【頭スッキリ】Workflowyでタスク管理する方法（運用歴6年）

Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。

365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。

Workflowyを使う2大目的は、

• タスク管理
• 思考整理

だ。

今回は、タスク管理に焦点を当てて書きたい。

Workflowyはタスク管理と相性抜群で、正しい方向に、最速で進むことができる。

ぜひ、Workflowyを使って目標達成に邁進してほしい。

Workflowyはタスク管理と相性抜群

Workflowyはタスク管理と相性抜群だ。

その理由は3つ。

順に説明する。

タスクを無限に吐き出せる

Workflowyは無限に階層を作れる。

だから、あるタスクを細分化したサブタスク、さらに”サブサブタスク”まで書き出せる。

この辺が、ただのTodoリストとは違う。

Todoリストのアプリも無数にあるが、タスクを同じ階層に並べるだけだ。サブサブタスクまで入れれるものはほぼ無い。

Workflowyなら、思いつくまま全てを吐き出せる。

構造化が簡単

Workflowyの最大のメリットがこれだろう。吐き出したタスクを、簡単に構造化することができる。

スマホなら、行を長押しすると好きな位置に移動できる。これがめちゃくちゃ快適だ。

プロジェクトごとにまとめてもいいし、優先度で並べ替えてもいい。

頭の中で複雑に絡みあっていたタスク群が、見事に整理され、頭がクリアになるのを実感できる。

スマホでもPCでも

珍しいことではないが、WorkflowyはスマホでもPCでも使える。

PCの大画面で広くプロジェクト管理しつつ、出先でどこでもタスクをチェックする、という使い方が可能だ。

しかも、Workflowyは同期が速い。PCからスマホに持ち替えても、数秒で編集箇所が反映される。

WorkflowyはGTD実現に最適

上で挙げた特徴は、GTDとめちゃくちゃ相性が良い。

GTDとは、”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法だ。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱された。

タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法で、メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではない。

