Codexに記事や画像の作成を頼めるようになると、仕事が進むのは速い。

その一方で、作業が増えるほど「これ、どこまで進んだ？」となる。人間の頭の中だけで把握するには、少しずつ限界がある。

そこで作ったのが、人間とAIが同じ場所を見る、WorkflowyのAIマネジメントボードだ。

AIが働くほど、共有するタスク置き場が必要になる

人間とAIで共有するタスクボードを作りたい

今回作りたいのは、人間とAIで共有するタスクボードだ。

Workflowyなら、タスクを好きなだけ階層化できる。人間が普段から使っているアウトライナーなので、AIのために新しい管理画面へ移る必要もない。

AIだけが編集するならMarkdownでもよい。しかし、人間も毎日触る場所ならWorkflowyの操作感がいい。人間とAIが一緒に使う場所として、今回はWorkflowyを選んだ。

Workflowyそのものの使い方から知りたい場合は、こちらも参考になると思う。

あわせて読みたい

【使用歴7年】Workflowy完全ガイド｜使い方・活用事例を徹底解説 Workflowy（ワークフローウィー）は最高のアウトライナーだ。だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。…

まずはCodexとWorkflowyをつないだ

ボードを共有するには、CodexがWorkflowyを読める状態にする必要がある。そこでWorkflowy CLIとMCPを使い、CodexからWorkflowyへ接続した。

最初は、MCPとAPIの違いもよくわからなかった。MCPはオンラインサービスそのものではなく、AIが外部の道具を使うための接続口のようなもの。今回のケースでは、MacにWorkflowy CLIを入れ、Codexがそこを通じてWorkflowyを操作する形になる。

CLIのインストール、APIキーの発行、認証の流れは別記事にまとめた。ここを済ませると、CodexがInboxや指定したノードを読めるようになる。

あわせて読みたい

Workflowy MCPをCodexにつなぐ方法｜CLI・APIキー設定を実体験で解説 Workflowyにあるタスクを、AIと人間の両方が見て更新できる「AIマネジメントボード」にしたい。 そう考えて、CodexとWorkflowyをMCPでつないでみた。 ところが最初は、M…

接続できても、いきなり全部を編集させるのは怖い

ボードの外は読めても、編集できないように

私のWorkflowyには、長年ためてきたメモやアイデアがある。誤って消えたら本当に困る。

8万ノードが消えたらまじで絶望する

そこで、編集可能な範囲を「AIマネジメントボード」ノードの配下だけに限定した。

• 通常のWorkflowy MCP：検索・閲覧だけ
• 安全ボード用MCP：ボード内での追加・更新・移動・完了だけ
• フック：通常のMCPで編集しようとしたら止める

安全ボード用MCPは、書き込みのたびに対象ノードの親パスを確認する。AIマネジメントボードの配下だと確かめられない場合は、操作を拒否する仕組みだ。

削除、一括変更、ミラー操作、ボード外への移動も使えない。完了したものは消すのではなく、完了タスクへ移す運用にした。

実際に作ったAIマネジメントボード

ボードの大枠は、普段の仕事の流れに合わせて次の6つにした。

• 指針
• 全アイテム
• タスク（未着手）
• 今週のタスク
• 実行中タスク
• 完了タスク

「指針」には、たとえば事業のコンセプト、商品構成、購入後ページ、集客導線、優先順位を置く。日々の小さな作業だけでなく、どこへ向かうかも同じボードで見られるようにした。

実行中タスクには、いま進めている仕事だけを置く。未着手の候補まで全部入れると、目の前の作業が見えにくくなるからだ。

Codexに任せた操作も、意外と普通だった

最初のテストでは、実行中に作った「テストタスク」を完了タスクへ移動してもらった。

このときも、いきなり操作はしない。まず実行中タスクと完了タスクを読み、対象のIDと日付の書式を確認する。そのあと名前を更新して、完了タスクへ移動。最後にもう一度読み直して、移動できたことを確認する。

完了日は文字列ではなく、Workflowyの日付機能として追加できた。Codexが日付チップ用の形式を渡すと、Workflowy側ではカレンダーとして扱える。

タスクはAIが勝手に増やさない

ここは途中で決めた大事なルールだ。

チャットには、相談、アイデア、感想も混ざる。会話に出たことを何でもタスク化すると、ボードがすぐ散らかる。

タスクを作るかどうかは人間が決める。Codexは「追加して」「実行中へ移して」と明示されたときだけ編集する。

• 作業途中の完了：実施内容と、次に人間がやることを残す
• タスク全体の完了：完了日を付け、完了タスクへ移動する
• 不要になったタスク：削除せず、必要なら完了タスクへ移す

AIに任せる範囲は、広いほど便利とは限らない。人間が決めるところと、AIが進めてよいところを分けるほうが、長く使いやすいと思う。

まずは小さな共有ボードから

AIマネジメントボードは、人間が方針と優先順位を持ち、AIが同じボードを見ながら作業を進めるための共有場所だ。

今回のように、編集できる場所を最初から狭くしておくと、安心して試せる。

まずは「実行中」と「完了」の2つだけでも十分だと思う。

人間の判断とAIの作業を、同じ場所でつなげる

接続から試したい場合は、先にWorkflowy MCPとCodexをつなぐ手順を確認してみてほしい。

あわせて読みたい

Workflowy MCPをCodexにつなぐ方法｜CLI・APIキー設定を実体験で解説 Workflowyにあるタスクを、AIと人間の両方が見て更新できる「AIマネジメントボード」にしたい。 そう考えて、CodexとWorkflowyをMCPでつないでみた。 ところが最初は、M…

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 大手メーカー会社員
• 残業ゼロで会社の最高評価を獲得
• 飛び級、同期最速で昇進
• AIを使った副業で月10万円稼ぐ

Workflowyにあるタスクを、AIと人間の両方が見て更新できる「AIマネジメントボード」にしたい。

そう考えて、CodexとWorkflowyをMCPでつないでみた。

ところが最初は、MCPとAPIの違いすら、よくわからない。

• 「MCPもAPIと同じようなもの？」
• 「ローカルに何かインストールするの？」
• 「APIキーはどこに書けばいい？」

と、疑問が次々に出てくる。

CLI（黒い画面）にも不慣れだったが、公式手順を一つずつ確認すると無事に接続できた。

この記事では、Workflowy CLIのインストールから、APIキー認証、CodexへのMCP登録までを解説する。

ターミナル初心者でも、順番どおりやれば大丈夫！

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 大手メーカー会社員
• 残業ゼロで会社の最高評価を獲得
• 飛び級、同期最速で昇進
• AIを使った副業で月10万円稼ぐ

Workflowyそのものの使い方から知りたい方は、先に次の記事をご覧ください。

あわせて読みたい

【使用歴7年】Workflowy完全ガイド｜使い方・活用事例を徹底解説 Workflowy（ワークフローウィー）は最高のアウトライナーだ。だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。…

Workflowy MCPをCodexへ接続する手順

まずはとにかく、手順を解説する。

初心者向けの疑問点（というか、私がつまづいた点）は後半にまとめたので、そちらも見てから作業を進めると納得感があると思う。

1．Workflowy CLIをインストールする

macOSまたはLinuxでは、公式ヘルプに載っている次のコマンドをターミナルで実行する（出典：Workflowy CLI公式ヘルプ）。

curl -fsSL https://github.com/rodolfo-terriquez/workflowy-cli/releases/latest/download/install.sh | bash

