「タスク管理がめんどくさい」の原因3つと対処法

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タスク管理がめんどくさすぎる…

わかります。私もめんどくさすぎて数多くのタスク管理術で挫折してきました。

しかし、今のタスク管理スタイルを確立してから、3年以上は継続できています。

私がタスク管理を継続できているのは、「毎日仕事を100%完了して定時退社できる」という明確なメリットがあるからです。

この記事では、タスク管理が面倒になる原因を掘り下げ、その対処法を紹介しました。

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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

タスク管理がめんどくさい原因3つ

タスク管理が面倒になる3大原因は、

  • 更新がめんどくさい
  • 手で書くのがめんどくさい
  • タスク管理に時間がかかるのが馬鹿らしい

です。順に説明します。

① 更新がめんどくさい

おそらく1番めんどくさいのはタスクの更新ですね。

タスク管理を始めるときは意気揚々とタスクを書き出すものの、しばらく継続するうちに、タスクを最新状態に更新するのが面倒になってきます。

あと、たいていはタスクが期限通りに終わらず、後ろ倒しになっていくもの。タスクがどんどん遅れていくため、自分がダメ人間のような気がしてきて、見るのも嫌になってきますね。

特に、タスク管理を全てExcelでやろうとすると失敗が多いです。Excelって一見タスク管理に向いているように思いますが、修正がすごく面倒なんですよね。

ExcelでガントチャートやWBS(Work Breakdown Structure)を作成した場合、タスクの追加や遅れがあるたびに行を追加して各項目を入力して、場合によってはセルの色塗りして、、、とかなり手間です。

チームでプロジェクトを進める場合には、多少面倒でもこういったツールが必要かもしれません。ただ、個人のタスク管理であれば、複雑なツールは不要です。

私も過去に個人のタスク管理をすべてExcelでやろうとしましたが、日々の更新が嫌になって挫折しました。

最後はファイルを開くのすら面倒に…

② 手で書くのがめんどくさい

すべてを紙の手帳やノートでやるのも危険です。

私もはじめは紙のノートでタスク管理をしていました。

しかし、

  • タスクの期限を修正したり、タスクを移動したりするのがめんどくさすぎる
  • 手書きはPCやスマホ入力より時間がかかってイライラする

といった理由で挫折しました。

③ タスク管理に時間がかかるのが馬鹿らしい

仕事は実行しないと進みません。

タスク管理は、仕事を整理・計画しているだけで実行しているわけではないため、仕事は前に進みません。

そのため、時間ばかりかかって仕事が進まない、というようにタスク管理に意味を見出せず、やる気を失っていくパターンです。

では対処法を見ていきましょう

タスク管理がめんどくさいときの対処法

原因別に対処法を解説します。

次の3つです。

  • 更新が面倒→ラクなツールを使おう
  • 手書きが面倒→デジタルツールを使おう
  • 意義が見出せない→メリットを活かす

① 更新が面倒→ラクなツールを使おう

まずそもそも、タスク管理は完璧にやらなくていいです。

タスクが遅れるのは仕方がないことなので、更新がラクなツールを選びましょう。

おすすめは、タスク管理アプリのTodoistです。

Todoistは

  • シンプルで直観的に使える
  • スマホでもPCでも使える
  • タスクの延期も一瞬で操作可能
  • タスクの実行日の入力が簡単(例えば、タスク名に火曜日と入れると、勝手に日付に変換してくれます)

といった特徴があります。

プライベートで使うなら、Todoistがおすすめ。

ただ、仕事で使う場合、こういったアプリが会社のセキュリティの関係で使えない、という方もいるのではないでしょうか(私がそうです)。

なので、私は会社ではMicrosoftのOneNoteを使ってタスク管理をしています。

OneNoteを使ったタスク管理方法はこちらの記事にまとめています↓

② 手書きが面倒→デジタルツールを使おう

手書きが面倒なら、シンプルにデジタルツールを使いましょう。デジタルなら入力も速いですし、タスクのコピペや移動も一瞬です。

ツールは先ほど紹介したTodoistかOneNoteがおすすめ。

ただ、紙のノートにも良さがあります。紙だとタスク全体を俯瞰して見えるので、タスクの繋がりが見えやすくなります。

あと、お気に入りの文房具を使えるのも、好きな人にとっては大きなメリットかな。

私はデジタルとアナログ(紙)の両方のメリットを活かすため、両方とも使うハイブリッド型のタスク管理をしています。

紙のノートの使い方はこちらです↓

③ 意義が見出せない→メリットを活かす

実はめんどくさいの根本原因かもですね。

いくら便利なアプリを使っても、タスク管理そのものに意義が見出せないなら、やる気は出ません。

私がタスク管理をずっと継続できている理由は、

  • タスク管理によって仕事が減る(やらなくていい仕事がわかる)
  • 今やるべきことがわかるから、落ち着いて集中できる
  • ミスしないから上司から信頼される
  • 絶対に〆切に遅れなくなる
  • 長期的な視野を持てるから成果が大きくなる
  • タスクの振り返りをすることで仕事を効率化できる

というようなメリットがあるからです。

ざっと思いつくだけでこれだけありました

タスク管理は確かに手間がかかりますが、同時に仕事を減らす効果もあります。多少めんどくさいけど、続ける価値はあります。

タスク管理を数か月続けると、最終的には習慣になります。

私はタスク管理は歯磨きみたいなものと思っています。ちょっとめんどくさいけれども、重大なトラブル(虫歯)を予防できますね。しかも毎日続けていると、当たり前の習慣になっていきます。

タスク管理が歯磨きレベルの習慣になればしめたもの。苦も無く継続できます。

始めてしばらくは踏ん張りが必要ですね

おわりに-今日の仕事攻略本-

タスク管理には世界共通の絶対的なルールがあるわけではありません。あるのはマイルールのみです。自分に合ったタスク管理方法を模索しましょう。

ただ、マイルールを確立する前に、読んでおいてほしい本があります。こちらです↓

変なタイトルと思われるかもしれませんが、すごく理にかなったタスク管理の本です。仕事で発生する数々のストレスが小さくなります。

ちなみに、オーディオブックのAudible(オーディブル)なら、この本が無料で読めます(聴けます)

オーディオブックは、すきま時間に効率良く読書できるサービスです。こちらの記事に特徴をまとめたので参考にしてください↓

最後までお読みいただきありがとうございました。少しでも参考になれば幸いです。

プロフィール
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とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

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