タスク管理が上手い人の考え方・コツ21選【効率良く成果が上がる】

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「タスク管理が上手い人って、どうやってるんだろう?」

って気になりますよね。

会社では、専門的なスキルは先輩から教わることが多いですが、タスク管理方法など仕事の進め方は個人の中でブラックボックス化していることが多いです。

私はタスク管理の最適な方法が気になり、これまで仕事術に関する本を500冊は読んできました。

この記事では、本から得た知識を試してみて、「これはすごい!」と思った考え方やコツを21個厳選しました。

私自身もタスク管理オタクで、小学生のときに夏休みの宿題をExcelで進捗管理していたほどです。
本で得た方法をアレンジし、自分で編み出したコツもあります。

大ボリュームの記事ですが、この記事を読めば数百冊の仕事術本の要点が分かります。いいなと思ったところから実践してもらえればと思います。

※それぞれのコツには名前を付けていますが、一般的な用語もあれば、私の造語もあります。

プロフィール
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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

タスク管理が上手い人の考え方 4選

まずはタスク管理の根幹を支える”考え方”を紹介します。

① 少タスク大成果(タスクは少ないほど良い)

私はあるときまでタスク管理を誤解していました。タスク管理とは、「いかにたくさんのタスクを効率良くこなすか」だと考えていたのです。

でもよく考えたら、理想は逆です。同じゴールに到達できるなら、タスクはむしろ少ないほどいい。

気づいたときにはハッとしました

誤解が生まれたのは、「行動量と成果が比例する」という思い込みがあったせいです。行動量を増やせば成果が増えるなら、タスクをできるだけ増やすのは正しい。

でも、仕事でさんざん身に沁みたのは、「行動量と成果は比例しない」ということです。

もちろん、行動しないと成果は出ません。でも、無駄だったなあ、と思うタスクはいくらでもあります。別にやらなくても成果には全然影響なかったな、と。

そこからタスク管理のやり方を変え、ゴール(目標)に直結するタスクのみを選択するようにしました。

すると、

  • タスクが絞り込まれるため、余裕が出る
  • 余裕が生まれるから、他の重要なタスクにも着手できる
  • 同じ行動量で成果が増える

という効果がありました。

なので、タスク管理においては、強烈な目的意識を持ちましょう。

  • 目的は何か?
  • 結局どうなればいいのか?
  • タスクを減らせないか?

をしつこいくらい問いましょう。やらなくていいことが見えてきます。

この考え方の土台として、「人生を変える80対20の法則」という本がおすすめです。8割の成果を生む2割を掴めば、最小限の努力で最大の成果をあげられます。

② 選択と集中(やらないことを決める)

「選択と集中」は事業戦略でよく聞く言葉ですが、個人のタスク管理においても超重要です。

選択と集中とは、

  • 何をやるか?
  • 何をやらないか?

を決めることです。

特に、「やらないことを決める」ことが重要で、かつ難しいです。

仕事でも人生でも、やりたいこと・やった方がいいことは無限にあります。でもすべてをやろうとすると、すべてが中途半端になります。成果は得られません。

何かを捨てるからこそ、大きな成果が得られます。

とはいえ、諦めるのって難しいですよね

私が発見した、やらないことを決める際のコツがあります。

”あとで”やる、と決めるのです。

やらないわけではなく、他の重要なプロジェクトが完了したら、次にやろう、と考えるのです。つまり、すべてを並列に進めるのではなく、直列で進めるイメージです。

今やることを決めれば、今の目標に全力を出せます

私も人生でやりたいことがいくつもあるのですが、順番を決めています。この3年は社会人ドクターとして博士号を取る、それが実現できたら、、、というように、今集中すべきことを選択しています。

やることが多すぎる!という方は、ぜひ一度「エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする」を読んでみてください。私はこの本で価値観がまったく変わり、明確な指針を得ることができました。

③ ラーニングゾーン(ちょっときついくらいがちょうど良い)

仕事の負荷は、次の3つのゾーンに分類できます。

  • コンフォートゾーン:余裕。
  • ラーニングゾーン:ちょっときついけど、何とか達成できそう
  • パニックゾーン:こなすのが無理。ストレスがやばい

この中で、中間のラーニングゾーンに入ることで、モチベが上がり、自身の成長にも繋がります。

私はこの考え方をタスク管理に応用し、ラーニングゾーンに入れるようにタスクを調整しています。

例えば、1日のタスクを組み立てるとき、

  • 半日で終わるレベル → 余裕すぎてだらける
  • 頑張れば終わりそうなレベル → 集中できる
  • 2日分くらいのタスク量 → 何から手を付けていいか分からず全然集中できない

