タスク管理とは何か?ToDoリストの落とし穴

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”タスク管理”って分かったようで分からない言葉ですね。

タスク管理って何だろう??と思い、自分なりの考えをまとめてみました。

  • ただのToDoリストとは違う
  • タスク管理には根本的な役割がある

など、面白い気づきがありました。

また、世界的スタンダードな手法、GTDについても触れます。

※チームではなく、個人のタスク管理を扱っています。ご注意ください。

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とさか

  • 大手メーカー勤務の30代男性
  • 独自のタスク管理術により、残業が当たり前の職場で17時退社を4年以上継続
  • 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で係長に昇進
  • 社内の技術文書コンテストで優勝
目次

タスク管理≠ToDoリスト

皆さんはタスク管理と聞いて何を想像しますか?

おそらくですが、

  • やることを紙に書き出して
  • リスト化し
  • 順番に処理する

という、いわゆるToDoリストを思い浮かべる人が多いと思います。

しかし、私はもっとタスク管理を広い範囲で捉えています。

タスク管理とは、

  • 戦略立案
  • 目標設定
  • 計画
  • 実行
  • レビュー

までを含むと考えています。

目標設定や計画も含むのは、本来そこからタスクが生まれると考えるためです。

ToDoリストは、この中の実行のところで使うツールですね。ToDoリストはタスク管理の一部であると言えそうです。

タスク管理の役割は、「視覚化すること」

タスク管理に使うものって何があるでしょうか。

  • 手帳
  • カレンダー
  • ToDoリスト(デジタル・アナログ)
  • 付箋・メモ
  • ガントチャート・WBS

などなど。

これらの共通した目的を考えてみると、「やることを書き出す」ことだと気付きました。

つまりタスク管理とは、「頭の中にあるやることを書き出して、視覚化すること」だと考えます。(私の考えです)

頭の中に置いとくと忘れちゃうから、外に出しておくんですね。

なので広い意味では、「絶対に忘れないように手にサインペンでやることを書いておく」というのもタスク管理に入るかもしれません。

小学生の頃やってたな

タスク管理の王道「GTD」に足りないもの

タスク管理の説明において、GTDに触れないわけにはいきません。

GTD(Getting Things Done)は、世界のスタンダード

GTDは”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法です。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱されました。

タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法です。メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではありません。

GTDは次の5つの手順からなります。

  • 収集
  • 処理
  • 整理
  • レビュー
  • 行動

簡単に言うと、やることをすべて書き出して、いつやるか決めて、実行します。

ここでは手順を詳しく説明しませんので、気になる方は「ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則」を読んでみてください。

GTDを実際にやってみると、頭の中がすっきりして、心が晴れ晴れとします。

GTDに足りないのは、目標からの逆算思考

ただし、GTDにも弱点があります。頭の中にある「やること」が起点であるという点です。

GTDでは、まず頭の中にあるToDoを全て吐き出して、グループ分けします。このとき、「頭の中にはないけれど本来はやるべき」タスクが抜け落ちる可能性があります

なので、目標から逆算する思考をGTDに付け加えると良いですね。

目標から逆算するタスク管理手法について、こちらの記事で紹介しているので、参考にしてみてください↓

GTDは、目標を達成するためというよりは、仕事に追われているストレスを減らすことに主眼を置いたタスク管理手法と言えるでしょう。

今日の仕事攻略本

GTDにはちょっと弱点があるとも言いましたが、世界中で使われているスタンダードなタスク管理手法なので、まずはGTDをマスターしておきたいですね。

GTDを学ぶなら、この1冊→ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

仕事やタスクに追われている人も、落ち着きを取り戻せるようになります。

プロフィール
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とさか

大手メーカーに勤める30代会社員。入社3年目に担当プロジェクトが失敗し、会社に5億円の損害を与える。しかしその4年後、飛び級で昇格試験に合格し、同期最速で係長に昇進。(失敗談の詳細はこちら
2児のパパで、家族の時間を確保すべく17時退社を徹底している。読書と効率化が大好き。

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