あわせて読みたい
【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
「時間をもっと有効に使いたい」 「ムダを減らして成果を最大化したい」 そんな思いから、タスク管理や時間術を駆使している人は多いと思います。私自身もその一人でした。 あなたは今仕事が、人生が楽しいですか？ 楽しいのならこの […]]]>
「時間をもっと有効に使いたい」
「ムダを減らして成果を最大化したい」
そんな思いから、タスク管理や時間術を駆使している人は多いと思います。私自身もその一人でした。
あなたは今仕事が、人生が楽しいですか？
楽しいのならこの記事は必要ないと思います。一方、もし「効率化し続けているのにストレスが絶えない」のなら、この記事から何かが参考になるかもしれません。
本記事では、私が10年かけて確立したタスク管理の原則をまとめました。様々な失敗と葛藤を経た結果、今ではタスク管理が人生に充実感をもたしてくれています。
この記事を含む、効率よく成果を上げるタスク管理術についてはこちらの本で全て読めます↓
※Kindle Unlimited対象です（初めての方は無料）
タスク管理・時間術に潜む”効率化の罠”
効率化の誘惑
タスク管理・時間術の根底にあるのは、「効率化」や「生産性の向上」でしょう。
「効率化」という言葉の響きには、抗いがたい魅力があります。最近では「タイパ」という言葉にも表れるように、現代の私たちにとって、いかに時間を上手く使うかは、至上命題のように感じます。
それは1900年代初頭にテイラーが工場に科学的手法を導入して以来、止めようのない風潮なのかもしれません。
効率化の先に待ち受ける罠
もちろん、私は効率化を否定する気はまったくありません。少ない時間で多くの成果上げるのは素晴らしいことです。
私も、社会人になって効率を極限まで高めることに腐心してきました。作業を1分でも短縮する方法を考え、無駄な時間を排除し、成果を増やすための時間を作り出しました。客観的に見れば、すごく効率的だったと思います。
しかし、これがすごくしんどいのです。睡眠を削っていたため体は重く、眠気をカフェインでごまかしながら働き、ストレスで肌が荒れ、1日の終わりには異常に疲れていました。あの頃は夜ベッドに入ると気絶するように寝ていました。
ここに、効率化の罠があるように思います。
あまりに効率を追い求めると、たしかに時間あたりの成果は増えますが、ロボットのようになり、ものすごいストレスがかかります。
今思えば、それが自分が望んでいた働き方ではないことが分かります。しかし当時は効率化の誘惑にどっぷりハマってそのことに気づけませんでした。
まさに、ミヒャエル・エンデの「モモ」の世界そのものです。灰色の紳士に時間の余白を奪われていました。
ではそもそも、効率化の目的は何なのでしょうか？
タスク管理は何のため？その真の目的
効率化は目的ではない
冷静に考えると、効率化は手段であって、目的ではないはずです。でも、気がつくとそれ自体が目的になって、成果を出しても満たされない。次の効率化を追い求めて、また疲れる。そんな悪循環にハマっていました。
自分は、効率化によって次のようなものを得たかったのだと思います。
- 成果を上げて、認められたい
- より少ない時間で成果を上げてラクをしたい
- 要領の良い、優秀な人間だと思われたい
- 人生を、時間を無駄にしたくない
たしかに、これらの成果は得られていました。しかし毎日すごく疲れていましたし、何か満たされない思いがありました。
今はすごく充実している
翻って現在の私の状態を見てみると、過去の自分とは大きく違います。
- 毎日定時退社し、家族、子どもとの時間をしっかり確保している
- 自分の夢に向かって前進している
- 1日に充実感がある
- 睡眠時間を8時間確保し、毎日全回復できている
- 残業ゼロでも、会社の最高評価を獲得
仕事で成果を出しつつも、ストレスが少なく、人生に充実感を覚えています。
何が起こった？
自分が現在の状態になれたのは、いくつかのきっかけがありました。
仕事をセーブすると肌荒れがおさまった
昔の自分はストレスでひどく肌荒れしていたと述べました。しかし最初は、肌荒れが仕事のせいだとは思ってもいませんでした。体質だからしょうがない、くらいに思っていたのです。
しかし、仕事の出張で、ある学会に数日間参加したとき、不思議なことに肌荒れがおさまりました。考えてみると、学会ではあまり効率を気にせず、ゆったりと過ごしていました。そのとき初めて、肌荒れが仕事のストレスによるものだと自覚したのです。
つまり、効率化を追い求めてマシンのように働いた結果、体が「もうやめてくれ」というシグナルを出していたのです。肌荒れは表面的なシグナルに過ぎず、このままの働き方を続けるとダメージを蓄積し続け、やがて大きな病気になるのではないかという恐怖すら覚えました。
この気付きから、全ての時間を無駄なく使うために自分を追い込むのも良くないと思うようになりました。
子どもが生まれ、残業ゼロへ
子どもが生まれたことも、大きな転機でした。それまでは残業しても家族への負担はそこまでありませんでしたが、初めての育児では、家に親が1人いるのと2人いるのでは大違いです。毎日20時くらいまで平気で残業するような働き方は、家族に負担をかけていました。
そこで働き方を一気に変え、毎日18時退社すると決めました。はじめは大変でしたが、タスク管理方法を見直すきっかけとなり、最終的には17時の定時退社でも仕事を回せるようになりました。
かといって仕事の成果を諦めたわけではなく、家庭とのバランスを取りつつも成果を出せるシステムを整えました。タスク管理方法については後ほど書こうと思います。
仕事で大きな失敗をした
仕事で大きな失敗をしたことも、人生を考え直すきっかけとなりました。自分が担当していたプロジェクトが中止となり、数億円の損害が出たのです。
社内でもかなり問題、話題になり、「失敗した社員」というレッテルを貼られることになりました。
それまで、仕事で成果を出すことが絶対的な目的でした。自分の中には、評価されたい、出世したいという欲望が渦巻いていたのだと思います。
しかし大きな失敗によって会社での評価を失い、自分の目的を見失ったような絶望感を覚えました。
将来が不安になったことから、自分の人生がこのままでいいのか、自分の本当にやりたいことは何か、考えるようになりました。
その結果、会社の仕事とは無関係な、起業に至りました。起業といっても、今は会社の仕事を続けながら副業としてやっています。しかし、自分のやりたいこと＝夢へと向かっている起業は本当に楽しく、充実感があります。まだ将来はわかりませんが、会社よりも副業の方がだんだんウェイトが大きくなる気がします。
この失敗は数年前のことですが、今は社内での信頼も回復し、飛び級で昇進するほどの評価も得ています。
しかしそれでも、当時仕事で失敗し、会社の仕事以外に自分の人生の活路を見出したのは非常に意義があったと思っています。
ある意味、ロバートキヨサキ氏が、「金持ち父さん貧乏父さん」の中で揶揄するような「会社員のラットレース」を抜け出させたのかもしれません。
失敗をして良かったと、今は心から思っています。
タスク管理術を確立した
上のような出来事があり、仕事・プライベート双方のタスク管理方法を試行錯誤しながら、確立に至りました。
現在のタスク管理により、
- 仕事では、残業ゼロでも会社の最高評価を獲得できました
- プライベートでは、夢に向かって前進できているという実感を得ています
ようやく、健全で、充実した人生を送れる手法を確立できたと思います。
タスク管理の真の目的は”ハッピー”になること
タスク管理によって充実した毎日を送っているとき、ある日ふと、「今の自分は幸福だな」と思いました。そして、ああ、自分はずっと幸福になりたかったのか、と気づいたのです。
昔の自分は、効率化すれば幸福が得られると信じ込んでいたのだと思います。しかし、効率だけを追い求める自分は、むしろ幸福には遠いところにいました。
そもそも幸福とは？
しかし、そもそも幸福とは何でしょうか？
「幸福な人生を送りたい」というのは人類共通の願いだと思いますが、その定義を語れる人は少ないのではないでしょうか。
考え方はいろいろあると思いますが、私は次の3つを重要視しています。
- 行動に悔いが残らないこと
- 今日も良い1日だった、と思えること
- 自分の人生をコントロールしている感覚
行動に悔いが残らないこと