というように、タスク量で集中度合いが変わります。

仕事が少なすぎることはあまりないと思いますが、タスクの詰め込み過ぎには注意しましょう。

④ マイルール(タスク管理に正解はない)

私もこれまで「タスク管理の絶対的な正解」を探してきました。

しかし現時点では、タスク管理に正解は無さそうです。タスク管理手法の一つであるGTDが最も有名ですが、これにも弱点があります。(詳しくはタスク管理とは何か?ToDoリストの落とし穴に書きました)

また、「YOUR TIME ユア・タイム」の中でも、個人の性格によって最適な時間術の方法は異なる、と述べられています。

自分は予期が強い性格らしい

皆さんも、他者のタスク管理手法は参考にしつつ、自分に合った方法を確立しましょう。

一つ注意したいのが、正解は無いと言っても、感覚に頼らないことです。

個人のタスク管理においても、自分の中に軸となるタスク管理システムを構築すべきです。システムというと大げさかもしれませんが、感覚に頼るのではなく、仕組みで処理する、という意味です。

私は、仕事が進まないのは個人の能力のせいではなく、システムが悪いせいだと考えています。自分の性格に合った、タスク管理システムを構築してきましょう。

タスク管理の”計画”のコツ 8選

ここでは、確実にタスクをこなせるようになる、計画のコツを8個紹介します。

① ミニタスク(着手のハードルを低く)

好きなタスクであれば、自然とやる気が湧いてきます。

しかし、嫌い・面倒・苦手なタスクだと、なかなかやる気が出ません。

そんなときは、タスクを小さく分解しましょう。

例えば、レポートを書くとき、「レポート作成」というタスクだと大き過ぎます。ゴールまでが遠くてやる気が出ません。

ここでレポート作成のタスクを、

  • 骨子を作る
  • 表紙を書く
  • 1ページ目を書く
  • 2ページ目を書く
  • 画像を貼る

というように分解します。

1つのタスクが10-15分くらいでできるのが理想です。10分で終わるタスクならやってやろう、とやる気が湧いてきます。

また、10分のタスクが1つ終わると達成感が得られるため、次のタスクも!と波に乗れます。

私も、気の重いメールを書くのに全然着手できないときがありました。そのとき、「まずメールの下書きを書いてみよう」と考えたところ、モチベが湧いてきて、意外とするすると送信までいけました。

とにかく着手のハードルを下げよう!

ちなみに、好きなタスクであっても、タスクを区切りましょう。小さなゴールを設けることで、達成感が連続的に得られ、集中力が増します。

② 短期ゴール(短く完了させる)

人はゴールがあるから頑張れます。

例えばランニングでも、ゴールまで残り1kmと分かれば頑張れますが、ゴールは無いけどとにかく走れと言われたら不安になってやる気は出ません。

仕事であれば、プロジェクトのゴールや1年間の目標は明確だと思います。

しかし、ゴールが1年後では遠すぎます。100kmマラソンのようなものです。

もっと短く、1kmごとにゴール設定してあげましょう。

  • 四半期(3ヵ月)のゴールは?
  • 1ヵ月のゴールは?
  • 来週のゴールは?
  • 今日のゴールは?

というように、期間ごとのゴールを決め、短く完了させていきます。

期間ごとでなく、小さなゴールでもいいです。例えば私は研究開発職ですので、実験した後に書くミニレポートの提出を短期ゴールにしています。

毎日ゴールテープを切れるから、仕事にすごく達成感があるよ

③ ロケットスタート(最初が肝心)

1年後の目標が与えられたとして、皆さんはどう計画を立てますか?

単純に考えると、3ヵ月ごとに25%ずつ進めれば、1年度には100%完了します。

しかし、この考え方は甘い。

なぜなら、

  • 必ずどこかで想定外のトラブルが起きる
  • 20→80%までは速いが、80→100%にはかなり時間がかかる

からです。

つまり、3ヵ月ごとに25%だと、後半にタイムオーバーする可能性が非常に高いです。

ではどうするか?

