょっと待ってほしい。それらのタスクの中で、あなたの人生にとって本当に重要なものはどれだけあるだろうか。
目指すべきは、「より少なく、しかしより良く」だ。これは、「エッセンシャル思考」という本の中で強調される考え方である。
私は、この本のおかげで、
”多忙だけど前進しない人生” が、
”余裕だけど成果の出る人生” に一変した。
もし未読であればぜひ一度読んでほしい。きっと、タスク管理の考え方が根本からひっくり返る。人生が好転するだろう。
分散するタスクのまとめ方
Workflowyでのタスク管理が定着してくると、複数のプロジェクトを回すことになるだろう。
そうなると、タスクがWorkflowy内のあちこちに分散して、一覧できなくなる。
そんなときに使えるヒントを2つ紹介しておく。
- タグ(#)をつかうやり方
- 外部アプリを使うやり方
の2つだ。
①タグ(#)を使うやり方
Workflowyには、タグ(#)機能がある。SNSと使い方は似ている。
#を付けておけば、後から検索できるのだ。
例えば、次の1週間のタスクに 「#タスク」 と付けておく。
そして、検索で「#タスク」を呼び出せば、タスクを抽出できる。
② 外部アプリを使うやり方
あまりにタスクが増えてきた場合は、アプリを分けるのも有効だ。実行フェイズは、別のアプリに担ってもらう。
「え、ここまでやって別のアプリを使うの？」と思われる方もいるだろう。
しかし、Workflowyを開いて、タスク一覧を表示させるのはちょっとした一手間だ。
タスク管理は、いかにタスク実行までの障壁を小さくするかが勝負。今日やるべきタスクを他のアプリに移しておいて、一瞬で見られるようにしておくのはかなり有効だ。
実際、私は今日実行するタスクは「Todoist」というTodoリストアプリに移している。
Todoistを開けば、今やるべきことが一瞬で分かる。だから、実行できる。
じゃあ、始めからTodoistを使えばいいかというと、そうはならない。先述したように、Workflowyでないとタスクの構造化が難しいのだ。
やはり、Workflowyでタスクを絞り込んでから、今日実行するものだけを外部のTodoリストに移すのがベストプラクティスだと思う。
タスク管理に有料版が必要か？
Workflowyは無料でも使えるが、月に増やせる行数が250行に制限されている。
ただし、スマホアプリだけで使う場合は、この行数制限は無いようだ。PCやタブレットで同期すると、行数制限が現れる。
私も、使い初めて数年はスマホオンリーで使っていたので、無料版でも問題なかった。
しかし、数年前からPCの大画面でも編集したくなって、有料版に切り替えた。月額7ドル（約1000円）でストレスフリーに使えるのは、個人的にはめちゃくちゃコスパが良いと思っている。
判断基準
- PCでも使いたい → 有料版
- スマホのみ → 無料版
という考え方で良いだろう。自分の使い方次第だ。
もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事にまとめたので、参考にされたい。
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「Workflowyは無料版で使い続けられるか？」 「有料版のメリットは？」 Workflowyを使い始めると、こういった疑問が浮かぶだろう。 私はWorkflowyを6年くらい使っている…
まとめ
Workflowyという素晴らしいツールを生み出してくれた開発者には感謝しかない。スマホとWorkflowyがある時代に生まれて良かった。
Workflowyを使ったタスク管理のおかげで、人生の有意義度が100倍くらい増した。今、自分の人生をコントロールできているのは間違いなくWorkflowyのおかげだ。
Workflowyを使うことで夢が見つかり、夢に向かって全力で行動できている。
ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは、著書「目的の力」の中で、”幸福とは、有意義な目標に向かって前進するプロセスそのものである”と言っている。
まさに、私は今、とても幸福だ。
ぜひあなたにも、人生のコントロール感を手に入れて欲しい。
＞Workflowyを始めるならこちらから（無料で使える項目数が100増えます）
Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓
チェックボックスには不思議な魔力があります。ボックスがあると、なぜかタスクを完了したくなります。 OneNote（ワンノート）にもチェックボックスが用意されていて、これがめちゃくちゃ便利です。 私はOneNoteを11年 […]]]>
チェックボックスには不思議な魔力があります。ボックスがあると、なぜかタスクを完了したくなります。
OneNote（ワンノート）にもチェックボックスが用意されていて、これがめちゃくちゃ便利です。
私はOneNoteを11年以上使用しており、中でもチェックボックスは毎日ヘビーに使っています。
使ううちに、単にチェックを入れるだけではない、すごいアイテムであることがわかってきました。
本記事では、OneNoteのチェックボックスについて、
- ショートカット
- 便利な応用技
- 活用事例
を解説します。
チェックボックスを使うだけで、仕事のやる気と生産性が倍増します。
ぜひ、皆さんも試してみてください。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
チェックボックスの基本の使い方
チェックボックスはノートシールから選択
チェックボックスは、ノートシールの一種です。
【ホーム】タブの、【タグを挿入】を押すと、ノートシール一覧が出てきます。
デフォルトでは、一番上にチェックボックス（タスク）があるはずです。
チェックボックスを押すと、行の先頭にチェックボックスが付きます。
出てきたチェックボックスをクリックすると、ボックスの中にチェックが入ります。
完了したタスクにチェックを入れると達成感がある！
チェックボックスのショートカットは、Ctrl+1
チェックボックスは、マウス操作よりもショートカットで付ける方が断然速いです。
チェックボックスを付けるショートカットは、[Ctrl] + [1]です。
カーソルがある行の頭に、チェックボックスが付きます。
再度Ctrl + 1を押すと、チェックが入り、さらに押すとチェックボックスが消えます。（上の画像参照）
間違えてチェックを入れちゃったときは、一度消して再度生成すると良いでしょう。
複数行を選択して、一気にチェックボックスを付けることも可能です。
チェックボックスのショートカットは頻繁に使うので、ぜひ覚えましょう！
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知ってると超便利！チェックボックスの応用技4選
ここでは、次の4つの応用技を解説します。
チェックボックスの応用技
- アウトライン（階層構造）で使う
- 行を折り畳む（非表示にする）
- 一瞬！行の上下移動
- 取り消し線を引く
① アウトライン（階層構造）で使う
私は、チェックボックスをアウトライン（階層構造）で使うことが多いです。
こんなイメージです↓
階層を下げることで、タスクのサブタスクを表現できたりします。
階層を下げるときは、行の先頭にカーソルを合わせて、Tabキーを押します。
階層を上げるときは、Shift+Tabです。
以降の技との組み合わせで、もっと使いやすくなるよ！
② 行を折り畳む（非表示にする）
階層構造にすると、下層のテキストを折り畳んで非表示にすることができます。
例えば、次のようなアウトラインがあったとして、
「階層1」の行にカーソルがある状態で、[Shift] + [Alt] + [-]を押すと、下層が非表示になります。
「階層2」以降が折り畳まれて非表示になりました。行の先頭の[+]マークが目印です。
再表示したいときは、[Shift] + [Alt] + [+]を押します。
これがめちゃくちゃ便利です
OneNoteって情報が多くなってくると全体が見にくくなりますよね。
しかし、折り畳み機能のおかげで、今見たい情報だけを表示できます。情報が消えるわけではないので、必要になったら再表示もできます。
私は、完了したタスクを非表示にしておく、という使い方もしています。
このショートカットは、どこかに書いてあったわけではなく、たまたま発見した裏技です。
折り畳み機能のおかげでOneNote大好きになったので、皆さんもぜひ試してみてください。
折り畳みについてさらに詳しくは、こちらの記事もご確認ください↓
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OneNote(ワンノート)は箇条書きと相性が良いですね。 ただ、箇条書きの行数が増えてくると、スクロールしないと見えないし、ページの全体像が把握しにくくなります。 そ…
③ 一瞬！行の上下移動
知っている人と知らない人で差が出るショートカットです。
Alt + Shift + 矢印キーで、箇条書きの行（段落）を丸ごと移動できます。
例えば、下の画像で「あいうえお」の行にカーソルを合わせた状態で「Alt + Shift +↓」を押すと、Afterのようにあいうえおの行が下に移動します。
いちいちカット＆ペーストする必要がありません。
箇条書きでキーワードを羅列した後、キーワードを整理するときにすごく重宝します。
なお、左右の矢印キーを押せば階層を変えることができます。
実はパワポなどでも使えます。
快適すぎる
OneNoteを使い始めた人は、書籍で学ぶと完璧に使いこなせるようになります。おすすめ本まとめはこちらです。
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OneNoteは、使いこなせばすごく強力な効率化ツールになります。 ですが、他のOfficeアプリに比べて馴染みがないため、いまいち使い方が分からないですよね。 そんなとき...
