プロフィール
とさか （登坂 圭吾）
- Copilotヘビーユーザー
- プライベートではCopilot Pro、会社ではMicrosoft 365 Copilot
- 著書：「Microsoft 365 Copilot AIで実現する仕事効率化」
- Xでも情報発信中→とさか
Word・Excel・PowerPoint、仕事で毎日使っているのに、「実はなんとなく使っている」という人が意外と多いです。 だからこそ、体系的に学んでおけば、周りと圧倒的な差がつきます。 「あの人は作業が速い」「資料が […]]]>
Word・Excel・PowerPoint、
仕事で毎日使っているのに、「実はなんとなく使っている」という人が意外と多いです。
だからこそ、体系的に学んでおけば、周りと圧倒的な差がつきます。
「あの人は作業が速い」「資料が見やすい」と、一気に職場で頼られる存在に。
とはいえ、3つのソフトが入った本は種類が多くて悩みますよね。
この記事では、「これ一冊買えばOK」という統合版の解説書を、
- 王道の解説書
- 持ち運べるサイズ
- 超初心者向け
の3タイプに分けて紹介します。 あなたに最適な一冊を見つけましょう！
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話題の生成AI「Copilot（コパイロット）」の使い方まで載っています。
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電話サポートや動画解説もついているので、挫折しにくいのもポイント。
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王道・定番の「がっつり実務派」向け2冊
仕事でバリバリ使いこなしたい人のための定番。 情報量がしっかりしており、現場ですぐに役立ちます。
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パソコンスクールや企業研修で最も使われている、「教科書」的な一冊です。
機能の説明だけでなく、 「イベントの案内状を作る」「売上の集計をする」 といった実務のシナリオに沿って学べるのが特徴。
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これだけでOK! 仕事に使える ワード エクセル パワーポイント
「分厚い本を読む時間がない！」という忙しい方へ。
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持ち運びできるコンパクトな2冊
上で紹介した本は、大きくて重いのがネック。
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超初心者・PCに苦手意識がある人向けの2冊
「パソコンの画面を見るだけで頭が痛くなる…」 そんな方は、ここから始めましょう。思ったより、簡単に使いこなせるはずです。
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今回紹介する中で、一番安くて（1,100円）、一番文字が大きい本です。
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しかも、Word・Excel・パワポだけでなく、Outlook（メール）の使い方も載っています。
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いちばんやさしいワード＆エクセル＆パワーポイント超入門
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まとめ
紹介した本のリストをまとめておきます。
3つのソフトを使いこなせれば、 資料作成のスピードが上がり、本来やりたい仕事に時間を使えるようになります。
ぜひ、自分に合った一冊を手に取ってみてください。
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Word・Excelは我流で操作している人が多く、ちゃんと学んでいる人は意外なほど少ないです。 だからこそ、書籍で学んでおけば、一気に職場で尊敬される存在に。 とはいえ、Word・Excel本は多くて選ぶのが大変です。 […]]]>
Word・Excelは我流で操作している人が多く、ちゃんと学んでいる人は意外なほど少ないです。
だからこそ、書籍で学んでおけば、一気に職場で尊敬される存在に。
とはいえ、Word・Excel本は多くて選ぶのが大変です。
この記事では、定番・コンパクト・初心者向けに分けて紹介します。
あなたに最適な一冊を見つけましょう！
もし、Word・Excel・パワポの3点セットの本をお探しの方は、こちらの記事へどうぞ↓
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【2026年】Word・Excel・パワポのおすすめ本7選｜一冊で完結！初心者も独学できる決定版
Word・Excel・PowerPoint、仕事で毎日使っているのに、「実はなんとなく使っている」という人が意外と多いです。 だからこそ、体系的に学んでおけば、周りと圧倒的な差…
プロフィール
とさか （登坂 圭吾）
- 大手メーカー会社員
- 年100冊読書（累計1000冊超え）
- Wordのレポートが社内の文書コンテストで優勝
- 小学生の頃からExcelでスケジュール管理
総合ランキング1位！「やさしく教わる Word ＆ Excel (パッと見るだけ)」
タイトルにある通り、
まずできることをパッと見れる → そのやり方が分かる
という順番なので、とても分かりやすいです。
コラムなどの情報量も多く、これ一冊でWord、Excelをマスターできます。