1つ目は、未来の自分から見たときに、行動に悔いが残らないことです。
例えば私は、ついYouTubeを見てダラダラ過ごしてしまうと、時間を浪費してしまったことに後悔します。スマホゲームにハマっていた時期もありましたが、気づくと数時間が経っていて、「またやってしまった…」と情けなくなりました。
別に私はYouTubeやゲームを否定しているわけではありません。有用な動画ももちろんありますし、時間を決めて娯楽の時間を楽しむのは良い気分転換になります。
ただ、本当はやりたいことがあるのに、YouTubeで時間を消費するのはもったいないと思うのです。
私にとって、良い時間の使い方は次のようなものです。
- 今日やるべきタスクが全て完了した
- 子供としっかり遊んで、家族がみんな笑顔
- 読書ができた
- 自分のやりたいことや夢に向かって少しでも前進できた
- 運動できた
反対に、悔いの残る行動は、
- YouTubeをダラダラみてしまった
- 付箋に書いたTodoリストが半分しか終わっていない
- 疲れ切っていて、何もやる気が起きない
判断軸は、「死ぬときに後悔するかどうか」です。人生の最後に「ああ、もっとYouTubeをたくさん見れば良かった」と思うでしょうか？そう思いそうにないなら、その行動は人生の幸福にはあまり繋がないものだと思います。
名著『7つの習慣』でも、自分の葬儀の場面を想像することで、「本当に成し遂げたいこと」に気づけると紹介されています。
死ぬ間際に悔いの残らない行動を取りたいものです。
今日も良い1日だった、と思えること
上記を集約すると、大切なのは「今日も良い日だった」と思えることです。
幸福な人生と言うと、すごく壮大で掴みどころがないように感じます。
しかし、人生は日々の連続です。そう考えると、幸福な人生は、「良い1日」の連続とも言えるのではないでしょうか。
そして、いつ死ぬかは誰にも分かりません。リンダ・グラットン氏の著書「ライフシフト」では、現在の日本の健康な若者の平均寿命は98才だと示され驚愕しましたが、逆に明日突然死ぬ可能性だって否定できません。
人生100年時代の長期的展望ももちろん必要ですが、まずは「今日も良い1日だったな」と思えることが、幸福な人生を形作ると考えています。
自分の人生をコントロールしている感覚
最後に、私は「自分の人生を自分がコントロールしている感覚」を重視します。
それは、電車に乗ってレールのままに進むわけでもなく、タクシーの後部座席に乗るわけでもなく、自分の車を自分がハンドルを握って運転している状態です。
つまり、他者の期待に応えるためにやるのではなく、自分がやりたいことを自分で考えて行うということです。
ただし、車の運転にもナビは必要です。どこに向かって走っているのかわからないと、とても不安になります。どこがゴールなのか、今の進路は合っているのか。
私も、自分が今やっていることが将来のためになっているのかと、とても不安な時期がありました。最短経路で目的地に向かう必要はありませんが、前進していると思えると安心できます。
人生におけるナビの役割を担うのが、タスク管理です。いったん目的地を定め、走ってみる。道を間違えたら修正する。正しくタスク管理をすることで、自らの人生をコントロールできます。
ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは著書「目的の力」の中で、「幸福とは、有意義な目標に向かって努力している状態のことだ」と述べています。
私は、こういった価値観や経験を通して、「タスク管理こそ、幸福な人生の鍵を握っている」と実感しています。
“ハッピー”なタスク管理の原則
タスク管理のテクニックについては後ほど書こうと思いますが、テクニックのベースとなるのが原則です。原則を知らずにテクニックだけ使っても効果は小さいですし、間違った方向に進みかねません。
先ほど紹介した、幸福な人生を送るための3要素、
- 悔いが残らないこと
- 人生をコントロールできること
- 良い1日だったと思えること
を実現するための原則です。
黄金時間を生み出す
7つの習慣で有名な「重要度、緊急度マトリックス」はおそらく多くの人がご存知でしょう。
このマトリックスでは、重要度と緊急度に応じて、タスクを4つのカテゴリーに分類します。
表にするか★
4つのカテゴリー
- 重要かつ緊急（火消し）。虫歯の治療など。最優先。
- 重要だが緊急ではない（黄金時間）。読書や運動、自分が本当にやりたいこと。重要なのに後回しにされがち。
- 重要ではないが緊急（忙殺）。メール対応、雑務など。重要ではないのにやたら時間を取られる。
- 重要でも緊急でもない（沼）。YouTubeを見る、スマホゲームをする。ついやってしまう。
ここでもっとも時間を投じるべきは、②重要だが緊急ではないタスクです。なぜなら、自分が主体的に時間を作らないと、このタスクは実行されないからです。①や③の緊急なタスクに日々時間を奪われ、そこで疲れるとつい④のダラダラした時間に逃げてしまいます。
時間を取りにくいけど、「悔いのない人生」や「人生をコントロールしている感覚」に最も大切なのが、②の黄金時間のタスクなのです。
タスク管理では、黄金時間を最大化できるよう、タスクを設計していきます。
ラーニングゾーンに入る
「コンフォートゾーン」「ラーニングゾーン」「パニックゾーン」の三段階モデルは、心理学やビジネスの現場で広く使われている考え方です。
まず、コンフォートゾーンは安心・安全な領域で、自分が慣れたことをしているため不安も少なく居心地は良いものの、大きな成長は期待できません。
その一歩外にあるのがラーニングゾーン。適度な挑戦や不安があるものの努力すれば乗り越えられる範囲であり、学びや成長が最も起こりやすい領域です。
さらに外にあるのがパニックゾーンで、不安や恐怖が強くなりすぎて思考が停止しやすく、逆に学びが妨げられる状態です。
成長のためには、コンフォートゾーンのすぐ外、つまりラーニングゾーンに身を置くことが効果的とされています。
私はこの3つのゾーンを念頭に置いてタスク量を決めています。暇だなと感じるくらいのタスク量はコンフォートゾーンです。時間を持て余すため、余計なことやダラダラと無駄に時間を使いがちです。
逆に、タスク量が多すぎると、パニックゾーンに入ります。どれから手を付けていいか分からず、またいろんなことが同時に気になるので全然集中できません。ストレスフルです。
この中間がラーニングゾーンですね。ちょっと頑張ればすべて完了できるくらいのタスク量は、一番集中力を発揮できます。
私は「焦りがない」状態が好きです。仕事の見通しが良く、締切に追われていない状態です。これこそ、人生をコントロールしている感覚が得られます。
”できるだけ多く”を求めない
私が極限まで無駄を排除し、ひたすら効率を追い求めていった結果、逆にしんどくなった「効率化の罠」を先に述べました。
この罠にハマったのは、無意識に他者と競争していたからではないかと思います。他者より抜きん出るためには、もっとたくさんのタスクをこなさなければ、と思ってしまうのです。
そうではなく、自分自身で「ここまでできればOK」というラインを設定しましょう。そのラインを超えれば十分です。今日やりたいことが全てできたという達成感を得る事は間違いなくハッピーです。
逆に無限に高いハードルに挑むと、どこまでいっても満たされないため、イライラします。かつての自分は常にイライラしていてため、家庭の雰囲気もギスギスしていました。つくづく、周囲の人間は自分を映す鏡だと思います。自分がイライラしていると、相手もイライラします。しかし今では、家族がみな上機嫌です。
世の中の風潮に合わせると、このラインが無限に上がるため、苦しくなります。
ゴールから逆算する
自分のOKラインを引くには、自分でゴールを設定する必要があります。
1年でここまでやりたい、そのためには1ヶ月でここまで、そのためには今日1日でここまで、というように、逆算して今日やるべきことを決めていきます。
これによって、確実に前進している感覚を得ることができます。
成長こそが成果
最後に、失敗を恐れないこと。
タスク管理では目標を立て、当然目標の達成を目指して行動します。しかし、高い目標であればあるほど、失敗する可能性は高くなります。
ですが、失敗してもいいのです。挑戦した結果の失敗であれば、必ず得るものがあります。
行動を起こして得られた自身の成長こそが成果なので、何も行動しないよりも、失敗してもいいから前進することを選びましょう。
