【使用歴7年】Workflowy完全ガイド｜使い方・活用事例を徹底解説

Workflowy（ワークフローウィー）は最高のアウトライナーだ。だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。

だが大丈夫。Workflowyは超シンプルなツールだ。数種類の操作を知るだけで、無限の使い方ができる。

私はWorkflowyを7年間毎日使っており、これまで47,816行（約240万文字）を入力してきた。

また、操作方法だけでなく、6年間の経験を通じたWorkflowyの活用事例も載せた。私の活用法から、何かヒントが得られれば嬉しい。

Workflowyは、最高のアウトライナー

Workflowyとは？シンプルさが最大の魅力

Workflowyは、”アウトライナー”と呼ばれるツールだ。アウトライナーでは、アウトライン（箇条書き）でメモ・思考できる。

要は、構造化できるメモアプリ、といったところだ。

中でもWorkflowyは、

の点で最高だ。

Workflowyの本質は「第二の脳」

Workflowyの本質は何か？と問われたら、私は「第二の脳」と答える。

もう少し具体的に言うと、

• 情報を無限にストックできる「記憶」
• 情報を処理する「思考」

という2つの役割を持っている。

情報量が増す現代、すべてを自分の脳で記憶しておくのは不可能だ。それに、記憶にエネルギーを使つと、肝心の思考にエネルギーをさけなくなる。

Workflowyという第二の脳に情報を吐き出すことで、自分の脳のワーキングメモリをフル活用できる。また、Workflowyで情報を分類し、アウトライン化することで、思考がさくさく進む。