ただし、かなり大きい本なので、そこだけ注意。持ち運びには不向きです。
持ち運び用の本が欲しい方は、持ち運びできるコンパクトな3冊をご覧ください。
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王道・定番の「がっつり実務派」向け3冊
仕事でがっつりWord、Excelを使う人のための定番。
どれも情報量がすごく、あっという間に中級者になれます。
できる Word&Excel 2024 Copilot対応
AIアシスタント「Copilot」にも対応した最新版。
基本編と活用編に分かれているから、確実にステップアップできます。
ピボットテーブルや共同編集などにも踏み込んだ、実務向けの本です。
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今すぐ使えるかんたん Word&Excel完全ガイドブック
Q&A形式で1,340ものテクニックを網羅。
“辞書代わり”に置いておける参考書。
「これどうやるんだっけ？」が即解決します。
PC横に常備したい。
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やさしく実践 Word & Excel
仕事にすぐ活かせる、実践向きの参考書。
ビジネス文書、議事録、など目的別に解説されているから、明日から即実践できる。
本の厚みは、比較的薄いです。持ち運びはギリギリできそう。
著:大林 ひろこ
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持ち運びできるコンパクトな2冊
上で紹介した定番本は、大きくて持ち運びしにくいのがネック。
移動中にさくっと学びたいなら、コンパクトな本がおすすめ。
できるポケット Word&Excel 2024 Copilot対応
売上No.1の「できる」シリーズのポケット版です。
携帯しやすく、移動時間でもサクッと読める。
コンパクトな割に、情報量はしっかりしています。
最新のCopilotにも対応。
コンパクト版ならこれ
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Excel & Wordの基本が学べる教科書 Compact Edition
基本操作を短時間で学べる凝縮版。
練習ファイルも付いて、実践的です。
コンパクトな割に、見やすいと感じました。
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超初心者・PCに苦手意識がある人向けの3冊
パソコンの操作方法から分からない…
そんな方は、超初心者向けから始めましょう。思ったより、簡単に使いこなせるはずです。
※ほんとの初心者向けなので、情報量が落ちる点にはご注意を。
今すぐ使えるかんたん ぜったいデキます! ワード&エクセル超入門（技術評論社）
これ以上ない丁寧さ。
マウス操作から始まる“ゼロスタート本”です。
パソコン操作から不安な方に、一番おすすめです。
親切な解説でとっつきやすい
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いちばんやさしいワード&エクセル超入門
画面大きめ・文字大きめ。マウスの絵まである。
見るだけで理解できるやさしい設計。
超初心者向けだけど、ステップアップもできる構成です。
著:早田絵里, 著:大石賢治
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大きな字でわかりやすい ワード＆エクセル
全書籍の中で、文字が最大サイズです。
文字の大きさの一点で選ぶなら、これがおすすめ。
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まとめ
紹介した本のリストをまとめておきます。
超初心者向け
社会人になっても学習できる人は、将来確実に伸びます。
他にも、おすすめ学習ツールをまとめて記事があるので参考にしてみてください↓
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ExcelでもCopilot（コパイロット）が使えるようになった。生成AIがデータ分析してくれる時代の到来だ。 だがCopilotも万能ではない。驚きもあれば失望もある。 本記事では、ExcelのCopilotの基本の使 […]]]>
ExcelでもCopilot（コパイロット）が使えるようになった。生成AIがデータ分析してくれる時代の到来だ。
だがCopilotも万能ではない。驚きもあれば失望もある。
本記事では、ExcelのCopilotの基本の使い方を丁寧に解説する。使い方を一通り知っておくことで応用範囲が広がるはずだ。
最近ではついにPythonによる分析が実装された。Copilotを使うことで自分のスキルを超えた分析までできるようになった。自分は日本語で指示するだけで、コードを書いて、結果を教えてくれる。
この記事を書くにあたって、プロンプトをかなり試行錯誤した。失敗談も載せるので、同じ失敗は避けてほしい。
ExcelのCopilot（コパイロット）の開き方
まず前提として、ExcelのCopilotを起動するには、ファイルをOneDriveかSharePointに入れる必要がある。ファイルをアップロードしてから開こう。
［ホーム］タブから起動する
［ホーム］→［Copilot］を押すと、「Copilotウィンドウ」が立ち上がる。
対話型生成AIだ。チャット形式で指示して使える。
セル選択から起動する
セルを選択すると、Copilotボタンが現れる。
このボタンを押すことで、セルの数式について聞いたり、Copilotに質問したりできる。
セル選択から質問した方が、Copilotの回答精度が上がる場合もある。