最初の3ヵ月で60%到達を目指しましょう

60%を感覚で表すと、「100%までのめどがついた状態」です。あとは〇〇すれば余裕で100%目標達成できるな、と確信できれば、後が非常にラクになります。

会社だと、新年度の4月は始まったばかりで、ゆったりスタートしている人が多いですが、4月こそ全力を出しましょう。

この考え方は、元Microsoftのスーパーエンジニアの中島聡氏の著書「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」を元にしています。

ちなみに、Kindle UnlimitedAudibleなら、この本を無料体験で1冊丸ごと読むことができます。

④ バッファ(トラブルを前提に)

上記のロケットスタートともかぶりますが、スケジュールにはバッファを必ず入れましょう。

バッファは緩衝材という意味で、何かトラブルがあったときに吸収できる期間のことです。

例えば、

  • 1年間の計画なら最後の3ヵ月はバッファとして空けておく
  • 1ヵ月なら最後の週はバッファ
  • 1日の予定のうち、1時間をバッファ

など、適度にバッファを設けておきます。

バッファがないと、待っているのは残業や目標未達…

バッファの考え方は、「The Goal」に詳しいです。生産性や全体最適に関する名著ですがストーリー形式で楽しく読めます。

この本が書かれた当時は日本が世界No.1の時代で、「日本に全体最適の手法を教えてはならない」と、当初は 日本で発売禁止とされたほどだとか。

⑤ 自分〆切(ほどよい焦りが燃料に)

夏休みの宿題や卒業論文など、〆切間近になって火事場の馬鹿力を発揮した経験は誰しもあると思います。

やはり人間は〆切があると頑張れるようです。
逆に言うと、〆切がないとダラけます。

問題は、〆切が遠いときもダラけてしまうことです。1年後に〇〇を実現する、という目標があってもまだ1年もあると思ってしまい、焦りが生まれません。

焦りがないなら焦りを生めばいい。

例えば私は、「与えられた1年間の目標を半年で達成する」という目標を立てています。

そうすることで、時間が一気になくなり、ほどよい焦りが生まれます。

そして案外、半年でできてしまうものです。半年で100%までいけたら、残り半年で150%くらいまで成果を出せます。当然評価は上がります。

〆切(デッドライン)の重要性は、トリンプ元社長の吉越 浩一郎氏の著書「残業ゼロ」の仕事力で実体験とともに語られています。

⑥ まずタスク整理(着手する前に)

私は何かを始めるとき、「まずタスク整理」を合言葉にしています。

着手する前に、頭の中にあるタスクをデジタルノートに吐き出します。タスクとともに不安も吐き出せるため、スッキリした気分になります。

また、

  • 目的を達成するための他の方法はないか?
  • タスクの抜け漏れはないか?
  • もっと簡単な方法はないか?

などをチェックできるため、結果的に速く目的を達成できます。

タスク整理はアウトライナーを使うのがおすすめ。

こちらの記事↓では、OneNoteを使った思考整理方法を紹介しています。

⑦ 日割りスケジュール(実行日を決める)

以前一緒に仕事をしていた方から、次のようなコツを教えてもらいました。

  • 3ヵ月先まで、どの月に何をやるか決めなさい
  • 1ヵ月先まで、どの週に何をやるか決めなさい
  • 1週間先まで、どの日に何をやるか決めなさい

試してみると、これはちょうどいいスケジューリング方法でした。

特に、来週の何曜日に何をやるか決めておくと、実行が非常にスムーズです。

また、実行する日を決めておくと、タスクの遅れが一目瞭然です。

遅れが分かれば挽回しようと頑張れます

⑧ メリハリ(週の前半に重要なタスクを終える)

1週間のスケジューリングをするときは、月曜〜水曜で重要なタスクが終わるように設計しましょう。

理由は2つあります。

1つ目の理由は、バッファを設けるため。上でも紹介しましたが、必ず想定外のトラブルが起きたり、追加タスクが入ったりするので、週の後半はバッファとして空けておきます。

バッファがあれば、週の目標を確実に達成できます。

2つ目の理由は、金曜日をレビューにあてるため。金曜日は、1週間の振り返りと、翌週の計画を立てるのに使いましょう。

さらに言えば、金曜日に来週のタスクをフライングでスタートできれば、来週がラクになります。

予定より速く進んでる感が楽しい

レビューのやり方は、こちらの記事↓を参考にしてみてください。

タスク管理の”実行”のコツ 9選

タスクは実行して初めて意味を持ちます。確実に実行できるコツを見ていきましょう。

① Todoリスト(基本にして効果絶大)