この手法の限界
上で述べたタスク管理手法の限界についても触れておきたいと思います。
大成功者は馬車馬のように働く
実のところ、資本主義的な大成功を収めた人は、週80時間など、猛烈に働くことが知られています。週80時間というと、1日12時間、土日もすべて働いてようやくたどり着けるレベルです。
それは例えば、起業家として休みなく働くことや、育児は全て妻に任せて自分は365日働き、会社で大出世を目指すような働き方です。
私はそういう生き方を一切否定しませんし、むしろ憧れてさえいます。
ただ一方で、犠牲になるものもあると思います。それは健康であったり、家庭であったりします。
クリステンセンの著書「イノベーション・オブ・ライフ」において、「経営者として抜群の成果を残したけど、家庭は崩壊した人」という事例が出てきます。私はこれを読んでハッとしました。
私もそれまでは、家庭よりも仕事を優先するような人間でした。どうしても、仕事で成果を出したかったのです。しかし、仕事で成果を出した結果、もし家族関係がボロボロになって家に居場所もないような状態だったら、果たしてそれは成功と言えるのだろうか、と考え直しました。
世間の言う成功は幸福か
一方で、本記事で提唱する方法は、“ぬるい”と思います。できるだけ多くをこなすのではなく、自分の設定したラインを確実に超えることを目指します。
どっちが正解とかではなく、どっちを自分が求めるか、だと思います。
がむしゃらに働いて大成功を求めることこそ自分の人生の幸福というならば、それでいいと思います。
そこまでは行かなくても、ハッピーで、かつほどほどの成功（自分のやりたいことをやって、不自由なくお金を使える状態）を求める人には、この方法が合うと思います。
”成功”の定義も人それぞれです。世間の言う成功、つまり富や名声が、本当に自分の欲するものかはよく考える必要があります。壮絶な苦労をして頂にたどり着いた結果、それが自分の登りたい山ではなかった、では悲しすぎます。
「GOOD LIFE」でも、「数十年にわたる研究の結果、人間関係のみが、幸福度を決定づける唯一のパラメータだった」と強調されています。家族などの大事な人間関係を顧みないことは、幸福度を下げることが容易に想像できます。
大切なのはバランス
別に仕事を捨てて、全てを家庭に捧げようと言っているわけでもありません。仕事のやりがいを放棄して、モチベーションを全く上げないのももったいないことです。
私も、もちろん今でも成功を目指していますが、人生における”バランス感覚”をかなり意識しています。
仕事と家庭は二者択一ではないし、例えば良好な家族関係と大出世を両立することはもちろん可能です。そこを目指すというわけですね。一方を完全に犠牲にして、もう一方を取るようなことはしません。
また、これは人生のステージにおいて変化してもいいでしょう。
猛烈に働く時期があってもいいし、家庭を優先する時期があってもいい。マラソンと同じです。いきなり全力疾走したら最後まで体力が持たず、むしろタイムは落ちます。
だからといって、ずっと手を抜いてたら良い記録は出ません。自分なりの意志とバランス感覚を持って、自分の走るペースを決めれば良いのだと思います。
おわりに
長くなりましたが、自分がタスク管理によって実現できたことを書きました。
次は、実際に使えるテクニックを書いていこうと思います。
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
あわせて読みたい
【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
私は社会人になってから3年ほど、毎日仕事で敗北感を感じていました。 それは、いくら残業しても全然仕事が予定通りに終わらない、という無力感でした。 自分の無力さが嫌でたまらず、少しずつ仕事のやり方を変えていった結果、今では […]]]>
私は社会人になってから3年ほど、毎日仕事で敗北感を感じていました。
それは、いくら残業しても全然仕事が予定通りに終わらない、という無力感でした。
自分の無力さが嫌でたまらず、少しずつ仕事のやり方を変えていった結果、今では仕事を完全に完了させ、毎日定時退社できるようになりました。
ここ数年は全く残業せず、会社の最高評価を得ています。
本記事では、自分が感じていた敗北感の正体とその原因、対処法を紹介します。もし同じように悩んでいる方がいれば、何か参考になるかもしれません。
この記事を含む、効率よく成果を上げるタスク管理術についてはこちらの本で全て読めます↓
※Kindle Unlimited対象です（初めての方は無料）
プロフィール
とさか （登坂 圭吾）
- 大手メーカー会社員。研究開発職。2児のパパ。
- 独自のタスク管理術を構築した結果、残業ゼロで成果を出し、飛び級で昇進。
なぜ、仕事で毎日敗北感を覚えるのか
私が社会人になってから3年間くらいは、毎日敗北感を感じていました。
仕事終わりに感じる敗北感
敗北感の正体は、「残業しているのに、予定していた仕事が全然終わっていない」という事実です。
私は仕事が始まる朝、「今日のやることリスト」を手帳に書き出していました。今日は仕事が進むことを確信し、意気揚々と仕事を始めます。
しかし、定時の17時になったとき、気づくと「今日のやることリスト」が半分しか終わっていません。
なぜだ。別にサボっていたわけではないのに。
そして残業します。まあ、あと3時間やれば終わるだろう、と。
しかし、終わりません。20時になっても、やることリストは7割しか終わっていません。さすがに諦めて、「明日やるか…」と妥協して帰宅します。
これが毎日続くと、自分は予定通りに仕事ができないダメな人間だ、という小さな敗北感が少しずつ心を蝕んでいきます。
プライベートでも同じ
プライベートでも、同じ現象が起きていました。
何も予定のない土曜日の朝、「今日はいろいろやりたいことを片付けよう」と意気込み、付箋にTodoを書き出します。部屋の掃除、買い物、ジムに行く、調べ物、資格の勉強、その他こまごましたもの、、、
朝の時点では、今日1日ですべて完了できると確信しています。むしろ、1日あるんだから余裕だろう、くらいの気持ちです。
しかし不思議なことに、夜になっても予定していたTodoの半分も終わっていないのです。
1日の仕事が終わらないのとまったく同じ現象です。
では、仕事（＝タスク、Todo）が終わらない原因は何なのでしょうか。
1日の仕事が終わらない原因は4つ
私は敗北感を毎日感じるのが嫌で、この原因を考え、検証し続けてきました。その結果、仕事が終わらない原因が見えてきました。
仕事が終わらない原因は、4つです。
- そもそもキャパオーバー
- 見積りが甘い
- 名もなきタスクの存在
- 割り込みタスク
順に説明します。
① そもそもキャパオーバー
おそらく一番多い原因がこれです。
そもそも、やることリストが1日のキャパシティを超えているのです。1日の労働時間が8時間として、そこに10時間分のタスクを詰め込もうとしてしまいます。
なぜこんなことが起こるのでしょうか？
それは、時間を見積もっていないからです。やること、というより「できたらいいなリスト」は、処理にかかる時間が全く考慮されていません。
私も、最初の頃に使っていたTodoリストは、ただやることを書き並べただけでした。
不可能に挑戦していたのです。仕事が終わらなくて当たり前です。
② 見積りが甘い
時間を見積もったとして、次に発生するのがこの問題。
「1時間もあれば終わると思った資料作成が、始めてみたら2時間もかかってしまった」というのは、おそらく誰しも経験があることでしょう。
仕事が終わらない、最もなじみ深い原因です。要は、タスクの処理にかかる時間の見積りが甘いんですね。
「計画錯誤」は、人類共通の問題
この見積りが甘いという問題は、研究でも実証されています。
ダニエル・カーネマンの有名な書籍「ファスト＆スロー」では、次のような実体験が紹介されています。
ある教科書を作成するプロジェクトで、当初の予想では完成までにかかる時間は2年半だった。
しかし実際には、教科書の完成までに8年！かかった。
カーネマンはこの認識のズレを「計画錯誤」と呼んでいます。あるタスクに想定以上の時間がかかるというのは、もはや人類共通の問題であると言えるでしょう。
研究結果の詳細（論文）はこちらです→Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times.