なお、Copilotボタンが邪魔な時は、［このドキュメントを再度開くまで非表示］で消すこともできる。
下準備｜テーブルの作成
Copilotに分析させるデータは、「テーブル」形式にするのがおすすめ。必須ではないが、Copilotがデータ範囲を認識しやすくなる。
やり方は簡単。データの範囲を選択して、Ctrl + T を押す。
「テーブルの作成」ウィンドウが開く。たいていは一番上の行が見出しになっていると思うので、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックしてOKを押す。
これでテーブルに変換された。
最初だけひと手間いるね
ExcelのCopilotを習得するなら、Excel×Copilot AI仕事術がおすすめ。現時点で唯一、Excelに特化したCopilot解説本だ。Excelを使うことが多い方はぜひ読んでほしい。
Copilot in Excelの使い方（12の活用事例）
Copilotに指示すると、テーブルのデータを分析したり、変更を加えたりしてくれる。指示する前には、正しいデータ範囲が認識されているかチェックしよう。
基本の活用方法として、次の12の事例を紹介する。
- データを分析する
- グラフを作成する
- 数式を作成する
- 集計行を追加する
- データの抽出・並べ替え
- 条件付き書式を設定する
- データクリーニング
- Webのデータを表にする
- アンケートを集計する
- 文字列を操作する
- マクロを作成する
- Pythonで高度な分析をする
データを分析する
Copilotには標準的なプロンプト（指示）が用意されている。まずは、［データの分析情報を表示する］を使ってみよう。
分析結果が返ってきた。といっても、日付別の売上のグラフを作成されただけだが…。
便利なのはここから。続けて［すべての分析情報をグリッドに追加する］を押すと、
新しいシートにグラフがズラッと作成された。
データを一気に可視化できた。意味のないグラフもあるが、取捨選択して使うのはありだ。
自分で作るより何倍も速い
今回は標準のプロンプトを使ったが、オリジナルの指示を出してもいい。例えば、
- 「相関関係の強いデータはある？」
- 「データに傾向はある？」
など、知りたいことを自由に聞いてみよう。
グラフを作成する
自分で好きなグラフを作成することも可能だ。例えば、「日付とPVのグラフを作成して。」と入力すると、さっとグラフを作ってくれた。
［＋新しいシートに追加］を押せば、シートに挿入される。
ちなみに指示を出すときは、テーブルの見出しと完全に一致してなくてもOK。下の画像の例では、”PV”とだけ指示しているが、ちゃんとどの列のことかCopilotが判断してくれる。
一言一句同じに入力しなくていいのは、かなりありがたい。
ほんと、人間に指示してるみたい
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【2026年4月最新】Copilotのおすすめ本28選（最適な書籍がわかる）
Microsoftの生成AI、Copilot（コパイロット）ユーザーが増えています。しかし、 「何ができるの？」 「ちょっと触ったけど、ChatGPTと何が違うの？」 くらいの人が多い...
数式を作成する
Copilotなら数式をさっと作成してくれる。例えば、「売上利益率の前日比を出して。」と指示すると、複雑な数式をすぐに作ってくれた。
利益率や前日比など、言葉の定義を説明しなくても意図を汲み取ってくれるので、やはり生成AIはすごいと感じる。
ただし、「3日間の移動平均を計算して」と指示したときは、どうも計算結果が自分の意図と異なっていた。Copilotを盲目的に信じるのではなく、必ず検算はしよう。上司や顧客に報告したときに痛い目を見る可能性がある。
集計行を追加する
Copilotに「集計行を追加して」と指示すると、テーブルへの追加を提案してくれる。
［適用」を押すと、テーブルに集計行が追加される。
集計行では、列の平均値や最大値をプルダウンで選択して表示できる。さっと確認するのに便利だ。
データの抽出・並べ替え
データ抽出もお願いできる。「利益が10000以上を抽出して」と指示すると、フィルターを提案してくれるので、［適用］を押せばテーブルがフィルタリングされる。
［元に戻す］を押せば、変更を解除することもできる。（Ctrl + Zと同じ）
他にも、「優先度1：PVが多い順、優先度2：CTRが多い順、で並べ替えて」といった並べ替えも依頼できる。
指示通りにテーブルの順番が変わった。
条件付き書式を設定する
特定の数値を目立たせたいときもある。そんなときは、「利益が60000以上を太字にして」と指示する。
データの特徴を掴みやすくなった。
これ自分で設定すると結構めんどくさいので、助かる
他にも赤字やフォントサイズの変更も可能だ。書式の変更は、WordやパワポのCopilotでは出来ないので、かなり嬉しい機能だ。
データクリーニング
データクリーニングは、表記ゆれなどを自動で見つけてくれる機能だ。
Excelファイルを開いたとき、データに表記の不整合などがある場合、「Copilotでデータをクリーニングする」という表示が出る。
［候補の表示］を押すと、Copilotウィンドウで修正すべき点を教えてくれる。
修正点に納得したら「適用」を押すことでCopilotが修正してくれる。直す必要がなければ「無視」を押すといい。
データクリーニングすることでCopilotの分析も精度が上がるため、表示されたらぜひやっておこう。
データクリーニングは地味に助かってる
Webのデータを表にする
CopilotにWeb上のデータを調べてもらい、それをExcelの表にすることもできる。
2015～2020年の日本の合計特殊出生率のデータを作成したい
と指示すると、データを引っ張ってきた。
［新しいシートに挿入］を押すと、セルにテーブルが挿入された。
調査と表の作成まで一気にやってくれて、便利だ。