すごく基本なので、皆さんすでに使っているとは思いますが、Todoリストは必ず使いましょう。

todoリストのメリットは、

  • タスクのやり忘れが減る
  • やることが明確になり、安心できる
  • 記憶する必要がないので、脳の負荷が減る

などなど。

すべてのタスクを脳内に記憶しておくのは負荷が高すぎるので、外部にリスト化しましょう。

ただ、Todoリストにも奥が深いコツがあるので、以降で紹介していきます。

② 翌日シミュレーション(前日にTodoリストを作る)

1日でやることリスト(Todoリスト)は、必ず前日に作っておきましょう。

毎日、夕方くらいに5~10分かけて、”明日やること”をリスト化しておきます。

前日にTodoリストを作ると、

  • 翌日の動きを事前にシミュレーションできる→ミスが減る
  • 今日、何しよう?と悩む無駄な時間が減る
  • タスクを実行しやすくなる
  • まとめて処理すると効率的なタスクが見える
  • 明日やることが明確なのでスッキリした気分で退社できる

など、メリットがかなり大きいです。

特に、「タスクを実行しやすくなる」効果が大です。

面倒なタスクを実行する手法として、if-thenプランニングが有名です。

  • if 〇〇になったら
  • then 〇〇を実行する

という決まりごとを作っておくと、実行できる確率が飛躍的に上がるという手法です。

前日に、「明日の〇〇が終わったら、〇〇に着手する」というようにリスト化するだけで、面倒なタスクであっても実行できるようになります。

不思議なくらい効果があるのでぜひ試してほしい

③ マニャーナの法則(明日できることは明日やろう)

このコツは、同名の本(仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則)を元にしています。

一言で表すと、今日追加されたタスクは明日以降にやるということになります。

例えば、

  • 上司から仕事を振られた
  • 全社員あてにメールで雑務を依頼された
  • あるタスクを実行したら、他にもやるべきことがあると気づいた

とき、基本的に新しいタスクは明日に回しましょう。

理由は、今日のタスクが終わらないからです
単純に、追加タスクに30分かければ、今日予定していたタスクにかける時間が30分失われます。

結果、予定していたタスクがすべて終わらないか、残業が必要になります。

人間は新しい刺激にすぐ反応してしまいます。新しい仕事が増えると、そちらに気を取られ、着手します。
しかし、冷静に、明日のTodoリストに放り込みましょう。

ただし、例外もあります。

  • 5分くらいで終わるタスク
  • 緊急かつ重要な仕事

は当日、すぐに処理しましょう。

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」は、斬新で明確なタスク管理のルールが分かるのでぜひ一度読んでみてほしいです。

こちらも、オーディオブックのAudibleで無料で読めます(聴けます)。

④ オープンリストとクローズドリスト(2つのTodoリストを使い分けよう)

Todoリストは2つ用意しましょう。
一つはオープンリスト、もう一つはクローズドリストです。

  • オープンリスト:開かれたリスト。思い付いたことを何でも書いてOK。
  • クローズドリスト:閉じられたリスト。今日やることのみを書き、明日以降にやることは書かない。

使い分ける理由は、目の前のタスクに集中するためです。

オープンリストだけの状態、つまりタスクが大量に目に入る状態だと、様々なタスクに気が散って集中できなくなります。

なので、今日やることだけをクローズドリストに書いて今に集中しましょう。

私は会社では、

  • オープンリスト:OneNote
  • クローズドリスト:Excel

というように使い分けています。

それぞれの詳しい使い方はこちら↓

マニャーナの法則にあった、”今日追加されたタスク”はオープンリストにメモしておきましょう。

リストを分けるのは手間だけど仕事は確実に速くなる

⑤ 朝イチは自分時間(流される前に)

朝一番は、自分のために時間を取りましょう。自分がやりたいこと、自分にとって重要なことを実行します。

朝のうちにやらないと、流されるからです。トラブル、メール、上司に呼ばれる、など、日中は他の緊急のタスクに流されがちです。重要なタスクはどんどん後回しになります。

だからこそ、朝の平和な時間に終えましょう。

理想は、朝は在宅で仕事することです
私は毎日、早朝に在宅で仕事をしてから出社しています。誰にも邪魔されない静寂の中、自分がやりたい重要な仕事を進めます。

朝のうちに重要な仕事が終わるので、全能感が得られますよ

会社のルールにもよると思いますが、チャンスがあれば試してみてください。

山下誠司氏は、著書「年収1億円になる人の習慣」の中で、早朝の生産性は日中の4倍と述べています。
4倍は言い過ぎのような気もしますが、確かに早朝をうまく使えるかは人生を左右するレベルです。こちらも、Audibleで無料で聴けます。