インストールできたら、ターミナルを起動して、次のコマンドで確認する。

wf --version
command -v wf

command -v wfで表示されたパスは、あとでCodexへ登録するときに使う。

私のMacでは、/Users/ユーザー名/.local/bin/wfという形だった。

2．Workflowy APIキーを発行する

Workflowyへログインした状態で、Workflowy公式のAPI Keyページを開く。

ここでAPIキーを発行する。

3．wf loginでAPIキーを入力する

ターミナルで、次のコマンドを実行する。

wf login

APIキーを求められたら、先ほど発行したキーを貼り付ける。入力内容は画面に表示されないが、そのままEnterを押してOK。

Workflowy CLI公式ヘルプでも、対話形式のwf loginが推奨されている。

と出れば認証成功だ。

4．キャッシュを同期して診断する

ログイン後は、公式手順どおりに同期と診断を実行する（出典：Workflowy CLI公式ヘルプ）。

wf cache:sync
wf doctor

wf cache:syncは、Workflowyの内容をローカルへ同期するコマンドだ。

私の場合、ノード（項目）が8.6万個ほどあるが、約20秒で完了した。

wf doctorでは、ログインやキャッシュの状態をまとめて確認できる。

ずらずらっと情報が出てくるので、ざっと確認して次に進もう。

同期と診断が終わったら、試しにInboxを取得してみよう。

wf node:read @inbox

Inboxの項目が表示されれば、CLIからWorkflowyを読み取れている。

Inboxのノードを作っていない（削除した）人は、別のノードで試してみよう。

5．CodexへWorkflowy MCPを登録する

次に、Workflowy CLIをMCPサーバーとしてCodexへ登録する（出典：OpenAI「MCP」）。

codex mcp add workflowy -- /Users/ユーザー名/.local/bin/wf mcp

/Users/ユーザー名/.local/bin/wfの部分は、command -v wfで確認した自分のパスへ置き換える。絶対パスで登録しておけば、Codexから起動したときもwfを見つけやすい。

この登録作業は、Codexにやってもらってもいい。今回、私は次のように頼んだ。

Workflowy CLIをMCPサーバーとして登録して

登録後は、Codexアプリを再起動する。

6．接続状態を確認する

最後に、次のコマンドで登録内容を確認する（出典：OpenAI「MCP」）。

codex mcp get workflowy

私の環境では、enabled: trueと表示された。

これで接続は完了。おつかれさまでした。

後半では、私が進める中で疑問に感じた点をまとめてある（普段CLIを扱わないような初心者向けです）。

MCPとは？APIとの違い

MCPとAPIは何が違うのか？私はここでつまずいた。

それぞれの役割をまとめてみた。

MCPは、AIが外部ツールを使うための共通ルールだ。今回の場合は、CodexがMCPクライアント、手元で動くWorkflowy CLIがMCPサーバーになる。

次のような流れ。

Codexから命令を受けたWorkflowy CLIが、ローカルキャッシュやWorkflowy APIを使って、実際のデータを読み書きする。この流れがわかると、MCPとAPIを混同しなくなった。

MCPとAPIは違う階層の仕組みなんですね

詳しい仕様は、OpenAIのMCP解説とWorkflowy APIリファレンスで確認できる。

Workflowy Desktop MCPとCLI、どちらを使う？

もう一つ迷ったのが、Workflowy公式ヘルプに「Workflowy Desktop MCP」と「Workflowy CLI」の両方が載っていたことだ。

今回インストールしたのは、Workflowy CLI だ。

私の場合、操作は基本的にAI（Codex）にやってもらうつもり。だからデスクトップアプリ（GUI）は不要だ。

コマンド操作や自動化にも広げたいため、MCPサーバーを内蔵したCLI版を選んだ。

インストール前には、Workflowy CLI公式ヘルプで最新版を確認してほしい。

まとめ：Workflowy MCPはCLI版でもCodexにつなげる

Workflowy CLIをインストールし、APIキーで認証する。あとは、内蔵のwf mcpをCodexへ登録すれば接続できる。

• MCPはAIとツールをつなぐ共通ルール
• Workflowy APIはデータを読み書きする窓口
• Workflowy CLIはAPIとMCPを橋渡しするローカル実行役
• 対話式のwf loginならAPIキーをシェル履歴へ残しにくい
• 接続後は、AIの操作範囲と確認ルールを先に決める

私もMCPの仕組みがわからず、CLIにも慣れていなかった。それでも、手順どおりに進めれば接続できた。

次はWorkflowyを安全に操作するCodexスキルを作り、人間とAIで使うAIマネジメントボードへ進みたい。

次は安全に操作するスキルを作る

接続できたので、次はいよいよAIマネジメントボードを作る。ただ、その前にCodexがWorkflowyを安全に扱うためのスキルを用意したい。

• 最初は読み取りと検索を中心にする
• 作成・移動・完了・削除の権限を分ける
• 削除や大量変更は実行前に確認する
• 対象ボードや親ノードを明示する
• 変更内容を人間が追える形で報告する

MCPでつながったからといって、いきなり何でも任せるのは怖い。AIが触っていい場所と、実行前に確認する操作を先に決める。

そのうえで、「未着手・実行中・完了」のボードを作っていきたいと考えている。

接続の次は、AIへ渡す安全ルールを作る

Workflowyの基本機能や活用例もあわせて知りたい方は、使い方をまとめた次の記事も参考にしてほしい。

あわせて読みたい

【使用歴7年】Workflowy完全ガイド｜使い方・活用事例を徹底解説 Workflowy（ワークフローウィー）は最高のアウトライナーだ。だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。…

AIエージェントを使い始めると、どんどん仕事を任せたくなりますね。

ところが、複数のAIを並列で動かしてみると、今度は別の悩みが出てきました。

私も最初は、できるだけ多くのAIエージェントを動かそうと考えました。

実際に7体を並列で動かしてみたものの、結果は失敗。
成果物の確認や追加の指示が追いつかず、自分がボトルネックになったのです。

その後、同時に動かすAIを3体に絞りました。

3体なら手待ちがなく、1回約5分のレビューも無理なく回せています。

この記事では、Codexでブログ記事などを作りながら試している、AIエージェント時代のタスク管理方法を紹介します。

この記事でいうAIマネジメントとは、AIに仕事を任せるだけではありません。成果目標を決め、タスクの優先順位をつけ、進捗や成果物を人間が確認しながら仕事全体を回すことです。

AIを増やせば増やすほど、生産性が上がるわけではなかった

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 大手メーカー会社員
• 残業ゼロで会社の最高評価を獲得
• 飛び級、同期最速で昇進
• AIを使った副業で月10万円稼ぐ

AIエージェントを並列で動かす4つのタスク管理ルール

先に、現在の私が実践しているルールをまとめます。

1. 今週の成果目標を決める

まず、週に一度、今週の成果目標を決めておきます。

AIへ指示を出す前に、自分がどの方向に進みたいのかを明確にするためです。

次のように、ゴールが明確な成果物で表しておきます。

目標決めは人間の仕事

なお、私は「Workflowy」というツールを使ってタスクを管理しています。
Workflowyは神ツールなので、あとで紹介したいと思います。

2. タスクを優先順位順に並べる

タスクを書き出しただけだと、「次はどれを進めよう？」と毎回迷ってしまいますね。

なので、タスクを並べ替えて、並び順をそのまま優先順位にします。
上から順に処理すればOK、ということですね。

毎回考え直さなくてよいだけで、迷う時間をかなり減らせます。

ここまでを、週に一度、整理しておきます

3. まず3つのタスクを投入する

さあ、ここからはAIに働いてもらいましょう。

先ほど決めたタスクのうち、上から3つを開始します。

私はAIエージェントのCodexを使っているので、Codexに3つのタスクを渡します。

この数がちょうどよかった理由は、あとで詳しく紹介します。

ちなみに、AIエージェントがなかったときは、タスクを一つずつ処理していました。
働くのは私1人ですからね。

でもAIエージェントを使えるようになって、3つのタスクを並列で回せるようになり、劇的に生産性が上がっています。

4. タスクが1件完了したら、次のタスクを投入する

投入したら、あとは

• 成果物のレビュー・指示
• AIが作業
• レビュー・指示

を繰り返して、完了まで持っていくだけですね。

そして3つのタスクのうち1件が完了したら、「今週の成果目標」を見て、次のタスクを始めます。

こうやって、今週のタスクをどんどん完了させていきます。

すべてのタスクを完了できたら最高ですね！

タスク管理の原則は、AIが登場してもあまり変わっていないと感じます。一度、本で学んでおくと自分の中に軸ができておすすめです↓

あわせて読みたい

【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング18選（500冊の書籍から厳選） 「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで, これまで…

AIエージェント時代にタスク管理が難しくなる理由

これまでのタスク管理は、Todoリストを上から順に処理すれば十分でした。

働くのは自分1人なので、仕事も一つずつ進むからです。

ところがAIエージェントを使うと、人間は一つずつ、AIは複数の仕事を同時に進めるようになります。

この状態では、タスクを並べるだけでは足りません。どの仕事を先に任せるか、どの成果物をいつ確認するかまで決める必要があります。ここに、AIマネジメントとしてのタスク管理が必要になります。