ただし、重要な資料であれば、数値が合っているかの裏は取ろう。
アンケートを集計する
最近特に助かったのが、アンケートの集計だ。
例えば、次のようなアンケートがあったとする。（これはダミーデータ）
気になることをCopilotに尋ねてみる。例えば、
D列について、利用頻度で一番多いのはどれ？
利用頻度を集計して、答えを教えてくれた。［新しいシートに追加］を押せば、ピボットテーブルを追加してくれるので、自分で加工もできる。
アンケートの集計はけっこう手間なので、自然な会話で答えをどんどん教えてくれるCopilotにはかなり助かった。
ほんと、アシスタントに聞いてるみたい
文字列を操作する
Excelでデータを整形したいときも、Copilotが役立つ。
例えば、次のような氏名（ダミーデータ）を「姓」と「名」に分けたいとする。
手作業だとかなり面倒だ。Copilotにお願いしよう。
氏名を姓と名に分割したい。数式列を追加して。
と指示すると、やり方を教えてくれた。
このとき、プロンプトに「数式列を追加して」と入れるのがポイントだ。こうすることで、次の［列の挿入］が現れる。
［列を挿入］を押すと、テーブルに列を追加してくれた。
これまで手作業でやっていたことをCopilotにお願いすると、かなり効率が上がるかも。
マクロを作成する
Copilotはマクロの作成も得意だ。やりたいことを、「VBAコードを書いて。～～」と指示してみよう。指示は自然文で構わない。
すぐにコードを生成してくれた。ちょっと見づらいので、Copilotウィンドウの端っこをドラッグして広げてみよう。
短い指示から、意図をくみ取ってコードを書いてくれている。あとはこれをVBAエディタに貼り付けて、シート名などを修正すればOKだ。（詳しい手順は割愛するが、分からなければCopilotに聞いてみよう）
私は生成AIのおかげでマクロを扱えるようになった。これまで何度も挫折してきたが、Copilotに聞けばコードがあっという間に完成する。コードが読めさえすればいい。
自分で書くより100倍くらい速い
Pythonで高度な分析をする
最近日本語でも使えるようになった機能。Pythonの知識がゼロでも、自然言語で指示するだけで様々な分析をおこなってくれる。
Copilotウィンドウで、［高度な分析］を選択するか、
Pythonを使用して、〇〇して
と指示してみよう。
開始しますか？と聞かれるので、［高度な分析の開始］を押す。
すると、Copilotがコードを自動で生成し、エラーチェックし、結果を表示してくれる。
AIのすごさを実感する。自分は指示するだけで、全部やってくれる。
Pythonを使用すると、普通にCopilotに指示するよりも、グラフの描画などをイメージ通りに実行してくれた。かなり使い道が広そうだ。
いろいろできて楽しい
Copilot in Excelが使える条件
ExcelのCopilotを使うための方法は3つある。
個人で一番ハードルが低いのは、Microsoft 365 Personal/Familyだろう。今までOfficeを契約していた人は、追加料金なしでCopilotも使うことができる。ただし月に60回までだ。
個人で無制限にCopilotを使いたい場合は、Microsoft 365 Premiumの契約が必要となる。
企業であれば、法人向けMicrosoft 365 Copilotの契約とユーザー登録が必要だ。
Copilotの種類について詳しく知りたい方はこちらの記事を参照してほしい↓
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【完璧に分かる】Copilotとは？Microsoftの26年ごしの野望がついに実現か
なんかMicrosoftアプリの色んなところで見かけるようになった「Copilot」って何？ 今後Microsoftを一変させる生成AIだよ 本記事では、Copilotの読み方から全種類のCopil…
Web版とデスクトップ版の違い
Excelには、
- Webアプリ（ブラウザで動作）
- デスクトップアプリ
がある。
Copilotについて言えば、Web版の方が新機能の実装が早い。特にExcelはその傾向が顕著で、現時点でWeb版でしか使えない機能もいくつかある。
気になる人はWeb版を使うといいが、デスクトップアプリが使い慣れているならそれでもいいだろう。
私はデスクトップアプリ派
契約しているのにCopilotが使えない場合
Copilotを契約すると、Web版アプリではすぐに使えるようになる。
ただ、デスクトップ版アプリではCopilotボタンが無い、もしくはグレーアウトしている場合がある。そんなときは、次の方法で対応可能だ。（▼ボタンで展開できる）
デスクトップアプリでCopilotボタンが無い場合
- 組織の場合は、情報システム担当へ
-
私が会社で有料版Copilot（Microsoft 365 Copilot）を使い始めてすぐは、デスクトップアプリでCopilotが使えなかった。WEBアプリ（SharePoint）では動くので、Copilotの契約ができているのは間違いない。
しばらくすると、情報システム課からデスクトップアプリ版Copilotのインストール案内が来て、使えるようになった。
なので、会社の場合は、まず情シスの担当者に相談してみよう。
- 個人の場合は、ライセンス更新
-
個人向けの有料版Copilot（Copilot Pro）の場合、まずはライセンスの更新を確認しよう。
［ファイル］→［アカウント］→「ライセンスの更新」で、私は再起動後に使えるようになった。
特にExcelの場合、SharePointかOneDriveに保存しないとCopilotが使えない場合がある。ローカルではなく、一度クラウドに保存して開き直してみよう。
Copilotを起動するショートカット
ExcelのCopilotを起動するショートカットは、今のところ無い。