⑥ タイムアップ(切り上げる勇気)

あるタスクの所要時間を30分と見積もっていたとします。30分たったら、タスクが完了できたかにかかわらず終了しましょう。

残りは明日です。

理由は、他のタスクをやる時間がなくなるから。
30分を予定していたタスクに1時間かけると、他のタスクを実行する時間がなくなります。

逆に、予定していた時間より早く終わったらさっさと次のタスクに進みましょう

注意すべきが会議。1時間とっている会議で、40分くらいで目的が達成されても、なぜかダラダラと雑談が始まったりします。そのくせ、1時間の会議を平気で時間オーバーさせる人もいます。

延長は簡単にするのに短縮はなかなかできない。

これじゃ一日のタスクが終わるわけがない

  • 予定していた時間が来たら終わる
  • 目的を達成したら切り上げる

をルールにしましょう。

⑦ 10秒レビュー(瞬時フィードバック)

タスクが終わった瞬間に、10秒だけタスクの振り返りをしましょう。タスクが終わった瞬間は、最も記憶が鮮明で反省がしやすいタイミングです。

10秒なら生産性を損なうことなく、ちょっとした気づきをメモできます。こういった気づきは半日も経てばすぐに忘れてしまいます。

なので、どこでもいいのでちょこっとメモを残しておきましょう。
私も10秒レビューを繰り返してきたおかげで、自分の中にノウハウが蓄積され、今に至っています

上で書いた、30分を予定していたタスクが30分で終わらなかったことにも意味があります。
むしろ、そこに成長のチャンスがあります。

なぜ予定していた時間で完了しなかったのか?を自問することで、改善案が見つかり、次はもっと短時間で終えられるようになります。

10秒の積み重ねが、1年後にはとてつもなく大きくなる

⑧ メール通知OFF(メールは時間奪い魔)

マッキンゼーの調査によると、ビジネスパーソンは1日2時間以上をメールに費やしているそうです。

これ、すごくもったいないですよね。

メールは、

  • 通知が来るたびに集中を妨げられる
  • 早く返信しないと、という焦りを生む
  • 片付けるのが簡単なため、つい処理してしまう

という特性を持っているため、思った以上に時間を取られます。

なので、メールは慎重に扱う必要があります。

もっとも良い対策は、通知を切ることです。通知を切って、決まった時間にまとめて処理するようにします。

より具体的な方法は、こちらの記事↓をご覧ください。

⑨ マルチタスク禁止(一点集中)

意外かもしれませんが、マルチタスクはやめましょう。

マルチタスクとは、

  • 会議を聞きながらメールを打つ
  • オンライン研修を受講しながらレポートを書く

というようなことです。

マルチタスクは一見効率が良いように見えますが、実は生産性が落ちます。会議で役に立つこともできなければ、メールを書くのに時間もかかる。

そしてマルチタスクの最大のデメリットは、ものすごく疲れることです。

私は以前、なんだか今日は疲れたなぁという日がよくあって、振り返るとマルチタスクをした日はすごく疲れることがわかりました。2つのタスクを同時に処理しようとすると、脳に尋常ではない負荷がかかります。

疲労は生産性の大敵です。疲れると他のタスクを実行する気力が失われます。

マルチタスクは潔くやめて、片方に集中することを選びましょう。例えば、会議中に別のことをやるくらいなら、その会議には出ないほうが賢明です。

マルチタスクの弊害や一点集中のメリットについては、「SINGLE TASK 一点集中術―」に詳しいです。実は人間の脳はマルチタスク不可能らしい。

おわりに -今日の仕事攻略本-

私が学びと実践で得てきたタスク管理のコツをすべてまとめました。できるところから一つずつ実践してもらえればと思います。

最後に、本記事で紹介した本をリスト化しておきます。

このうち、③、④、⑥、⑦、⑧は、オーディオブックのAudibleで無料で読めます。

オーディオブックは、”ながら読書”が可能で、時間をかけずに成長したい方にとっては、救世主のようなサービスです。
私も子どもが生まれて自分の時間が全然ない中でも、オーディオブックのおかげで読書を継続できています。

オーディオブックって何?って方は、まとめ記事もあるので参考にしてみてください↓

プロフィール
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とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

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