OpenAIも、Codexでは複数のエージェントで作業を並行して進められると紹介しています。
（参考：Codexアプリの公式発表）

たとえば、ブログ記事を一つ作るだけでも、次のように人間とAIのターンが交互にやってきます。

記事を作る
├─ AI：競合を調査する
├─ 人間：方向性を確認する
├─ AI：本文を書く
├─ 人間：内容をレビューする
├─ AI：修正する
└─ 人間：公開を判断する

さらに、このやり取りが3つのタスクで同時に進みます。

だから「次はどのAIを確認する？」「どのタスクへ指示を出す？」という判断が増えるわけですね。

私は、これまでのTodoリストの下に、AIとの進行管理が一段増えたと考えると整理しやすくなりました。

これからはAIのマネージャーにならないといけない

7体ではなく3体がちょうどよかった理由

私は最初、7体のAIエージェントを一気に動かそうとしました。

「たくさん動かした方が、成果も増えるはず」と思ったからです。

ところが、1体目の成果物を確認している間に2体目が完了。
2体目を見ている間に、1体目の修正も終わります。

これでは、7体すべてに指示を出す前に仕事が戻ってきます。

AIではなく、成果物を確認する私がボトルネックになっていました。

AIが速すぎて「ちょっと待って」ってなってた…

いろいろ考えた結果、今は3体を同時に回しています。

3体へ減らしてからは、AIを待つ時間がほぼなく、それぞれのタスクも覚えていられます。

もちろん、3体が全員の正解というわけではありません。

AIの作業時間や、人間のレビュー時間によって、扱いやすい数は変わります。

まず2〜3体から始めて、成果物がたまらない範囲で増減するのがおすすめです。

7体で失敗してから3体へ絞るまでの話は、noteに詳しく書いています。

note（ノート）

自分に最適なAIエージェントの数を考察してみた｜とさか（Keigo Tosaka） 最近、ChatGPTに入ってるCodexを使い始めました。 今回の用途はコーディングではなく、ブログ作成みたいな一般的な作業。 そして狙いは、マルチエージェントです。 AIエー…

Workflowyでは成果目標と優先順位を管理している

ここまで紹介したタスク管理には、Workflowyを使っています。

AIマネジメントでは、頭の中だけでAIの稼働状況や次のタスクを管理しないことが大切です。Workflowyに書き出すことで、人間が判断する仕事とAIに任せる仕事を分けて見渡せます。

現在、管理できているのは次の3つです。

Workflowyは、「アウトライナー」と呼ばれるツールです。
箇条書きで情報を整理し、並べ替えも簡単なのでタスク管理にぴったりです。

冒頭でも述べたように、Workflowyを使って、AIに指示するタスクを整理しています。

これをWorkflowyなしで頭の中でやろうとすると、
「今AIに何をお願いしてたっけ？」となって、その都度思い出す必要があります。

でもWorkflowyに書き出しておけば、迷うことなく進められます。

Workflowyについて詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください↓

あわせて読みたい

【使用歴7年】Workflowy完全ガイド｜使い方・活用事例を徹底解説 Workflowy（ワークフローウィー）は最高のアウトライナーだ。だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。…

今後はWorkflowy MCPでステータス管理を自動化したい

今の方法でも、成果目標と優先順位は管理できています。

一方、まだWorkflowyとCodexは別々です。
AIが作業を終えるたびに、ステータスを手作業で直す必要があります。

ここは面倒ですね。

そこで次に、WorkflowyとCodexをMCPでつなぐ司令ボードを作りたいと考えています。

MCPは、AIと外部ツールをつなぐ仕組みです。

AIには、作業状況や「次に誰が何をするか」を更新してもらいます。

一方、成果目標、優先順位、同時に進める数、最終承認は人間が決めます。

うまくいけば、Workflowyを開くだけで「今、自分が確認すべき仕事」が分かるはずです。

ただし、この司令ボードはまだ構築前です。

これから実際に作り、使ってみます。

成功した点だけでなく、失敗した点も含めて、あとでこの記事へ追記します。

Codexで文章作成やデータ分析など、どんな仕事を任せられるか知りたい方は、先に活用事例を見るとタスクの分け方を考えやすくなります。

あわせて読みたい

Codexの活用事例10選｜コーディング以外の仕事で何ができる？ Codexはプログラミング用のAIとして知られていますが、コーディング以外の仕事にも活用できます。 ただ、「仕事に使える」と聞くだけでは、自分なら何を任せられるのか…

3体のAIエージェントと仕事を回す1日の流れ

では、実際に1日の中でどう回しているのか。

毎日まったく同じではありませんが、基本の流れは次のとおりです。

前日に翌日の優先順位を整える

まず、前日の仕事を終えるときに、翌日のタスクを並べ替えます。

翌日に動かす上位3件を決めておけば、朝から「何をしよう？」と迷いません。

朝に3体へ指示を一巡させる

朝になったら、上位3件をCodexへ渡します。

途中で1体目が完了しても、まず3体目まで指示を出します。

ここで1体目へ戻ると、3体目の仕事がいつまでも始まらないからです。

一度すべて動かしてから、優先順位順にレビューします。

人間だけの集中時間を取る

3体を動かしたら、私は30分ほど自分の仕事をします。

企画を考える、公開前の記事を確認する、サービスを設定する。
こうした人間にしかできない仕事も残っているからです。

この時間にAIが完了しても、すぐには反応しません。

AIを少し待たせてでも、人間の集中時間を守ります。

AIに5分おきに対応してたら永遠に集中できないので

優先順位順に約5分ずつレビューする

集中時間が終わったら、Workflowyの上から順番に成果物を確認します。

1回のレビュー時間は、平均で約5分です。

修正が必要なら追加で指示。
完了したら、次のタスクを投入します。

あとは、この繰り返しです。

AIの稼働率より人間のレビュー時間を改善する

AIエージェントを使っていると、AIが止まっている時間をもったいなく感じます。

せっかく使えるのだから、24時間働いてもらいたくなりますよね。

私も最初は、AIの稼働率をできるだけ上げようとしていました。

でも、たとえAIが記事を1日で50本作っても、私が確認して公開できなければ意味がありません。

改善すべきなのは、AIの待ち時間ではなく、人間のレビュー時間でした。

そこで、AIには1回の指示でできるだけ先まで進めてもらいます。

途中確認を減らし、人間が判断すべきところだけで止まってもらうイメージです。

AIは暇でもOK。完成した仕事を増やそう

AIエージェントの並列タスク管理でよくある質問

AIエージェントは何体まで並列で動かすべきですか？

まずは2〜3体から試すのがおすすめです。

成果物がたまり始めたら、増やしすぎです。AIの作業時間と、自分のレビュー時間に合わせて調整してみてください。

指示中に別のAIが完了したら、どちらを優先しますか？

私は、まず予定していた3体への指示を一巡させます。

途中の完了通知へ反応すると、まだ動かしていないAIが残ってしまうからです。一巡したあとは、タスクリストの優先順位順に確認します。

AIが止まっている時間があってもよいですか？

問題ありません。

AIの稼働率より、完成した仕事を重視します。自分の集中時間を守るためなら、AIを待たせてOKです。

長期プロジェクトはどのように分けますか？

1〜3日で成果を確認できる単位まで分けます。

たとえば「Kindleを書く」では大きすぎます。「第1章を書く」「第2章を修正する」のように、章ごとに分けると進めやすくなります。

AIエージェントのタスク管理におすすめのツールはありますか？

私はWorkflowyを使っています。

ただし、先に決めたいのは成果目標、優先順位、同時に進める数です。ツールは、そのルールを見やすくするために使います。

まとめ：AIを増やす前に、迷わないルールを作ろう

私が現在実践しているタスク管理ルールは、次の4つです。

1. 今週の成果目標を決める
2. タスクを優先順位順に並べる
3. まず上位3つのタスクを始める
4. 1件完了したら、次のタスクを始める

私は7体で失敗し、3体へ減らしたことで、無理なく仕事を回せるようになりました。

ただし、大切なのは「3体」という数字そのものではなく、「成果をできるだけ増やすこと」です。

AIエージェントを何体使おうが、とにかく成果を最大化できること。

ここに、タスク管理をやる意味があります。

AIエージェントを使うほど、人間の役割は「自分で全部作業すること」から「仕事を分け、順番を決め、成果を確認すること」へ変わります。今回紹介した方法は、そのための私なりのAIマネジメントの実践例です。