なので私はクイックアクセスツールバーに登録している。
これで、Alt + [数字]で開くことができる。（数字は、左から数えたときの順番だ）
この場合、左から5番目のアイコンなので、Alt + 5 で開くことができる。
リボンへの登録は、［ホーム］の［Copilot］で右クリックして、「クイックアクセスツールバーに追加」を押せばいい。
ショートカットを使って一瞬でCopilotを開けるようにしておきたい。
ExcelのCopilotを使った感想
ExcelのCopilotが登場したばかりの頃は、「まだできることが限られるな」という印象だった。
グラフの作成などでも苦戦し、凡例付きなどの複雑なグラフの作成を指示すると、「申し訳ありませんができません」という回答が頻発した。
しかし、半年ほどで目覚しい発展を遂げ、ついにPythonによる分析までできるようになった。こうなるともはや、Copilotを使うことで自分のスキルを超えた分析ができる。
単なる時短にとどまらず、アウトプットの質が向上するというのは、すごいことだと思う。
あと地味ではあるが、数式の作成も便利だ。ちょっと複雑な計算式を入れたいときは、意外と悩む。ググったけど結局よく分からん、みたいことがこれまでよくあった。しかしCopilotに聞けば、こういった調べる時間が一切不要だ。
将来的には、Copilotは標準搭載で誰もが使えるようになるだろう。生成AIの扱いもスキルの一つなので、今のうちに慣れてスキルを磨いておきたい。
これからの新入社員は生成AIを当たり前のように使うんだろうな
まとめ
Copilotを使い始めたばかりの人は、書籍で一度体系的に学ぶことをおすすめする。こちらの記事にCopilotのおすすめ本をまとめたので、ぜひチェックしてみてほしい。
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Microsoftの生成AI、Copilot（コパイロット）ユーザーが増えています。しかし、 「何ができるの？」 「ちょっと触ったけど、ChatGPTと何が違うの？」 くらいの人が多い…
基礎を学んでおけば、その後の成長スピードが段違い
また、Excel以外のCopilotの使い方についてもこちらの記事にまとめたので、参考にしてみてほしい↓
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久々にすごい効率化ツールに出会えた。Microsoft Copilotだ。 私はCopilotヘビーユーザーで、プライベートでも会社でもCopilotをバリバリ使っている。特にWordやExcelで…
私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。 そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるの […]]]>
私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。
そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるのはほぼMicrosoftアプリのみ。
であれば、Microsoftアプリで何とかするしかない！ということで生まれたのがExcelのTodoリストです。しかし、自分でカスタマイズできるため意外と良いものができました。
今では、
- 今日やろうと思っていた仕事をすべて完了し、
- 定時に颯爽と退社できる
状態になりました。
仕事が全部終わった状態で帰るって、めちゃくちゃ気持ちいいです。ちゃんと完了しているので、自分だけ定時であがる罪悪感のようなものもありません。
本記事では、私が長年使っているExcelのTodoリストの作成方法を解説します。マクロやVBAは使っていませんので、Excelを普段さわっている方ならささっと作れると思います。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
TodoリストをExcel（エクセル）で作るメリット
私は、これまで数々のTodoリストアプリを試してきました。
しかし、最終的に辿り着いたのはExcelです。
理由は、「タスクの所要時間を計算できる」からです。時間が分かるから、1日の仕事をすべて完了して定時で帰ることができます。
工夫ポイントは4つ
Todoリストの完成形はこちら。
ポイントは次の4つです。
① タスクの「見積時間」と、実際にかかった「実績時間」を入力できる
タスクの見積り時間を入力することで、1日のタスク量を把握できます。
そもそもがキャパオーバーなTodoリストは多いからね
② タスクが完了したらチェックマークが付くようにする
これにより、自分の見積りが甘くないかチェックできます。使えば使うほど時間の精度が高まり、時間の使い方がうまくなります。
③ タスクの残り時間を表示する
あとどれくらいの時間ですべてのタスクが終わるかが分かります。どんどん減っていくので、やる気が出ます。
④ 現在時刻と予想終了時刻を表示する
予想終了時刻も分かるので、定時までにすべての仕事が終わるかが一目で分かります。
先に使い方・コツを知りたい方は、こちらの解説記事をご覧ください。
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「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
時間計測Todoリストの作り方
では、作り方を説明します！
基本形を作る
まずは基本形をちゃちゃっとつくりましょう。
1行目に見出しを入力します。
次に、Todoリストにしたい範囲をテーブル化しておきます。範囲選択して、Ctrl + Tを押します。
「先頭行を～」にチェックを入れて、OKを押します。