このように、記憶と思考にWorkflowyを使うことで、速く深い思考ができる。

人と差をつけるのは、「思考」だ。考えない、工夫しない人間は差別化できないため、代替可能な人材として、搾取されることになる。

Workflowyという第二の脳で、思考力を強化しよう。

Workflowyを使うメリット

Workflowyを使うことで得られる、具体的なメリットを見ていこう。

集中できる

気を散らすものが多い現代の中で、集中力を維持するのは難しい。

でもWorkflowyがあれば、邪魔なノイズをすべて預かってくれる。気になることを全てWorkflowyに入れておけば、脳が安心して目の前のタスクに没頭できる。

「フロー」の概念で有名なミハイル・チクセントミハイも、「時間を忘れるほど没頭できることが幸福だ」と述べているほどだ。

集中力によって、同じ24時間を過ごしていても、その生産性には何倍もの差がつく。

思考力が上がる

Workflowyのアウトラインは、ロジックツリーそのものだ。だから、容易にロジカルシンキングできる。

結論と、それを支える根拠の形式をいとも簡単に描ける。

また、無限に吐き出せる安心感から、直観的な思考も可能。

直観とロジカルの組合せは最強だ。オリジナルかつ、強固なアイデアが生まれる。

私自身、Workflowyを使うことで、絡まっていた思考がするするとほどけ、「これが答えか！」と思える瞬間が何度もあった。

夢が見つかる

以前の私は、「人生でやりたいことは何だろう」と、よく悩んでいた。

しかし、Workflowyにそういった悩みも含めて書いていった結果、自分の強みや、人生でやりたいこと=夢が見つかった。

Workflowyに書かなければ、忙しい日常に流されて、ずっと悩み続けていたと思う。

成長できる

私は仕事や日常生活で気づいたことをすべてWorkflowyに残している。

などなど、生産性やQOLが上がるメモを、これまで1万行以上残してきた。

そして、定期的にこれを整理し、体系化している。

自分の数年間の学びが体系化される。これはまさに、自分の成長の軌跡だ。

基本の使い方（スマホ・PC）

まず、スマホアプリの基本の使い方を説明する。

アプリをダウンロードして、ログインしよう。

Workflowyの特徴

使い方の前に、Workflowyの2つの特徴を押さえておこう。

の2点だ。

Workflowyは階層（レベル）をいくらでも作れる。タスクのサブタスクのサブサブタスク…も可能だ。

また、後からいくらでも並べ替えができるので、はじめは順番を気にせず適当に入力していい。

この特徴を意識すると、以降の使い方がスムーズにマスターできるだろう。

思いつくままにメモ

はじめにあるのは、たった一つの点だ。ここに、思いつくままにメモする。

好きなタイミングで改行して、箇条書きにしていく。

カテゴライズする

サブの情報を書きたいときは、階層を下げる。「＞」を押すことで、階層が下がる。

また、順番を変えたいときは、指でドラッグして移動できる。

普通のメモだと、順番を入れ替えるのにコピペが何回も必需で、手間だ。

しかし、Workflowyなら後で簡単に順番を入れ替えられるので、始めはぐちゃぐちゃに入力していい。

情報を整理すると、自分の脳も整理されてくる。

テキストを折り畳む

情報量が増えてくると、全体像が把握しにくくなる。

そんなときは、階層を折り畳もう。

テキストの右の▼マークを押すと、下の階層が折り畳まれる。

下層が折り畳まれた。ビュレットポイントが薄い二重丸になるのが目印だ。

また展開したいときは、▶マークだ。

好きな箇所にフォーカスする

さらに、あるトピックだけにフォーカスしたいときは、「ズームイン」を使おう。

箇条書きの先頭の点（ビュレットポイント）を押すと、

そのトピックがトップの見出しになる。

画面が広くなると、思考も広がる。

戻るときは、画面下部の＜マークだ。

お気に入り登録する

情報が増えて散らばってくると、編集したい箇所まで移動するのが大変だ。

だから、お気に入り（ブックマーク）機能は本当によく使う。

お気に入り登録したいトピックでメニューボタンを押し、

「Add to Starred」を選択する。

これで、お気に入り登録された。呼び出すときは、画面下部のメニューボタンを押すと、

お気に入りに登録されているトピックが出てくる。

これでいつでもそのトピックに飛べる。

Workflowyにはフォルダが無い？

Workflowyには、フォルダが無い。私も最初は戸惑った。「どうやってカテゴリ分けするんだ？」と。

でもよく考えたら、箇条書きでカテゴリ分けすればいいのだ。無限に階層分けできるから、フォルダが不要だ。

現在の私のWorkflowyは、次のような大きなカテゴリに分かれている。

このカテゴリはいつでも変えられるし、移動も簡単。フォルダよりも柔軟で気に入っている。

アウトライナーを触るのが初めて、あるいはどうも上手く使えない、という方は、アウトライン・プロセッシング入門をおすすめする。本書を読めば、思考スピードが断然速くなる。
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PC版の使い方