「余裕感」という罠
また、見積りの甘さは、別の問題も引き起こします。
気の重い仕事に入るとき、ついつい軽い雑務に逃げてしまうこともあるでしょう。雑務でなくても雑談とかも。
これも、「まだ時間が余裕だから多少他のことをしても大丈夫」という甘い考えが引き起こす罠です。
プライベートでやることがあるのにYouTubeや漫画をダラダラと見てしまうのも、「まだ時間はある」という余裕感が原因かもしれません。
頭では「そろそろやらなきゃ」と思っていても、どこかで「間に合うだろう」と楽観的に考えてしまう。その余裕は、実は“根拠のない見積り”の上に成り立っているのです。
③ 名もなきタスクの存在
やることリストに現れないタスク
皆さんは、やることリストを洗い出すとき、どこまで細かく考えますか？
おそらく、「トイレに行く」というTodoを書く人はいないと思います。しかし現実には、トイレに1日3回くらいは行くでしょう。1回3分とすると、合計で10分弱です。
他にも、メールチェック、ゴミを捨てる、ちょっと休憩する、同僚と雑談する、飲み物を買う、机の周りを片付ける、など、挙げればキリのない「名もなきタスク」が存在します。（いっとき、“名もなき家事”が流行りましたね）
特にメールチェックはかなりの時間を喰います。「〇〇さんにメールを送る」というTodoはあると思いますが、単にメールチェックまでやることリストに書いている人は少数派でしょう。
マッキンゼーの調査では、ビジネスパーソンは1日のうち28％をメールに費やしているそうです。
やることリストには現れない、しかし確実に時間を使うのが名もなきタスクです。
名もなきタスクがやることリストを破綻させる
名もなきタスクが問題なのは、これらの時間が勘案されていないことです。
1日の労働時間が8時間あるとしましょう。ここで我々は、8時間分の「名前のあるタスク」を詰め込んでしまいます。
しかし名もなきタスクの存在によって、8時間のうち実際に使える可処分時間は6〜7時間くらいになります。
6時間で8時間分のタスクを完了させようとすると、必ず破綻します。だから仕事が終わりません。
名もなきタスクは悪ではない
ここで誤解を招かないように断っておきたいのは、名もなきタスクが悪ではないということです。
ちょっと休憩したり、同僚と雑談したりするのは、生産性を落とす行為のように思えます。
しかし、私達はロボットではありません。デヴォン・プライスの著書「怠惰なんて存在しない」でも述べられているように、ちょっと一息入れることは、全体で見ればむしろ生産性を上げます。
あくまで問題なのは、そういった時間を1日の可処分時間に織り込んでいない点なのです。
④ 割り込みタスクが入る
4つ目の原因は、割り込みです。
上司からの「ちょっといい？」
会社員で一番典型的なのは、上司からの依頼でしょうか。「ちょっといい？」から始まり、指示を受け、実際に作業します。
これも、別に悪いことではありません。上司が部下にタイムリーに指示を出し、部下が即座に対処するのは、組織として健全です。
しかしここで見落としがちなのが、割り込みタスクによって弾かれるタスクがあることです。上司からの指示受けに5分、作業に10分かかったとします。この割り込みタスクにより、他のタスクに使える15分を消費します。
私達は、可処分時間めいっぱいにタスクを詰め込みがちなので、15分の他のタスクを諦めるか、残業するかしかありません。残業できない場合、詰みです。今日の仕事は終わりません。
上司からの指示以外にも、顧客や関係者からのメール、電話などがあるでしょう。職種によっては割り込みの頻度も相当高いかもしれません。
割り込みタスクは内からも発生する
タスクの割り込みは、何も外からだけではありません。自分自身からも発生します。
例えば、タスクAを完了させた後、次はタスクBが必要なことに気づきます。資料作成を完了したら、次は上司にチェックしてもらう、などですね。
タスクBが今日のやることリストに入っていない場合、そのままタスクBに突入すると、その分の時間を消費します。そして、当初予定していた別のタスクが弾かれることになります。
こうやって、自分自身によって、今日のやることリストが瓦解します。
プライベートで部屋の片付け中につい漫画を読んでしまうのも、自分が発生させた割り込みタスクですね。
4つの原因が複合すると、半分しか仕事が終わらない
これら4つの原因が重なると、恐ろしいほどに仕事は終わりません。
まず、終わるはずの無い仕事量を1日に詰め込むため、すべてを完了させることは不可能です。そして、時間の見積りも甘いため、各タスクに想定以上の時間を取られます。
追い打ちをかけるように、名もなきタスクと割り込みタスクによって、もともと足りない時間がさらに削られます。
こうなるともう、仕事は半分も終わりません。
入社1年目の私がまさにこれで、予定していたタスクをまったく完了できない自分の無力さに打ちひしがれていました。
あわせて読みたい
【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
仕事が終わらない4つの問題への対処法
では、仕事が終わらない4つの原因に対して、それぞれ対処法を解説します。
まず各論を説明しますが、最後にまとめを提示します。
① キャパオーバーへの対処法
キャパオーバーへの対処はとても簡単です。
やることリストに「見積り時間」を加えます。
いっけん手間ですが、時間を見える化することで、キャパオーバーしていることが一発で分かります。
不可能なやることリストに挑戦して挫折を味わうより、最初からできる範囲でリストを作った方が、気持ちよく1日を終えられます。
見積り時間を合計するのは面倒なので、手書きよりもExcelなどのアプリを使った方が良いでしょう。後ほど、対処法を盛り込んだExcelのTodoリストを紹介します。
② 甘い見積りへの対処
次は甘い見積りへの対処法です。1時間で終わると思った資料作成に2時間かかるという問題ですね。
この対処法は、3つあります。
ログを取る
一つ目の対処法は、ログ（記録）を取ること。
先に紹介した「ファスト&スロー」においても、計画錯誤の対策は過去を参照すること、と述べられています。以前、同じようなタスクに2時間かかったならば、今回も2時間かかる可能性が高いわけです。
そして、過去を参照するには、記録を残す必要があります。
ですが、どの仕事に何分かかったかを把握している人は稀でしょう。
理想的には、ストップウォッチで各タスクにかかった時間を計測するのが良いでしょう。そこまでやらなくても、タスクの開始時刻と終了時刻を確認するだけで、大いに効果があります。
きっと、「あれ、この作業ってこんなに時間がかかっていたのか」という意外な結果が得られると思います。
ログを取ることで、同様のタスクの見積り精度が劇的に上がります。
タスクを分解する
タスクを細かく分解すると、見積り精度が上がります。流行りの言葉で言うと、「解像度を上げる」ことにあたりますね。
例えばパワポ資料の作成であれば、資料作成という一つの塊ではなく、スライド1枚ずつに分解します。
そうすると、スライド1枚あたり15分かかる、スライド8枚なら120分か、というように論理的に時間を見積ることができます。
もちろん、スライド1枚15分という見積りも甘いかもしれません。しかし、資料全部の作成時間よりは、精度が良くなります。
さらに上級編として、タスクの具体化まで行いましょう。
タスクの具体化とは、例えば「スライドを1枚作成する」ではなく、「背景の説明スライドを作成する」のように、実行するタスクを明確化しておきます。