④ 取り消し線を引く
完了したタスクを見え消ししたいなあ、というときは、取り消し線を引きましょう。
まず、取り消し線を引きたい行で、[Ctrl] + [A]を押すと、行全体が選択されます。
この状態で、[Ctrl] + [-]を押します。
取り消し線が入りました。
完了した感が増して、より達成感が味わえますね。
ちなみに、
- Ctrl + 「A」 ←All（全体）のA
- Ctrl + 「–」 ←取り消し線の横棒
と理解すると、覚えやすいですよ！
Microsoftアプリで仕事効率化できるツールを今だけプレゼント中↓
ショートカットまとめ
ここまでのショートカットを表にまとめました。
| アクション | ショートカットキー |
|---|---|
| チェックボックス生成/チェック | Ctrl + 1 |
| 階層を下げる | Tab |
| 階層を上げる | Shift + Tab |
| 下層を折り畳む | Shift + Alt + – |
| 下層を再表示する | Shift + Alt + + |
| 行を上下移動する | Shift + Alt + ↑or ↓ |
| 行を全選択する | Ctrl ＋ A |
| 取り消し線を引く | Ctrl + – |
ショートカットは覚えるまでが厄介です。使いたいときに思い出せず、調べるのが面倒だから結局マウス操作しちゃうんですよね。
なので、デスクトップなど、見えるところに貼っておきましょう。
上の表のショートカットをコピペして、デスクトップの”付箋”に貼っておくのがおすすめ。
こんなイメージ↓
これで使いたいときにすぐ使えます。
何度か使ううちに覚えるので、覚えたら消していきましょう。
他にも、OneNoteを抜群に効率化できるショートカットをランキング形式でまとめてあるので、ぜひご覧ください！
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チェックボックスの活用事例
チェックボックスを使って仕事を効率化する活用事例を2つ紹介します。
タスク管理・Todoリスト
私は仕事のタスク管理もOneNoteでやっています。
チェックボックス駆使することで、OneNoteでもタスク管理ができます。
実際、OneNoteでタスク管理を始めてから、
- 仕事の〆切に遅れることがゼロになった
- 余裕を持って成果を出せるようになった
という効果を実感しています。
OneNoteでのタスク管理のやり方はこちらで詳しく解説しています↓
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アウトライナー（思考ツール）
アウトライナーとは、箇条書き(アウトライン)を使って思考するツールのことです。
OneNoteをアウトライナーとして使うことで、仕事で悩む時間が減ります。
仕事の問題や解決策が見える化され、すぐに有効なアクションを打てるようになります。
OneNoteをアウトライナーとして使う方法はこちらの記事をご覧ください↓
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アウトライナーのアプリは他にもありますが、課金しないと使いにくいものも多いです。
その点、OneNoteなら無料です。
アウトライナーとして使い始めてからOneNote大好きになりました
他にも、OneNoteの活用事例をまとめた記事もあるので、ご参照ください。（当ブログの一番人気の記事です）
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まとめ -今日の仕事攻略本-
たかがチェックボックスの解説記事なのに、かなり長くなってしまいました笑
それだけ、OneNoteでのチェックボックスの使用頻度は高いです。ぜひ覚えて使いこなしましょう。仕事の生産性が劇的に変わります。
チェックボックスを使ってタスク管理をしていきたい方には、「はじめてのGTD」の一読をおすすめします。
GTD（Getting Things Done）は、世界的に有名なタスク管理手法です。
メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではありません。
タスク管理の基本的手法なので、まずGTDを押さえておくことをおすすめします。
他にも、仕事が超はかどるタスク管理本もまとめたので、興味があればご覧ください↓
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「予定していた仕事が全然終わらない…残業しても終わらない…なぜだ？」 私は入社2年目のころ、今日の仕事がなぜか終わらないことがすごく疑問でした。 残業しても仕事が終わらず、毎日敗北感を感じていました。 しかし、 を実行し […]]]>
「予定していた仕事が全然終わらない…残業しても終わらない…なぜだ？」
私は入社2年目のころ、今日の仕事がなぜか終わらないことがすごく疑問でした。
残業しても仕事が終わらず、毎日敗北感を感じていました。
しかし、
- 無駄な仕事を減らす
- 仕事が終わらない原因を考え、対策する
を実行した結果、今では毎日の仕事を100%完了し、定時に帰れています。
本記事では、私が実践して効果があったテクニックを紹介します。
毎日スッキリ定時退社して、プライベートや家族時間を充実させましょう！
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
考え方を変え、無駄な仕事を減らす
まず最初にやるべきことは、無駄な仕事・タスクを減らすことです。
仕事量が膨大なまま、労働時間を減らすのは無理があります。
時間管理術を学ぶ前に真っ先にやるべきは、仕事を減らすことです。
では、どうやって仕事量を減らすのか？
それには、
- 論点思考
- 仮説思考
を使います。
論点思考
まず、仕事を絞り込むために、「論点」を問いましょう。
論点とは、「今、答えを出すべき問い」のことです。
論点が明確でないと、
- 〜を調査する
- 〜を評価する
といった仕事をしても、無駄な行動が多くなります。
あるいは、上司に報告したときに、「いや、知りたいのはそこじゃない」とやり直しになる可能性が高いです。
論点を使いこなすコツは、
「仕事の目的を疑問文で書く」
ことです。
例えば、「○○の市場調査」ではなく、
「○○市場への参入は魅力的か？」
と書きます。
疑問文で論点を書くことで、答えを出しやすくなりますし、何をどう調査すれば良いかが明確になります。
その結果、無駄な作業が減り、仕事が速く終わります。
論点については、「イシューから始めよ」を読んでみてください。
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仮説思考
論点がはっきりしたら、次は仮説を立てます。
仮説とは、「おそらくこうだろう」という、現時点での結論です。
- Q 論点
- A 結論（仮説）
という、Q&Aのセットです。
調査や評価を始める前に、まず答えを予測します。
例えば、「○○市場への参入は魅力的か？」という論点に対して、いきなりネットで市場に関する調査を始めると、何の情報を集めていいかわからず、作業ボリュームが膨大になります。
そこで、調査を始める前に、「○○市場への参入は魅力的である」という仮説を立てます。これは、現時点で自分が持っている情報や、直観で大丈夫です。
仮説があれば、仮説を検証するだけでよくなります。
仮説を支える情報、もしくは反証する情報が得られれば良いので、作業量はグッと減ります。
詳細な手順については、ぜひ一度「仮説思考」を読んでみてください。
この本1冊で、これまでどれほどの時間を節約できたか…！
※こちらも、Audibleで無料で読めます（聴けます）。
早く帰りたいなら、まず退社時間を決める
まず、退社する（仕事を終える）時間を決めましょう。
「いやいや効率化が先では？」
と思われるかもしれませんが、終了時間を決めると、仕事はおのずと効率化されます。
仕事量に関する法則として、パーキンソンの法則が有名です。
「仕事は与えられた時間を満たすまで膨張する」
という、恐ろしい法則です。あなたがなんとなく、「20時まで残業するのが普通だ」と考えていると、20時まで終わらないくらい、仕事が増えます。
一方で、絶対に18時に帰る！と決めれば、仕事は膨張しなくなります。
退社時間を決めた瞬間、無駄なことをしなくなりました。不思議と。
ただしそれでも、最初は仕事が全然終わらない状態で帰ることになるかもしれません。
でもそれで良いのです。決めた時間に帰ることを継続するうちに、だんだんと仕事が効率化され、仕事も終わってスッキリした気分で帰れるようになります。
なぜ、今日の仕事が終わらないのか？
ここからはもう少し踏み込んで、仕事が終わらない原因を考えていきます。
誰しも、仕事を始めるときには、「今日はこの仕事をやろう」という計画があるはずです。
To Doリストを作っている人もいれば、頭の中でイメージしている人もいるかもしれません。
しかし、何の対策なく無防備に仕事を始めると、まず間違いなく今日の計画は崩れ去ります。
予定していた仕事を完了できない原因は3つです。
- 割り込み
- 見積りが甘い
- タスク追加
具体的に説明します。
割り込み
割り込みは、他者によるものです。
電話がかかってきたり、上司が「ちょっといい？」と声をかけてきたり。
われわれ会社員は、上司のちょっといい？に抵抗する術をほぼ持ち合わせていません。
なすがままに時間を奪われます。
ちょっといい？から始まって、15～20分くらいの話が多いですね。
軽いタスク1個分くらいの時間をもっていかれます。
すべての割り込みが悪いわけではありません。
建設的なコミュニケーションができる場合もあります。
ただし、割り込みによって予定外の時間を奪われるので、そのぶん残業時間が増えます。
時間の見積りが甘い
30分でできると思っていたレポートに1時間かかった…。
こういったこと、あるあるではないでしょうか。
時間の見積りが甘いんですね。
人間は誰しも、タスクの想定質問を短く見積もってしまうようです。
「ファスト＆スロー」という本でも説明されていますが、私たちは、なぜかタスクを実際よりも早くこなせると錯覚してしまうそうです。
1日が終わる頃には、見積時間の錯覚が積もって、「思っていた半分しか仕事が終わっていない…」となるわけですね。
タスク追加
タスクが追加される場合もあります。
わかりやすいタスク追加は、会議での仕事振りだと思います。
会議ではたいてい次のアクションが決まり、担当が割り振られます。
これにより、今日は計画していなかったタスクが生じます。
ここで、会議後すぐに新たなタスクに取り組むと、今日計画していたタスクの処理時間がなくなるか、残業必至です。
対策：To Doリストをちょっと工夫する
今日の仕事をすべて完了させ、さっそうと定時に帰るために、私はExcelのTodoリストを活用しています。
このリストを使うことで、
- 割り込みに対するバッファを設けることができる
- タスクの所要時間を正確に見積もれる
- 追加タスクに時間を奪われないようになる
といった効果があります。
詳しい使い方はこちらの記事にまとめてあります↓
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実は大事。「早く帰る人」というキャラを作る
日本では、周囲と合わせる同調圧力が強いので、
周りの人が残業しているのに自分だけ帰るのは気が引ける…
という気持ちになるかもしれません。
私も定時退社を始めた当初は、自分だけ早く帰る後ろめたさのような気持ちがありました。
この対策として、「早く帰るキャラ」を作っていきましょう。
例えば、子どもがいる人なら、子育てが大変で～、などと周囲に積極的に言っておきましょう。あの人はプライベートや家族を大事にする人なんだな、というキャラが出来てきます。
だんだんと自分が定時退社するのが当たり前になってきて、周りも自分も違和感を持たなくなります。
もちろん、成果を出したうえで、毎日早く帰りましょう。成果が無いと、もっと働け、と言われかねません。短時間で成果を出す技術は、こちらの記事に書いたので、参考にしてください↓
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残業しないのに成果を出す人って、最高にかっこいいですね。
おわりに -今日の仕事攻略本-
大量のタスクをこなすのではなく、まずタスクを減らしましょう。
タスクを減らすために、「イシューから始めよ」で論点をマスターしましょう。
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これ1冊読むだけで、仕事が劇的に減り、時間が浮くようになります。
浮いた時間で、
- プライベート時間や趣味の時間を増やす
- 他のやりたい仕事にも手を出して、さらに成果を大きくする
といったことが可能です。
今後10年、20年の仕事量を変えるテクニックが2000円以下で手に入るのはめちゃくちゃコスパが良いですね。
