仕事が終わる！ExcelのTodoリストの作り方（個人タスク管理向け）

私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。

そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるのはほぼMicrosoftアプリのみ。

であれば、Microsoftアプリで何とかするしかない！ということで生まれたのがExcelのTodoリストです。しかし、自分でカスタマイズできるため意外と良いものができました。

今では、

• 今日やろうと思っていた仕事をすべて完了し、
• 定時に颯爽と退社できる

状態になりました。

仕事が全部終わった状態で帰るって、めちゃくちゃ気持ちいいです。ちゃんと完了しているので、自分だけ定時であがる罪悪感のようなものもありません。

本記事では、私が長年使っているExcelのTodoリストの作成方法を解説します。マクロやVBAは使っていませんので、Excelを普段さわっている方ならささっと作れると思います。

TodoリストをExcel（エクセル）で作るメリット

私は、これまで数々のTodoリストアプリを試してきました。

しかし、最終的に辿り着いたのはExcelです。

理由は、「タスクの所要時間を計算できる」からです。時間が分かるから、1日の仕事をすべて完了して定時で帰ることができます。

工夫ポイントは4つ

Todoリストの完成形はこちら。

ポイントは次の4つです。

① タスクの「見積時間」と、実際にかかった「実績時間」を入力できる

タスクの見積り時間を入力することで、1日のタスク量を把握できます。

② タスクが完了したらチェックマークが付くようにする

これにより、自分の見積りが甘くないかチェックできます。使えば使うほど時間の精度が高まり、時間の使い方がうまくなります。

③ タスクの残り時間を表示する

あとどれくらいの時間ですべてのタスクが終わるかが分かります。どんどん減っていくので、やる気が出ます。

④ 現在時刻と予想終了時刻を表示する

予想終了時刻も分かるので、定時までにすべての仕事が終わるかが一目で分かります。

先に使い方・コツを知りたい方は、こちらの解説記事をご覧ください。

時間計測Todoリストの作り方

基本形を作る

まずは基本形をちゃちゃっとつくりましょう。

1行目に見出しを入力します。

次に、Todoリストにしたい範囲をテーブル化しておきます。範囲選択して、Ctrl + Tを押します。

「先頭行を～」にチェックを入れて、OKを押します。

テーブルデザインもお好みで。テーブルを選択して、【テーブルデザイン】から、好きなデザインを選びます。

あとは、列の幅を適当に整えておけば、Todoリストの箱ができました。適当にダミーのタスクを入れておきましょう。

タスクが完了したらチェックマークが付くようにする

「評価」の列にチェックマークを設定します。

2ステップあります。

関数を入力する

まず、”評価”のセル＝D2セルに、次の関数を入力します。

=IFERROR([@見積]/[@実績],””)

”見積”列の数値を、”実績”列の数値で割っています。IFERROR関数は、エラーの場合に非表示にするために使っています。

この割り算により、見積りより速く終わったか、遅かったか、が数値化されます。

あとは、この関数をTodoリストの下までコピーします。D2セルの右下カドにマウスを合わせ、黒い十字になったらダブルクリックします。

条件付き書式でチェックマークを付ける

では、チェックマークを設定します。

”評価”の列を選択した状態で、【ホーム】→【条件付き書式】→【アイコンセット】→【その他のルール】を選択します。

【新しい書式ルール】ウィンドウが開くので、好きなアイコンスタイルを選びます。

次に、アイコンのルールを、下の画像のように入力します。

最後に、「アイコンのみ表示」にチェックを入れ、OKです。

これで、見積時間と実績時間を入力すると、チェックマークが付くようになります。

残り時間を「時間」単位で表示する

タスクの残り時間を表示します。

「残り」の横に次の計算式を入れてください。（コピペOKです。）

=SUMIF(テーブル1[実績],””,テーブル1[見積])/60

※テーブル名（テーブル1など）が異なる場合は、自身のテーブル名に変えてください。テーブルを選択した状態で、【テーブルデザイン】→テーブル名で確認できます。

また、関数の意味を補足しておきます。

SUMIF関数は、ある条件のときだけ合計値を出す関数です。今回の場合は、実績に数字が入っていないタスク＝未完了タスクの合計時間を計算しています。

そのまま合計すると単位は「分」なので、これを「時間」に直しています。

現在時刻と予想終了時刻を表示する

現在時刻と、予想終了時刻を表示する関数を設定します。

現在時刻は、

=NOW()

で入力できます。

予想終了時刻は、

=F5+G2/24

と入力します。”F5”は現在時刻のセル、”G2”はタスクの残り時間のセルです。”24”は、24時間で割っています。

これで、タスクの終了時刻を表示できるようになりました。

おわりに

おつかれさまでした。

このTodoリストを使っていくうちに、時間の使い方がうまくなり、仕事をすべて完了した状態で定時で帰れるようになります。

詳しい使い方・コツは、こちらの記事をご覧ください。