なぜタスク管理をするのか?メリットとデメリット(実は幸福になれる)

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私は独自のタスク管理術を構築しており、社内でもタスク管理オタクみたいに思われています。

ある日、同僚から、

なんでそこまでタスク管理頑張ってるの?

と聞かれ、答えに詰まってしまいました。

自分はタスク管理が習慣になり過ぎていて、タスク管理を始めた理由を忘れてしまっていたのです。この記事では、私がタスク管理をやる理由をあらためてまとめてみました。

書き出してみると、タスク管理で得られるメリットが意外なほど大きいことに気づきました。タスク管理に迷いが出てきたときに読んでほしいです。

プロフィール
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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

私がタスク管理を始めた理由

私がタスク管理を始めたのは、

  • ミスばかりで火消しに疲れた
  • 目標を達成できない
  • 毎日残業が当たり前だった

の3つが大きいです。順に説明します。

① ミスばかりで火消しに疲れた

私は新人の頃、よくミスをしていました。大事なことをやり忘れていて、上司に「あれどうなった?」と聞かれ、やべっ!となるシーンが多かったです。

そのたびに超特急で動き、関係者に頭を下げて回りました。これが嫌で嫌でたまりませんでした

なので、もうミスしたくない、というのがタスク管理の最初のモチベーションです。

焦りながら仕事するって超ストレス

② 目標を達成できない

会社では年度始めに目標を設定しますが、年度末になると目標そのものを忘れていることが多かったです。

当然、目標は達成できず評価は上がりません。

日々やっている仕事が目標に繋がっていないのがむなしくなり、タスク管理で意味のある仕事をしよう、と決意しました。

③ 毎日残業が当たり前だった

私が入社1年目の後半くらいからは、夜8時まで残業するのが当たり前になっていました。夜10時まで残業することさえありました。

家に帰ってからは、晩ご飯を食べて寝るだけです。独身ならまだよかったですが、結婚し、特に子供が生まれてからは大問題です。

何とかして家族と過ごす時間を増やすため、毎日定時退社する決心を固めました。

タスク管理のメリット|人生の幸福度が増す

私が実感するタスク管理のメリットは、

  • 仕事に集中できる
  • 上司から信頼される(給料が増える)
  • 仕事が減る
  • 達成感が増す
  • 自分の時間が増える

です。

① 仕事に集中できる

タスク管理の最も基本的な効果ですね。

皆さんは、今この瞬間にやるべきことが明確ですか?

仕事は無限です。優先順位をつけないと、あれもこれもしなきゃとパニックになります。メールに返信しないと、と考えながらパワポ資料を作るのは、作業効率を落とします。

タスク管理によって、今は資料作成、後でメール返信、とはっきり決めることで、集中して取り組めます。

結果的に、すべての仕事が最速で終わります。

② 上司から信頼される(給料が増える)

タスク管理すると、ミスしなくなります。やることがすべてToDoリスト化されているので、仕事の抜け漏れがなくなるためです。

また、必ず目標を達成できるようになります。〆切にも遅れなくなります。

こうなると、上司からの信頼がどんどん上がります。

信頼が上がれば評価が上がり、昇級・昇進といった話に繋がります。つまり給料が増えます。

私が飛び級で昇進できたのもタスク管理のおかげ

③ 仕事が減る

タスク管理で仕事を整理すると、実はやらなくていい仕事が見えてきます。

30分かかると思っていた仕事が、代わりに〇〇すれば5分で済むじゃん、みたいなことがよくあります。

これは、タスク管理でちょっと高い視点から仕事を眺める効果だと思います。何も考えずにひらすら仕事をこなしていると、こういった発想は生まれにくいです。

④ 達成感が増す

あなたは毎日仕事で達成感を得ていますか?

仕事はプロジェクト完了までに数か月、数年かかることがザラだと思います。プロジェクト完了まで何年も達成感が得られないと、モチベーションが続きません。

私はタスクを小さく分解して、15分ごとに小さな達成感を得ています。そして1日の終わりには大きな達成感を得ています。

タスク管理で仕事を区切ることで小さな達成感が得られ、脳がもっと達成感を!と要求するため、仕事がサクサク進みます。

ゲームに熱中するのと似てる

⑤ 自分の時間が増える

タスク管理をすれば、仕事をコントロールできます。今日何をどこまでやればいいかわかるため、仕事の終わりが明確です。

なので、毎日定時退社して、自分の時間を増やすことが可能です。家族がいれば、家族と過ごす時間を増やせます。

実際に私も、毎日100%仕事を終え、すっきりした気分で17時に退社しています。

仕事に支配されるのではなく、自分が仕事を支配しましょう。

メリットまとめ

いろいろメリットを挙げましたが、タスク管理をやる理由は、

”人生の幸福度が増す”

に集約されます。

仕事のストレスが減り、周りからの評価も上がる。自分の時間も増える。その結果、仕事や人生が楽しくなります。

実際に、鈴木祐氏の著書「YOUR TIME 4063の科学データで導き出した、あなたの人生を変える最後の時間術」でも、

”時間術によって、仕事のパフォーマンスよりもむしろ幸福度が上がる”

と述べられています。

これって凄いことですよね。時間術やタスク管理を導入するだけで幸福になれるのですから、こんな簡単なことはないです。

タスク管理のデメリット|手間がかかる

メリットだけでなく、デメリットも知っておきましょう。

デメリット
  • 時間や手間がかかる
  • 続かないことが嫌になる
  • 創造性が落ちる場合がある

時間や手間がかかる

前記事(「タスク管理がめんどくさい」の原因3つと対処法)でも説明しましたが、タスク管理には手間がかかります。

タスク管理そのもので仕事が前進するわけではないので、タスク管理をしている時間がもったいない、と思ってしまうのは仕方ないですね。

ただ、少しの手間を遥かに超えるメリットがあるため、やる価値があると考えます。

続かないことが嫌になる

タスク管理そのもののデメリットではないですが、完璧にタスク管理しようとして、挫折する場合もあります。

タスク管理にはタスクの延期など、修正や更新が付き物です。あまりに完璧を目指すと、こうした修正がつらくなって挫折します。

ほどほどのタスク管理を目指しましょう。

創造性が少なくなる場合がある

タスク管理の最も危険な側面です。

タスクをギッチギチに詰めると、

  • 雑談する
  • ボーっとする
  • ToDoリストにはないけどやりたい!と思ったことをやってみる

というような、「脱線」ができなくなります。

脱線は、偶発的な成功(セレンディピティ)を生むケースもあります。(もちろん無駄に終わることもありますが)

タスク管理では、いかに余白を作るかがポイントになります。

おわりに -今日の仕事攻略本-

途中で紹介した本、「YOUR TIME 4063の科学データで導き出した、あなたの人生を変える最後の時間術」は、

”時間術を使っても実は生産性は上がらない”

という衝撃的なメッセージから始まります。

時間術の不都合な真実です。これからタスク管理を始める人もある程度経験のある人も、時間術の負の側面を知っておくと今後の失敗を防げると思います。

また、この本はオーディオブックのAudible(オーディブル)なら無料で読めます(聴けます)

オーディオブックは、すきま時間に効率良く読書できるサービスです。こちらの記事に特徴をまとめたので参考にしてください↓

プロフィール
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とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

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