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「タスク管理が上手い人って、何をやってるんだろう？」 って気になりますよね。 会社では、専門的なスキルは先輩から教わることが多いですが、タスク管理方法など仕事の進め方は個人の中でブラックボックス化していることが多いです。 […]]]>
「タスク管理が上手い人って、何をやってるんだろう？」
って気になりますよね。
会社では、専門的なスキルは先輩から教わることが多いですが、タスク管理方法など仕事の進め方は個人の中でブラックボックス化していることが多いです。
私はタスク管理の最適な方法が気になり、これまで仕事術に関する本を500冊は読んできました。
この記事では、本から得た知識を試してみて、「これはすごい！」と思った考え方やコツを21個厳選しました。
私自身もタスク管理オタクで、小学生のときに夏休みの宿題をExcelで進捗管理していたほどです。
本で得た方法をアレンジし、自分で編み出したコツもあります。
大ボリュームの記事ですが、この記事を読めば数百冊の仕事術本の要点が分かります。いいなと思ったところから実践してもらえればと思います。
※それぞれのコツには名前を付けていますが、一般的な用語もあれば、私の造語もあります。
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プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
タスク管理が上手い人の考え方 4選
まずはタスク管理の根幹を支える”考え方”を紹介します。
① 少タスク大成果（タスクは少ないほど良い）
私はあるときまでタスク管理を誤解していました。タスク管理とは、「いかにたくさんのタスクを効率良くこなすか」だと考えていたのです。
でもよく考えたら、理想は逆です。同じゴールに到達できるなら、タスクはむしろ少ないほどいい。
気づいたときにはハッとしました
誤解が生まれたのは、「行動量と成果が比例する」という思い込みがあったせいです。行動量を増やせば成果が増えるなら、タスクをできるだけ増やすのは正しい。
でも、仕事でさんざん身に沁みたのは、「行動量と成果は比例しない」ということです。
もちろん、行動しないと成果は出ません。でも、無駄だったなあ、と思うタスクはいくらでもあります。別にやらなくても成果には全然影響なかったな、と。
そこからタスク管理のやり方を変え、ゴール（目標）に直結するタスクのみを選択するようにしました。
すると、
- タスクが絞り込まれるため、余裕が出る
- 余裕が生まれるから、他の重要なタスクにも着手できる
- 同じ行動量で成果が増える
という効果がありました。
なので、タスク管理においては、強烈な目的意識を持ちましょう。
- 目的は何か？
- 結局どうなればいいのか？
- タスクを減らせないか？
をしつこいくらい問いましょう。やらなくていいことが見えてきます。
この考え方の土台として、「人生を変える80対20の法則」という本がおすすめです。8割の成果を生む2割を掴めば、最小限の努力で最大の成果をあげられます。
② 選択と集中（やらないことを決める）
「選択と集中」は事業戦略でよく聞く言葉ですが、個人のタスク管理においても超重要です。
選択と集中とは、
- 何をやるか？
- 何をやらないか？
を決めることです。
特に、「やらないことを決める」ことが重要で、かつ難しいです。
仕事でも人生でも、やりたいこと・やった方がいいことは無限にあります。でもすべてをやろうとすると、すべてが中途半端になります。成果は得られません。
何かを捨てるからこそ、大きな成果が得られます。
とはいえ、諦めるのって難しいですよね
私が発見した、やらないことを決める際のコツがあります。
”あとで”やる、と決めるのです。
やらないわけではなく、他の重要なプロジェクトが完了したら、次にやろう、と考えるのです。つまり、すべてを並列に進めるのではなく、直列で進めるイメージです。
今やることを決めれば、今の目標に全力を出せます。
私も人生でやりたいことがいくつもあるのですが、順番を決めています。この3年は社会人ドクターとして博士号を取る、それが実現できたら、、、というように、今集中すべきことを選択しています。
やることが多すぎる！という方は、ぜひ一度「エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする」を読んでみてください。私はこの本で価値観がまったく変わり、明確な指針を得ることができました。
③ ラーニングゾーン（ちょっときついくらいがちょうど良い）
仕事の負荷は、次の3つのゾーンに分類できます。
- コンフォートゾーン：余裕。
- ラーニングゾーン：ちょっときついけど、何とか達成できそう
- パニックゾーン：こなすのが無理。ストレスがやばい
この中で、中間のラーニングゾーンに入ることで、モチベが上がり、自身の成長にも繋がります。
私はこの考え方をタスク管理に応用し、ラーニングゾーンに入れるようにタスクを調整しています。
例えば、1日のタスクを組み立てるとき、
- 半日で終わるレベル → 余裕すぎてだらける
- 頑張れば終わりそうなレベル → 集中できる
- 2日分くらいのタスク量 → 何から手を付けていいか分からず全然集中できない
というように、タスク量で集中度合いが変わります。
仕事が少なすぎることはあまりないと思いますが、タスクの詰め込み過ぎには注意しましょう。
④ マイルール（タスク管理に正解はない）
私もこれまで「タスク管理の絶対的な正解」を探してきました。
しかし現時点では、タスク管理に正解は無さそうです。タスク管理手法の一つであるGTDが最も有名ですが、これにも弱点があります。（詳しくはなぜタスク管理が必要なのか？500冊の本を読んで見えてきた理由に書きました）
また、「YOUR TIME ユア・タイム」の中でも、個人の性格によって最適な時間術の方法は異なる、と述べられています。
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ポチップ
自分は予期が強い性格らしい
皆さんも、他者のタスク管理手法は参考にしつつ、自分に合った方法を確立しましょう。
一つ注意したいのが、正解は無いと言っても、感覚に頼らないことです。
個人のタスク管理においても、自分の中に軸となるタスク管理システムを構築すべきです。システムというと大げさかもしれませんが、感覚に頼るのではなく、仕組みで処理する、という意味です。
私は、仕事が進まないのは個人の能力のせいではなく、システムが悪いせいだと考えています。自分の性格に合った、タスク管理システムを構築してきましょう。
タスク管理の”計画”のコツ 8選
ここでは、確実にタスクをこなせるようになる、計画のコツを8個紹介します。
① ミニタスク（着手のハードルを低く）
好きなタスクであれば、自然とやる気が湧いてきます。
しかし、嫌い・面倒・苦手なタスクだと、なかなかやる気が出ません。
そんなときは、タスクを小さく分解しましょう。
例えば、レポートを書くとき、「レポート作成」というタスクだと大き過ぎます。ゴールまでが遠くてやる気が出ません。
ここでレポート作成のタスクを、
- 骨子を作る
- 表紙を書く
- 1ページ目を書く
- 2ページ目を書く
- 画像を貼る
というように分解します。
1つのタスクが10-15分くらいでできるのが理想です。10分で終わるタスクならやってやろう、とやる気が湧いてきます。
また、10分のタスクが1つ終わると達成感が得られるため、次のタスクも！と波に乗れます。
私も、気の重いメールを書くのに全然着手できないときがありました。そのとき、「まずメールの下書きを書いてみよう」と考えたところ、モチベが湧いてきて、意外とするすると送信までいけました。
とにかく着手のハードルを下げよう！
ちなみに、好きなタスクであっても、タスクを区切りましょう。小さなゴールを設けることで、達成感が連続的に得られ、集中力が増します。
② 短期ゴール（短く完了させる）
人はゴールがあるから頑張れます。
例えばランニングでも、ゴールまで残り1kmと分かれば頑張れますが、ゴールは無いけどとにかく走れと言われたら不安になってやる気は出ません。
仕事であれば、プロジェクトのゴールや1年間の目標は明確だと思います。
しかし、ゴールが1年後では遠すぎます。100kmマラソンのようなものです。
もっと短く、1kmごとにゴール設定してあげましょう。
- 四半期（3ヵ月）のゴールは？
- 1ヵ月のゴールは？
- 来週のゴールは？
- 今日のゴールは？
というように、期間ごとのゴールを決め、短く完了させていきます。
期間ごとでなく、小さなゴールでもいいです。例えば私は研究開発職ですので、実験した後に書くミニレポートの提出を短期ゴールにしています。
毎日ゴールテープを切れるから、仕事にすごく達成感があるよ
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③ ロケットスタート（最初が肝心）
1年後の目標が与えられたとして、皆さんはどう計画を立てますか？
単純に考えると、3ヵ月ごとに25%ずつ進めれば、1年度には100%完了します。
しかし、この考え方は甘い。
なぜなら、
- 必ずどこかで想定外のトラブルが起きる
- 20→80%までは速いが、80→100%にはかなり時間がかかる
からです。
つまり、3ヵ月ごとに25%だと、後半にタイムオーバーする可能性が非常に高いです。
ではどうするか？
最初の3ヵ月で60%到達を目指しましょう。
60％を感覚で表すと、「100%までのめどがついた状態」です。あとは〇〇すれば余裕で100%目標達成できるな、と確信できれば、後が非常にラクになります。
会社だと、新年度の4月は始まったばかりで、ゆったりスタートしている人が多いですが、4月こそ全力を出しましょう。
この考え方は、元Microsoftのスーパーエンジニアの中島聡氏の著書「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」を元にしています。
ちなみに、Kindle UnlimitedやAudibleなら、この本を無料体験で1冊丸ごと読むことができます。
④ バッファ（トラブルを前提に）
上記のロケットスタートともかぶりますが、スケジュールにはバッファを必ず入れましょう。
バッファは緩衝材という意味で、何かトラブルがあったときに吸収できる期間のことです。
例えば、
- 1年間の計画なら最後の3ヵ月はバッファとして空けておく
- 1ヵ月なら最後の週はバッファ
- 1日の予定のうち、1時間をバッファ
など、適度にバッファを設けておきます。
バッファがないと、待っているのは残業や目標未達…
バッファの考え方は、「The Goal」に詳しいです。生産性や全体最適に関する名著ですがストーリー形式で楽しく読めます。
この本が書かれた当時は日本が世界No.1の時代で、「日本に全体最適の手法を教えてはならない」と、当初は 日本で発売禁止とされたほどだとか。
⑤ 自分〆切（ほどよい焦りが燃料に）
夏休みの宿題や卒業論文など、〆切間近になって火事場の馬鹿力を発揮した経験は誰しもあると思います。
やはり人間は〆切があると頑張れるようです。
逆に言うと、〆切がないとダラけます。
問題は、〆切が遠いときもダラけてしまうことです。1年後に〇〇を実現する、という目標があってもまだ1年もあると思ってしまい、焦りが生まれません。
焦りがないなら焦りを生めばいい。
例えば私は、「与えられた1年間の目標を半年で達成する」という目標を立てています。
そうすることで、時間が一気になくなり、ほどよい焦りが生まれます。
そして案外、半年でできてしまうものです。半年で100%までいけたら、残り半年で150%くらいまで成果を出せます。当然評価は上がります。
〆切（デッドライン）の重要性は、トリンプ元社長の吉越 浩一郎氏の著書「残業ゼロ」の仕事力で実体験とともに語られています。
⑥ まずタスク整理（着手する前に）
私は何かを始めるとき、「まずタスク整理」を合言葉にしています。
着手する前に、頭の中にあるタスクをデジタルノートに吐き出します。タスクとともに不安も吐き出せるため、スッキリした気分になります。
また、
- 目的を達成するための他の方法はないか？
- タスクの抜け漏れはないか？
- もっと簡単な方法はないか？
などをチェックできるため、結果的に速く目的を達成できます。
タスク整理はアウトライナーを使うのがおすすめ。
こちらの記事↓では、OneNoteを使った思考整理方法を紹介しています。
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⑦ 日割りスケジュール（実行日を決める）
以前一緒に仕事をしていた方から、次のようなコツを教えてもらいました。
- 3ヵ月先まで、どの月に何をやるか決めなさい
- 1ヵ月先まで、どの週に何をやるか決めなさい
- 1週間先まで、どの日に何をやるか決めなさい
