【頭スッキリ】Workflowyでタスク管理する方法(運用歴6年)

  • URLをコピーしました!

Workflowy(ワークフローウィー)は私の大好きな思考ツールだ。

365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行(約170万文字)を入力している。

私のWorkflowyの使用歴

Workflowyを使う2大目的は、

  • タスク管理
  • 思考整理

だ。

今回は、タスク管理に焦点を当てて書きたい。

Workflowyはタスク管理と相性抜群で、正しい方向に、最速で進むことができる

ぜひ、Workflowyを使って目標達成に邁進してほしい。

目次

Workflowyはタスク管理と相性抜群

Workflowyはタスク管理と相性抜群だ。

その理由は3つ。

  • タスクを無限に吐き出せる
  • 構造化が簡単
  • スマホでもPCでも

順に説明する。

タスクを無限に吐き出せる

Workflowyは無限に階層を作れる。

だから、あるタスクを細分化したサブタスク、さらに”サブサブタスク”まで書き出せる。

この辺が、ただのTodoリストとは違う

Todoリストのアプリも無数にあるが、タスクを同じ階層に並べるだけだ。サブサブタスクまで入れれるものはほぼ無い。

Workflowyなら、思いつくまま全てを吐き出せる

構造化が簡単

Workflowyの最大のメリットがこれだろう。吐き出したタスクを、簡単に構造化することができる。

スマホなら、行を長押しすると好きな位置に移動できる。これがめちゃくちゃ快適だ。

ドラッグで簡単に移動可能

プロジェクトごとにまとめてもいいし、優先度で並べ替えてもいい。

頭の中で複雑に絡みあっていたタスク群が、見事に整理され、頭がクリアになるのを実感できる

スマホでもPCでも

珍しいことではないが、WorkflowyはスマホでもPCでも使える。

PCの大画面で広くプロジェクト管理しつつ、出先でどこでもタスクをチェックする、という使い方が可能だ。

しかも、Workflowyは同期が速い。PCからスマホに持ち替えても、数秒で編集箇所が反映される。

安定感抜群!

WorkflowyはGTD実現に最適

上で挙げた特徴は、GTDとめちゃくちゃ相性が良い

GTDとは、”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法だ。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱された。

タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法で、メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではない。

もしGTDを初めて知ったなら、提唱者の本を読んで、タスク管理の”世界的スタンダード”を学んでおくのもいいだろう。

以降で説明するタスク管理手順も、GTDをベースにしたものになる。ぜひ参考にしてほしい。

Workflowyを使ったタスク管理の方法

具体的に、私がやっているタスク管理術を解説する。

私は、タスク管理は大きく二つの型に分けられると考えている。

  • ボトムアップ型(タスク起点)
  • トップダウン型(目標起点)

の二つだ。

これらは進め方が違うので、別々に説明したい。

ボトムアップ型(タスク起点)

頭の中にやるべきことが散らかりまくっているときに有効だ。先述したGTDの手法に近い。

ステップは次の通り。

手順
  • やるべきことを吐き出す
  • タスクを分類する
  • タスクを並べ替える
  • 実行する

順に説明する。

やるべきことを吐き出す

まず、頭の中の気になっていることを全て吐き出そう。

全てだ。

タスクの形でなくても構わない。何となく気になってるとか、そんなレベルのことも書き出す。

この段階では、整理しなくてもいい。とにかく吐き出す。

タスクを分類する

全て吐き出したら、タスクを分類する。

分類の仕方は自由だ。例えば、個人、家族、仕事で分けるのもいいだろう。

仕分け例。実際はタスクはもっと膨大になるだろう。

分類することで、思考がクリアになる。物事が”分かる”とは、”分ける”ことだ。物事をカテゴライズすることによって、理解が深まり、考えやすくなる。

タスクを並べ替える

最後に、タスクを優先度で並べかえよう。

大雑把にやるなら、

  • すぐやる(1週間以内)
  • あとでやる

くらいでいい。

とにかく、今やるべきことと、今やらないことをハッキリさせる

実行する

すぐやるべきことがわかったので、実行しよう。

実行できたら、タスクを完了させる。スマホアプリでは、行を右にスワイプすることで、グレーアウトする。

シュッと完了できるのが快感だ。どんな小さなタスクでも、この完了によって達成感が得られる。

脳内でドーパミンが分泌されるため、もっともっと!と次のタスクに進むモチベーションをくれる。

つい完了させたくなるよね

トップダウン型(目標起点)