私の体感として、タスク名を具体化するだけで、見積りの精度がかなり上がります。
この理由は、脳内でシミュレーションが動くためと考えています。「背景」と入力した瞬間、背景スライドを作成する場面を思い浮かべ、あのテキストとあのイラストと…というように、スライドの構想が一瞬だけできあがるのです。
これにより、タスクの見積り精度が劇的に上がります。
バッファを持つ
見積りの甘さは、精度をいくら高めても限界があります。
過去を参照する場合にも、その時々で状況は変わりますし、新しいタスクに取り組む場合、過去を参照できません。
そこで、見積りの甘さを許容するための“バッファ”を設けます。バッファとは、緩衝材のことです。
多少見積り通りにいかなくても、今日1日のタスクが破綻しないように、スペースを空けておくのです。例えば、1日30分をバッファ時間として見込んでおきます。
これであれば、多少見積り時間をオーバーしたとしても、バッファで吸収し、全てのタスクを終えることができます。
③ 名もなきタスクへの対処
次は名もなきタスクへの対処法です。やることリストに無い行動によって、可処分時間が減るのいう問題ですね。
対策は2通りあります。
全てを入れ込む
一つ目は、名もなきタスクを書き出すことです。すべての行動に名前を付けて、実体化してあげましょう。
ただ、これを手書きのTodoリストでやるのは相当しんどいです。毎日、細かい行動まで全て書き出す必要があります。
もしやるならば、タスク管理アプリを使って、リピート登録しましょう。
一例ですが、全ての行動を記録できる、「Taskma（たすくま）」というアプリなら可能です。たすくまの紹介記事はこちら↓
あわせて読みたい
【完全版】たすくま(Taskuma)の使い方｜買う前の葛藤からログ分析まで
たすくま(Taskuma)を使い始めたはいいものの、癖があって使いこなしに苦労していませんか？ たすくまは使いこなせば非常に強力なタスク管理アプリですが、慣れるまでが…
天引きする
名もなきタスクを全てを入れ込むよりも、現実的な方法です。
名もなきタスクはどうせ発生するのだから、1日の労働時間から天引きしておきます。例えば、1日8時間の労働時間から、名もなきタスクに消費される前提で1時間を天引きしておきます。
つまり、1日7時間でタスクを組み立てるのです。
この天引きした1時間の中は自由に使ってよくて、休憩や雑談、メールチェックなど、好きに使います。
天引きを何分にするかは人それぞれなので、何日か試して調整してみてください。
④ 割り込みタスクへの対処
割り込みタスクへの対処は単純です。
天引きしておく
名もなきタスクと一緒ですね。割り込みタスクについても、あらかじめ想定しておきます。
いくら想定するかは、人によるでしょう。
ほぼ一人で仕事を進めていて、急に仕事を振られる可能性が低いなら、20分くらいでもいいです。
一方、顧客からしょっちゅう電話がかかってくる状況なら、多めに時間を確保する必要があります。
明日やる
もう一つ、重要な視点があります。
当初想定していなかった割り込みタスクは、基本的に翌日にやると決めるのです。
これは、名著「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」でも紹介されている重要な考え方です。
割り込みタスクに今日取り掛かれば、その結果として、今日もともと予定していたタスクに費やす時間がなくなります。
であれば、割り込みタスクがよほど緊急でない限り、翌日にやりましょう。
割り込みタスクを明日のタスクに組み込んだ上で、明日のタスクを設計します。
こうすれば、今日のタスクは守られ、無事に完了することができます。
対処法まとめとTodoリスト
ここまで対処法を個別に紹介してきましたが、やや重複があり、かえって混乱を招いてしまったかもしれません。
そこで一度整理して、「1日の仕事を確実に完了させる方法」をまとめておきます。
個別の対処法は次の通りでした。
- 見積り時間を書く
- ログを取る
- タスクを分解する
- 名もなきタスクを入れる
- バッファを持つ
- 割引きタスクの時間を天引きする
- 明日やる
これらを盛り込んだのが、次のTodoリストです。順番に特徴を説明します。
見積り時間を書く
まず、タスクの横に見積り時間を書きます。
そして、すべてのタスクを合計すると何時間になるかも計算します。Excelなら簡単ですね。
ログを取る
タスクに何分かかったのか、ログを取ります。
見積り時間の横に”実績”の入力列を作り、実際にかかった時間を入力します。
これにより、どのタスクにどのくらいの時間がかかるのか把握できるようになります。
タスクを分解する
各タスクは、できるだけ細かく設定します。
私の場合、1タスク＝10〜25分に設定することが多いですね。（上の画像は適当な例なので、あまり細かくしていませんが…）
資料作成[120分]と入れるのではなく、背景スライド作成[15分]くらいに分解しましょう。
ちなみに、私のこれまでの約2500個のタスクのログを見てみると、平均16.7分でした。
タスクの上限を25分にしているのは、ポモドーロ・テクニックに由来しています。生産性向上で有名なポモドーロ・テクニックでは、25分に1回は休憩を挟みます。
名もなきタスクを入れる
ここは個人の好みが分かれますが、名もなきタスクをできるだけ入れてもいいでしょう。
例えばメールチェック15分を、午前と午後の1日2回入れておくなどです。
入れておいた方が、精度が上がります。
ただ、毎日細かいタスクを入力するのも手間なので、次に説明する天引き・バッファの方にまとめてもOKです。
ちなみに私は、Excelのマクロを組んで、リピートタスクが自動入力できるようにしています。
天引き・バッファ
時間の天引きとバッファは意味合いが似ているので、まとめて説明します。
天引き・バッファの表現には、2つのパターンがあります。
1つ目は、タスクにバッファを入れ込む方法です。バッファ120分などと入れておきます。
この状態で、合計時間＝労働時間になるようにTodoリストを調整します。
2つ目は、合計時間を差し引く方法です。
”バッファ”という項目はTodoリストには入れずに、合計時間を少なくします。
労働時間7.5時間で、バッファ2時間であれば、タスクの合計時間が5.5時間になるように調整します。
バッファを2時間も入れるの？と思われるかもしれませんが、実際、私は労働時間が7.5時間ですが、快適に処理できるタスクは、5.5時間です。
最初の頃はバッファ60分くらいで運用していましたが、それでもすごく忙しくて、タスクをすべて完了できない日がありました。
徐々にバッファを増やして、2時間のバッファを入れたところ、快適に仕事が回るようになりました。
皆さんが思われる以上に、名もなきタスクや割り込みタスクは多いです。
バッファをいくら持つかは、個人の環境によるところも大きいので、試しながら調整してみてください。
明日やる
今日追加されて、明日できることは明日やりましょう。
そのために、Todoリストに「明日」シートを作っておきます。
上司の頼まれごとや、今日追加されたタスクは、「明日」シートにメモしておきましょう。
これで、今日のTodoリストを乱されずに、仕事を終えられます。
Todoリストの作り方
Todoリストの作り方の紹介もしているので、こちらの記事も参考にしてみてください↓
あわせて読みたい
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方（テンプレートあり）