まずは2〜3体から始めて、自分が成果物を無理なく確認できる数を探してみてください。

Workflowyは全て英語表記だが、「日本語版はないのか？」と気になるかもしれない。

はじめに結論を書くが、残念ながら、日本語版はない。

だが、何も問題ない。Workflowyはめちゃくちゃシンプルなツールだからだ。英語しかないからといって、使い方に困ることはまずないだろう。

ただ、始めの段階で、何ができるか把握しておくのも効率的だ。

本記事では、英語表記のメニューの動作を説明する。試行錯誤して使い方を学ぶのもいいが、本記事で手早く使い方を掴むのも良いだろう。

私はこれまでWorkflowyを6年間毎日使い続け、34,147行（約170万字）を入力してきた。

本記事では、おすすめの設定も紹介するので、ぜひ目を通していただきたい。

＼本ブログが電子書籍になりました！／

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Kindle Unlimited対象 ※初回ユーザーなら無料キャンペーンで丸ごと読めます。

Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。

Workflowyに日本語版はない

冒頭でも述べたが、現状、Workflowyに日本語版は無い。

メニューなどは全て英語表記だ。だが使用には全然問題ない。

入力は日本語でできるし、アイコンもあるため、慣れれば英語表記でもほとんど困るシーンは無い。

一応、公式サイトでは日本語の説明もあるので参照してほしい。（ただし、機械翻訳的で、若干言葉が怪しいところもある）

では、以降では、英語表記のメニューからどういった操作ができるか説明する。

現在のページの操作（右上メニュー）

まずはページ右上のメニューから。スマホでもPCでも、右上にメニューボタンがある。

このメニューは、現在表示しているトピック全体に作用する。

ここでは、メニュー内の主要な4つの機能、

• Turn into…
• Add to Starred
• Export
• Expand all/ Collapse all

について、順に説明する。

Turn into…（変換）

【Turn into…】は、箇条書きを別の形態に変換する。中身が変わる訳ではないから安心してほしい。見え方が変わるだけだ。

例えば、boardを選ぶと、

掲示板形式になる。

例えば、タスクを進捗ごとに分けると見やすいだろう。Trelloに近い使い方ができる。

ただ、私はTurn intoをあまり使わない。デフォルトのアウトライン形式が一番扱いやすいからだ。

Add to Starred （お気に入り）

この機能は本当によく使う。

現在表示しているトピックをお気に入り登録する。登録すると、左下のメニューから、

お気に入りリストを呼び出すことができる。

登録しすぎると見づらくなるので、よく見るものだけにしよう

Export（出力）

Workflowyのテキストを、別のツールにコピペするときに使う。

私はこのブログもWorkflowyで書いているが、いったんExportして、WordPressというツールでアップロードしている。

Expand all/ Collapse all

【Expand all】は、現在のページの箇条書きを全て展開する。

逆に、【Collapse all】は、全てをおりたたむ。

アウトライナー！って感じの挙動ですね

Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

各トピックの操作（左スワイプメニュー）

ページ全体ではなく、各トピックだけを操作するメニューもある。

スマホの場合は、トピックを左にスワイプするとメニューが現れる。

PCの場合はビュレットポイントの左にメニューが現れる。

このメニューでの操作は、基本的にその行だけに作用する。

ここでも、主な6つの機能、

について、順に説明する。

Add note（メモ）

その行に、小さな字でメモを追記できる。こんな感じだ。

私は、読書していて新しい気づきがあったとき、Workflowyに書いている。その時、引用元が分かるよう、本のタイトルをメモとして残している。

Present（プレゼン）

Workflowyの箇条書きが、プレゼン形式になる。PCで使う機能だろう。

いちいちパワポを作らなくていいのでラクだ。チーム内での打合せにはいいだろう。

私はWorkflowyを個人で使っているだけなので、実際に使ったことはない。

Move to…（移動）

そのトピックを好きな箇所に移動できる。すぐ近くならドラッグで移動すればいいが、離れた箇所に移動したいときはこれ。

【Move to…】を押すと、検索画面が出るので、移動先のキーワードを入力し、現れた移動先をタップすると移動できる。

スマホでも遠くに移動できて便利！

Mirror （同期コピー）

割と新しくて、面白い機能だ。ミラー（鏡写し）の名の通り、同期して複製できる。

同期コピーしたいトピックで、【Mirror】を選択した後、貼り付けたい箇所で長押しして【Paste】を押す。

すると、ミラーコピーが作成された。ビュレットポイントが菱形になるのが目印だ。

ミラーしたものは、どちらか一方を編集すると、他方のトピックも同期して編集される。

プロジェクトAとBのどちらに分類すべきか迷う場合、両方にミラーコピーしておくという使い方ができる。

Duplicate （複製）

単純に、トピックを複製する。複製先には、Copyが付く。

こちらは、ミラーと違って、複製後の編集内容は同期されない。

Copy internal link（内部リンク）

Workflowy内で使える内部リンクを作れる。

内部リンクを作って、好きな箇所に貼れば、そのリンクを押すことで元のトピックに飛べる。

遠い箇所からでもすぐ移動できるので、便利だ。

Settingのおすすめ設定

右上メニューからSettingを押すと、さらに詳細な設定ができる。

ベータ版の機能などもあるので、全ては説明しない。基本、デフォルトで良いだろう。

ただ、スマホ利用なら、一つだけ変更した方が良い。

【Experimental features】の、【Keep Mobile Keyboard on Scroll】は、オフにしよう。

オンのままだと、キーボードがずっと表示されっぱなしになる。入力中はいいが、画面全体を見たいときは邪魔だ。

これをオフにしておけば、スクロールすることでキーボードが非表示になる。

アウトラインを眺めるのが快適に！

まとめ

Workflowyは直観的に使えるし、極端な話、説明書きが分からなくても試しに使ってみるうちに覚えていく。

はじめはテスト感覚で、いろいろ触ってみるのが良いだろう。

Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Workflowy（ワークフローウィー）は最高のアウトライナーだ。だが、そもそも”アウトライナー”に馴染みが無いし、画面も英語ばかりでちょっと不安を感じるかもしれない。

だが大丈夫。Workflowyは超シンプルなツールだ。数種類の操作を知るだけで、無限の使い方ができる。

私はWorkflowyを7年間毎日使っており、これまで47,816行（約240万文字）を入力してきた。

また、操作方法だけでなく、6年間の経験を通じたWorkflowyの活用事例も載せた。私の活用法から、何かヒントが得られれば嬉しい。

＼本ブログが電子書籍になりました！／

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Kindle Unlimited対象 ※初回ユーザーなら無料キャンペーンで丸ごと読めます。

Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。

Workflowyは、最高のアウトライナー

Workflowyとは？シンプルさが最大の魅力

Workflowyは、”アウトライナー”と呼ばれるツールだ。アウトライナーでは、アウトライン（箇条書き）でメモ・思考できる。

要は、構造化できるメモアプリ、といったところだ。

中でもWorkflowyは、

の点で最高だ。

Workflowyの本質は「第二の脳」

Workflowyの本質は何か？と問われたら、私は「第二の脳」と答える。

もう少し具体的に言うと、

• 情報を無限にストックできる「記憶」
• 情報を処理する「思考」

という2つの役割を持っている。

情報量が増す現代、すべてを自分の脳で記憶しておくのは不可能だ。それに、記憶にエネルギーを使つと、肝心の思考にエネルギーをさけなくなる。

Workflowyという第二の脳に情報を吐き出すことで、自分の脳のワーキングメモリをフル活用できる。また、Workflowyで情報を分類し、アウトライン化することで、思考がさくさく進む。