テーブルデザインもお好みで。テーブルを選択して、【テーブルデザイン】から、好きなデザインを選びます。
あとは、列の幅を適当に整えておけば、Todoリストの箱ができました。適当にダミーのタスクを入れておきましょう。
タスクが完了したらチェックマークが付くようにする
「評価」の列にチェックマークを設定します。
2ステップあります。
関数を入力する
まず、”評価”のセル＝D2セルに、次の関数を入力します。
=IFERROR([@見積]/[@実績],””)
”見積”列の数値を、”実績”列の数値で割っています。IFERROR関数は、エラーの場合に非表示にするために使っています。
この割り算により、見積りより速く終わったか、遅かったか、が数値化されます。
あとは、この関数をTodoリストの下までコピーします。D2セルの右下カドにマウスを合わせ、黒い十字になったらダブルクリックします。
条件付き書式でチェックマークを付ける
では、チェックマークを設定します。
”評価”の列を選択した状態で、【ホーム】→【条件付き書式】→【アイコンセット】→【その他のルール】を選択します。
【新しい書式ルール】ウィンドウが開くので、好きなアイコンスタイルを選びます。
次に、アイコンのルールを、下の画像のように入力します。
最後に、「アイコンのみ表示」にチェックを入れ、OKです。
これで、見積時間と実績時間を入力すると、チェックマークが付くようになります。
残り時間を「時間」単位で表示する
タスクの残り時間を表示します。
「残り」の横に次の計算式を入れてください。（コピペOKです。）
=SUMIF(テーブル1[実績],””,テーブル1[見積])/60
※テーブル名（テーブル1など）が異なる場合は、自身のテーブル名に変えてください。テーブルを選択した状態で、【テーブルデザイン】→テーブル名で確認できます。
また、関数の意味を補足しておきます。
SUMIF関数は、ある条件のときだけ合計値を出す関数です。今回の場合は、実績に数字が入っていないタスク＝未完了タスクの合計時間を計算しています。
そのまま合計すると単位は「分」なので、これを「時間」に直しています。
現在時刻と予想終了時刻を表示する
現在時刻と、予想終了時刻を表示する関数を設定します。
現在時刻は、
=NOW()
で入力できます。
予想終了時刻は、
=F5+G2/24
と入力します。”F5”は現在時刻のセル、”G2”はタスクの残り時間のセルです。”24”は、24時間で割っています。
これで、タスクの終了時刻を表示できるようになりました。
これで完成！
おわりに
おつかれさまでした。
このTodoリストを使っていくうちに、時間の使い方がうまくなり、仕事をすべて完了した状態で定時で帰れるようになります。
詳しい使い方・コツは、こちらの記事をご覧ください。
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「Microsoftの標準ソフトでタスク管理したいけど、OneNoteと Excel、どっちが良いんだろう？」
本記事では、OneNoteとExcelを使ってタスク管理している筆者が、両者の特徴を説明します。また、OneNoteとExcelを組み合わせる方法も紹介します。
結論は、やりたいことによる
タスク管理に向いているのは、OneNoteか、Excelか？
結論は、「やりたいことによる」となります。絶対にこっちだ！という結論でなくてすみません。
私の考える使い分けは、次のとおりです。
- 1日～2日の短期的なタスク管理→Excelが向いている。
- 週～年間の長期的なタスク管理→OneNoteが向いている。
ExcelとOneNoteの双方に長所があるため、タスク管理において重視することや、やりたいことによります。
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ExcelとOneNoteを比較
ここでは、ExcelとOneNoteの特徴をそれぞれ説明します。
Excelの特徴
Excelの特徴は次のとおりです。
- メリット：タスクの所要時間が分かる
- デメリット：タスクの入れ替えが面倒
順に説明します。
Excelのメリット：タスクの所要時間が分かる
Excelといえば計算機能ですね。計算機能をうまく使うことで、残業をなくせます。
例えば、各タスクの所要時間を入力しておけば、タスクの合計時間を自動で計算してくれます。
これにより、タスクが終わるまでにあと何時間かかるかがわかるので、1日で処理可能なタスク量に調整できます。
Excelのデメリット：タスクの入れ替えが面倒
Excelのデメリットは、操作性が悪いことです。
一度入力したタスクを上から順に実行していくだけなら問題ないですが、タスクを入れ替えたり、順番を変えたりするのはちょっと手間です。
Excelのおすすめの使い方
ということで、Excelは、今日やることのToDoリストとして使うのがおすすめです。
1日であればタスクの入れ替えはあまり生じないため、修正の手間もかかりません。何より、今日1日のタスク量を計算できます。
私は、Excelを1日のToDoリストとして使っています。すべての仕事が終わるのが何時になるか予測できるため、おかげで毎日定時退社できています。
ExcelをToDoリストとして使う方法はこちらで詳しく紹介しています。
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方
OneNoteの特徴
OneNoteの特徴は次のとおりです。
- メリット：自由度が高く、タスクを入れ替えやすい。
- デメリット：所要時間の計算ができない
Excelとメリデメが逆ですね。
メリット：自由度が高く、タスクを入れ替えやすい。
OneNoteはただのノートアプリなので、自由度が高いです。またチェックボックスなどの機能も用意されており、ToDoリストとして使えます。
