「個人のタスク管理の最適な方法が知りたい」
「仕事に追われている。今の状況を打開したい」
という方に向けて、個人のタスク管理方法をまとめました。
私はタスク管理オタクで、小学生のときに夏休みの宿題を自作のExcel表で進捗管理していたほどのタスク管理好きです。
特に会社に入ってからはタスク管理好きが爆発。仕事は勉強より遥かに複雑であるため、いかにうまくタスク管理していくか、試行錯誤していくのがたまらなく面白いです。
様々なツールやアプリを試しては挫折し、それでも諦めずにタスク管理方法をアップデートしてきました。タスク管理や仕事術の本も手当たり次第読みました。
本で学んだり、自分で試したり、編み出したりして、最終的に1番良いと思えるやり方を今も継続しています。
そんなタスク管理方法を本記事で紹介します。
とさか
- 大手メーカー勤務の30代会社員
- 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
なぜタスク管理をやるのか？→複数のリターンがある
方法論に移る前に、タスク管理の必要性を説明します。
理由が腹落ちしていないと、習慣化する前に挫折してしまうので。
会社でも後輩から、「なんでそんなにタスク管理頑張ってるんですか？」と聞かれたことがあります。
（そのときはタスク管理が習慣化されすぎていて、答えに詰まってしまいました。）
尋ねられたのをきっかけにタスク管理を始めた理由を自問した結果、苦々しい過去を思い出しました…
- 大事なタスクを忘れていて、プロジェクトが遅れてしまった
- 自分のミスを各方面に誤り、調整をお願いした
- 年初に立てた目標を全然達成できない
- 20時まで残業が当たり前で、プライベートの時間がない
などなど、新人の頃は、「自分ってダメだなぁ」と落ち込むことが多かったです。
そんな自分が嫌で、タスク管理によって解決できないか試行錯誤しました。
その結果、今では
- タスク管理によって仕事が減る（やらなくていい仕事がわかる）
- 今やるべきことがわかるから、落ち着いて集中できる
- ミスしないから上司から信頼される
- 絶対に〆切に遅れなくなる
- 長期的な視野を持てるから成果が大きくなる
- 毎日17時に退社
というところまで改善しました。
もはや人生の幸福度が上がってる
タスク管理のメリットをもっと詳しく知りたい方は、関連記事をご覧ください↓
個人のタスク管理のやり方｜P・D・Rの3ステップ
私はタスク管理を次の3ステップで進めています。
- 計画（Plan）
- 実行（Do）
- レビュー（Review）
順に詳しく説明します。
計画（Plan）
まずは目標設定をします。仕事であれば、すでに目標が明確な場合が多いと思います。
次に、目標を期間ごとに分解していきます。
例えば1年後の目標であれば、
- 四半期（3ヵ月）でどこまでやる？
- 1ヵ月でどこまでやる？
- 1週間でどこまでやる？
というように、大きな目標を1週間単位の計画にまでブレイクダウンします。
この”1週間単位の計画”が超重要です。
次の1週間でやること、やらないことを決める。そうすれば、1週間の間、迷わずに仕事ができます。
迷わないって、すごく贅沢なことです。自分は今このタスクに全力を尽くしていいのだ、と思えばこそ、100%の力を出せます。
漫画ONE PIECEにも、「迷えば誰でも弱くなるもの」というセリフが出てきます。やはり、難しいタスクをやっつけるには、迷わず、今に全力で集中する必要があるのです。
具体的な計画のやり方については、こちらの記事をご覧ください↓
デジタルノートのOneNoteを使って、「TOEICの点数を上げる」という目標を例題にタスク管理方法を紹介しています。（OneNoteは誰でも無料で使えるアプリです）
また、紙のノート派の方は、こちらの記事が参考になると思います↓
実行（Do）
計画を実行に移します。すでに1週間の計画があるので、やることは明確です。ただし、実行にも数々の罠があります。
ここでは、1日をどうタスク管理するか、という視点で解説していきます。
1日単位のタスク管理では、ToDoリストの出番です。
計画のところで作成したOneNote↓をそのままToDoリストにしてもいいのですが、ちょっと問題もあります。
OneNoteだと、タスクにかかる時間が分からないのです。
私の経験からして、なんとなく1日のToDoリストを作ると、必ずキャパオーバーします。
17時になっても今日の仕事が半分しか終わっていない…という絶望を何度経験したことか
なので、「仕事を100％終えて定時に帰りたい」という方は、ExcelでToDoリストを作るのがおすすめです。
私が使っている Todoリストはこちらです↓
今日やるタスクが並んでいるのは普通ですが、ポイントは時間の計算です。
各タスクにかかる時間を入力し、全タスクを終えるのにかかる時間がわかるようにしています。
タスクの残り時間がわかるため、17時までに全タスクを終えることが可能です。
ToDoリストの詳細な使い方は、こちらの記事をご覧ください↓
レビュー（Review）
タスク管理で一番大事なのはレビューです。レビューでは、タスクの出来を振り返り、計画を修正します。
計画と実行までは意気揚々とできても、レビューをしないと、タスクが散らかっていくため、タスク管理がだんだん嫌になります。
レビューは次のステップで行います。
- (1) 実行の結果やプロセスを反省する
- (2) 計画を修正する
(1) 実行の結果やプロセスを反省する
まずは、
- タスクを実行できたか？
- できなかったのであれば、なぜできなかったか？
- 実行できたタスクも、もっとうまくやる方法はなかったか？
を自分に問いかけましょう。
ポイントは、出来なかったタスクを放置しないことです。
タスクができない理由は、
- 緊急度が低い
- すごく面倒、嫌いな仕事
- 時間がなかった
などが挙げられますが、理由を明確にしておかないと次も実行できずに終わる可能性が高いです。
理由が分かれば対策できます。
もっとも簡単な対策は、タスクを分割することです。面倒だと思わないレベルまでタスクを小さくすれば、実行できる可能性が上がります。
(2) 計画を修正する
タスクを実行した結果を計画に反映しましょう。
結果が想定通りであれば修正は不要です。一方で、例えば検証結果が予想と異なる場合には、計画の修正が必要です。
また、タスクを完了できなかった場合も、タスクを再配置しましょう。
レビューの具体的なやり方は、こちらの記事を参考にしてください↓
まとめ
タスク管理の手順のおさらいです。
- 計画（Plan）：目標を分割し、週単位の計画に落とし込む
- 実行（Do）：ToDoリストを使ってタスクを処理する
- レビュー（Review）：タスクの結果とプロセスを振り返る
この3つを、毎日、毎週回していきます。
これにより、短い時間で確実に成果をあげられるようになります。
今日の仕事攻略本
私は、タスク管理に完成は無いと思っています。なので常にアップデートしています。
今も、タスク管理をより効率化するためのExcelマクロを自作中です。（完成したらこのブログで配布したい）
また、私もだんだんとチームマネジメントする立場になっています。これまた個人のタスク管理とは勝手が違うので、チームのタスク管理システムを確立していきたいと考えています。
ただ、やはり軸となる考え方は必要です。うまくタスク管理をしていきたい方は、こちらの本をおすすめします↓
変なタイトルと思われるかもしれませんが、すごく理にかなったタスク管理の本です。仕事で発生する数々のストレスが小さくなります。
ちなみに、オーディオブックのAudible（オーディブル）なら、この本が無料で読めます（聴けます）。
オーディオブックは、すきま時間に効率良く読書できるサービスです。こちらの記事に特徴をまとめたので参考にしてください↓