このように、記憶と思考にWorkflowyを使うことで、速く深い思考ができる。

人と差をつけるのは、「思考」だ。考えない、工夫しない人間は差別化できないため、代替可能な人材として、搾取されることになる。

Workflowyという第二の脳で、思考力を強化しよう。

Workflowyを使うメリット

Workflowyを使うことで得られる、具体的なメリットを見ていこう。

集中できる

気を散らすものが多い現代の中で、集中力を維持するのは難しい。

でもWorkflowyがあれば、邪魔なノイズをすべて預かってくれる。気になることを全てWorkflowyに入れておけば、脳が安心して目の前のタスクに没頭できる。

「フロー」の概念で有名なミハイル・チクセントミハイも、「時間を忘れるほど没頭できることが幸福だ」と述べているほどだ。

集中力によって、同じ24時間を過ごしていても、その生産性には何倍もの差がつく。

目の前のタスクに全力集中できるって、めちゃくちゃ気持ちいい

思考力が上がる

Workflowyのアウトラインは、ロジックツリーそのものだ。だから、容易にロジカルシンキングできる。

結論と、それを支える根拠の形式をいとも簡単に描ける。

また、無限に吐き出せる安心感から、直観的な思考も可能。

直観とロジカルの組合せは最強だ。オリジナルかつ、強固なアイデアが生まれる。

私自身、Workflowyを使うことで、絡まっていた思考がするするとほどけ、「これが答えか！」と思える瞬間が何度もあった。

夢が見つかる

以前の私は、「人生でやりたいことは何だろう」と、よく悩んでいた。

しかし、Workflowyにそういった悩みも含めて書いていった結果、自分の強みや、人生でやりたいこと=夢が見つかった。

Workflowyに書かなければ、忙しい日常に流されて、ずっと悩み続けていたと思う。

成長できる

私は仕事や日常生活で気づいたことをすべてWorkflowyに残している。

などなど、生産性やQOLが上がるメモを、これまで1万行以上残してきた。

そして、定期的にこれを整理し、体系化している。

自分の数年間の学びが体系化される。これはまさに、自分の成長の軌跡だ。

成長を実感できるって、嬉しい

基本の使い方（スマホ・PC）

まず、スマホアプリの基本の使い方を説明する。

アプリをダウンロードして、ログインしよう。

Workflowyの特徴

使い方の前に、Workflowyの2つの特徴を押さえておこう。

の2点だ。

Workflowyは階層（レベル）をいくらでも作れる。タスクのサブタスクのサブサブタスク…も可能だ。

また、後からいくらでも並べ替えができるので、はじめは順番を気にせず適当に入力していい。

この特徴を意識すると、以降の使い方がスムーズにマスターできるだろう。

思いつくままにメモ

はじめにあるのは、たった一つの点だ。ここに、思いつくままにメモする。

好きなタイミングで改行して、箇条書きにしていく。

カテゴライズする

サブの情報を書きたいときは、階層を下げる。「＞」を押すことで、階層が下がる。

また、順番を変えたいときは、指でドラッグして移動できる。

この操作感大好き

普通のメモだと、順番を入れ替えるのにコピペが何回も必需で、手間だ。

しかし、Workflowyなら後で簡単に順番を入れ替えられるので、始めはぐちゃぐちゃに入力していい。

情報を整理すると、自分の脳も整理されてくる。

テキストを折り畳む

情報量が増えてくると、全体像が把握しにくくなる。

そんなときは、階層を折り畳もう。

テキストの右の▼マークを押すと、下の階層が折り畳まれる。

下層が折り畳まれた。ビュレットポイントが薄い二重丸になるのが目印だ。

また展開したいときは、▶マークだ。

好きな箇所にフォーカスする

さらに、あるトピックだけにフォーカスしたいときは、「ズームイン」を使おう。

箇条書きの先頭の点（ビュレットポイント）を押すと、

そのトピックがトップの見出しになる。

画面が広くなると、思考も広がる。

戻るときは、画面下部の＜マークだ。

お気に入り登録する

情報が増えて散らばってくると、編集したい箇所まで移動するのが大変だ。

だから、お気に入り（ブックマーク）機能は本当によく使う。

お気に入り登録したいトピックでメニューボタンを押し、

「Add to Starred」を選択する。

これで、お気に入り登録された。呼び出すときは、画面下部のメニューボタンを押すと、

お気に入りに登録されているトピックが出てくる。

これでいつでもそのトピックに飛べる。

Workflowyにはフォルダが無い？

Workflowyには、フォルダが無い。私も最初は戸惑った。「どうやってカテゴリ分けするんだ？」と。

でもよく考えたら、箇条書きでカテゴリ分けすればいいのだ。無限に階層分けできるから、フォルダが不要だ。

現在の私のWorkflowyは、次のような大きなカテゴリに分かれている。

このカテゴリはいつでも変えられるし、移動も簡単。フォルダよりも柔軟で気に入っている。

この中に3万行以上が収納されていると思うと、Workflowyってすごい

Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

PC版の使い方

PCでの使い方も簡単に説明する。

PCでは、デスクトップアプリもあるが、ブラウザ版の方が使いやすい。Workflowyのサイトにアクセスして、ログインしよう。

やることは、スマホアプリと基本的に同じだ。

だがPCの場合は、Workflowy特有のショートカットがあり、効率的に作業できる。それぞれの操作は、こちらの記事にショートカットをともに紹介している。

あわせて読みたい

Workflowyの必須ショートカットを解説【これだけは覚えよう】 Workflowy（ワークフローウィー）には、PCで効率良く使えるショートカットが備わっている。しかし、英語表記なので、なんとなくわかるけど、把握に時間がかかる。 それ…

PCでも使うなら、一度チェックしておこう。

ただし、PCでも使う場合、月100行までという制限がかかる。ストレスなく使うには有料版が必要だ。有料版の違いについては、記事後半で解説する。

日本語版はある？英語のメニュー動作を解説

残念ながら、Workflowyに日本語版は無い。しかし、Workflowyはシンプルなツールなので何も心配はいらない。

とはいえ、最初にざっと何ができるか理解しておいた方がいいだろう。

こちらの記事では、英語表記の主なメニューの動作を解説した。

あわせて読みたい

Workflowy日本語版はある？英語のメニュー動作を解説 Workflowyは全て英語表記だが、「日本語版はないのか？」と気になるかもしれない。 はじめに結論を書くが、残念ながら、日本語版はない。 だが、何も問題ない。Workflow…

一度目を通しておくと役に立つはず！

Workflowyの活用事例（仕事もプライベートも）

Workflowyは無限の使い方があるゆえに、どう使えばいいか迷うだろう。

そこで、6年間使ってきた私の活用事例を載せておく。何かヒントが見つかると嬉しい。

ここで紹介するのは、次の6事例だ。

タスク管理

まず紹介したいのはタスク管理だ。

Workflowyは、タスク管理と相性抜群。

Workflowyにタスクを吐き出すことで、脳内がとてもスッキリするし、目標を確実に達成できるようになる。

こちらの記事にまとめたので、ぜひ読んでいただきたい。

あわせて読みたい

【頭スッキリ】Workflowyでタスク管理する方法（運用歴6年） Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。 365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力し…

気づいたことメモ

Workflowyに、気付いたことを何でも書こう。

人間は1日のうち、数万回の思考をしているらしい。しかし、そのほとんどは忘れてしまう。

もちろん全てを残す必要はないが、たまに、けっこう良いことを思いつくものだ。だから、ちょっとした気付きをWorkflowyに残しておこう。

など、とりあえずWorkflowyに書いておく。

これをたまに見返し、整理することで、自分だけの”オリジナル処世術”が出来上がる。

上手くいったことを再現でき、失敗を繰り返さなくなる。ただなんとなく日々を過ごす人と、確実に差をつけることができるだろう。

将来計画

私は10年先までのビジョンをWorkflowyに書いてある。だから、仕事でもプライベートでも指針が明確だ。

数年前の自分は、人生でやりたいことがはっきりせず、モヤモヤしていた。

しかし、モヤモヤも含めてWorkflowyで思考整理した結果、人生でやりたいことがはっきりした。

やりたいことが分かると、メンタル的にすごく強くなれる。今の行動が、将来のビジョンに繋がっているか分かるため、迷うことなく動ける。

やりたいことを見つけたい方は、”世界一やさしい「やりたいこと」の見つけ方”が参考になる。

世界一やさしい「やりたいこと」の見つけ方 人生のモヤモヤから解放される自己理解メソッド

¥1,540 （2026/08/23 21:15時点 | Amazon調べ）

Amazon

＼楽天ポイント4倍セール！／

楽天市場

Audible

ポチップ

この本に書いてあることをWorkflowyに書き出しながら実践したことで、私もやりたいことが見つかった。

まずはWorkflowyに心のモヤモヤを書いて、整理するところから始めよう。

ブログ執筆

私はこのブログ、この記事も、すべてWorkflowyで下書きを書いている。

Workflowyで文章を練ったあと、アップロード用のツールを使って記事を更新している。

Workflowyは、文章作成と非常に相性が良い。文書作成の王道である、ピラミッド・ストラクチャを簡単に構築できるのだ。

ピラミッド・ストラクチャとは、書籍「考える技術・書く技術　問題解決力を伸ばすピラミッド原則」で紹介される、文書作成の型だ。

簡単に言えば、次のように、主張と根拠をセットにした文書作成法だ。

Workflowyなら、ピラミッド・ストラクチャのテンプレートを作って、するすると力強い文章を作成できる。

Workflowyを使うと、なんか文章が速く書けるな〜と思っていたが、その理由をこちらのnoteで書いてみた。文章の書き手なら読んでみてほしい↓

note（ノート）

神アウトライナー「Workflowy」で執筆の手が止まらない｜とさか（Keigo Tosaka） 自分が大好きなツール、「Workflowy」を紹介したい。 働き方というか、私の人生まで変えてしまったツールだ。 noteも高速で執筆できるようになる。 Workflowyは、神アウト…

