【使用歴6年】Workflowyの使い方・活用事例6選

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Workflowy(ワークフローウィー)は最高のアウトライナーだ。

だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。

だが大丈夫。Workflowyは超シンプルなツールだ。数種類の操作を知るだけで、無限の使い方ができる。

また、操作方法だけでなく、Workflowyの活用事例も載せた。

私はWorkflowyを365日使っており、これまで34,147行(約170万文字)を入力してきた。

私のWorkflowy使用歴

私の活用法から、何かヒントが得られれば嬉しい。

目次

Workflowyは、最高のアウトライナー

Workflowyは、”アウトライナー”と呼ばれるツールだ。アウトライナーでは、アウトライン(箇条書き)でメモ・思考できる。

要は、構造化できるメモアプリ、といったところだ。

中でもWorkflowyは、

  • UIのシンプルさ・美しさ
  • 操作性の良さ

の点で最高だ。

では、さっそく使い方を解説する。

基本の使い方(スマホアプリ)

まず、スマホアプリの基本の使い方を説明する。

アプリをダウンロードして、ログインしよう。

思いつくままにメモ

はじめにあるのは、たった一つの点だ。ここに、思いつくままにメモする。

好きなタイミングで改行して、箇条書きにしていく。

カテゴライズする

サブの情報を書きたいときは、階層を下げる。「>」を押すことで、階層が下がる。

また、順番を変えたいときは、指でドラッグして移動できる。

ドラッグで好きな箇所に移動が可能

この操作感大好き

普通のメモだと、順番を入れ替えるのにコピペが何回も必需で、手間だ。

しかし、Workflowyなら後で簡単に順番を入れ替えられるので、始めはぐちゃぐちゃに入力していい。

情報を整理すると、自分の脳も整理されてくる。

テキストを折り畳む

情報量が増えてくると、全体像が把握しにくくなる。

そんなときは、階層を折り畳もう。

テキストの右の▼マークを押すと、下の階層が折り畳まれる。

下層が折り畳まれた。ビュレットポイントが薄い二重丸になるのが目印だ。

また展開したいときは、▶マークだ。

好きな箇所にフォーカスする

さらに、あるトピックだけにフォーカスしたいときは、「ズームイン」を使おう。

箇条書きの先頭の点(ビュレットポイント)を押すと、

そのトピックがトップの見出しになる。

画面が広くなると、思考も広がる。

戻るときは、画面下部の<マークだ。

お気に入り登録する

情報が増えて散らばってくると、編集したい箇所まで移動するのが大変だ。

だから、お気に入り(ブックマーク)機能は本当によく使う

お気に入り登録したいトピックでメニューボタンを押し、

「Add to Starred」を選択する。

これで、お気に入り登録された。呼び出すときは、画面下部のメニューボタンを押すと、

お気に入りに登録されているトピックが出てくる。

これでいつでもそのトピックに飛べる。

(補足)Workflowyにはフォルダが無い

Workflowyには、フォルダが無い。私も最初は戸惑った。「どうやってカテゴリ分けするんだ?」と。

でもよく考えたら、箇条書きでカテゴリ分けすればいいのだ。無限に階層分けできるから、フォルダが不要だ。

現在の私のWorkflowyは、次のような大きなカテゴリに分かれている。

このカテゴリはいつでも変えられるし、移動も簡単。フォルダよりも柔軟で気に入っている。

この中に3万行以上が収納されていると思うと、Workflowyってすごい

基本の使い方(PC)