「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」こんな悩みはありませんか？ 過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて…
Todoリストテンプレートのダウンロードもできます。
おわりに
ここまで読まれて、「なぜそこまでタスク管理に力を入れるのか？」と思われた方もいるかもしれません。
やっぱ面倒だから、やることリストをいっそ放棄した方が良いのでは、と。
しかし私にとって、タスク管理の真の目的は生産性の向上ではありません。
そのあたりは、次の記事で書いていこうと思います。
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
あわせて読みたい
【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
私は後輩のレポートをチェックすることがありますが、「節」や「項」の意味を正しく理解できていない人には「この人大丈夫かな…？」と正直思ってしまいます。 逆に、章立て・見出しをちゃんと扱える人は、文章が上手い。文章の上手さは […]]]>
私は後輩のレポートをチェックすることがありますが、「節」や「項」の意味を正しく理解できていない人には「この人大丈夫かな…？」と正直思ってしまいます。
逆に、章立て・見出しをちゃんと扱える人は、文章が上手い。文章の上手さはすなわち、仕事ができるという評価に直結します。
本記事では、「章・節・項」の表記方法や使い方のコツをわかりやすく解説します。
マスターして文章力をレベルアップしましょう。
プロフィール
とさか （登坂 圭吾）
- 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
- 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝
章・節・項（章立て）とは？
「章・節・項」は、階層構造のこと
章、節・項は、単に見出しのレベル（階層構造）を表しているだけです。章立ては、この章、節、項を適切に区切ることを意味します。
章は直感的に理解できる人が多いと思いますが、節と項は順番を間違えやすいので注意です。
まあ分かりにくいよね。覚えるしかない
なお、章のさらに上に「部」というくくりを設ける場合もあります。これは博士論文や分厚い書籍など、膨大な文書にのみ使われるので、普段は滅多に使いませんね。
章・節・項で構成するメリット
例えば、次の文章AとBはパッと見てどちらが読みやすそうでしょうか。
●文章A
●文章B
Aの場合、「これを読解するのは大変そうだ…」と脳が拒絶反応を起こしませんか？
一方のBは、見出しを見るだけで大体の内容を把握できます。そして、単に見出しがあるだけでなく、レベルが示されているおかげで、これは1章の中の話か、ということが分かります。
人間（脳）は、まず概要を知ってから読む方が理解しやすいです。逆に、長い文章をすべて読んでから最後に結論が分かるのはしんどい。
章、節、項、を使えば、「読み手の脳が安心する」というのが最大のメリットと言えます。そして読み手は「この文章は分かりやすい」という感覚が得られます。
これはつまり、書き手であるあなたの「文章が上手い人」という高評価に直結します。
まとめると、メリットは次の通りです。
章・節・項を使いこなすメリット
- 読み手が理解しやすくなる
- 読者が知りたい箇所にすぐアクセスできる
- 論理的に構成でき、説得力が増す
- 読みやすくなり、最後まで読んでもらいやすくなる
- 書き手の評価が上がる
文章力を伸ばしたい方は、本で体系的に学ぶのがおすすめ！こちらにおすすめ本をまとめました。
あわせて読みたい
僕を“書ける人”に変えた18冊｜文章力のおすすめ本【2026年最新】初心者・学生・社会人別ランキング
「文章力に自信がない」 「上手い文章って何？」 「手が止まる」 こんな方、多いと思います。 なぜなら、日本ではライティングスキルを学校でちゃんと教わらないんです…
具体例で見る「章・節・項」の表記方法
一般的な表記方法
論文などでもよく用いられるのは、数字とピリオドで階層を示す表記方法です。
例えば、次のようになります。
このとき、注意点が二つあります。
- 章番号の後ろには、ピリオドを打つ（1. のように）
- 節や項番号の最後には、ピリオドを打たない（1.1 のように）
もちろん、論文の場合はレギュレーション（体裁ルール）に従いましょう。大抵の論文は表記のルールが決まっているはず。
なお、Microsoft Wordでこの表記を自動入力する方法については記事後半で説明します。
簡単なレポートや社内の報告書は割と自由
論文ほど堅くないレポートや、社内の報告書程度であれば、表記方法は割と自由です。
例えば次のように、章は「第〇章」と大きく書き、節以降は「1-2」のように書いても問題はないでしょう。
もちろん社内ルールがきちんとあるなら、それに従いましょう。
読みやすい見出しの作り方と章立てのコツ
章・節・項、すなわち「見出し」の設計方法とコツを解説します。
バランスが大事
章・節・項は、文書の長さに応じて階層の深さを選ぶことが重要です。
数十ページもある文書で章のみだと読みにくいし、逆に短い文書で節・項が多すぎても読みにくい。
私が後輩のレポートをチェックしているときも、節だけでWord数ページが続くと論旨が把握しにくくなります。適度に項で区切ってほしいな、と思います。
基本的には、章と節は見出し・小見出しとして積極的に活用し、項は必要に応じて使うのがよいでしょう。章によって、項があったり無かったりしても構いません。
章や節を何文字くらいにするかに明確なルールはないため、「読みやすさ」を基準にして考えましょう。
見出しは内容を端的に
文書全体の見出し（＝目次）だけを読んで内容が掴めるのが理想です。
また、それぞれの見出しは、内容がひと目で分かるように書きましょう。たとえば、「注意点」 よりも「データ消失を防ぐ3つのポイント」のほうが、内容が具体的に伝わりますね。
ただし、論文の場合は、次のように章の型が決まっている場合もあります。
- 1章 緒言
- 2章 実験方法
- 3章 実験結果
- 4章 考察
- 5章 結言
この場合は、型やこれまでのやり方に倣うのがベター。（その方が読み手が理解しやすいから）
Wordで章・節・項を自動入力する方法
レポート作成にはMicrosoft Wordを使っている人も多いでしょう。
ここでは、Wordで「章・節・項」の番号を自動入力する方法を解説します。
Wordの「アウトライン」機能を使います。
アウトラインの設定手順
- アウトラインの初期設定
- アウトラインレベルの設定
- アウトライン（見出し）番号の編集
- 章番号の設定
- 節、項番号の設定
アウトラインの初期設定
まずは、見出しをWordのアウトラインに設定しましょう。コツは「既存のアウトラインから選択して、変更する」ことです。
まず、一番上の階層にしたい行（例えば、章の見出し）にカーソルを合わせます。
この状態で、［ホーム］→［アウトライン］を選択。
リストライブラリから、「見出し」の文字を含むアウトラインを適当に選択します。
必ず「見出し」の文字を含むものを選択してください。でないと、アウトラインが見出しと連携できず、機能をフル活用できなくなります。
最初の行が、アウトラインの見出し1（レベル1）＝章に設定されました！
書式（スタイル）は後で変更できますので、この時点では気にせず、先にアウトラインレベルを設定していきましょう。
