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なぜ、仕事が終わらないのか?三大原因を解説

タスクの追加
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予定していた仕事が全然終わらない…残業しても終わらないなぜだ?

私は入社2年目のころ、こんな悩みを抱えていました。
今日やることを決めるのですが、残業しても仕事が終わらず、毎日敗北感を感じていました。

しかし、仕事が終わらない理由を考えた結果、今では日々の仕事を100%完了し、定時に帰れています。

本記事では仕事が終わらない原因を解説します。

目次

なぜ、今日の仕事が終わらないのか?

誰しも、朝仕事を始めるときには、「今日はこの仕事をやろう」という計画があるはずです。
To Doリストを作っている人もいれば、頭の中でイメージしている人もいるかもしれません。

しかし、何の対策なく無防備に仕事を始めると、まず間違いなく今日の計画は崩れ去ります。

予定していた仕事を完了できない原因は3つです。

  • 割り込み
  • 見積りが甘い
  • タスク追加

具体的に説明します。

割り込み

割り込みは、他者によるものです。
電話がかかってきたり、上司が「ちょっといい?」と声をかけてきたり。

われわれ会社員は、上司のちょっといい?に抵抗する術をほぼ持ち合わせていません。
なすがままに時間を奪われます。

ちょっといい?から始まって、15~20分くらいの話が多いですね。
軽いタスク1個分くらいの時間をもっていかれます。

すべての割り込みが悪いわけではありません。
建設的なコミュニケーションができる場合もあります。

ただし、割り込みによって予定外の時間を奪われるので、そのぶん残業時間が増えます。

時間の見積りが甘い

30分でできると思っていたレポートに1時間かかった…。

こういったこと、あるあるではないでしょうか。
時間の見積りが甘いんですね。

人間は誰しも、タスクの想定質問を短く見積もってしまうようです。

「ファスト&スロー」という本でも説明されていますが、私たちは、なぜかタスクを実際よりも早くこなせると錯覚してしまうそうです。

1日が終わる頃には、見積時間の錯覚が積もって、「思っていた半分しか仕事が終わっていない…」となるわけですね。

タスク追加

タスクが追加される場合もあります。

わかりやすいタスク追加は、会議での仕事降りだと思います。
会議ではたいてい次のアクションが決まり、担当が割り振られます。
これにより、今日は計画していなかったタスクが生じます。

ここで、会議後すぐに新たなタスクに取り組むと、今日計画していたタスクの処理時間がなくなるか、残業必至です。

今日の仕事をすべて完了させるために

今日の仕事をすべて完了させ、さっそうと定時に帰るために、私はExcelのTodoリストを活用しています。

ExcelのTodoリスト

このリストを使うことで、

  • 割り込みに対するバッファを設けることができる
  • タスクの所要時間を正確に見積もれる
  • 追加タスクに時間を奪われないようになる

といった効果があります。

詳しい使い方はこちらの記事にまとめてあります。→【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理!ToDoリストの使い方

まとめ

仕事を100%完了させて退社するのは、すごく気持ちいいです。

そして、これを毎日継続することで、大きな仕事を期限通りに完了できます。

ぜひ皆さんもTodoリストを活用してみてください。

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この記事を書いた人

育児と仕事の両立を目指す、大手メーカー勤務の30代男性。一男一女を育児中。毎日残業が当たり前の職場だが、子どもが生まれたのを機に仕事を超効率化。独自のタスク管理術で、定時退社を4年以上継続中。
一方、社内でも飛び級で昇進試験に合格するなど、限られた時間で成果をあげている。
効率化が大好きで、仕事術に関する本を年100冊ほど読んでいる。

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