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【Word】図の番号を自動で連番にする方法(わかりやすく解説)

Wordで図に番号を付ける
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Wordで途中に図を追加したら、図の番号をすべて付け直さなきゃ…

私は10年以上Wordを使ってこの悩みを抱え続けていましたが、

  • 図の番号の挿入
  • 相互参照

の機能でようやく解決しました

もっと早く知りたかった…

今では、図番の付け直し&図番ミスのない、ストレスフリーな文書作成ができています。

皆さんもぜひ活用してみてください。

プロフィール
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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

困りごと

まずは自分が何に困っていたか、説明します。

私は、Wordで長文(論文、報告書、マニュアルなど)を作成することがよくあります。

説明のための図を入れるのですが、たいていの場合、図の番号(キャプション)が必要になります

図1の例

↑こんな感じで、図の下に図番と説明を入れます。

私はこれまで、図の番号を手動で入力していました。

しかし、何個も図があると、途中に図を追加したときにすべて番号を付け直しになります

例えば、図1と図2の間に図を追加した場合、図2以降の番号をすべて修正する必要があります。

図が数個であればいいですが、10個以上あると嫌になります。

しかも、文章中に書いた「図〇に示すように、」といった文言もすべて修正しなければなりません

面倒くさすぎる…

後から、上司に「図番がズレている」と指摘されることもしばしば。
何個も図があると、全てチェックしたつもりでも抜けができてしまいます。

図の番号を自動で連番にする方法はないのか?

と悩んでいたところ、

その方法がありました。

結論:図の番号は自動で連番にできる

結論ですが、Wordには図を連番にしてくれる便利な機能があります

手順を説明する前に、最終的にどういったことができるか、紹介します。

この機能を使うと、次の図のように、図番号が連番になるようにWordが番号を付けてくれます。

図番を付けられる

当然、間に図を追加すれば図番号が自動で並べ替えられます。

しかも、文章中に書いた、「図〇に示す」という文言も、図に合わせて更新されます

なんて便利なんだ(感動)

以降では、手順をわかりやすく説明しますね。

図の番号の挿入方法

ここでは、2つのステップに分けて手順を説明します。

手順
  • 図の番号を挿入する
  • 文章中に図番を入れる

順に説明します。

図の番号を挿入する

まずは図の番号を挿入しましょう。

Wordに画像や図を貼り付けたら、図を右クリックして、「図表番号の挿入」を選択します。

図番号の挿入

「図表番号」ウィンドウが開きます。
ラベルで「図」を選択しましょう。

図表番号のウィンドウ

次に、図表番号に、図の説明を入れます。

図タイトルを入力

OKを押すと、図の番号が挿入できました!

図番号が入る

これで、後から追加した図も連番になります。

文章中に図番を入れる(相互参照)

次は、文章に図番を入れる方法です。

論文などでは、「図〇に~を示す。」といった文言を入れることが多いと思います。

この図〇を、「相互参照」という方法で入力すると、図に合わせて自動で文章中の図番も変わるので、とても便利です

手順を説明します

まず、図番を入力したい箇所にカーソルを合わせ、「参考資料」タブの「相互参照」を押します。

相互参照の選び方

すると、「相互参照」ウィンドウが開きます。
「参照する項目」で「図」を選びます。

図を選択

下に図のリストが出るので、参照したい図を選びます。

図リストから選ぶ

右上の「相互参照の文字列」では、「番号とラベルのみ」を選びましょう。

番号とラベルを選ぶ

最後に「挿入」を押すと、カーソルを置いた位置に図番が入りました!

相互参照で入力できた

相互参照で入れた図番は、リンクする図の番号が変わると、それに連携して自動で変わります
いちいち図に合わせて文章を修正する作業とはおさらばできます!

はじめはボタンを探しながらだと思いますが、慣れればサクッとできますよ!

知っておくと便利な機能

ここでは、図番号の挿入に関して、知っておくと便利な機能を紹介します。

  • 図番号を一括で更新する
  • 自動で図の番号を付ける
  • 表の番号を上に付ける

の3つです。順に説明します。

図番号を一括で更新する

図番を入れた直後は、図番が連続にならないことがあります。

例えば、図をカット&ペーストで並べ替えた場合、すぐには図番が変わりません。

図番がおかしい
図2と図3が逆になっている

これは、図番が連番になるように更新できていないためです。

更新のもっとも簡単なやり方は、Ctrl + A を押した後、F9 です。

Ctrl + A は全選択のショートカットで、文書全体を選択できます。

F9キーは更新のショートカットです。
文書を全選択した状態でF9を押すと、図番が連番になるように全ページが更新されます

もしなんらかの事情でF9キーが使えない場合は、選択した後、右クリックして、「フィールド更新」を押すと、同じことができます。

自動で図の番号を付ける

Wordに図を追加したとき、図表番号の挿入を押さなくても、自動で図の番号が付くようにすることもできます。

図表番号ウィンドウで、自動設定を押します。

自動設定を押す

自動設定ウィンドウが開くので、自動で図番を付けたい図にチェックを付けておきましょう。
すべてチェックでOKです。

自動設定

こうすると、例えばWordに表を挿入したとき、自動で上に表番号が付きます。もちろん前後との連番です。

表の例

便利ですね。

ただし、すべての図に図番が入るわけではないです

例えば、画像(JPEGなど)をコピペして貼り付けても、図番は入りません。

この場合は、上で紹介したように、手動で図の番号を挿入しましょう。

表の番号を上に付ける

文書作成のルールでは、図の番号は図の下、表の番号は表の上に付ける、というのが一般的かと思います。

ここでは、表の番号を表の上に付ける方法を紹介します。

表を入れたら、図と同様に、表を右クリックし、図表番号の挿入を押します。
ここで、「表」を選択します。

ラベル:表

次に、「位置」で、「選択した項目の上」を選びましょう。

項目の上

これで、表の上に表番号を付けられました。

表番号が入った

他にも、ここでは紹介しませんが、図表番号に章番号を含めることも可能です。
詳しくは関連記事↓をご覧ください。

おわりに

図の番号が自動で更新される機能は、たまたま同僚からもらったWordファイルを見て初めて知りました。

10年以上この機能を知らずに文書を作成していたので、かなりの衝撃でした。

それ以降は、図番の付け直し&ミスのない、ストレスフリーな文書作成ができています。

皆さんもぜひ活用してみてください。

ほかにも、Word作業を高速化する便利機能をまとめた記事があります↓

効率化のヒントが見つかるかも。

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この記事を書いた人

育児と仕事の両立を目指す、大手メーカー勤務の30代男性。一男一女を育児中。毎日残業が当たり前の職場だが、子どもが生まれたのを機に仕事を超効率化。独自のタスク管理術で、定時退社を4年以上継続中。
一方、社内でも飛び級で昇進試験に合格するなど、限られた時間で成果をあげている。
効率化が大好きで、仕事術に関する本を年100冊ほど読んでいる。

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