試してみると、これはちょうどいいスケジューリング方法でした。
特に、来週の何曜日に何をやるか決めておくと、実行が非常にスムーズです。
また、実行する日を決めておくと、タスクの遅れが一目瞭然です。
遅れが分かれば挽回しようと頑張れます
⑧ メリハリ（週の前半に重要なタスクを終える）
1週間のスケジューリングをするときは、月曜〜水曜で重要なタスクが終わるように設計しましょう。
理由は2つあります。
1つ目の理由は、バッファを設けるため。上でも紹介しましたが、必ず想定外のトラブルが起きたり、追加タスクが入ったりするので、週の後半はバッファとして空けておきます。
バッファがあれば、週の目標を確実に達成できます。
2つ目の理由は、金曜日をレビューにあてるため。金曜日は、1週間の振り返りと、翌週の計画を立てるのに使いましょう。
さらに言えば、金曜日に来週のタスクをフライングでスタートできれば、来週がラクになります。
予定より速く進んでる感が楽しい
レビューのやり方は、こちらの記事↓を参考にしてみてください。
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皆さんは1週間の計画を立てて、振り返り(レビュー)をしていますか？ きちんと週計画・週次レビューをやると、仕事がどんどん速くなります。 この記事では、私が5年以上…
タスク管理の”実行”のコツ 9選
タスクは実行して初めて意味を持ちます。確実に実行できるコツを見ていきましょう。
① Todoリスト（基本にして効果絶大）
すごく基本なので、皆さんすでに使っているとは思いますが、Todoリストは必ず使いましょう。
todoリストのメリットは、
- タスクのやり忘れが減る
- やることが明確になり、安心できる
- 記憶する必要がないので、脳の負荷が減る
などなど。
すべてのタスクを脳内に記憶しておくのは負荷が高すぎるので、外部にリスト化しましょう。
ただ、Todoリストにも奥が深いコツがあるので、以降で紹介していきます。
② 翌日シミュレーション（前日にTodoリストを作る）
1日でやることリスト（Todoリスト）は、必ず前日に作っておきましょう。
毎日、夕方くらいに5～10分かけて、”明日やること”をリスト化しておきます。
前日にTodoリストを作ると、
- 翌日の動きを事前にシミュレーションできる→ミスが減る
- 今日、何しよう？と悩む無駄な時間が減る
- タスクを実行しやすくなる
- まとめて処理すると効率的なタスクが見える
- 明日やることが明確なのでスッキリした気分で退社できる
など、メリットがかなり大きいです。
特に、「タスクを実行しやすくなる」効果が大です。
面倒なタスクを実行する手法として、if-thenプランニングが有名です。
- if 〇〇になったら
- then 〇〇を実行する
という決まりごとを作っておくと、実行できる確率が飛躍的に上がるという手法です。
前日に、「明日の〇〇が終わったら、〇〇に着手する」というようにリスト化するだけで、面倒なタスクであっても実行できるようになります。
不思議なくらい効果があるのでぜひ試してほしい
③ マニャーナの法則（明日できることは明日やろう）
このコツは、同名の本（仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則）を元にしています。
一言で表すと、「今日追加されたタスクは明日以降にやる」ということになります。
例えば、
- 上司から仕事を振られた
- 全社員あてにメールで雑務を依頼された
- あるタスクを実行したら、他にもやるべきことがあると気づいた
とき、基本的に新しいタスクは明日に回しましょう。
理由は、今日のタスクが終わらないからです。
単純に、追加タスクに30分かければ、今日予定していたタスクにかける時間が30分失われます。
結果、予定していたタスクがすべて終わらないか、残業が必要になります。
人間は新しい刺激にすぐ反応してしまいます。新しい仕事が増えると、そちらに気を取られ、着手します。
しかし、冷静に、明日のTodoリストに放り込みましょう。
ただし、例外もあります。
- 5分くらいで終わるタスク
- 緊急かつ重要な仕事
は当日、すぐに処理しましょう。
「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」は、斬新で明確なタスク管理のルールが分かるのでぜひ一度読んでみてほしいです。
こちらも、オーディオブックのAudibleで無料で読めます（聴けます）。
④ オープンリストとクローズドリスト（2つのTodoリストを使い分けよう）
Todoリストは2つ用意しましょう。
一つはオープンリスト、もう一つはクローズドリストです。
- オープンリスト：開かれたリスト。思い付いたことを何でも書いてOK。
- クローズドリスト：閉じられたリスト。今日やることのみを書き、明日以降にやることは書かない。
使い分ける理由は、目の前のタスクに集中するためです。
オープンリストだけの状態、つまりタスクが大量に目に入る状態だと、様々なタスクに気が散って集中できなくなります。
なので、今日やることだけをクローズドリストに書いて今に集中しましょう。
私は会社では、
- オープンリスト：OneNote
- クローズドリスト：Excel
というように使い分けています。
それぞれの詳しい使い方はこちら↓
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【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方（テンプレートあり）
「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」こんな悩みはありませんか？ 過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて…
マニャーナの法則にあった、”今日追加されたタスク”はオープンリストにメモしておきましょう。
リストを分けるのは手間だけど仕事は確実に速くなる
⑤ 朝イチは自分時間（流される前に）
朝一番は、自分のために時間を取りましょう。自分がやりたいこと、自分にとって重要なことを実行します。
朝のうちにやらないと、流されるからです。トラブル、メール、上司に呼ばれる、など、日中は他の緊急のタスクに流されがちです。重要なタスクはどんどん後回しになります。
だからこそ、朝の平和な時間に終えましょう。
理想は、朝は在宅で仕事することです。
私は毎日、早朝に在宅で仕事をしてから出社しています。誰にも邪魔されない静寂の中、自分がやりたい重要な仕事を進めます。
朝のうちに重要な仕事が終わるので、全能感が得られますよ
会社のルールにもよると思いますが、チャンスがあれば試してみてください。
山下誠司氏は、著書「年収１億円になる人の習慣」の中で、早朝の生産性は日中の4倍と述べています。
4倍は言い過ぎのような気もしますが、確かに早朝をうまく使えるかは人生を左右するレベルです。こちらも、Audibleで無料で聴けます。
⑥ タイムアップ（切り上げる勇気）
あるタスクの所要時間を30分と見積もっていたとします。30分たったら、タスクが完了できたかにかかわらず終了しましょう。
残りは明日です。
理由は、他のタスクをやる時間がなくなるから。
30分を予定していたタスクに1時間かけると、他のタスクを実行する時間がなくなります。
逆に、予定していた時間より早く終わったらさっさと次のタスクに進みましょう。
注意すべきが会議。1時間とっている会議で、40分くらいで目的が達成されても、なぜかダラダラと雑談が始まったりします。そのくせ、1時間の会議を平気で時間オーバーさせる人もいます。
延長は簡単にするのに短縮はなかなかできない。
これじゃ一日のタスクが終わるわけがない
- 予定していた時間が来たら終わる
- 目的を達成したら切り上げる
をルールにしましょう。
⑦ 10秒レビュー（瞬時フィードバック）
タスクが終わった瞬間に、10秒だけタスクの振り返りをしましょう。タスクが終わった瞬間は、最も記憶が鮮明で反省がしやすいタイミングです。
10秒なら生産性を損なうことなく、ちょっとした気づきをメモできます。こういった気づきは半日も経てばすぐに忘れてしまいます。
なので、どこでもいいのでちょこっとメモを残しておきましょう。
私も10秒レビューを繰り返してきたおかげで、自分の中にノウハウが蓄積され、今に至っています。
上で書いた、30分を予定していたタスクが30分で終わらなかったことにも意味があります。
むしろ、そこに成長のチャンスがあります。
なぜ予定していた時間で完了しなかったのか？を自問することで、改善案が見つかり、次はもっと短時間で終えられるようになります。
10秒の積み重ねが、1年後にはとてつもなく大きくなる
⑧ メール通知OFF（メールは時間奪い魔）
マッキンゼーの調査によると、ビジネスパーソンは1日2時間以上をメールに費やしているそうです。
これ、すごくもったいないですよね。
メールは、
- 通知が来るたびに集中を妨げられる
- 早く返信しないと、という焦りを生む
- 片付けるのが簡単なため、つい処理してしまう
という特性を持っているため、思った以上に時間を取られます。
なので、メールは慎重に扱う必要があります。
もっとも良い対策は、通知を切ることです。通知を切って、決まった時間にまとめて処理するようにします。
⑨ マルチタスク禁止（一点集中）
意外かもしれませんが、マルチタスクはやめましょう。
マルチタスクとは、
- 会議を聞きながらメールを打つ
- オンライン研修を受講しながらレポートを書く
というようなことです。
マルチタスクは一見効率が良いように見えますが、実は生産性が落ちます。会議で役に立つこともできなければ、メールを書くのに時間もかかる。
そしてマルチタスクの最大のデメリットは、ものすごく疲れることです。
私は以前、なんだか今日は疲れたなぁという日がよくあって、振り返るとマルチタスクをした日はすごく疲れることがわかりました。2つのタスクを同時に処理しようとすると、脳に尋常ではない負荷がかかります。
疲労は生産性の大敵です。疲れると他のタスクを実行する気力が失われます。
マルチタスクは潔くやめて、片方に集中することを選びましょう。例えば、会議中に別のことをやるくらいなら、その会議には出ないほうが賢明です。
マルチタスクの弊害や一点集中のメリットについては、「SINGLE TASK 一点集中術―」に詳しいです。実は人間の脳はマルチタスク不可能らしい。
おわりに -今日の仕事攻略本-
私が学びと実践で得てきたタスク管理のコツをすべてまとめました。できるところから一つずつ実践してもらえればと思います。
最後に、本記事で紹介した本をリスト化しておきます。
おすすめのタスク管理本
このうち、③、④、⑥、⑦、⑧は、オーディオブックのAudibleで無料で読めます。
オーディオブックは、”ながら読書”が可能で、時間をかけずに成長したい方にとっては、救世主のようなサービスです。私も子どもが生まれて自分の時間が全然ない中でも、オーディオブックのおかげで読書を継続できています。
まだオーディオブックを試したことが無い方は、無料体験もあるので、ぜひ一度聴いてみてください。
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私は独自のタスク管理術を構築しており、社内でもタスク管理オタクみたいに思われています。 ある日、同僚から、「なんでそんなにタスク管理がんばってるの？」と聞かれ、答えに詰まってしまいました。自分はタスク管理が習慣になり過ぎ […]]]>
私は独自のタスク管理術を構築しており、社内でもタスク管理オタクみたいに思われています。
ある日、同僚から、「なんでそんなにタスク管理がんばってるの？」と聞かれ、答えに詰まってしまいました。自分はタスク管理が習慣になり過ぎていて、タスク管理を始めた理由を忘れてしまっていたのです。
この記事では、タスク管理の必要性をあらためてまとめてみました。メリットだけでなく、
- 私のタスク管理の失敗談
- 500冊の本から学んだこと
- タスク管理のデメリット
についてもまとめています。
書き出してみると、タスク管理で得られるメリットが意外なほど大きいことに気づきました。タスク管理に迷いが出てきたときに読んでほしいです。
仕事の効率を上げたいなら、本でタスク管理を学んでおくのがおすすめ。こちらの記事におすすめ本をまとめました↓
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【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで…
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
タスク管理とは
まず、”タスク管理”とは何なのでしょうか？
タスク管理とは、やるべきことのコントロール