PCでの使い方も簡単に説明する。

PCでは、デスクトップアプリもあるが、ブラウザ版の方が使いやすい。Workflowyのサイトにアクセスして、ログインしよう。

やることは、スマホアプリと基本的に同じだ。

だがPCの場合は、Workflowy特有のショートカットがあり、効率的に作業できる。それぞれの操作は、こちらの記事にショートカットをともに紹介している。

PCでも使うなら、一度チェックしておこう。

ただし、PCでも使う場合、月250行までという制限がかかる。ストレスなく使うには有料版が必要だ。有料版の違いについては、記事後半で解説する。

日本語版はある？英語のメニュー動作を解説

残念ながら、Workflowyに日本語版は無い。しかし、Workflowyはシンプルなツールなので何も心配はいらない。

とはいえ、最初にざっと何ができるか理解しておいた方がいいだろう。

こちらの記事では、英語表記の主なメニューの動作を解説した。

Workflowyの活用事例（仕事もプライベートも）

Workflowyは無限の使い方があるゆえに、どう使えばいいか迷うだろう。

そこで、6年間使ってきた私の活用事例を載せておく。何かヒントが見つかると嬉しい。

ここで紹介するのは、次の6事例だ。

タスク管理

まず紹介したいのはタスク管理だ。

Workflowyは、タスク管理と相性抜群。

Workflowyにタスクを吐き出すことで、脳内がとてもスッキリするし、目標を確実に達成できるようになる。

こちらの記事にまとめたので、ぜひ読んでいただきたい。

気づいたことメモ

Workflowyに、気付いたことを何でも書こう。

人間は1日のうち、数万回の思考をしているらしい。しかし、そのほとんどは忘れてしまう。

もちろん全てを残す必要はないが、たまに、けっこう良いことを思いつくものだ。だから、ちょっとした気付きをWorkflowyに残しておこう。

など、とりあえずWorkflowyに書いておく。

これをたまに見返し、整理することで、自分だけの”オリジナル処世術”が出来上がる。

上手くいったことを再現でき、失敗を繰り返さなくなる。ただなんとなく日々を過ごす人と、確実に差をつけることができるだろう。

将来計画

私は10年先までのビジョンをWorkflowyに書いてある。だから、仕事でもプライベートでも指針が明確だ。

数年前の自分は、人生でやりたいことがはっきりせず、モヤモヤしていた。

しかし、モヤモヤも含めてWorkflowyで思考整理した結果、人生でやりたいことがはっきりした。

やりたいことが分かると、メンタル的にすごく強くなれる。今の行動が、将来のビジョンに繋がっているか分かるため、迷うことなく動ける。

やりたいことを見つけたい方は、”世界一やさしい「やりたいこと」の見つけ方”が参考になる。

この本に書いてあることをWorkflowyに書き出しながら実践したことで、私もやりたいことが見つかった。

まずはWorkflowyに心のモヤモヤを書いて、整理するところから始めよう。

ブログ執筆

私はこのブログ、この記事も、すべてWorkflowyで下書きを書いている。

Workflowyで文章を練ったあと、アップロード用のツールを使って記事を更新している。

Workflowyは、文章作成と非常に相性が良い。文書作成の王道である、ピラミッド・ストラクチャを簡単に構築できるのだ。

ピラミッド・ストラクチャとは、書籍「考える技術・書く技術　問題解決力を伸ばすピラミッド原則」で紹介される、文書作成の型だ。

簡単に言えば、次のように、主張と根拠をセットにした文書作成法だ。

Workflowyなら、ピラミッド・ストラクチャのテンプレートを作って、するすると力強い文章を作成できる。

日記

日記をつけるのはとても良い習慣だ。

私は、

を日記に書くようにしている。

嬉しかったことを書くと、自分がどんなときにご機嫌になるかが分かってきて、人生のQOLが上がる。

失敗したことは早く忘れたいが、あえて一度書き出すことで、心がスッキリする。冷静に反省して、次に活かせるようになる。

Workflowyは自分だけの無限の空間だ。日記にうってつけの場だろう。

レシピリスト

レシピメモとしてもWorkflowyは活躍する。

私はよくネットやアプリでレシピを検索する。1回作って美味しかったレシピは、Workflowyにメモするようにしている。

2回目に作るときに、また検索するのは面倒だし、全工程見る必要がない。調味料の配分だけ分かれば十分だ。

しかも、Workflowyなら自分好みの味付けを残せる。もうちょっと味が薄い方が良かったか、と思えばそれをWorkflowyにメモすることで、次回はさらに上手くできる。