こちらの型は、明確な目標がある場合に有効だ。目標(トップ)から、掘り下げてタスクを組み立ていく。

ステップは次の通り

手順
  • 目標を具体化する
  • 目標を分解していく
  • 実行する

目標を具体化する

まず、期限と数値を設定しよう。

例えば、TOEICの点数を上げたいなら、いつまでに、何点を取りたいか明確化する。

目標を分解していく

先の例では、1年後に700点を目指すことにした。

しかし、1年後は遠すぎる。このままではきっとダラけて、目標達成できない。

そこで、目標をどんどん細分化していく。1年を、四半期→1ヶ月→1週間のレベルまで細分化する。

これで、遠い未来の目標が、眼前のタスクに迫ってきた

実行する

あとは、ボトムアップ型とと同じく、実行あるのみだ。

実行していくと、おそらく予想と違ったことも起こる。そんなときは、どんどん計画を修正しよう。柔軟に対応することで、目標達成の精度が高まってくる。

二つの型を紹介したが、これらは完全に分かれるわけではなく、合わせて使う場合もある。

今の自分の状況に合わせて好きな方を試してみてほしい。

注意点|より少なく、しかしより良くを目指そう

頭の中のタスクを全て吐き出すと、できるだけ速く、全てのタスクを完了させたくなる。

しかし、ちょっと待ってほしい。それらのタスクの中で、あなたの人生にとって本当に重要なものはどれだけあるだろうか。

目指すべきは、「より少なく、しかしより良く」だ。これは、「エッセンシャル思考」という本の中で強調される考え方である。

私は、この本のおかげで、

”多忙だけど前進しない人生” が、

”余裕だけど成果の出る人生” に一変した。

もし未読であればぜひ一度読んでほしい。きっと、タスク管理の考え方が根本からひっくり返る。人生が好転するだろう。

分散するタスクのまとめ方

Workflowyでのタスク管理が定着してくると、複数のプロジェクトを回すことになるだろう。

そうなると、タスクがWorkflowy内のあちこちに分散して、一覧できなくなる

そんなときに使えるヒントを2つ紹介しておく。

  • タグ(#)をつかうやり方
  • 外部アプリを使うやり方

の2つだ。

①タグ(#)を使うやり方

Workflowyには、タグ(#)機能がある。SNSと使い方は似ている。

#を付けておけば、後から検索できるのだ。

例えば、次の1週間のタスクに 「#タスク」 と付けておく。

そして、検索で「#タスク」を呼び出せば、タスクを抽出できる。

② 外部アプリを使うやり方

あまりにタスクが増えてきた場合は、アプリを分けるのも有効だ。実行フェイズは、別のアプリに担ってもらう。

「え、ここまでやって別のアプリを使うの?」と思われる方もいるだろう。

しかし、Workflowyを開いて、タスク一覧を表示させるのはちょっとした一手間だ。

タスク管理は、いかにタスク実行までの障壁を小さくするかが勝負。今日やるべきタスクを他のアプリに移しておいて、一瞬で見られるようにしておくのはかなり有効だ。

実際、私は今日実行するタスクは「Todoist」というTodoリストアプリに移している。

Todoistを開けば、今やるべきことが一瞬で分かる。だから、実行できる

じゃあ、始めからTodoistを使えばいいかというと、そうはならない。先述したように、Workflowyでないとタスクの構造化が難しいのだ。

やはり、Workflowyでタスクを絞り込んでから、今日実行するものだけを外部のTodoリストに移すのがベストプラクティスだと思う。

タスク管理に有料版が必要か?

Workflowyは無料でも使えるが、月に増やせる行数が250行に制限されている。

ただし、スマホアプリだけで使う場合は、この行数制限は無いようだ。PCやタブレットで同期すると、行数制限が現れる。

私も、使い初めて数年はスマホオンリーで使っていたので、無料版でも問題なかった。

しかし、数年前からPCの大画面でも編集したくなって、有料版に切り替えた。月額5ドル(700円ちょい)でストレスフリーに使えるのは、個人的にはめちゃくちゃコスパが良いと思っている

判断基準
  • PCでも使いたい → 有料版
  • スマホのみ → 無料版

という考え方で良いだろう。自分の使い方次第だ。

もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事にまとめたので、参考にされたい。

まとめ

Workflowyという素晴らしいツールを生み出してくれた開発者には感謝しかない。スマホとWorkflowyがある時代に生まれて良かった。

Workflowyを使ったタスク管理のおかげで、人生の有意義度が100倍くらい増した。今、自分の人生をコントロールできているのは間違いなくWorkflowyのおかげだ。

Workflowyを使うことで夢が見つかり、夢に向かって全力で行動できている。

ヴィクター・J・ストレッチャーは、著書「目的の力」の中で、”幸福とは、有意義な目標に向かって前進するプロセスそのものである”と言っている。

まさに、私は今、とても幸福だ。

ぜひあなたにも、人生のコントロール感を手に入れて欲しい。

プロフィール
プロフィールのアイコン(にわとり)

とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次