日記

日記をつけるのはとても良い習慣だ。

私は、

を日記に書くようにしている。

嬉しかったことを書くと、自分がどんなときにご機嫌になるかが分かってきて、人生のQOLが上がる。

失敗したことは早く忘れたいが、あえて一度書き出すことで、心がスッキリする。冷静に反省して、次に活かせるようになる。

Workflowyは自分だけの無限の空間だ。日記にうってつけの場だろう。

1日1行でOK！

レシピリスト

レシピメモとしてもWorkflowyは活躍する。

私はよくネットやアプリでレシピを検索する。1回作って美味しかったレシピは、Workflowyにメモするようにしている。

2回目に作るときに、また検索するのは面倒だし、全工程見る必要がない。調味料の配分だけ分かれば十分だ。

しかも、Workflowyなら自分好みの味付けを残せる。もうちょっと味が薄い方が良かったか、と思えばそれをWorkflowyにメモすることで、次回はさらに上手くできる。

Workflowyの便利機能・裏技まとめ

知っていると便利な、6つの機能も紹介する。

メニューの呼び出し方

これらの機能は、ページ全体ではなく、各トピックだけを操作するメニューだ。

スマホの場合は、トピックを左にスワイプするとメニューが現れる。

PCの場合はビュレットポイントの左にメニューが現れる。

このメニューでの操作は、基本的にその行（トピック）だけに作用する。

メモ（Add note）

その行に、小さな字でメモを追記できる。こんな感じだ。

私は、読書していて新しい気づきがあったとき、Workflowyに書いている。その時、引用元が分かるよう、本のタイトルをメモとして残している。

プレゼン（Present）

Workflowyの箇条書きが、プレゼン形式になる。PCで使う機能だろう。

いちいちパワポを作らなくていいのでラクだ。チーム内での打合せにはいいだろう。

私はWorkflowyを個人で使っているだけなので、実際に使ったことはない。

移動（Move to…）

そのトピックを好きな箇所に移動できる。すぐ近くならドラッグで移動すればいいが、離れた箇所に移動したいときはこれ。

【Move to…】を押すと、検索画面が出るので、移動先のキーワードを入力し、現れた移動先をタップすると移動できる。

スマホでも遠くに移動できて便利！

同期コピー（Mirror）

割と新しくて、面白い機能だ。ミラー（鏡写し）の名の通り、同期して複製できる。

同期コピーしたいトピックで、【Mirror】を選択した後、貼り付けたい箇所で長押しして【Paste】を押す。

すると、ミラーコピーが作成された。ビュレットポイントが菱形になるのが目印だ。

ミラーしたものは、どちらか一方を編集すると、他方のトピックも同期して編集される。

プロジェクトAとBのどちらに分類すべきか迷う場合、両方にミラーコピーしておくという使い方ができる。

複製（Duplicate）

単純に、トピックを複製する。複製先には、Copyが付く。

こちらは、ミラーと違って、複製後の編集内容は同期されない。

内部リンク（Copy internal link）

Workflowy内で使える内部リンクを作れる。

内部リンクを作って、好きな箇所に貼れば、そのリンクを押すことで元のトピックに飛べる。

遠い箇所からでもすぐ移動できるので、便利だ。

Workflowyの料金プランと有料版の違い

無料/有料の比較

有料版（Pro）によって得られる機能は、次の通りだ。

このうち、最も価値があるのは一つ目の「項目数の制限なし」だ。他はおまけに過ぎない。

つまり、無料版と有料版の比較は次のような単純なものとなる。

シンプル！

スマホアプリなら無制限？

無料版には制限があるが、なぜかスマホアプリは無制限で使える。PCなどで使おうとすると、月100行の制限がかかる。

なので、スマホでしか使わない人は無料版でもいいかもしれない。ただPCの方が編集しやすい側面もあるので、使い倒す人は有料版がおすすめだ。

有料版にするか迷う場合は、こちらの記事も参考にしてほしい↓

あわせて読みたい

Workflowyは無料版でもOK！有料版にすべき条件は？ 「Workflowyは無料版で使い続けられるか？」 「有料版のメリットは？」 Workflowyを使い始めると、こういった疑問が浮かぶだろう。 私はWorkflowyを6年くらい使っている…

他アウトライナー（Dynalist）との比較

アウトライナーといえば、「Dynalist」も長年人気を誇るツールだ。

Workflowyと同様の階層型のメモアプリで、両者はかなり似ている。

私は両方を試した結果、Workflowyを使い続けている。違いを簡単に説明したい。

Dynalistにはフォルダがある

まずコンセプトで大きく異なるのが、Dynalistはフォルダがあることだ。アウトライナーをフォルダごとに仕分けできる。

一方のWorkflowyはフォルダがなく、すべてを一つのアウトラインで管理する。

最初はフォルダがある方が馴染みやすいが、明確にフォルダ分けしにくいものもあり、一つのアウトラインで管理するスタイルのWorkflowyが気に入った。

シンプル vs 多機能

よく言われるのが、

• Workflowy＝シンプル
• Dynalist＝多機能

という違いだ。

ただ、Workflowyも開発が進みかなり多機能になっており、私も実際困ったことはない。

私は何より、Workflowyのシンプルで美しいインターフェースが気に入った。

毎日使うから、見た目って大事

無料プランの違い

どちらも無料プランと有料プランが用意されている。有料プランの料金は同等だ。

無料プランの制限については、

• Workflowyの無料プランでは、月間100アイテムの追加制限がある。
• Dynalistは、無料プランでもアイテム数に制限がないが、複数の機能に制限がある。

という違いがある。いずれにしても、まずは無料プランで試してみるのが良いだろう。

開発・今後の展望

あと最も致命的なのが、Dynalistは、現在ほぼ開発が止まっていることだ。新機能の追加や大きなアップデートは期待しにくい。

Workflowyは現在も開発が活発で、新機能や改善が継続してリリースされている。長期的な利用も安心できる。

まとめ

Workflowyの使い方は無限だ。ここで紹介したのはほんの一部に過ぎない。

あなたにあった使い方がまだいくらでもあるだろう。

ぜひ、あなただけの思考ツールとして、育てていってほしい。

Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Workflowyを使い始めると、こういった疑問が浮かぶだろう。

私はWorkflowyを6年くらい使っている。これまで34,147行（約170万文字）を作成した。

はじめの4年は無料版だけで使っていた。しかし、ブログ執筆にWorkflowyを使い始めてからは、有料版のメリットが大きいため、有料版に切り替えた。

本記事では、無料版も有料版も使い倒している筆者が、それぞれを比較し、まとめたものだ。

迷っている人は、ぜひ参考にしてほしい。

＼本ブログが電子書籍になりました！／

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Kindle Unlimited対象 ※初回ユーザーなら無料キャンペーンで丸ごと読めます。

Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。

結論

まず結論だ。

無料版か有料版かの違いは、

ということになる。

以降で詳しく説明する。

無料版と有料版の比較

無料/有料の比較

無料版と有料版の違いをまとめた。

有料版（Pro）によって得られる機能は、次の通りだ。

このうち、最も価値があるのは一つ目の「項目数の制限なし」だ。他はおまけに過ぎない。

つまり、無料版と有料版の比較は次のような単純なものとなる。

シンプル！

無料版の制限と対策

無料版の制限でもっとも痛いのは、項目数の制限だ。追加できる行数が月に250個までとなる。

思考ツールとして使うなら、月250行では全然足りない。250行以下でやりくりする手もあるが、どうしても思考に歯止めがかかってしまうため、ナンセンスだ。

ただし、無料版で無制限に使う方法が一つある。なぜか、スマホアプリだと制限がないのだ。

仕様なのかはよく分からない。私もはじめは、アプリにも250行の制限があると思っていた。だから、「あれ、制限がないぞ」と半信半疑で使っていた。

しかし数年間無制限で使えているので、今後もスマホアプリは無制限なのだろう。

紹介リンクから登録すれば、月100行追加できる

あと、もしこれからWorkflowyを登録するなら、紹介リンクを使う手もある。他のWorkflowyユーザーの紹介で登録すると、月間無料アイテム数が100増える。結構でかい。