「タスク」の意味について調べると、”やるべき仕事・課題”と出てきます。仕事だけでなくプライベートにもタスクはあるため、タスク＝やるべきこと、というのが妥当でしょう。
つまり、タスク管理とは、「やるべきことのコントロール」と言えますね。
タスク管理≠ToDoリスト
おそらく、タスク管理と聞いてまず想像するのは、
- やることを紙に書き出して
- リスト化し
- 順番に処理する
という、いわゆるToDoリストでしょう。間違いではないですが、私はもっとタスク管理を広い範囲で捉えています。
タスク管理とは、次のようなステップを経ると考えます。
タスク管理のステップ
- 目標設定（何をやるか、やらないか）
- 計画
- 実行
- レビュー
目標設定や計画も含むのは、本来そこからタスクが生まれるためです。ToDoリストは、実行フェイズで使うツールですね。ToDoリストはタスク管理の一部であると言えそうです。
ToDoリストだけだとタスク管理が難しい
タスク管理の王道「GTD」
タスク管理の説明において、GTDに触れないわけにはいきません。
GTD（Getting Things Done）は、世界のスタンダード
GTDは”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法です。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱されました。
タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法です。メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではありません。
GTDは次の5つの手順からなります。
GTDの手順
- 収集
- 処理
- 整理
- レビュー
- 行動
簡単に言うと、やることをすべて書き出して、いつやるか決めて、実行します。
ここでは手順を詳しく説明しませんので、気になる方は「ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則」を読んでみてください。
GTDを実際にやってみると、頭の中がすっきりして、心が晴れ晴れとします
GTDに足りないもの
ただし、GTDにも弱点があります。頭の中にある「やること」が起点であるという点です。
GTDでは、まず頭の中にあるToDoを全て吐き出して、グループ分けします。このとき、「頭の中にはないけれど本来はやるべき」タスクが抜け落ちる可能性があります。
なので、目標から逆算する思考をGTDに付け加えると良いですね。このタスク管理手法については、記事の後半に書きます。
なぜタスク管理が必要なのか｜メリット6選
では、なぜタスク管理が必要なのでしょうか？私が実感するタスク管理のメリットは次の6つです。
タスク管理のメリット
- ストレスが減る
- 全力で集中できる
- 上司から信頼される
- 仕事を減らせる
- モチベが上がる
- 自分の時間が増える
順に説明します。
ストレスが減る
タスク管理の基本は、「頭の中の”やること”を書き出して、視覚化すること」です。
やることを頭でずっと記憶しておくって、結構しんどいです。なので、外に書き出して、脳の負荷を減らします。書き出すだけで、ストレスが減るのが分かります。
脳のスペースが空くと、すごくスッキリ！
全力で集中できる
皆さんは、今この瞬間にやることが明確ですか？
仕事は無限です。優先順位をつけないと、あれもこれもしなきゃとパニックになります。メールに返信しないと、と考えながらパワポ資料を作るのは、作業効率を落とします。
タスク管理によって、今は資料作成、後でメール返信、とはっきり決めることで、集中して取り組めます。
結果的に、すべての仕事が最速で終わります。
上司から信頼される
タスク管理すると、ミスしなくなります。やることが全てリスト化されているので、仕事の抜け漏れがなくなるためです。
また、必ず目標を達成できるようになります。〆切にも遅れなくなります。
こうなると、上司からの信頼がどんどん上がります。信頼が上がれば評価が上がり、昇級・昇進といった話に繋がります。つまり給料が増えます。
私が飛び級で昇進できたのもタスク管理のおかげ
仕事を減らせる
タスク管理で仕事を整理すると、実はやらなくていい仕事が見えてきます。
2時間かかると思っていた仕事が、代わりに〇〇すれば5分で済むじゃん、みたいなことがよくあります。
これは、タスク管理で高い視点から仕事を眺める効果だと思います。何も考えずにひらすら仕事をこなしていると、こういった発想は生まれにくいです。
モチベが上がる
仕事はプロジェクト完了までに数か月、数年かかることがザラだと思います。プロジェクト完了まで何年も達成感が得られないと、モチベーションが続きません。
私はタスクを小さく分解して、15分ごとに小さな達成感を得ています。そして1日の終わりには大きな達成感を得ています。
脳が達成感を欲しがるため自然とモチベが上がり、仕事がサクサク進みます。
ゲームに熱中するのと似てる
自分の時間が増える
タスク管理をすれば、仕事をコントロールできます。今日何をどこまでやればいいかわかるため、仕事の終わりが明確です。
なので、毎日定時退社して、自分の時間を増やすことが可能です。
実際に私も、毎日やるべき仕事を100％完了させ、すっきりした気分で17時に退社しています。小さな子どもがいるため、早く帰宅して家族みんなで過ごすと決めています。
仕事に支配されるのではなく、自分が仕事を支配しましょう。
メリットまとめ
いろいろメリットを挙げましたが、タスク管理をやる理由をまとめると、
”より少なく、しかしより良く”
に辿り着きました。これは、”エッセンシャル思考”という本で繰り返し強調される考え方です。
私たちは可能な限りたくさんのことに手を出そうとしますが、それよりも、本当に重要なものにだけ集中した方がいい。
実際、エッセンシャル思考を意識してからは、「忙しいのに前進しない」日々が、「余裕だけど成果が出る」に一変しました。
メリットの最後に、本書で私が深く考えさせられた一節を紹介しておきます。
私がタスク管理の失敗から学んだこと
ここでは、タスク管理にまつわる私の実体験を紹介します。
私と同じ失敗をしないように！
次の3つに分けて紹介します。
- タスク管理を始めた理由
- タスク管理の数々の失敗
- 現在のやり方
私がタスク管理を始めた理由
私がタスク管理を始めたのは、次のような理由です。
- ミスばかりで火消しに疲れた
- 目標を達成できない
- 毎日残業が当たり前だった
ミスばかりで火消しに疲れた
私は新人の頃、よくミスをしていました。大事なことをやり忘れていて、上司に「あれどうなった？」と聞かれ、やべっ！となるシーンが多かったです。
そのたびに超特急で動き、関係者に頭を下げて回りました。これが嫌で嫌でたまりませんでした。
なので、もうミスしたくない、というのがタスク管理の最初のモチベーションです。
焦りながら仕事するって超ストレス
目標を達成できない
会社では年度始めに目標を設定しますが、年度末になると目標そのものを忘れていることが多かったです。
当然、目標は達成できず評価は上がりません。
日々やっている仕事が目標に繋がっていないのがむなしくなり、タスク管理で意味のある仕事をしよう、と決意しました。
毎日残業が当たり前だった
私が入社1年目の後半くらいからは、夜8時まで残業するのが当たり前でした。夜10時まで残業することさえありました。
家に帰ってからは、晩ご飯を食べて寝るだけです。独身ならまだよかったですが、結婚し、特に子供が生まれてからは大問題です。
何とかして家族と過ごす時間を増やすため、毎日定時退社する決心を固めました。
タスク管理が下手な自分の数々の失敗
タスク管理を始めたものの、なかなか上手くいきませんでした。
私は新人の頃から、
- 手帳
- デジタル付箋
- Excel
- タスク管理アプリ（Microsoft To Do）
と、いろいろタスク管理手法を試しましたが挫折つづき…
ここではダメだった原因を簡単に紹介します。
手帳でタスク管理｜手書きが面倒。スペースが足りない！
会社に入ってしばらくは、手帳をメインに使っていました。よくあるマンスリーカレンダーに予定を書き込みます。
しかし、カレンダーにはスペースの都合上、細かいタスクまでは書けません。なので、手帳の後ろについているノートに、やること（タスク）をメモしていました。
でも、
- やることが複数ページに分散していて、何からしていいか分からない
- タスクを並べ替えたり、書き直したりするのが面倒
という問題も。タスクが少ないうちはいいですが、増えてくると手書きが面倒になってきました。
面倒なものは続かない
デジタル付箋｜狭い！どれから着手すればいいか分からない！
やっぱりデジタルの方がコピペできて良いよな、ってことで、Windowsの「付箋」機能を使い始めました。
本物の付箋のようにデスクトップに貼れるメモです。
これをToDoリストにしてる人、結構見ますね
やることを箇条書きで書き出しておきます。複数の付箋に分けられるので、プロジェクトごとに色を変えたりもしました。
しかしこれも、
- タスクが増えてくるとスペースが足りない
- どれを優先的にやればいいか分からない
- ずっと目に付くので、あれこれ気になって集中できない
という問題が発生。付箋も微妙でした。
Excelでタスク管理｜更新が面倒…
じゃあ次は、デジタルでシステマティックにタスク管理しよう！ということで、Excelを使ってタスク管理を始めました。
Excelで、
- 目標
- やること
- 開始日
- 期限
などを表にして、進捗管理していきます。これなら今やるべきことが分かるし、見通しも立てられます。
しかし、しばらくして、だんだん使わなくなりました。理由は、
更新がめんどくさい
から。
行を挿入したら書式が変わって、書式を整えて、、など、タスクの実行よりも表を整えるのに時間を奪われて、むなしくなってきました。
やっぱり、面倒なことは続きませんね
Microsoft To Do｜使いやすいんだけど、成果に繋がらない
今度は、Microsoftのタスク管理アプリ「Microsoft To Do」を見つけました。
タスク管理専用のアプリなら、使いやすいに違いない！ということで使ってみました。さすが、Excelと違ってクリック1発でタスクを追加できて、見た目も良い感じです。
ただ、この頃から、
- 日々のタスクと目標が繋がっていない
- もっと大きな流れ（四半期、月、週ごと）で計画を立てたい
と悩むようになってきました。
Microsoft To Doは、備忘録として買い物リスト的な使い方ならいいですが、目標達成のツールとしてはいまいちだな、と。
ちなみに、ここに至るまで3年ほどかかっています
現在のやり方｜OneNoteでタスク管理
そして遂にたどり着いたのが、Microsoftの「OneNote（ワンノート）」です。OneNoteはデジタルノートアプリですが、チェックボックスを使ってタスク管理ができます。
こんなイメージ↓
目標を分割してタスクへと繋げていきます。今やるべきタスクが目標達成につながっていることを実感できるため、モチベも上がります。
OneNote以外のタスク管理方法は数か月で挫折しましたが、OneNoteだけが、数年間継続できています。そして、このタスク管理によって、仕事量を減らしつつ成果を上げることができています。
詳しい使い方は、こちらの記事をご覧ください↓
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さらに、「仕事を100％完了させて定時に帰りたい」とも思うようになったため、ExcelのTodoリストも導入しました。
- OneNote：1年～1週間のタスク管理
- Excel：1日のTodoリスト
というように使い分けています。
Excelについても、詳しい使い方はこちらをどうぞ↓
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また、タスク管理について悩む過程で、本当に多くの本を読みました。仕事術に関する本は、これまで500冊以上読んでいます。タスク管理のおすすめ本を10冊厳選して紹介した記事もありますので、ぜひ読んでみてください。
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タスク管理のデメリット3選
最後に、タスク管理のデメリットも知っておきましょう。ネガティブな側面も知ることで、よりバランスの取れたタスク管理ができるようになります。
デメリット
- 時間や手間がかかる
- 続かないことが嫌になる
- 創造性が落ちる場合がある
時間や手間がかかる
タスク管理には手間がかかります。
タスク管理そのもので仕事が前進するわけではないので、タスク管理をしている時間がもったいない、と思ってしまうのは仕方ないですね。
しかし前述したように、タスク管理でむしろやることが減るため、タイパは非常に良いです。
続かないことが嫌になる
タスク管理そのもののデメリットではないですが、完璧にタスク管理しようとして、挫折する場合もあります。