アウトラインレベルの設定
アウトラインには、階層（＝レベル）があります。Wordでは、次のようにレベルと見出しが対応しています。
上から順に、章、節、項、ですね。
先ほどはレベル1（＝章）を設定したので、レベル2以降も設定していきましょう。
レベル2を設定するのは簡単。レベル2に設定したい箇所にカーソルを置きます。
［ホーム］→［スタイル］の「展開」ボタンを押して、
展開されたリストから「見出し2」を選びます。
これで、レベル2＝節に設定できました！
レベル3＝項も、同様のやり方で設定できます。
アウトラインレベルの変更についてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
あわせて読みたい
【確実な方法】Wordアウトラインレベルの設定・変更方法を分かりやすく解説
Wordのアウトライン機能はめちゃくちゃ便利です。ただ、アウトラインレベルの設定は曲者で、なかなか上手くいかないことがあります。 そこで本記事では、アウトラインレ…
アウトライン（見出し）番号の編集
アウトラインには、番号を付与することができます。
↑の見出し番号は、手入力したものではなく、Wordが文書構造に沿って自動で付けてくれたものです。一括で設定できるし、順番を変えると番号も自動で変わるのですごく便利です。
ここでは、一般的な「1.1.1」のような表記のやり方を説明します。まずはアウトライン番号を設定したい見出しのどこかにカーソルを置きます。
この状態で、［ホーム］→［アウトライン］→［新しいアウトラインの定義］を選択します。
まず番号の種類を変えてみましょう。【このレベルに使用する番号の種類】で、好きな数字を選びます。デフォルトが全角数字だったので、半角数字を選択します。
レベル1を変更できたら、左上でレベルを変更し、同様に番号の種類を変えます。
使用する全てのレベルで、同じ操作をします。【OK】を押すと反映されて、全て半角数字に揃っているのが分かります。
章番号の設定
続いて、番号表記を変えましょう。ここでは、「第1章」→「1.」に変えたいと思います。論文等でよくある表記ですね。
先ほどと同様に【新しいアウトラインの定義】画面を開きます。レベル1の【番号書式】は、「第1章」という形になっていますね。
ここで、「第」と「章」を消して、「1」の後ろにピリオドを打ちます。
OKを押すと反映されます。1章、2章の表記が変わっていますね！
節、項番号の設定
次のように、上のレベルを引き継ぐ形式にしたいと思います。
- レベル1：第1章 → 1.
- レベル2：第1節 → 1.1
- レベル3：第1項 → 1.1.1
また【新しいアウトラインの定義】画面を開きます。レベル2を選択すると、「第1節」という形になっています。
まず、「第」と「節」を消して、カーソルを「1」の前に持ってきます。
この状態で、【次のレベルの番号を含める】で、「レベル1」を選択します。すると、元々あった1の前に1が入ります。
前の1は「1章の1」、後ろの1は「1節の1」です（ややこしい）。あとは、1と1の間にピリオドを打ちます。
これでOKを押すと、レベル2の表記が変わりました。
レベル３も同様です。【次のレベルの番号を含める】で、前から順にレベル1、レベル2を押します。
レベル1～3の1が並んでいます。間にピリオドを打ちば、完了です。
OKを押すと、レベル1～3まで設定できました！
ちゃんと連番になってますね
ここでは1例を示しましたが、ピリオド以外にも自分好みの記号を使うこともできます。
これで一通りの設定が完了です！
もっと見出しを綺麗に整えたい方は、こちらの記事をご覧ください↓
あわせて読みたい
【神機能】Word アウトラインとは？使い方を全解説！
Word（ワード）のアウトライン機能はめちゃくちゃ便利ですが、あまり知られていない気がします。 私も同僚に教えると、「こんな便利な機能あったのか！」と驚かれます。…
英語文書では何て言う？
ちなみに、英語だと「章・節・項」は次のようになります。
- 章：Chapter
- 節：Section
- 項：Subsection
ただ、番号で書けば、言語に関係なく伝わりますね。
まとめ：文章力は仕事力
分かりやすい文章を書くことは、仕事において必須スキルです。ChatGPTが使える現在においても、生成された文章の良し悪しを判断できるのは自分だけです。
一生使える文章力を身につけるなら、書籍で学びましょう。一気にレベルアップできます。
おすすめ本まとめはこちら↓
あわせて読みたい
僕を“書ける人”に変えた18冊｜文章力のおすすめ本【2026年最新】初心者・学生・社会人別ランキング
「文章力に自信がない」 「上手い文章って何？」 「手が止まる」 こんな方、多いと思います。 なぜなら、日本ではライティングスキルを学校でちゃんと教わらないんです…
Word（ワード）のアウトライン機能はめちゃくちゃ便利ですが、あまり知られていない気がします。 私も同僚に教えると、「こんな便利な機能あったのか！」と驚かれます。パワポやExcelは皆さん使いこなしてますが、Wordは文 […]]]>
Word（ワード）のアウトライン機能はめちゃくちゃ便利ですが、あまり知られていない気がします。
私も同僚に教えると、「こんな便利な機能あったのか！」と驚かれます。パワポやExcelは皆さん使いこなしてますが、Wordは文章を書くだけって人が多いですね。
かくいう私も、アウトライン機能をちゃんと使い始めたのは最近です。文書作成の「面倒だな」が大幅に軽減されて、もうアウトライン無しは考えられません。
ただ正直いうと、アウトラインは設定方法が分かりにくいです（だからあまり広まってないのかも）。けど、一度覚えればすごく簡単です。しかも、文書作成スキルは一生モノなので、生涯役に立ちます。
本記事では、Wordのアウトラインの使い方をどこよりも分かりやすく解説します。
使いこなせば、Wordが好きになるかも
プロフィール
とさか
- 大手メーカー勤務の30代会社員
- 社内の技術文書コンテストで優勝
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
Wordのアウトライン機能とは
アウトラインは文書の骨組み
一般的に、”アウトライン”とは、物事のあらすじのことです。よくプレゼンでも、「アウトライン」というスライドで全体像をまず説明しますね。
Wordにおけるアウトラインも同じで、文書の骨組みを作る機能です。こんなイメージ↓
アウトラインを読めば、文書で書かれていることがざっくり分かります。アウトラインに詳細を肉付けしたものが文書とも言えます。
Wordでは、見出しを”アウトライン”として設定する機能があります。
アウトライン機能を使う4つのメリット
アウトラインを使うメリットは次の4つ。
アウトライン機能のメリット
- 見出しの番号が自動で連番になる
- 見出しの書式を一括で変更できる
- スクロール不要でそれぞれの見出しに飛べる
- 目次を自動生成できる
一例を紹介すると、アウトラインで見出しを作れば、番号やフォントを自動で設定できます。例えば、レベル1（=見出し1）であれば、「第1章」などと自動で入力されます。
この「第1章」は手入力したものではなく、Wordが自動で付与したものです。もちろん連番になっていて、順番を変えれば番号も変わります。フォントや書式も一括設定できます。
すごいラク
こんな風に、アウトラインを使えばWordの操作がすごくラクになって、文書作成のスピードが上がります。
具体的な活用方法は、使い方とともに詳しく解説します。