もしGTDを初めて知ったなら、提唱者の本を読んで、タスク管理の”世界的スタンダード”を学んでおくのもいいだろう。

以降で説明するタスク管理手順も、GTDをベースにしたものになる。ぜひ参考にしてほしい。

Workflowyを使ったタスク管理の方法

具体的に、私がやっているタスク管理術を解説する。

私は、タスク管理は大きく二つの型に分けられると考えている。

• ボトムアップ型（タスク起点）
• トップダウン型（目標起点）

の二つだ。

これらは進め方が違うので、別々に説明したい。

ボトムアップ型（タスク起点）

頭の中にやるべきことが散らかりまくっているときに有効だ。先述したGTDの手法に近い。

ステップは次の通り。

順に説明する。

やるべきことを吐き出す

まず、頭の中の気になっていることを全て吐き出そう。

全てだ。

タスクの形でなくても構わない。何となく気になってるとか、そんなレベルのことも書き出す。

この段階では、整理しなくてもいい。とにかく吐き出す。

タスクを分類する

全て吐き出したら、タスクを分類する。

分類の仕方は自由だ。例えば、個人、家族、仕事で分けるのもいいだろう。

分類することで、思考がクリアになる。物事が”分かる”とは、”分ける”ことだ。物事をカテゴライズすることによって、理解が深まり、考えやすくなる。

タスクを並べ替える

最後に、タスクを優先度で並べかえよう。

大雑把にやるなら、

• すぐやる（1週間以内）
• あとでやる

くらいでいい。

とにかく、今やるべきことと、今やらないことをハッキリさせる。

実行する

すぐやるべきことがわかったので、実行しよう。

実行できたら、タスクを完了させる。スマホアプリでは、行を右にスワイプすることで、グレーアウトする。

シュッと完了できるのが快感だ。どんな小さなタスクでも、この完了によって達成感が得られる。

脳内でドーパミンが分泌されるため、もっともっと！と次のタスクに進むモチベーションをくれる。

トップダウン型（目標起点）

こちらの型は、明確な目標がある場合に有効だ。目標（トップ）から、掘り下げてタスクを組み立ていく。

ステップは次の通り

目標を具体化する

まず、期限と数値を設定しよう。

例えば、TOEICの点数を上げたいなら、いつまでに、何点を取りたいか明確化する。

目標を分解していく

先の例では、1年後に700点を目指すことにした。

しかし、1年後は遠すぎる。このままではきっとダラけて、目標達成できない。

そこで、目標をどんどん細分化していく。1年を、四半期→1ヶ月→1週間のレベルまで細分化する。

これで、遠い未来の目標が、眼前のタスクに迫ってきた。

実行する

あとは、ボトムアップ型とと同じく、実行あるのみだ。

実行していくと、おそらく予想と違ったことも起こる。そんなときは、どんどん計画を修正しよう。柔軟に対応することで、目標達成の精度が高まってくる。

二つの型を紹介したが、これらは完全に分かれるわけではなく、合わせて使う場合もある。

今の自分の状況に合わせて好きな方を試してみてほしい。

注意点｜より少なく、しかしより良くを目指そう

頭の中のタスクを全て吐き出すと、できるだけ速く、全てのタスクを完了させたくなる。

しかし、ちょっと待ってほしい。それらのタスクの中で、あなたの人生にとって本当に重要なものはどれだけあるだろうか。

目指すべきは、「より少なく、しかしより良く」だ。これは、「エッセンシャル思考」という本の中で強調される考え方である。

私は、この本のおかげで、

”多忙だけど前進しない人生” が、

”余裕だけど成果の出る人生” に一変した。

もし未読であればぜひ一度読んでほしい。きっと、タスク管理の考え方が根本からひっくり返る。人生が好転するだろう。

分散するタスクのまとめ方

Workflowyでのタスク管理が定着してくると、複数のプロジェクトを回すことになるだろう。

そうなると、タスクがWorkflowy内のあちこちに分散して、一覧できなくなる。

そんなときに使えるヒントを2つ紹介しておく。

の2つだ。

①タグ(#)を使うやり方

Workflowyには、タグ(#)機能がある。SNSと使い方は似ている。

#を付けておけば、後から検索できるのだ。

例えば、次の1週間のタスクに 「#タスク」 と付けておく。

そして、検索で「#タスク」を呼び出せば、タスクを抽出できる。

② 外部アプリを使うやり方

あまりにタスクが増えてきた場合は、アプリを分けるのも有効だ。実行フェイズは、別のアプリに担ってもらう。

「え、ここまでやって別のアプリを使うの？」と思われる方もいるだろう。

しかし、Workflowyを開いて、タスク一覧を表示させるのはちょっとした一手間だ。

タスク管理は、いかにタスク実行までの障壁を小さくするかが勝負。今日やるべきタスクを他のアプリに移しておいて、一瞬で見られるようにしておくのはかなり有効だ。

実際、私は今日実行するタスクは「Todoist」というTodoリストアプリに移している。

Todoistを開けば、今やるべきことが一瞬で分かる。だから、実行できる。

じゃあ、始めからTodoistを使えばいいかというと、そうはならない。先述したように、Workflowyでないとタスクの構造化が難しいのだ。

やはり、Workflowyでタスクを絞り込んでから、今日実行するものだけを外部のTodoリストに移すのがベストプラクティスだと思う。

タスク管理に有料版が必要か？

Workflowyは無料でも使えるが、月に増やせる行数が250行に制限されている。

ただし、スマホアプリだけで使う場合は、この行数制限は無いようだ。PCやタブレットで同期すると、行数制限が現れる。

私も、使い初めて数年はスマホオンリーで使っていたので、無料版でも問題なかった。

しかし、数年前からPCの大画面でも編集したくなって、有料版に切り替えた。月額7ドル（約1000円）でストレスフリーに使えるのは、個人的にはめちゃくちゃコスパが良いと思っている。

という考え方で良いだろう。自分の使い方次第だ。

もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事にまとめたので、参考にされたい。

まとめ

Workflowyという素晴らしいツールを生み出してくれた開発者には感謝しかない。スマホとWorkflowyがある時代に生まれて良かった。

Workflowyを使ったタスク管理のおかげで、人生の有意義度が100倍くらい増した。今、自分の人生をコントロールできているのは間違いなくWorkflowyのおかげだ。

Workflowyを使うことで夢が見つかり、夢に向かって全力で行動できている。

ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは、著書「目的の力」の中で、”幸福とは、有意義な目標に向かって前進するプロセスそのものである”と言っている。

まさに、私は今、とても幸福だ。

ぜひあなたにも、人生のコントロール感を手に入れて欲しい。