タスク管理にはタスクの延期など、修正や更新が付き物です。あまりに完璧を目指すと、こうした修正がつらくなって挫折します。
ほどほどのタスク管理を目指しましょう。
創造性が少なくなる場合がある
タスク管理の最も危険な側面です。
タスクをギッチギチに詰めると、
- 雑談する
- ボーっとする
- ToDoリストにはないけどやりたい！と思ったことをやってみる
というような、「脱線」ができなくなります。
脱線は、偶発的な成功（セレンディピティ）を生むケースもあります。（もちろん無駄に終わることもありますが）
タスク管理では、いかに余白を作るかもポイントになります。
まとめ
タスク管理は奥が深く、私もまだまだ発展途上です。
これからタスク管理を極めていく人は、まずは本でタスク管理手法を学ぶことをおすすめします。先人の知恵を借りることで、失敗を避けられます。
本当に役に立ったおすすめ本をこちらの記事にまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
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たすくま(Taskuma)を使い始めたはいいものの、癖があって使いこなしに苦労していませんか？ たすくまは使いこなせば非常に強力なタスク管理アプリですが、慣れるまでが結構大変です。この記事では、たすくま使用歴7年の筆者が […]]]>
たすくま(Taskuma)を使い始めたはいいものの、癖があって使いこなしに苦労していませんか？
たすくまは使いこなせば非常に強力なタスク管理アプリですが、慣れるまでが結構大変です。
この記事では、たすくま使用歴7年の筆者が、たすくまの使い方を丁寧に解説します。
買うか迷っている方も、使い勝手を想像できるようにわかりやすく書いていますので、参考になると思います。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
たすくまとは
たすくま(Taskuma)は、ちょっと変わったタスク管理アプリです。
他のタスク管理アプリと異色なのは、まずログ（行動の記録）を取ることから始める点です。
自分のすべての行動（歯磨きとか、朝食とかも）を記録していきます。
そのログを元に、定期的に繰り返す「リピートタスク」を作っていきます。
ちなみに、iPhone専用アプリです。iPadにもダウンロードはできますが、iPhoneと同期できないので、実質iPadでは使えません。Apple Watchでは使えます。
たすくまを使うメリット
たすくまを使うメリットを挙げます。
- タスクを確実にこなせるようになる
- 重要なことに時間を使えるようになる
順に説明します。
タスクを確実にこなせるようになる
たすくまでは、タスクにかかった時間を記録できます。
そして、次に同じタスクをやるときは、前回かかった時間をもとにタスクの処理時間を予測します。
つまり、タスクの実行にこれくらい時間がかかるだろう、というのを正確に予測できます。タスクリストにも、タスクの予測時間、予測終了時刻が表示されています。
たすくまを使えば使うほど、精度が上がって全タスクが予定通りに終わるようになります。
予定通りに1日のタスクを完了できると、めっちゃ気持ちいい
たすくまの設計思想には、「マニャーナの法則」という本が大いに影響してそうです。
変な名前ですが、めちゃくちゃ実用的なタスク管理本です。私は新入社員の頃に読みましたが、この本のコンセプトは、今でも仕事術の根幹を支えています。
この他にも、おすすめタスク管理本をまとめた記事もあるので、興味があれば見てみてください。
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重要なことに時間を使えるようになる
たすくまを使う真の価値はこれ。意味ある人生を送るため、大事なことに時間を使えるようになります。
たすくまには、ほとんどすべてのタスクが記録されています。つまり、自分が何にどれだけの時間を使ったか、見返すことができます。
時間を分析することで、自分が本当に重要だと思うことに時間を費やせるようになります。例えば、無駄にダラダラしている時間が多いな、という気づきが得られ、その時間をより有効活用できるようになります。
たすくまのデメリット
たすくまのデメリットは、次の2つです。
- 初期費用が高い
- アプリの更新はあまりない
初期費用が高い
おそらく、たすくまを買うか迷う最大の原因はこれですよね。アプリに数千円は高く感じる。
ただ、個人的には、ものすごくハイリターンな投資だったと思っています。
私は、たすくまのおかげで自己投資する時間を作ることができました。毎日、読書などの自己投資をしてきた結果、会社では飛び級で昇進することができ、たすくまの初期費用は余裕で回収できています。（まあ、他にも書籍代などはかかっていますが…）
給与アップのようなわかりやすい形でなくても、たすくまは自分の人生を好転させてくれる力を持っています。
アプリの更新はあまりない
他の有名なアプリに比べて、アップデートは少ない印象です。iOSの大きなアプデに対応するくらい。
それでも、自分はiOS12のときから使っていますが、問題に感じたことはありません。
ある意味、慣れた使い勝手がずっと続くので安定感はありますね。
たすくまで人生が変わった話
他のアプリにはほとんど課金しない私が、めちゃくちゃ迷いながらもたすくまを購入した経緯を書きます。たすくまを買おうか迷っている方は、私の実体験が参考になるかもしれません。
結局、かれこれ7年以上愛用し、今では超一軍アプリになっています。たすくまが人生を変えてくれました。大げさに聞こえるかもしれませんが、自分で人生をコントロールできるようになりました。
今ではたすくま無しでは生活できない（笑）
たすくまを使う前
1日の始まりに今日やりたいタスクを書き出して意気込んだけど、全然タスクが終わらかった…という経験はありませんか？過去の私もそうでした。たすくまを使う以前の自分は、紙のメモ帳に今日やりたいことを書き出していました。よーしやるぞ！と意気込むのですが、夜になっても半分も終わっていない。いつも敗北感を味わっていました。
デジタルのタスク管理アプリも使いましたが、結局同じことでした。
タスクが全然終わらない理由は二つの錯覚にありました。
一つ目は、タスクに思った以上に時間がかかること。15分で終わるだろうと思っていたタスクが、やってみると30分かかるということがよくありました。これが積み重なると、あっという間に時間はなくなります。
二つ目は、1日に使える時間が思ったより少ないこと。1日って、朝にはまだまだ時間があるように感じてしまいます。だから、YouTube見たりゲームしたりしちゃうんですよね。あとはご飯も食べなきゃだし、やることリストに載っていないタスクも実はたくさんあります。
だから、気づくと夜になってるけど、タスクが全然終わっていない。もう焦っても手遅れ。自分はダメだなぁ、、と感じながら、まぁ明日やるか、と開き直る。これの繰り返しでした。
自己肯定感がめっちゃ下がる
たすくまを使い始めてから
しかし、たすくまを使い始めてから、予定していたタスクがすべて終わるようになりました。
たすくまには、終了時刻というものが表示されます。
たすくまではタスクの予測時間が入力されるため、すべてのタスクが終わるまでにどれだけの時間がかかるかがわかるわけですね。
理想的には、この終了時刻＝就寝時間になります。例えば、夜11時に寝たいのに終了時刻が深夜2時とかになっていたら、そもそも破綻していますよね。すべてのタスクを完了させることはできません。
このように、自分の処理できるキャパと、タスクにかかる時間が見える化されるため、おのずと今日こなせるタスク量がわかるようになります。
結果的にすべてのタスクが終わるようになります。
また、たすくまでは過去のログを見れます。私は週に1回ログを見て、自分の行動を振り返るようにしました。はじめはダラダラしている無駄な時間が多かったですが、だんだんと読書などの有益な時間を増やせるようになりました。
これも、たすくまに記録しているから、無駄なことではなく有意義なことに時間を使おう！と思えるのです。
「予定していたタスクが全然終わらない」という悩みを持っている人には、一つの解決策になります。
買ったらすぐにやりたい事前設定
たすくまを買ったらまずやるべき設定を紹介します。
- 言語設定
- セクションの設定
順に説明します。
言語設定
まずは言語設定をします。
デフォルトでは、すべて英語表記になっているため、わかりやすく日本語にしましょう。
「設定」タブを開き、Languageを押します。
「ぜんぶ日本語」を選択しましょう。
これで日本語表記になりました。
ただし、英語力を身につけたい方は英語のままでもいいかもしれません。
私は一時期英語の勉強のため、タスクもすべて英語にしていました。効果があったのかはわかりませんが…
時刻とセクションの設定
たすくまの設定で最も重要なのは、「セクション」の設定です。
セクションとは、”時間帯”とも言えるでしょう。
私たちが日ごろ使う「午前・午後」も1日を2つのセクションに分けていると言えます。
設定画面の「時刻とセクション」で、「日付変更時刻」と「セクション開始時刻」を設定しましょう。
日付変更時刻とは、たすくま内部で日にちが切り替わる時刻です。
なので、自分の就寝時刻よりも遅く設定しておくのがおすすめです。
0時までに寝る方なら問題ないですが、宵っ張りの方は、1時など確実に自分が就寝している時刻にしておきましょう。
でないと、自分が起きている間に次の日のタスクが始まってしまい、面倒です。
「セクション開始時刻」は、日付変更時刻と同じで大丈夫です。
では本題の、セクション設定です。
「セクション設定」を押すと、次のような画面になります。
ここで、画面左の「-」を押して、セクションを分けていきます。
（小さくて押しにくい…）
セクションの分け方に悩む方もいると思うので、考え方と自分の例を紹介します。
まず、セクションは2～3時間ごとに分けるのがおすすめです。
2～3時間に区切ると、良い集中力が生まれます。
例えば、
- 今日中にこのタスクを終える。
- 7～9時の間にこのタスクを終える。
だと、どちらが集中して取り組めそうでしょうか？
後者の方が、期限があるためタスクを完了できる可能性が高いです。これを繰り返すことで、1日のタスクをすべて完了できるようになります。
次に、セクションは行動の種類ごとに変えましょう。例えば、私の場合、次のようなセクション分けをしています。
- 1~7時：就寝→朝活。5時頃に起きて自分のやりたいことをやる。
- 7~9時：朝の準備。7時ごろに子供が起きるので、朝ごはんを食べて、仕事や保育園の準備をする。
- 9~12時：集中時間。午前は体も脳も元気なので、重要な仕事に集中する。
- 12~13時：お昼休憩。
- 13~15時：午後の集中時間。
- 15~17時：好きなことをやる時間。体も脳も疲れているので、負荷の小さな仕事をする。
- 17~20時：家族の時間。帰宅して晩ごはん食べて、お風呂入って、寝る準備をする。
- 20~1時：子供の寝かしつけ→就寝。
今は家族との時間、今は仕事に集中する時間、というように行動のメリハリをつけることで、タスクに集中できるようになります。
いや、そんな毎日同じ時間帯に同じ行動しないよ、って方はセクションを広めに設定すると良いでしょう。
まずは適当に設定して行動してみる、というのも手です。
使っているうちに、セクションの良い分け方が見えてきます
基本操作方法
基本的な操作方法を説明します。
新しいタスクの開始と終了
まずはタスクを開始しましょう。これから始める動作を入れます。
右上の再生ボタンを押します。
すると、タスクの詳細画面が開きますので、タスクの名前をつけましょう。
タスクが終わったら、停止ボタンを押します。するとタスクの評価画面になります。
気づいたことなどがあれば、コメントに残します。また、タスクの〇、×を付けます。〇、×はタスクが想定通りにできたか、などのチェックに使うといいでしょう。メモや〇×は後からレポートとして見ることができます。
特に無ければそのままでOKです。
次に、リピートタスクを作成するか決めます。
今実行したタスクが、定期的に繰り返されるものであれば、リピートタスクを「つくる」を選択しましょう。
これで、明日以降は自動的にタスクが生成されます。
最後に、「完了」を押します。
これでタスク終了です。
リピートタスクの開始と実行
リピートタスクがある程度増えてきたときの操作方法を説明します。
1日が始まると、リピートタスクがずらっと並びます。リピートタスクであれば、タスクの左にある「再生ボタン」を押すことで、タスクを開始できます。
再生するとマークがクマに変わります。終了したいときはクマのボタンを押します。
あとは先ほどと同様に終了時のチェックをします。
一時停止、並べ替え
タスクをいったん中断したいときは、実行中のタスクを長押しすることで、タスクを一時停止できます。
なお、開始前のタスクを長押しすると、タスクの開始時間を変えられます。