また、ショートカットを使うことで、気軽にタスクの順番を入れ替えられます。一度入力したタスクを修正しやすいです。
デメリット：所要時間の計算ができない
こちらはExcelと比べたデメリットになります。計算機能はないため、タスク全体にどのくらい時間がかかるのかは分かりません。
OneNoteのおすすめの使い方
タスクの入れ替えがしやすいというメリットを活かし、週～年間単位での、比較的長期のタスク管理や計画に向いています。
私は、OneNoteを使って年間、四半期、月、週の計画を立てています。この計画のやり方のおかげで、毎年確実に目標を達成できています。
詳しくは、こちらをご覧ください。
【超実践法】仕事の計画の立て方（無料のOneNoteを活用）
組み合わせる方法もある
上記の通り、ExcelとOneNoteは異なる長所を持っています。
であれば、片方ではなく、双方を使うのもありです。実際、私は両方を使っています。
まず、年、四半期、月、週の大まかなタスク管理はOneNoteでやっています。
OneNoteを使う理由は、変更が多いからです。月単位の計画は、仕事を進めると状況が変わってくるため、よく変更が生じます。
そんなとき、OneNoteなら気軽に修正ができます。
詳しく知りたい方は、【超実践法】仕事の計画の立て方（無料のOneNoteを活用）をご参照ください。
一方、1日のタスク管理（ToDoリスト）にはExcelを使っています。OneNoteで計画を立てた週の目標を達成するために、今日何をすべきかは、Excelで管理しています。
私は毎日17時に仕事を終えることを目標にしているため、Excelで各タスクの時間を合計し、1日のキャバに収まるようにタスク量を調整しています。
無理にタスクを詰め込むと、17時に帰れないばかりか、焦りが生じるため集中力も低下します。
ExcelのToDoリストについては、【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方をご覧ください。
なので、OneNoteの大局的な計画を見つつ、日々のタスクをExcelで管理する、というように組み合わせて使っています。
おわりに
タスク管理をちゃんとやれば、ミスがなくなり、成果が上がります。上司からの信頼も得られます。Microsoftの標準ソフトでも意外とちゃんとタスク管理できますね。
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
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「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」
こんな悩みはありませんか？
過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて、いつもため息をついていました。
残業しても仕事は終わらず、「20時になったしそろそろ帰るか」という感じで、自分はダメだなあといつもネガティブな感情を抱いていました。
何とかしたいとタスク管理に目覚め、いろいろ試した結果、今は毎日17時退社できています。
定時退社のためには、今日やることのToDoリストが不可欠と感じています。
この記事では、Excelで自作したToDoリストを紹介します。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
ToDoリスト（やることリスト）の完成形
まずは完成形をお見せします。こちらがExcelで作ったToDoリストです。
やることを並べるのは普通ですが、タスクの残り時間などを計算できるようになっています。
Excel(エクセル)をツールとして使うメリット
私がExcelを使う理由はただ一つ、自動計算できることです。
私が目指したのは、”今日やるべき仕事を100％終え、17時に颯爽と退社する”ことです。これは、17時までにすべての仕事が終わるようにタスクが組まれていないと実現できません。
そのためには、今日やるべきことをすべて書き出し、かかる時間を計算する必要があります。紙のノートに書き出して手計算でもいいですが、面倒くさすぎます。
なので、自動計算してくれるExcelをToDoリストとして使っています。
もし自動計算が不要で、ただのToDoリストが欲しい方は、ExcelよりもOneNoteをおすすめします。
【関連記事】OneNoteでタスク管理はできるのか？4年以上継続している実践法を紹介
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ToDoリストのテンプレート
Excelで作ったTodoリストのテンプレートを用意しました。
欲しい方は、こちら（仕事効率化ツールプレゼントページ）からダウンロードしていただけます。
ToDoリストの使い方
では、ExcelのToDoリストの使い方を紹介します。
使い方
- 今日やることを実行する順番に並べる
- 見積時間を予測して入力する
- タスクを処理したら、かかった時間を入力する
使い方はシンプルです。順に説明します。
今日やることを処理する順番に並べる
まずは、まず一番左の列に今日やることを入力します。
ここでのポイントは、実行する順番にタスクを並べること。上から処理すればいいので、「何からしようかな」と無駄に迷う時間を減らせます。
見積時間を予測して入力する
次に、タスクの右の列に「見積時間」を入力します。各タスクを完了するのに何分かかるのか、予測して入力します。
見積時間を入力するのは、タスクが合計何分かかるのか計算するためです。
タスクを処理したら、かかった時間を入力する
タスクを処理しましょう。タスクを完了したら、かかった時間を右隣の「実績」列に入力します。
私は、実績時間を入力すると、右隣の「評価」の列にチェックマークがつくようにしています。
