Workflowy(ワークフローウィー)は最高のアウトライナーだ。
だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。
だが大丈夫。Workflowyは超シンプルなツールだ。数種類の操作を知るだけで、無限の使い方ができる。
また、操作方法だけでなく、Workflowyの活用事例も載せた。
私はWorkflowyを365日使っており、これまで34,147行(約170万文字)を入力してきた。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/990655e47c3adcf3129895493a3fc810.png)
私の活用法から、何かヒントが得られれば嬉しい。
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Workflowyは、最高のアウトライナー
Workflowyは、”アウトライナー”と呼ばれるツールだ。アウトライナーでは、アウトライン(箇条書き)でメモ・思考できる。
要は、構造化できるメモアプリ、といったところだ。
中でもWorkflowyは、
- UIのシンプルさ・美しさ
- 操作性の良さ
の点で最高だ。
では、さっそく使い方を解説する。
基本の使い方(スマホアプリ)
まず、スマホアプリの基本の使い方を説明する。
アプリをダウンロードして、ログインしよう。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7896-1.jpg)
思いつくままにメモ
はじめにあるのは、たった一つの点だ。ここに、思いつくままにメモする。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7897-1.jpg)
好きなタイミングで改行して、箇条書きにしていく。
カテゴライズする
サブの情報を書きたいときは、階層を下げる。「>」を押すことで、階層が下がる。
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また、順番を変えたいときは、指でドラッグして移動できる。
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この操作感大好き
普通のメモだと、順番を入れ替えるのにコピペが何回も必需で、手間だ。
しかし、Workflowyなら後で簡単に順番を入れ替えられるので、始めはぐちゃぐちゃに入力していい。
情報を整理すると、自分の脳も整理されてくる。
テキストを折り畳む
情報量が増えてくると、全体像が把握しにくくなる。
そんなときは、階層を折り畳もう。
テキストの右の▼マークを押すと、下の階層が折り畳まれる。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7902-1.jpg)
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下層が折り畳まれた。ビュレットポイントが薄い二重丸になるのが目印だ。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7903-1.jpg)
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また展開したいときは、▶マークだ。
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好きな箇所にフォーカスする
さらに、あるトピックだけにフォーカスしたいときは、「ズームイン」を使おう。
箇条書きの先頭の点(ビュレットポイント)を押すと、
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7904-1.jpg)
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そのトピックがトップの見出しになる。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7905-1.jpg)
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画面が広くなると、思考も広がる。
戻るときは、画面下部の<マークだ。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7906-1.jpg)
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お気に入り登録する
情報が増えて散らばってくると、編集したい箇所まで移動するのが大変だ。
だから、お気に入り(ブックマーク)機能は本当によく使う。
お気に入り登録したいトピックでメニューボタンを押し、
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7910-1.jpg)
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「Add to Starred」を選択する。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7911-1.jpg)
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7911-1.jpg)
これで、お気に入り登録された。呼び出すときは、画面下部のメニューボタンを押すと、
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7918-1.jpg)
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7918-1.jpg)
お気に入りに登録されているトピックが出てくる。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7914-1.jpg)
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これでいつでもそのトピックに飛べる。
(補足)Workflowyにはフォルダが無い
Workflowyには、フォルダが無い。私も最初は戸惑った。「どうやってカテゴリ分けするんだ?」と。
でもよく考えたら、箇条書きでカテゴリ分けすればいいのだ。無限に階層分けできるから、フォルダが不要だ。
現在の私のWorkflowyは、次のような大きなカテゴリに分かれている。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/img_7915-1.jpg)
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このカテゴリはいつでも変えられるし、移動も簡単。フォルダよりも柔軟で気に入っている。