Workflowyの便利機能・裏技まとめ

知っていると便利な、6つの機能も紹介する。

メニューの呼び出し方

これらの機能は、ページ全体ではなく、各トピックだけを操作するメニューだ。

スマホの場合は、トピックを左にスワイプするとメニューが現れる。

PCの場合はビュレットポイントの左にメニューが現れる。

このメニューでの操作は、基本的にその行（トピック）だけに作用する。

メモ（Add note）

その行に、小さな字でメモを追記できる。こんな感じだ。

私は、読書していて新しい気づきがあったとき、Workflowyに書いている。その時、引用元が分かるよう、本のタイトルをメモとして残している。

プレゼン（Present）

Workflowyの箇条書きが、プレゼン形式になる。PCで使う機能だろう。

いちいちパワポを作らなくていいのでラクだ。チーム内での打合せにはいいだろう。

私はWorkflowyを個人で使っているだけなので、実際に使ったことはない。

移動（Move to…）

そのトピックを好きな箇所に移動できる。すぐ近くならドラッグで移動すればいいが、離れた箇所に移動したいときはこれ。

【Move to…】を押すと、検索画面が出るので、移動先のキーワードを入力し、現れた移動先をタップすると移動できる。

同期コピー（Mirror）

割と新しくて、面白い機能だ。ミラー（鏡写し）の名の通り、同期して複製できる。

同期コピーしたいトピックで、【Mirror】を選択した後、貼り付けたい箇所で長押しして【Paste】を押す。

すると、ミラーコピーが作成された。ビュレットポイントが菱形になるのが目印だ。

ミラーしたものは、どちらか一方を編集すると、他方のトピックも同期して編集される。

プロジェクトAとBのどちらに分類すべきか迷う場合、両方にミラーコピーしておくという使い方ができる。

複製（Duplicate）

単純に、トピックを複製する。複製先には、Copyが付く。

こちらは、ミラーと違って、複製後の編集内容は同期されない。

内部リンク（Copy internal link）

Workflowy内で使える内部リンクを作れる。

内部リンクを作って、好きな箇所に貼れば、そのリンクを押すことで元のトピックに飛べる。

遠い箇所からでもすぐ移動できるので、便利だ。

Workflowyの料金プランと有料版の違い

無料/有料の比較

有料版（Pro）によって得られる機能は、次の通りだ。

このうち、最も価値があるのは一つ目の「項目数の制限なし」だ。他はおまけに過ぎない。

つまり、無料版と有料版の比較は次のような単純なものとなる。

	無料版	有料版
追加できる項目数	月250行まで	無制限
料金	無料	月額 $9（年払いなら月$7）

スマホアプリなら無制限？

無料版には制限があるが、なぜかスマホアプリは無制限で使える。PCなどで使おうとすると、月250行の制限がかかる。

なので、スマホでしか使わない人は無料版でもいいかもしれない。ただPCの方が編集しやすい側面もあるので、使い倒す人は有料版がおすすめだ。

有料版にするか迷う場合は、こちらの記事も参考にしてほしい↓

他アウトライナー（Dynalist）との比較

アウトライナーといえば、「Dynalist」も長年人気を誇るツールだ。

Workflowyと同様の階層型のメモアプリで、両者はかなり似ている。

私は両方を試した結果、Workflowyを使い続けている。違いを簡単に説明したい。

Dynalistにはフォルダがある

まずコンセプトで大きく異なるのが、Dynalistはフォルダがあることだ。アウトライナーをフォルダごとに仕分けできる。

一方のWorkflowyはフォルダがなく、すべてを一つのアウトラインで管理する。

最初はフォルダがある方が馴染みやすいが、明確にフォルダ分けしにくいものもあり、一つのアウトラインで管理するスタイルのWorkflowyが気に入った。

シンプル vs 多機能

よく言われるのが、

• Workflowy＝シンプル
• Dynalist＝多機能

という違いだ。

ただ、Workflowyも開発が進みかなり多機能になっており、私も実際困ったことはない。

私は何より、Workflowyのシンプルで美しいインターフェースが気に入った。

無料プランの違い

どちらも無料プランと有料プランが用意されている。有料プランの料金は同等だ。

無料プランの制限については、

• Workflowyの無料プランでは、月間250アイテムの追加制限がある。
• Dynalistは、無料プランでもアイテム数に制限がないが、複数の機能に制限がある。

という違いがある。いずれにしても、まずは無料プランで試してみるのが良いだろう。

開発・今後の展望

あと最も致命的なのが、Dynalistは、現在ほぼ開発が止まっていることだ。新機能の追加や大きなアップデートは期待しにくい。

Workflowyは現在も開発が活発で、新機能や改善が継続してリリースされている。長期的な利用も安心できる。

まとめ

Workflowyの使い方は無限だ。ここで紹介したのはほんの一部に過ぎない。

あなたにあった使い方がまだいくらでもあるだろう。

ぜひ、あなただけの思考ツールとして、育てていってほしい。

この本もおすすめ↓