タスクを並べ替えたいときは、鉛筆（編集）ボタンを押します。
タスクの右側に並べ替えボタンが現れますので、並べ替えボタンをドラッグして好きな順番に変えます。
リピートタスクを使いこなす！
リピートタスクの設定方法などを解説します。
リピートタスク作成方法
リピートタスクの作成方法は次の2種類あります。
- タスクの完了画面から作る方法
- 既存のリピートタスクを複製する方法
一つ目は、先ほど説明したように、タスクの完了画面からリピートタスクを「つくる」を選択する方法です。
二つ目の、複製する方法を説明します。
まず、リピートタブから、作りたいタスクと似たようなリピートタスクを選びます。
右上の出力ボタンを押して、「リピートタスク複製」を選びます。
これで、コピーができました。
コピーを選択し、名前や内容を変更すれば、完了です。
リピートタスクの設定
リピートタブから、調整したいリピートタスクを選択します。
リピートタスクの設定画面が開きます。
いくつかの項目に分けて解説します。
プロジェクト、タグを設定する
自分の好きなプロジェクトやタグを設定しましょう。
プロジェクトやタグは後から自分の行動を振り返るのに便利です。
プロジェクト・タグの設定方法や、効果的な振り返りの方法はこちら↓で詳しく説明しています。
【関連記事】Taskuma(たすくま)のログ活用方法｜読書時間が増えた！
開始予定時刻・セクションを設定する
タスクの開始時刻が決まっている場合、もしくは決まった時間に通知が欲しい場合は「開始予定」を設定しておきましょう。
開始予定時刻を設定すると、セクションも自動的に入ります。
開始予定もセクションも未入力の場合は、当日のリストの一番上に表示されます。
当日になってから適切な時間・セクションを決めるのもありです。
なお、設定を解除したいときは、時刻を右スワイプします。
たすくまは裏技的なアクションが多いですね。発見すると嬉しいですが笑
リピート間隔の設定
まずはタイプを決めます。
日、週、月、年の4つの繰り返し単位から選びます。
タイプを選択すると、それぞれに適した繰り返し方法が選べます。
例えば、週タイプだと何曜日にするか選べたり、月タイプだと月末を指定できたりします。
少し特殊な「日」タイプについて解説します。
日タイプを選ぶと、「参照日」という欄が出てきて、「基準日」か「完了日」かを選べます。
- 基準日：開始日を基準に、一定間隔で繰り返される。毎日や、1日おきに実行するタスクはこっちに設定。
- 完了日：タスクを完了した日から、設定した日数が経過するとリピートされる。例えば、換気扇の掃除や、散髪の予約、など。
ちなみに、繰り返しの間隔を0にすることもできます。
0にすると自動では現れませんが、リピートタスクを呼び出して使うことができます。
チェックリストの使い方
チェックリストの設定方法を説明します。
チェックリストはミスの予防に非常に効果的です。
飛行機のパイロットも、離陸前にチェックリストを活用しているそうです。
チェックリストを使えば、思い出す必要がないので、貴重な認知リソースを節約できます。
リピートタスクを開き、左スワイプすると、チェックリスト画面になります。
+マークを押して、リストを入力していきます。
まとめて入力してOKです。
改行すれば、一つの項目になります。
私は、チェックリストを次のようなことに利用しています。
- 出張の準備：出張に必要なものや手配をリスト化して漏れを防止。
- 日用品の購入リスト：月に一度、なくなりそうな消耗品（洗剤など）を確認して、まとめてAmazonで買っています。これで、「なくなったけど予備がない！」ということを防いでいます。
タスクができた日を振り返る
リピートタスク画面で上にスワイプすると、カレンダーが出てきます。
タスクを実行できた日に×がついています。
これで、いつ実行できたか確認できます。
例えば、筋トレを何日実行できたか、などに使えます。
リピートタスクの順番を入れ替える
リピートタスクのタブを開くと、繰り返しタイプ別にタスクが並んでいます。
これを、時間順で見たいときは、右上のボタンを押します。
上から時間順に並んでいます。
並び替えボタンを押すことで、タスクの順番を入れ替えられます。
例えば、ゴミ出しのついでに花の水やりをするのが効率的だな、と思えば、それらのタスクを連続させておきましょう。
ログを分析する
たすくまには自分のすべての行動が記録されます。
この行動を見返すことで、時間の使い方がどんどんうまくなります。
自分がどんな活動に時間を費やしているか、よくわかります。過去ログを分析することで、無駄な時間を減らし、より重要なタスクに取り組めるようになりました。
ログの見かた
ログの見かたを説明します。
「過去ログ」タブを押すと、完了したタスク一覧画面になります。
まずは右上のカレンダーマークを押し、期間を設定しましょう。選択した日付から過去〇〇日のログを表示できます。
次に、カレンダーボタン横の出力ボタンを押し、「サマリー」を選択します。
すると、次のような円グラフが出てきます。
これで、どの活動に何時間費やしたか、などがわかります。
サマリーでは、プロジェクトやタグごとにタスク時間が集計されます。ログを有効活用するために、「プロジェクト」と「タグ」を設定しておきましょう。
プロジェクトとタグの設定
プロジェクトとタグの設定方法を説明します。
プロジェクトの設定
プロジェクトとは、通常は何かの目標達成に向けておこなう活動のことを指します。
しかし、たすくまでは、単に分類のための「カテゴリ」とも言えます。
「プロジェクト」タブを開くと、プロジェクトの設定ができます。
右上の「＋」マークからプロジェクトを追加していきましょう。
ちなみに私は、次のようなプロジェクトを設定しています。
- 成長：自分の成長のためのタスク。読書など。
- 家庭：家族のためのタスク。家族と出かける、など。
- 必要：生きていくために必要なタスク。歯磨きなど。
- 健康：将来の健康のためのタスク。運動など。
- 夢：自分の夢、人生で重要なことに繋がるタスク。
- 家事：文字通り、家事。
一通りプロジェクトを登録できたら、リピートタスク一覧から、プロジェクトを設定したいタスクを選択します。
「プロジェクト」欄を押すことで、先ほど登録したプロジェクトを選択することができます。
各タスクにプロジェクトを設定できたら、完了です。
タグの設定
タスクの性質を分類するために、「タグ」も設定しておきましょう。
プロジェクトと似ていますが、タグは一つのタスクに何個でも設定できます。プロジェクトは1タスク＝1プロジェクトです。
「タグ」のタブを開くと、登録しているタグ一覧が出てきます。
注意点として、この画面からはタグを登録することができません。（私は当初どこから登録するのか困惑しました。）
タグはタスクの設定画面から登録します。
リピートタスク一覧からタスクを選択して、「タグ」の欄を押すと、タグの設定画面になります。
タグを入力欄に入力します。
下に過去のタグの一覧が出てくるので、それを押すことでも登録できます。
これでタグの設定ができました。
Apple Watchで使いこなす
Apple Watchがあると、たすくまが劇的に使いやすくなります。自分は、ほぼたすくまのためにApple Watchを使っていると言っても過言ではありません。
Apple Watchでたすくまを使うメリット
Apple Watchでたすくまを使うメリットは次の3つです。
メリット
- iPhoneを持たなくていい
- 操作ステップが少ない
- 消音でも通知がわかりやすい
iPhoneを持たなくていい
最大のメリットは、iPhoneの操作から解放されることです。
Apple Watchを持っていると、iPhoneを肌身離さず持ち歩く必要はありません。例えば、家の中では、iPhoneをポケットに入れておく必要はありません。机の上に放置しておけます。外出中もカバンからiPhoneを出す必要がありません。
ちょっとしたことですが、iPhoneを開かなくていいのはストレスフリーです。
ただし注意点として、Apple Watch単独では機能しません。Apple WatchとiPhoneがBluetoothで連携できる範囲にある必要があります。家の中くらいなら問題ないですが、さすがにiPhoneを置いてお出かけすると、Apple Watch単体での操作はできません。
操作ステップが少ない
タスク終了時に、iPhoneの場合は2ステップの操作が必要です。停止ボタンを押した後、リピートタスクの更新画面でも完了ボタンを押す必要があります。
しかし、Apple Watchであれば、右スワイプ一発でタスクを終了できます。これもかなりストレスフリーです。
消音でも通知がわかりやすい
iPhoneもApple Watchも常に消音にしている人は多いのではないでしょうか。消音だと、小さく震えるだけなのでiPhoneの通知はわかりにくいですよね。
しかし、Apple Watchは手首に装着しているため、追加に確実に気づけます。タスクの開始予定時刻になるとたすくまが通知してくれるため、タスクの見逃しがなくなります。
私は、ほぼたすくまのためにApple Watchを使っていると言っても過言ではありません。
おすすめのコンプリケーションの配置
たすくまにおすすめのコンプリケーションを3種類紹介します。私は状況で使い分けています。
- インフォグラフ
- モジュラー
- ユーティリティ
インフォグラフ
情報量の多いインフォグラフ。私もよく使っています。たすくまは、「中央上」に配置するのがおすすめ。
中央上にすると、円グラフには今日の残タスク数が表示され、円の上には現在実行中のタスクが表示されます。
また、Apple Watchの画面右側を押してもたすくまを起動できるため、操作ミスしにくいというメリットもあります。
たすくまも使いたいし、他の様々な情報も見たい、というときにおすすめのコンプリケーションです。
モジュラー
モジュラーも私のお気に入りです。モジュラーでは、たすくまを「中央」に持ってくるのがおすすめ。
現在のタスクが大きく表示されます。
また、モジュラーの特徴として、次の予定も薄く表示されるため、「何時から〇〇の予定があるな」といったことを確認できます。なお、ここで次のタスクとして表示されるのは、開始予定時刻を入力しているタスクのみです。
モジュラーでは今日の残タスク数は表示されません。私はこれもメリットと思っています。
残タスク数が見えると、今日はあとあれこれしなきゃな〜、と未来に思考が移り、集中力が落ちます。しかし、残タスク数が表示されないことで、「今」のタスクに集中できます。結果、生産性が上がります。
なので、私は仕事中は基本的にモジュラーにしています。
ユーティリティ
ユーティリティでは、私はたすくまを「下」に表示しています。
現在のタスクが下部に控えめに表示されます。タスク名を押すと、たすくまを起動できます。
ユーティリティは、主に休日に使っています。子どもと遊ぶ時間など、たすくまのタスクに気を取られたくないときにはユーティリティにしています。
たすくまのタスクが目立つと、どうしても用事などが気になります。人とコミュニケーションを取るときは、相手に集中するようにしています。
iPhone側の設定
Apple Watchで快適にたすくまを使用するために、iPhone側でやっておくべき設定を説明します。
「設定」を開き、「通知」→「通知からの開始/終了」を押します。
そこから、「開始」・「終了」をともにオフにします。
この設定は何かというと、Apple Watchに通知が来たとき、その通知から操作するか、しないかのオン・オフです。
例えば、あるタスクの終了予定時間になったとき、次のような通知が来ます。
設定が「オン」の場合、ここで「終了」を押すと、次のようにたすくまの操作画面が開きます。タスクを終了したい場合は、この画面で停止ボタンを押す必要があります。
設定が「オフ」の場合、終了の通知が来たときに「終了」押すだけでタスクを終了できます。
つまり、設定が「オフ」の方が、1タッチで簡単に操作できるということになります。通知からたすくま操作画面を「起動(オン)する」のか、「起動しない(オフ)」のか、という設定ですね。
オフの方が快適に操作できるため、オフにしておきましょう。
Apple Watchの基本操作方法
Apple Watchでの基本操作方法を説明します。
まず、たすくまを起動すると、現在のセクションのタスク一覧が表示されます。
実行したいタスクを押すと、再生画面になるため、再生ボタンを押してタスクを開始します。
タスクが終わったら、実行中のタスクを押し、停止ボタンを押して終了します。
ここで、小技を紹介します。タスク一覧の画面で、開始したいタスクを右スワイプすると、タスクを開始できます。
終了時も同様です。実行中のタスクを右スワイプするだけでタスクを終了できます。
私はしばらく横スワイプで操作できることを知りませんでしたが、これがかなり快適です。iPhoneで操作するよりも抜群に速いため、Apple Watchがあって良かったと思っています。
タスクの呼び出し方法