私の紹介リンクはこちらなので、ぜひ活用してほしい。

ちなみに紹介した人も無料項目数が100増えるから、Win-WInだ。自分が紹介する側に回ってもいいだろう。

Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

有料版のメリット｜PCでの編集が効率的

有料版のメリット＝PCとスマホを併用できること

では、有料版（Pro）にするメリットは何だろうか。それは、PCでもスマホでも無制限に使えることだ。

無料版でも、PCで使うことはできる。しかし、PC（WEB版）だと、項目数に250行の制限がかかるから、実質的に使えない。

つまり、有料版の最大のメリット＝PCでもスマホでも使い放題、ということになる。

PCとスマホを併用するメリット

では、PCを併用するとどんなメリットがあるのかを書きたい。

そもそもPCは使わない、という人も今は多いかもしれない。

ただ、Workflowyでガッツリ文章を編集するなら、PCの方が効率的だ。

私も、このブログの下書きをWorkflowyで書いている。Workflowyでは、構造化や文章の並べ替えがしやすく、ブログがすごく書きやすい。

他にも、

というメリットもある。

メモ程度に使うならスマホアプリで十分だろう。しかし、ちゃんとした文章を書くなら、PCでの編集をおすすめする。

PCはハイスペックでなくて構わない。私も、3万円台のノートPCを使っているが、全然問題ない。

Workflowyは動作が軽くて好き

まとめ

有料版は年払いで月7ドル（約1000円）だが、無制限にトピックを増やせるので無限に思考を広げられる。このストレスフリーさを考えると、めちゃくちゃコスパが良いと思っている。

ただ、メモ程度に使う人にとっては価値を発揮しづらいだろうし、それぞれの使い方次第だと思う。無限の使い方があるのも、Workflowyというアウトライナーの良さだ。

私は、Workflowyをタスク管理にも使っている。タスク管理とも相性抜群なので、ぜひ参考にしていただきたい。

あわせて読みたい

【頭スッキリ】Workflowyでタスク管理する方法（運用歴6年） Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。 365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力し…

Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Workflowy（ワークフローウィー）には、PCで効率良く使えるショートカットが備わっている。しかし、英語表記なので、なんとなくわかるけど、把握に時間がかかる。

それに、ショートカットの全てを覚える必要はない。マストなものだけに絞った方が効率的だ。

私はこれまでWorkflowyを6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。

いろいろ試してきた筆者が、Workflowyで絶対に覚えるべきショートカットを解説する。

ショートカットをマスターすれば、

という効果が得られる。

思考への集中は特に重要だ。絶対に使いこなそう。

＼本ブログが電子書籍になりました！／

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Kindle Unlimited対象 ※初回ユーザーなら無料キャンペーンで丸ごと読めます。

Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。

Workflowyの必須ショートカット5選

まず、厳選ショートカットを一覧表にまとめた。

では、順に解説する。

階層の上げ下げ Tab/ Shift+Tab

これは説明するまでもないかもしれない。普通に使っているだろう。

Tabキーで階層を下げられる。

Shift+Tabを押せば、階層を上げられる。

行の並べ替え Shift+Alt+↑/↓

再頻出の強力なショートカットだ。行の上下を入れ替えられる。

Shift+Alt+↓ で、カーソルのある行が下に移動する。

Shift+Alt+↑ なら上だ。

雑にアイデア出しした項目を、意味のある順番に並べ替えるときに使う。ショートカットを使えば、思考と同じ速度で操作ができて非常に快適だ。

3キー押しで、やや覚えにくいのが難点。忘れない工夫については、後述する。（私は使い過ぎて指が覚えてしまった）

ちなみに、MicrosoftのパワポやWordでも使えるから、かなり応用が利くショートカットだ。

絶対に使いこなそう

ズームイン/アウト Alt+→/ Alt+←

Workflowyを象徴するショートカットといってもいい。

Alt+→で、ズームイン（トピックにフォーカス）できる。

例えば、次のように階層が深くなっていったとする。

ここで、今は階層7について集中して考えたい、というときは階層7にカーソルを合わせてAlt+→を押す。

すると、階層7にズームインして、トップの見出しになった。

複雑なアウトラインでも、そのときに集中したいトピックにフォーカスできるから、思考しやすくなる。

上の階層に戻りたいときは、Alt+←を押せばいい。

この機能のおかげで、Workflowyには”フォルダ”が不要だ。仕分けなくても、いつでも各カテゴリにフォーカスできるからだ。

折り畳み・展開 Ctrl+↑/↓

Workflowyのテキストが増えてくると、全体像を把握しにくくなる。そんなときは、今見る必要のないアウトラインは折り畳もう。

Ctrl+↑で、アウトラインを折り畳める。

例えば、次のような構造の文章があったとする。

1章は今見なくていい、というときは、「1章」にカーソルを合わせて、Ctrl+↑を押す。

1章が折り畳まれて、シンプルに、見やすくなった。

このショートカットにより、枝葉ではなく、森を見ることができる。

また枝葉を見たいときは、Ctrl+↓で展開可能だ。

ちなみに、Ctrl+Spaceで折り畳み/展開もできる。

タスク完了 Ctrl + Enter

完了したタスクを見え消しするときは、Ctrl + Enterだ。

行がグレーアウトする。

タスクが完了して、Ctrl+Enterを押すときはすごく気持ちいい。小さいが、確かな達成感が得られる。

ちなみに、私がWorkflowyで実践しているタスク管理方法を解説した記事もある。Workflowyとタスク管理は相性抜群なので、興味がある方はぜひ一度見ていただきたい↓

あわせて読みたい

【頭スッキリ】Workflowyでタスク管理する方法（運用歴6年） Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。 365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力し…

Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

ショートカットを忘れない方法

せっかく便利なショートカットがあっても、覚えられなくては意味がない。

覚えるまでは、

• Workflowyのどこかにメモしておく
• Windowsの「付箋」に貼っておく
• このページをブックマークしておく

などして、すぐ思い出せるようにしておこう。

解説したショートカットの一覧を再掲しておく。

何回か使えば指が覚えるはずだ。

覚えちゃえばずっとラク！

おわりに

ちなみに、「仕事でもWorkflowyを使いたいんだけど、会社のセキュリティの問題で使えない」という方（私のことだ）がいたら、OneNoteをおすすめしたい。

会社でもMicrosoftなら普通に使える方は多いだろう。MicrosoftのOneNote（ワンノート）は、ノートアプリだが、ちょっと工夫すればWorkflowyと同じように扱える。

詳しくは、こちらの記事を見ていただきたい↓

あわせて読みたい

【効率化ランキング】OneNoteが進化するショートカット｜アウトライン機能の使い方も解説 私は仕事ではメモ、タスク管理、思考にOneNoteを使っています。 OneNoteを使っている理由は、会社ではMicrosoft以外にあまり選択肢が無いからです。それでも、ショート…

会社の仕事でも爆速で思考が進むようになるだろう。

Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。

365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。

Workflowyを使う2大目的は、

• タスク管理
• 思考整理

だ。

今回は、タスク管理に焦点を当てて書きたい。

Workflowyはタスク管理と相性抜群で、正しい方向に、最速で進むことができる。

ぜひ、Workflowyを使って目標達成に邁進してほしい。

＼本ブログが電子書籍になりました！／

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

Kindle Unlimited対象 ※初回ユーザーなら無料キャンペーンで丸ごと読めます。

Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。

Workflowyはタスク管理と相性抜群

Workflowyはタスク管理と相性抜群だ。

その理由は3つ。

順に説明する。

タスクを無限に吐き出せる

Workflowyは無限に階層を作れる。

だから、あるタスクを細分化したサブタスク、さらに”サブサブタスク”まで書き出せる。

この辺が、ただのTodoリストとは違う。

Todoリストのアプリも無数にあるが、タスクを同じ階層に並べるだけだ。サブサブタスクまで入れれるものはほぼ無い。

Workflowyなら、思いつくまま全てを吐き出せる。

構造化が簡単

Workflowyの最大のメリットがこれだろう。吐き出したタスクを、簡単に構造化することができる。

スマホなら、行を長押しすると好きな位置に移動できる。これがめちゃくちゃ快適だ。

プロジェクトごとにまとめてもいいし、優先度で並べ替えてもいい。

頭の中で複雑に絡みあっていたタスク群が、見事に整理され、頭がクリアになるのを実感できる。

スマホでもPCでも

珍しいことではないが、WorkflowyはスマホでもPCでも使える。

PCの大画面で広くプロジェクト管理しつつ、出先でどこでもタスクをチェックする、という使い方が可能だ。

しかも、Workflowyは同期が速い。PCからスマホに持ち替えても、数秒で編集箇所が反映される。

安定感抜群！

WorkflowyはGTD実現に最適

上で挙げた特徴は、GTDとめちゃくちゃ相性が良い。

GTDとは、”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法だ。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱された。

タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法で、メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではない。

もしGTDを初めて知ったなら、提唱者の本を読んで、タスク管理の”世界的スタンダード”を学んでおくのもいいだろう。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

¥1,654 （2026/08/20 23:13時点 | Amazon調べ）

Amazon

＼楽天ポイント4倍セール！／

楽天市場

audiobook.jp

ポチップ

以降で説明するタスク管理手順も、GTDをベースにしたものになる。ぜひ参考にしてほしい。

Workflowyを使ったタスク管理の方法

具体的に、私がやっているタスク管理術を解説する。

私は、タスク管理は大きく二つの型に分けられると考えている。

• ボトムアップ型（タスク起点）
• トップダウン型（目標起点）

の二つだ。

これらは進め方が違うので、別々に説明したい。

ボトムアップ型（タスク起点）

頭の中にやるべきことが散らかりまくっているときに有効だ。先述したGTDの手法に近い。

ステップは次の通り。

順に説明する。

やるべきことを吐き出す

まず、頭の中の気になっていることを全て吐き出そう。

全てだ。

タスクの形でなくても構わない。何となく気になってるとか、そんなレベルのことも書き出す。

この段階では、整理しなくてもいい。とにかく吐き出す。

タスクを分類する

全て吐き出したら、タスクを分類する。

分類の仕方は自由だ。例えば、個人、家族、仕事で分けるのもいいだろう。

分類することで、思考がクリアになる。物事が”分かる”とは、”分ける”ことだ。物事をカテゴライズすることによって、理解が深まり、考えやすくなる。

タスクを並べ替える

最後に、タスクを優先度で並べかえよう。

大雑把にやるなら、

• すぐやる（1週間以内）
• あとでやる

くらいでいい。

とにかく、今やるべきことと、今やらないことをハッキリさせる。

実行する

すぐやるべきことがわかったので、実行しよう。

実行できたら、タスクを完了させる。スマホアプリでは、行を右にスワイプすることで、グレーアウトする。

シュッと完了できるのが快感だ。どんな小さなタスクでも、この完了によって達成感が得られる。

脳内でドーパミンが分泌されるため、もっともっと！と次のタスクに進むモチベーションをくれる。

つい完了させたくなるよね

トップダウン型（目標起点）

こちらの型は、明確な目標がある場合に有効だ。目標（トップ）から、掘り下げてタスクを組み立ていく。

ステップは次の通り

目標を具体化する

まず、期限と数値を設定しよう。

例えば、TOEICの点数を上げたいなら、いつまでに、何点を取りたいか明確化する。

目標を分解していく

先の例では、1年後に700点を目指すことにした。

しかし、1年後は遠すぎる。このままではきっとダラけて、目標達成できない。

そこで、目標をどんどん細分化していく。1年を、四半期→1ヶ月→1週間のレベルまで細分化する。

これで、遠い未来の目標が、眼前のタスクに迫ってきた。

実行する

あとは、ボトムアップ型とと同じく、実行あるのみだ。

実行していくと、おそらく予想と違ったことも起こる。そんなときは、どんどん計画を修正しよう。柔軟に対応することで、目標達成の精度が高まってくる。

二つの型を紹介したが、これらは完全に分かれるわけではなく、合わせて使う場合もある。

今の自分の状況に合わせて好きな方を試してみてほしい。

Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ

注意点｜より少なく、しかしより良くを目指そう

頭の中のタスクを全て吐き出すと、できるだけ速く、全てのタスクを完了させたくなる。

しかし、ちょっと待ってほしい。それらのタスクの中で、あなたの人生にとって本当に重要なものはどれだけあるだろうか。

目指すべきは、「より少なく、しかしより良く」だ。これは、「エッセンシャル思考」という本の中で強調される考え方である。

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

¥1,584 （2026/08/23 21:15時点 | Amazon調べ）

Amazon

＼楽天ポイント4倍セール！／

楽天市場

audiobook.jp

ポチップ

私は、この本のおかげで、

”多忙だけど前進しない人生” が、

”余裕だけど成果の出る人生” に一変した。

もし未読であればぜひ一度読んでほしい。きっと、タスク管理の考え方が根本からひっくり返る。人生が好転するだろう。

分散するタスクのまとめ方

Workflowyでのタスク管理が定着してくると、複数のプロジェクトを回すことになるだろう。

そうなると、タスクがWorkflowy内のあちこちに分散して、一覧できなくなる。

そんなときに使えるヒントを2つ紹介しておく。

の2つだ。

①タグ(#)を使うやり方

Workflowyには、タグ(#)機能がある。SNSと使い方は似ている。

#を付けておけば、後から検索できるのだ。

例えば、次の1週間のタスクに 「#タスク」 と付けておく。

そして、検索で「#タスク」を呼び出せば、タスクを抽出できる。

② 外部アプリを使うやり方

あまりにタスクが増えてきた場合は、アプリを分けるのも有効だ。実行フェイズは、別のアプリに担ってもらう。

「え、ここまでやって別のアプリを使うの？」と思われる方もいるだろう。

しかし、Workflowyを開いて、タスク一覧を表示させるのはちょっとした一手間だ。

タスク管理は、いかにタスク実行までの障壁を小さくするかが勝負。今日やるべきタスクを他のアプリに移しておいて、一瞬で見られるようにしておくのはかなり有効だ。

実際、私は今日実行するタスクは「Todoist」というTodoリストアプリに移している。

Todoistを開けば、今やるべきことが一瞬で分かる。だから、実行できる。

じゃあ、始めからTodoistを使えばいいかというと、そうはならない。先述したように、Workflowyでないとタスクの構造化が難しいのだ。

やはり、Workflowyでタスクを絞り込んでから、今日実行するものだけを外部のTodoリストに移すのがベストプラクティスだと思う。

タスク管理に有料版が必要か？

Workflowyは無料でも使えるが、月に増やせる行数が250行に制限されている。

ただし、スマホアプリだけで使う場合は、この行数制限は無いようだ。PCやタブレットで同期すると、行数制限が現れる。

私も、使い初めて数年はスマホオンリーで使っていたので、無料版でも問題なかった。

しかし、数年前からPCの大画面でも編集したくなって、有料版に切り替えた。月額7ドル（約1000円）でストレスフリーに使えるのは、個人的にはめちゃくちゃコスパが良いと思っている。

という考え方で良いだろう。自分の使い方次第だ。

もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事にまとめたので、参考にされたい。

あわせて読みたい

Workflowyは無料版でもOK！有料版にすべき条件は？ 「Workflowyは無料版で使い続けられるか？」 「有料版のメリットは？」 Workflowyを使い始めると、こういった疑問が浮かぶだろう。 私はWorkflowyを6年くらい使っている…

まとめ

Workflowyという素晴らしいツールを生み出してくれた開発者には感謝しかない。スマホとWorkflowyがある時代に生まれて良かった。

Workflowyを使ったタスク管理のおかげで、人生の有意義度が100倍くらい増した。今、自分の人生をコントロールできているのは間違いなくWorkflowyのおかげだ。

Workflowyを使うことで夢が見つかり、夢に向かって全力で行動できている。

ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは、著書「目的の力」の中で、”幸福とは、有意義な目標に向かって前進するプロセスそのものである”と言っている。

まさに、私は今、とても幸福だ。

ぜひあなたにも、人生のコントロール感を手に入れて欲しい。

Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓

最高のアウトライナー Workflowy入門: 箇条書きで人生が変わる！

著:登坂 圭吾

¥490 （2026/08/18 18:14時点 | Amazon調べ）

Amazon

ポチップ