ちなみに、見積よりも速く終われば緑のチェックマーク、見積よりも時間がかかった場合は黄色のビックリマークが付くようになっています。
なぜ、わざわざ見積と実績を入力するのか？
見積時間と実績時間の入力は、やっている人は少ないと思います。わざわざ入力するのは面倒ですが、これには2つの大きなメリットがあります。
1つ目は、やる気が上がること。自分の見積時間以内に終わらせようと、エンジンがかかります。仕事の〆切が迫ると集中できるのと似た効果が得られます。
2つ目は、仕事にかかる時間がわかることです。一度試してみるとわかると思いますが、たいてい、始めのうちは自分の見積時間以内に仕事を終えることができません。仕事を過小評価してしまうんですね。これがまさに、残業の原因です。自分が思ったより時間がかかるから、仕事が予定通り終わらず、残業する必要があります。
しかし、実績値を入力することで、自分の見積りが短すぎた、などと即座にフィードバックできます。次回以降、似たような仕事にかかる時間がわかります。結果、残業せずにすべてのタスクを完了できるようになります。
これら、見積と実測時間の入力機能はよくあるタスク管理アプリにはありません。時間の入力と自動計算こそ、Excelでのタスク管理の強みであると思います。
その他の工夫ポイント
なお、リストの右上には、「残り」というところに未完了タスクの合計時間が表示されます。
また、現在時刻と、予想される終了時刻も表示されます。
各タスクの見積り時間を合計して計算しているだけですが、やっぱりExcelは便利ですね。
すべてのタスクを確実に終わらせるコツ
基本的な使い方やToDoリストの作成方法を紹介しましたが、実際にはタスクが処理しきれないときがあると思います。
そこで、私の失敗談を含め、運用のコツを紹介します。ポイントは次の4つです。
- 前日にToDoリストを作る
- 追加タスクは別シートにメモ
- 見積時間の精度を上げていく
- タスクの合計時間は6時間が妥当
順に説明します。
前日にToDoリストを作る
まず、もっとも重要なことは、前日にリストを作ることです。前日に明日やることを列挙し、いつやるのかを考えておきます。
前日にタスクリストを作成するメリットは3つです。
- 翌日のシミュレーションができる。1日の流れを頭の中で想像できるので、タスクの漏れを減らせます。会議の前にあれ用意しとかなきゃ、ってことは結構あります。結果、ミスを減らせます。
- タスク量のコントロールができる。明日のタスクを列挙し、明らかにやることが多すぎたら、一部のタスクをあさって以降に回す必要があります。これが当日だと、やることが多いのに時間がない！とパニックになります。前日だからこそ、冷静にタスクの調整が可能です。
- タスクの並べ替えが容易。タスクって、まとめて処理したほうがいい場合がありますよね。私は研究開発をしているので、事務所と実験室を行き来することが多いです。このとき、実験室でやるタスクをまとめておけば、移動のムダを減らせます。
追加タスクは別シートにメモ
上司からこれやっといてと依頼された、あるいは会議で新しいタスクが増えた、など毎日タスクは際限なく増加します。
このとき、すぐに追加タスクに着手してはいけません。（よほど緊急の場合を除いて。）
なぜなら、今日のタスクが崩れるから。追加タスクを始めればその分時間を失い、結果、今日のタスクを100％完了させることはできません。
ではどうするか。何もメモしなければ忘れること必至なので、見えないところに書いておきます。
私は、とりあえずエクセルの別シートにメモしておきます。そして、また翌日のタスクリストを作るとき、この追加タスクをいつ処理するかを考えます。
追加タスクはいったん見えないところに書いておくのがポイント。目に見えると集中の妨げになります。
見積時間の精度を上げていく
正直言うと、私もこのToDoリストを使い始めた当初はボロボロでした。朝には今日このタスク全部やるぞ、と意気込んでいますが、夕方になると全然仕事が終わっていない。毎日敗北感を感じていました。
仕事が終わらない一番の原因は、タスクの見積り時間が甘いこと。30分と予定していたタスクに1時間かかることもざらでした。
しかし、そうやって見積りと実績の差が明らかになるにつれて、タスクの時間見積りの精度が上がっていき、最近はほぼ見積時間通りにタスクを終えられます。
タスクの合計時間は6時間が妥当
タスクの合計時間＝1日に処理可能なタスク時間についても私の経験を紹介します。
私は会社に勤めており、通常の勤務時間はおよそ8時間です。ToDoリストの運用当初は、8時間のタスク処理が可能だろう、と考えていました。
しかし、実際には8時間分のタスクが全然終わりません。6時間くらいしかできていないことがざらでした。
はじめは自分の効率が悪いせいだと考えていましたが、冷静に分析すると6時間の処理は妥当なんですよね。というのも、ToDoリストに含まれていない”隠れタスク”とでもいうべき時間が存在します。例えば、メール、トイレ、休憩、雑談、などなど。
これらを勘案すると、正味のタスク量が6時間というのは妥当な処理時間でした。皆さんも、タスクの合計時間は勤務時間の6～7割に設定するのが良いと思います。
おわりに
私が使っているタスク管理ツールを紹介しました。タスク管理アプリでなく、Excelでも結構やれるもんです。
むしろ自作ゆえ、自由度は高い。
紹介したTodoリストのテンプレートが欲しい方はこちらからダウンロードできます。
あと、今回は1日単位のタスク管理ツールを紹介しましたが、そもそも「今日」やるタスクをどう決めるかはまた別問題です。週単位やプロジェクト単位でのタスク管理が必要です。
実はそのツールも、MicrosoftのOneNoteを使って構築しました。OneNoteでのタスク管理術は、こちらの記事をご参照ください。
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