PCでの使い方も簡単に説明する。

PCでは、デスクトップアプリもあるが、ブラウザ版の方が使いやすい。Workflowyのサイトにアクセスして、ログインしよう。

やることは、スマホアプリと基本的に同じだ。

だがPCの場合は、Workflowy特有のショートカットがあり、効率的に作業できる。それぞれの操作は、こちらの記事にショートカットをともに紹介している。

PCでも使うなら、一度チェックしておこう。

なお、無料版の場合、PCでは月間250行の制限がかかる。無制限に使いたい場合は、Pro(有料版)が必要だ。

無料版と有料版の比較はこちらの記事にまとめたので、参考にしてほしい。

Workflowyの活用事例

Workflowyは無限の使い方があるゆえに、どう使えばいいか迷うだろう。

そこで、6年間使ってきた私の活用事例を載せておく。何かヒントが見つかると嬉しい。

ここで紹介するのは、次の6事例だ。

Workflowyの活用事例
  • タスク管理
  • 気づいたことメモ
  • 将来計画
  • ブログ執筆
  • 日記
  • レシピメモ

タスク管理

まず紹介したいのはタスク管理だ。

Workflowyは、タスク管理と相性抜群。

Workflowyにタスクを吐き出すことで、脳内がとてもスッキリするし、目標を確実に達成できるようになる。

こちらの記事にまとめたので、ぜひ読んでいただきたい。

気づいたことメモ

Workflowyに、気付いたことを何でも書こう。

人間は1日のうち、数万回の思考をしているらしい。しかし、そのほとんどは忘れてしまう。

もちろん全てを残す必要はないが、たまに、けっこう良いことを思いつくものだ。だから、ちょっとした気付きをWorkflowyに残しておこう。

  • 仕事の効率化アイデア
  • 自分の体調が良くなる行動
  • 嬉しかったこと=自分のモチベの源
  • 読書で得た気づき

など、とりあえずWorkflowyに書いておく。

これをたまに見返し、整理することで、自分だけの”オリジナル処世術”が出来上がる

上手くいったことを再現でき、失敗を繰り返さなくなる。ただなんとなく日々を過ごす人と、確実に差をつけることができるだろう。

将来計画

私は10年先までのビジョンをWorkflowyに書いてある。だから、仕事でもプライベートでも指針が明確だ。

数年前の自分は、人生でやりたいことがはっきりせず、モヤモヤしていた。

しかし、モヤモヤも含めてWorkflowyで思考整理した結果、人生でやりたいことがはっきりした。

やりたいことが分かると、メンタル的にすごく強くなれる。今の行動が、将来のビジョンに繋がっているか分かるため、迷うことなく動ける。

やりたいことを見つけたい方は、”世界一やさしい「やりたいこと」の見つけ方”が参考になる。

この本に書いてあることをWorkflowyに書き出しながら実践したことで、私もやりたいことが見つかった。

まずはWorkflowyに心のモヤモヤを書いて、整理するところから始めよう。

ブログ執筆

私はこのブログ、この記事も、すべてWorkflowyで下書きを書いている。

この記事の下書き

Workflowyで文章を練ったあと、アップロード用のツールを使って記事を更新している。

Workflowyは、文章作成と非常に相性が良い。文書作成の王道である、ピラミッド・ストラクチャを簡単に構築できるのだ。

ピラミッド・ストラクチャとは、書籍「考える技術・書く技術 問題解決力を伸ばすピラミッド原則」で紹介される、文書作成の型だ。

簡単に言えば、次のように、主張と根拠をセットにした文書作成法だ。

Workflowyなら、ピラミッド・ストラクチャのテンプレートを作って、するすると力強い文章を作成できる

日記

日記をつけるのはとても良い習慣だ。

私は、

  • 嬉しかったこと
  • 失敗したこと

を日記に書くようにしている。

嬉しかったことを書くと、自分がどんなときにご機嫌になるかが分かってきて、人生のQOLが上がる。

失敗したことは早く忘れたいが、あえて一度書き出すことで、心がスッキリする。冷静に反省して、次に活かせるようになる。

Workflowyは自分だけの無限の空間だ。日記にうってつけの場だろう。

1日1行でOK!

レシピリスト

レシピメモとしてもWorkflowyは活躍する。

私はよくネットやアプリでレシピを検索する。1回作って美味しかったレシピは、Workflowyにメモするようにしている。

2回目に作るときに、また検索するのは面倒だし、全工程見る必要がない。調味料の配分だけ分かれば十分だ。

しかも、Workflowyなら自分好みの味付けを残せる。もうちょっと味が薄い方が良かったか、と思えばそれをWorkflowyにメモすることで、次回はさらに上手くできる。

まとめ

Workflowyの使い方は無限だ。ここで紹介したのはほんの一部に過ぎない。

あなたにあった使い方がまだいくらでもあるだろう。

ぜひ、あなただけの思考ツールとして、育てていってほしい。

プロフィール
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とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

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