Apple Watchのデメリットは、現在のセクションのタスクしか表示されないことです。
例えば、セクションを7〜9時に設定していた場合、7〜9時の間はこのセクションに開始予定のタスクしか表示されません。
しかし、現在のセクション以外のタスクを実行したいときもありますよね。ここでは、セクション外のタスクを開始する方法を説明します。
まず、iPhone側の「設定」→「Apple Watch」→「検索」画面を開きます。
検索に使えるリストが開くので、好きな文字などを入れておきます。
これで準備完了です。Apple Watch側で、たすくまを開き、虫眼鏡マークを押します。
検索画面が開き、先ほど登録した検索候補のリストが表示されます。
ここから候補を選ぶと、検索候補が入力されたリピートタスクの一覧が出てきます。
ここから呼び出したいタスクを呼び出せます。
このように、Apple Watchで検索できるものの、手間はかかるため、iPhoneで操作した方が速い場合もあります。iPhoneをすぐ使える状態なら、イレギュラーなタスクはiPhoneで操作した方がいいかもしれません。
タスクを音声入力もできる
また、ちょっとしたタスクが急に入ったときは、とりあえず音声入力で追加することもできます。
たすくまを開き、再生ボタンを押します。
次の画面で、音声入力ボタンを押すと、音声入力でタスクを追加できます。Siriの入力精度はかなり良いので、手早く正確にタスクを追加できます。
エラー時の対処法
最後に、Apple Watchでよく遭遇するエラーの対処法を紹介します。
Apple Watchでたすくまを使っているとたまに(というかよく)見かけるのは、次のようなエラー画面です。
上の戻るボタンを押して戻ってもいいのですが、連続で何回も出ることもあり、戻るボタンを何度も押す必要があります。
やり方は簡単。エラーが出た画面のまま、Apple Watch右下のサイドボタンを長押しします。
すると、下の画面のようにApple Watch本体の再起動画面となります。ここで何もタッチせずに、次にApple watch右上のホームボタン（Digital Crownのボタン）を長押しします。
すると、Taskumaアプリだけ再起動できます。再度Taskumaを起動すれば、正常に同期ができます。
このエラーはよく出るので、Apple Watchを使うときのデメリットですね。
会社でたすくまは使えない？仕事中のたすくまの使い方を紹介
たすくまはiPhoneでしか使えず、個人のiPhoneなので、会社の機密情報は入れにくいです。iPhone内で処理されるので、セキュリティ的にはおそらく問題ないでしょう。それでもやはり気持ち悪さが残ります。
仕事でもたすくまが使えたらな～と思いつつも、仕事のタスク管理は別の方法で行うことにしました。
たすくまには、”時間帯を区切って生産性を高める”という役割を担ってもらいます。
仕事中のたすくま
仕事中、たすくまに期待することは2つです。
たすくまに期待すること
- 生産性を高める
- ミスを防止する
順に説明します。
生産性を高める
仕事時間はたすくまに、”時間帯”を入れて、生産性を高める工夫をしています。
例えば、朝の9:30-10:30は、「朝の集中時間」です。
保育園に子供を送ったあと、会社に着いて集中モードに入ります。
このように、細かいタスクを入れているわけではなく、その時間帯の「モード」を決めています。
他にも、次のような時間帯とモードを決めています。
- 9:30-10:30 朝の集中時間
- 10:30-10:45 休憩。午前中ぶっ通しで仕事すると疲れ果てるので、積極的に休むようにしている。
- 10:45-12:15 午前中の集中時間2
- 12:15-13:00 昼休憩
- 13:00-14:45 午後の集中時間
- 14:45-15:00 休憩
- 15:00-17:00 好きなことをやる。エネルギーがあまり残っていないので、負荷の小さい仕事をする。
たすくまのセクションと同じような考え方ですね。
1日中ダラダラと仕事をするのではなく、「今は集中モード！」と切り替えることで集中力を高め、生産性を上げています。
ミスを防止する
仕事では、日々のルーティンワークにもたすくまを使っています。
例えば、勤怠の入力やメールチェックなどです。
勤怠の入力など、細かい業務は忙しいとついつい忘れがちなので、たすくまのリピートタスクで管理して、確実に処理しています。
また、「出張準備」のようなリピートタスクも作っています。
たすくまのチェックリストを使いながら、出張の事準準備が抜け漏れなくできるようにしています。
こういったルーティンワークに脳を使わずに済むため、重要な仕事により集中できるようになります。
（補足）会社のタスク管理方法
たすくまでは”モード”だけを管理しているので、仕事の実際のタスクは別のツールを使っています。
私の勤めている会社はお堅い会社で、なかなか外部アプリを使えません。なので、標準のMicrosoftアプリでタスク管理しています。
例えば、1日Todoリストには、Excelを使っています。
シンプルにタスクと見積時間を並べて、上から順に実行しています。Excelでのタスク管理を始めてから、毎日定時に退社できるようになりました。
Excelでのタスク管理の詳しい説明はこちら↓です。
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また、週単位～年単位の、もっと大きなタスク管理は、OneNoteでやっています。
OneNoteで大きな目標を分解することで、確実に成果をあげられるようになりました。OneNoteを使ったタスク管理方法はこちら↓をご覧ください。
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会社では、基本的にPCを持ち歩いているので、iPhoneである必要がないです。この点も、たすくまではなくExcelでタスク管理できる要因ですね。
たすくまを自分のモード管理に使うだけでも、集中力や生産性が高まるのを実感しています。
似たような環境の方も、たすくまでのモード切替をお試ししてみてください。
もしたすくまが面倒になったら
最後に、もしたすくまを完璧に使うのが面倒になったとき、どうすればいいか書いておきます。
私は、たすくまを使い始めてから数年後、子供が生まれるとたすくまが少し面倒になりました。
赤ちゃんと生活していると、突発的なタスクが増えるうえに、その場でもたもたスマホを操作できないため、後からタスクをよく修正していました。
でも後からタスクを思い出しながら修正するのが面倒になってきました。
そこで、正確にログを取るのを思い切ってやめてしまいました。
しかし、正確にログを取らない場合、たすくまを使う意味はあるのか？と疑問になります。
それでも、次の2つの点でたすくまを使い続けています。
- タスクの漏れやミスがなくなる
- 良い習慣を定着化できる
特に二つ目の理由が大きくて、新しい良い習慣を作ろうと思ったとき、たすくまは強力にサポートしてくれます。
おわりに
たすくまは慣れるまでが大変です。操作方法もあまり直観的ではなく、そんな操作方法あったんだ！と思うこともしばしば。
それでも使いこなせば自分の人生を変える力を持っています。ぜひ使い方をマスターしていきましょう。
たすくまに興味がある方は、その裏側の考え方を学ぶと、めちゃくちゃ面白いと思います。おすすめタスク管理本をまとめた記事でぜひ良い本を差がしてみてください。
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本記事では、OneNoteとExcelを使ってタスク管理している筆者が、両者の特徴を説明します。また、OneNoteとExcelを組み合わせる方法も紹介します。
結論は、やりたいことによる
タスク管理に向いているのは、OneNoteか、Excelか？
結論は、「やりたいことによる」となります。絶対にこっちだ！という結論でなくてすみません。
私の考える使い分けは、次のとおりです。
- 1日～2日の短期的なタスク管理→Excelが向いている。
- 週～年間の長期的なタスク管理→OneNoteが向いている。
ExcelとOneNoteの双方に長所があるため、タスク管理において重視することや、やりたいことによります。
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ExcelとOneNoteを比較
ここでは、ExcelとOneNoteの特徴をそれぞれ説明します。
Excelの特徴
Excelの特徴は次のとおりです。
- メリット：タスクの所要時間が分かる
- デメリット：タスクの入れ替えが面倒
順に説明します。
Excelのメリット：タスクの所要時間が分かる
Excelといえば計算機能ですね。計算機能をうまく使うことで、残業をなくせます。
例えば、各タスクの所要時間を入力しておけば、タスクの合計時間を自動で計算してくれます。
これにより、タスクが終わるまでにあと何時間かかるかがわかるので、1日で処理可能なタスク量に調整できます。
Excelのデメリット：タスクの入れ替えが面倒
Excelのデメリットは、操作性が悪いことです。
一度入力したタスクを上から順に実行していくだけなら問題ないですが、タスクを入れ替えたり、順番を変えたりするのはちょっと手間です。
Excelのおすすめの使い方
ということで、Excelは、今日やることのToDoリストとして使うのがおすすめです。
1日であればタスクの入れ替えはあまり生じないため、修正の手間もかかりません。何より、今日1日のタスク量を計算できます。
私は、Excelを1日のToDoリストとして使っています。すべての仕事が終わるのが何時になるか予測できるため、おかげで毎日定時退社できています。
ExcelをToDoリストとして使う方法はこちらで詳しく紹介しています。
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方
OneNoteの特徴
OneNoteの特徴は次のとおりです。
- メリット：自由度が高く、タスクを入れ替えやすい。
- デメリット：所要時間の計算ができない
Excelとメリデメが逆ですね。
メリット：自由度が高く、タスクを入れ替えやすい。
OneNoteはただのノートアプリなので、自由度が高いです。またチェックボックスなどの機能も用意されており、ToDoリストとして使えます。
また、ショートカットを使うことで、気軽にタスクの順番を入れ替えられます。一度入力したタスクを修正しやすいです。
デメリット：所要時間の計算ができない
こちらはExcelと比べたデメリットになります。計算機能はないため、タスク全体にどのくらい時間がかかるのかは分かりません。
OneNoteのおすすめの使い方
タスクの入れ替えがしやすいというメリットを活かし、週～年間単位での、比較的長期のタスク管理や計画に向いています。
私は、OneNoteを使って年間、四半期、月、週の計画を立てています。この計画のやり方のおかげで、毎年確実に目標を達成できています。
詳しくは、こちらをご覧ください。
【超実践法】仕事の計画の立て方（無料のOneNoteを活用）
組み合わせる方法もある
上記の通り、ExcelとOneNoteは異なる長所を持っています。
であれば、片方ではなく、双方を使うのもありです。実際、私は両方を使っています。
まず、年、四半期、月、週の大まかなタスク管理はOneNoteでやっています。
OneNoteを使う理由は、変更が多いからです。月単位の計画は、仕事を進めると状況が変わってくるため、よく変更が生じます。
そんなとき、OneNoteなら気軽に修正ができます。
詳しく知りたい方は、【超実践法】仕事の計画の立て方（無料のOneNoteを活用）をご参照ください。
一方、1日のタスク管理（ToDoリスト）にはExcelを使っています。OneNoteで計画を立てた週の目標を達成するために、今日何をすべきかは、Excelで管理しています。
私は毎日17時に仕事を終えることを目標にしているため、Excelで各タスクの時間を合計し、1日のキャバに収まるようにタスク量を調整しています。
無理にタスクを詰め込むと、17時に帰れないばかりか、焦りが生じるため集中力も低下します。
ExcelのToDoリストについては、【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方をご覧ください。
なので、OneNoteの大局的な計画を見つつ、日々のタスクをExcelで管理する、というように組み合わせて使っています。
おわりに
タスク管理をちゃんとやれば、ミスがなくなり、成果が上がります。上司からの信頼も得られます。Microsoftの標準ソフトでも意外とちゃんとタスク管理できますね。
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
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