Word（ワード）のアウトライン機能はめちゃくちゃ便利ですが、あまり知られていない気がします。
私も同僚に教えると、「こんな便利な機能あったのか！」と驚かれます。パワポやExcelは皆さん使いこなしてますが、Wordは文章を書くだけって人が多いですね。
かくいう私も、アウトライン機能をちゃんと使い始めたのは最近です。文書作成の「面倒だな」が大幅に軽減されて、もうアウトライン無しは考えられません。
ただ正直いうと、アウトラインは設定方法が分かりにくいです（だからあまり広まってないのかも）。けど、一度覚えればすごく簡単です。しかも、文書作成スキルは一生モノなので、生涯役に立ちます。
本記事では、Wordのアウトラインの使い方をどこよりも分かりやすく解説します。
使いこなせば、Wordが好きになるかも。
とさか
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- 社内の技術文書コンテストで優勝
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
Word アウトライン機能とは
一般的に、”アウトライン”とは、物事のあらすじのことです。よくプレゼンでも、「アウトライン」というスライドで全体像をまず説明しますね。
Wordにおけるアウトラインも同じで、文書の骨組みを作る機能です。こんなイメージ↓
アウトラインを読めば、文書で書かれていることがざっくり分かります。アウトラインに詳細を肉付けしたものが文書とも言えます。
Wordでは、見出しを”アウトライン”として設定する機能があります。
じゃあ、アウトラインのメリットは？
アウトライン機能で効率化！5つのメリット
アウトライン機能のメリットをひとことで言うと、文書作成がめちゃくちゃ速くなります。
具体的には、次の5つのメリットがあります。
- 見出しを自動で設定できる
- 文書作成のスピードが上がる
- スクロール不要！見出しにジャンプ
- 簡単に編集できる
- 目次を自動生成できる
① 見出しを自動で設定できる
アウトラインで見出しを作れば、番号やフォントを自動で設定できます。例えば、レベル1（=見出し1）であれば、「第1章」などと自動で入力されます。
この「第1章」は手入力したものではなく、Wordが自動で付与したものです。もちろん連番になっていて、順番を変えれば番号も変わります。
フォントや書式も一括設定できます。これを、毎度設定していたらどうなるでしょう？
- 番号を付けて、
- フォントを変えて、
- 見出しの順番が変わったら番号を付け直して、、、
めんど！
一度アウトラインを設定すれば、ずっとラクできます。
② 文書作成のスピードが上がる
皆さんは文書を作るとき、一番上から書いていませんか？
実は、上から順に書くと文書作成に時間がかかります。次に何を書けばいいか悩むからです。
速い書き方は、「アウトライン→肉付け」です。
まずアウトラインを書いてから、そこに本文を肉付けすると、スーッと文章が書けます。アウトラインを使いこなすと、文書作成に悩む時間が劇的に減ります。
一番大きいメリットかも
効率的な文書作成について知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
③ スクロール不要！見出しにジャンプ
数ページにわたる文書を作成していると、行ったり来たりのスクロールが面倒ですよね。
アウトライン（見出し）は、Wordの「ナビゲーション」に表示されます。
編集したい箇所をクリックすると、一瞬で移動できます。
めっちゃ快適！
④ 簡単に編集できる
Wordのアウトラインは編集が簡単。やっぱりこっちの章を先にするか、というときも、見出しをドラッグすれば一瞬で入れ替え可能。
また、「アウトライン表示」を使えば、文書のアウトラインを簡単に作成・編集できます。
本文を折り畳むことも可能。アウトラインだけを見ると、全体像がすごく分かりやすくなります。
⑤ 目次を自動生成できる
ページ数の多い文書には目次が必須ですね。
アウトラインレベルを設定しておけば、目次も一瞬で生成できます。
ページ数も自動入力！
以上のように、アウトラインは文書作成に必須の機能です。ただし、Wordのアウトラインは設定がややこしいのも事実。思い通りにいかなくて「なんでだよ！」って言いたくなることが結構あります。
でも、正しい手順を覚えれば大丈夫。慣れればサクサクできます。以降で設定方法を解説します。
Word アウトラインの設定方法
アウトラインの初期設定
まずは、見出しをWordのアウトラインに設定しましょう。コツは、「既存のアウトラインから選択して、変更する」ことです。
まず、一番上の階層にしたい行（例えば、章の見出し）にカーソルを合わせます。
この状態で、【ホーム】→【アウトライン】を選択。
リストライブラリから、「見出し」の文字を含むアウトラインを適当に選択します。
必ず「見出し」の文字を含むものを選択してください。でないと、アウトラインが見出しと連携できず、機能をフル活用できなくなります。
最初の行が、アウトラインの見出し1（レベル1）に設定されました！
書式（スタイル）は後で変更できますので、この時点では気にせず、先にアウトラインレベルを設定していきましょう。
アウトラインレベルの設定
アウトラインには、階層（＝レベル）があります。Wordでは、次のようにレベルと見出しが対応しています。
先ほどはレベル1（＝見出し1）を設定したので、レベル2以降も設定していきましょう。
レベル2を設定するのは簡単。レベル2に設定したい箇所にカーソルを置きます。
【ホーム】→【スタイル】の「展開」ボタンを押して、
展開されたリストから「見出し2」を選びます。
これで、レベル2に設定できました！
レベル3以降も、同様のやり方で設定できます。
アウトラインレベルの変更など、もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
アウトライン（見出し）番号の編集
アウトラインには、番号を付与することができます。
↑の見出し番号は、手入力したものではなく、Wordが文書構造に沿って自動で付けてくれたものです。
上の「1.1.1」のような表記にもできますし、「第1章」のような形にもできます。
一括で設定できるので便利ですね～。詳しい設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
アウトラインのインデントを自在に操る！
Wordアウトラインの”インデント”とは、左端から番号先頭までのスペースのことです。
デフォルトは使い勝手が悪いので、変更しましょう。おすすめは、「インデント無し」です。インデントに振り回されることなく、編集しやすくなります。
インデントの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
アウトライン（見出し）のフォント・書式設定
アウトライン（＝見出し）のフォントや書式（太字など）も、自分好みに設定したいですよね。書式については、【スタイル】を使って変更します。もちろん一括設定できます。
フォント・書式の変更方法はこちら。
まとめ
最後に、紹介した記事をリスト化しておきます。
最初は戸惑うかもしれませんが、慣れればサクサク設定できます。それに、一度設定してしまえば、テンプレートとして使いまわせます。効率的ですね。
ぜひアウトライン機能を使いこなして、文書作成を高速化しましょう！