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この中に3万行以上が収納されていると思うと、Workflowyってすごい
基本の使い方(PC)
PCでの使い方も簡単に説明する。
PCでは、デスクトップアプリもあるが、ブラウザ版の方が使いやすい。Workflowyのサイトにアクセスして、ログインしよう。
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やることは、スマホアプリと基本的に同じだ。
だがPCの場合は、Workflowy特有のショートカットがあり、効率的に作業できる。それぞれの操作は、こちらの記事にショートカットをともに紹介している。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/baa6de865fd00fdc7a85686a8505ba73-300x158.png)
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PCでも使うなら、一度チェックしておこう。
なお、無料版の場合、PCでは月間250行の制限がかかる。無制限に使いたい場合は、Pro(有料版)が必要だ。
無料版と有料版の比較はこちらの記事にまとめたので、参考にしてほしい。
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Workflowyの活用事例
Workflowyは無限の使い方があるゆえに、どう使えばいいか迷うだろう。
そこで、6年間使ってきた私の活用事例を載せておく。何かヒントが見つかると嬉しい。
ここで紹介するのは、次の6事例だ。
- タスク管理
- 気づいたことメモ
- 将来計画
- ブログ執筆
- 日記
- レシピメモ
タスク管理
まず紹介したいのはタスク管理だ。
Workflowyは、タスク管理と相性抜群。
Workflowyにタスクを吐き出すことで、脳内がとてもスッキリするし、目標を確実に達成できるようになる。
こちらの記事にまとめたので、ぜひ読んでいただきたい。
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気づいたことメモ
Workflowyに、気付いたことを何でも書こう。
人間は1日のうち、数万回の思考をしているらしい。しかし、そのほとんどは忘れてしまう。
もちろん全てを残す必要はないが、たまに、けっこう良いことを思いつくものだ。だから、ちょっとした気付きをWorkflowyに残しておこう。
- 仕事の効率化アイデア
- 自分の体調が良くなる行動
- 嬉しかったこと=自分のモチベの源
- 読書で得た気づき
など、とりあえずWorkflowyに書いておく。
これをたまに見返し、整理することで、自分だけの”オリジナル処世術”が出来上がる。
上手くいったことを再現でき、失敗を繰り返さなくなる。ただなんとなく日々を過ごす人と、確実に差をつけることができるだろう。
将来計画
私は10年先までのビジョンをWorkflowyに書いてある。だから、仕事でもプライベートでも指針が明確だ。
数年前の自分は、人生でやりたいことがはっきりせず、モヤモヤしていた。
しかし、モヤモヤも含めてWorkflowyで思考整理した結果、人生でやりたいことがはっきりした。
やりたいことが分かると、メンタル的にすごく強くなれる。今の行動が、将来のビジョンに繋がっているか分かるため、迷うことなく動ける。
やりたいことを見つけたい方は、”世界一やさしい「やりたいこと」の見つけ方”が参考になる。
この本に書いてあることをWorkflowyに書き出しながら実践したことで、私もやりたいことが見つかった。
まずはWorkflowyに心のモヤモヤを書いて、整理するところから始めよう。
ブログ執筆
私はこのブログ、この記事も、すべてWorkflowyで下書きを書いている。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/u1.png)
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/u1.png)
Workflowyで文章を練ったあと、アップロード用のツールを使って記事を更新している。
Workflowyは、文章作成と非常に相性が良い。文書作成の王道である、ピラミッド・ストラクチャを簡単に構築できるのだ。
ピラミッド・ストラクチャとは、書籍「考える技術・書く技術 問題解決力を伸ばすピラミッド原則」で紹介される、文書作成の型だ。
簡単に言えば、次のように、主張と根拠をセットにした文書作成法だ。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/u2.png)
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2024/06/u2.png)
Workflowyなら、ピラミッド・ストラクチャのテンプレートを作って、するすると力強い文章を作成できる。
日記
日記をつけるのはとても良い習慣だ。
私は、
- 嬉しかったこと
- 失敗したこと
を日記に書くようにしている。
嬉しかったことを書くと、自分がどんなときにご機嫌になるかが分かってきて、人生のQOLが上がる。
失敗したことは早く忘れたいが、あえて一度書き出すことで、心がスッキリする。冷静に反省して、次に活かせるようになる。
Workflowyは自分だけの無限の空間だ。日記にうってつけの場だろう。
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2023/10/cropped-c1539cbfda0f876f1303705742f3ebd6.png)
![](https://tosakablog.com/wp-content/uploads/2023/10/cropped-c1539cbfda0f876f1303705742f3ebd6.png)
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1日1行でOK!
レシピリスト
レシピメモとしてもWorkflowyは活躍する。
私はよくネットやアプリでレシピを検索する。1回作って美味しかったレシピは、Workflowyにメモするようにしている。
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2回目に作るときに、また検索するのは面倒だし、全工程見る必要がない。調味料の配分だけ分かれば十分だ。
しかも、Workflowyなら自分好みの味付けを残せる。もうちょっと味が薄い方が良かったか、と思えばそれをWorkflowyにメモすることで、次回はさらに上手くできる。
まとめ
Workflowyの使い方は無限だ。ここで紹介したのはほんの一部に過ぎない。
あなたにあった使い方がまだいくらでもあるだろう。
ぜひ、あなただけの思考ツールとして、育てていってほしい。
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