Wordの2つのアウトライン機能
Wordのアウトライン機能は、次の2つに分けて考えた方が理解しやすいです。
- アウトラインの設定
- アウトライン表示
① アウトラインの設定
アウトラインの設定は、［ホーム］タブの［アウトライン］から設定します。
新しい文書の見出しを設定するときに使います。
② アウトライン表示
アウトライン表示は、［表示］タブの［アウトライン表示］から使います。
文書のアウトラインを組み立てるときに使います。
本記事でも2つに分けて解説します。まずはアウトラインの定義から説明するので、アウトライン表示について先に知りたい方はアウトライン表示の使い方まで飛ばしてください。
アウトラインの設定方法
ただし、Wordのアウトラインは設定がややこしいのも事実。思い通りにいかなくて「なんでだよ！」って言いたくなることが結構あります。
でも、正しい手順を覚えれば大丈夫。慣れればサクサクできます。以降で設定方法を解説します。
アウトラインの設定手順
- アウトラインの初期設定
- アウトラインレベルの設定
- アウトライン（見出し）番号の編集
- アウトラインのインデントを自在に操る
- アウトライン（見出し）のフォント・書式設定
アウトラインの初期設定
まずは、見出しをWordのアウトラインに設定しましょう。コツは「既存のアウトラインから選択して、変更する」ことです。
まず、一番上の階層にしたい行（例えば、章の見出し）にカーソルを合わせます。
この状態で、［ホーム］→［アウトライン］を選択。
リストライブラリから、「見出し」の文字を含むアウトラインを適当に選択します。
必ず「見出し」の文字を含むものを選択してください。でないと、アウトラインが見出しと連携できず、機能をフル活用できなくなります。
最初の行が、アウトラインの見出し1（レベル1）に設定されました！
書式（スタイル）は後で変更できますので、この時点では気にせず、先にアウトラインレベルを設定していきましょう。
アウトラインレベルの設定
アウトラインには、階層（＝レベル）があります。Wordでは、次のようにレベルと見出しが対応しています。
先ほどはレベル1（＝見出し1）を設定したので、レベル2以降も設定していきましょう。
レベル2を設定するのは簡単。レベル2に設定したい箇所にカーソルを置きます。
［ホーム］→［スタイル］の「展開」ボタンを押して、
展開されたリストから「見出し2」を選びます。
これで、レベル2に設定できました！
レベル3以降も、同様のやり方で設定できます。
アウトラインレベルの変更についてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
あわせて読みたい
【確実な方法】Wordアウトラインレベルの設定・変更方法を分かりやすく解説
Wordのアウトライン機能はめちゃくちゃ便利です。ただ、アウトラインレベルの設定は曲者で、なかなか上手くいかないことがあります。 そこで本記事では、アウトラインレ…
アウトライン（見出し）番号の編集
アウトラインには、番号を付与することができます。
↑の見出し番号は、手入力したものではなく、Wordが文書構造に沿って自動で付けてくれたものです。
上の「1.1.1」のような表記にもできますし、「第1章」のような形にもできます。
一括で設定できるし、順番を変えると番号も自動で変わるのですごく便利です。
ここでは設定方法をごく簡単に紹介します。まずはアウトライン番号を設定したい見出しのどこかにカーソルを置きます。
この状態で、［ホーム］→［アウトライン］→［新しいアウトラインの定義］を選択します。
名前が分かりづらい…
「新しいアウトラインの定義」ウィンドウが開きます。［このレベルに使用する番号の種類］で、半角数字や漢数字など、好きな数字を選べます。
続けて、「番号書式」を設定します。数字はレベルに合わせて自動で入力されますが、「第」や「章」は好きに変えられます。
例えば、「第」と「章」を消して、「1」の後ろにピリオドを打つのもいいですね。
レベル1を変更できたら、左上でレベルを変更し、各レベルで同様の操作をします。
さらに詳しい番号設定方法は、こちらの記事をご覧ください。「1.1.1」のように、上のレベルの番号を含めるやり方も書いています。
あわせて読みたい
連番にならない？Wordアウトライン番号の設定方法をわかりやすく解説
Word(ワード)で文書を作るとき、見出しに番号を振ることがありますね。こんなイメージ↓。 この番号、手入力してませんか？ 以前の私はこの番号をいちいち自分で入力して…
アウトラインのインデントを自在に操る
Wordアウトラインの”インデント”とは、左端から番号先頭までのスペースのことです。
デフォルトは使い勝手が悪いので、変更しましょう。おすすめは、「インデント無し」です。インデントに振り回されることなく、編集しやすくなります。
アウトラインの見出しの先頭がそろっていると、インデント位置を気にする必要がないため、とても作成しやすくなります。
では、インデントを設定していきましょう。アウトラインを設定している見出しのどこかにカーソルを置きます。
この状態で、［ホーム］→［アウトライン］→［新しいアウトラインの定義］を押します。
編集ウィンドウが開いたら、【すべてのレベルに設定】を押します。
ここで、全レベルのインデントを一括で設定できます。
そして、すべての項目を「0 mm」に設定して、「OK」を押します。
OKを押して、完了です。
これで、各レベルの先頭のインデントが綺麗に揃いました。
インデントの詳しい設定方法は、こちらの記事をご覧ください。テキストの先頭を揃える方法も解説しています。
あわせて読みたい
【綺麗に揃う】Wordアウトラインのインデント設定方法（ずれる対策も）
「アウトラインのインデント位置がずれる」 「インデントをどこから設定すればいいか分からない」 Wordで文書を書いていると、インデント（左端からテキスト先頭までの…
アウトライン（見出し）のフォント・書式設定
アウトライン（＝見出し）のフォントや書式（太字など）も、自分好みに設定したいですよね。書式については、「スタイル」機能を使って変更します。もちろん一括設定できます。
まずレベル1（見出し1）の行にカーソルを置き、［ホーム］→［スタイル］の「見出し1」が適用されていることを確認します。
この状態で、「見出し1」を右クリックして、「変更」を押します。
「スタイルの変更」ウィンドウが開きます。フォントを変えるときは、左下の［書式］から［フォント］を選択します。
フォントウィンドウが開くので、好みに設定します。
これで一通りの設定が完了です！
おつかれさまです
【快適】ナビゲーションウィンドウ
アウトライン（見出し）を設定すると、ナビゲーションウィンドウに見出しが表示されます。
この見出しをクリックすると、そのページに一瞬で飛べます。特に10ページを超えるような文書だと、スクロール不要で移動できるのですごく快適です。
また、ドラッグ＆ドロップで見出しを入れ替えると、その見出しの内容ごと順番を変えられます。もちろん番号も自動で変わります。
すごく便利なので、表示しておきましょう。ナビゲーションウィンドウは、［表示］→［ナビゲーションウィンドウ］にチェックを入れると表示できます。
またはCtrl + Fでも開けます。
アウトライン表示の使い方
Wordのアウトライン表示はあまり知られていない機能な気がします。でも知っているかどうかで、レポート作成のスピードが全然違います。
アウトライン表示を使うメリット
アウトライン表示では、見出しが階層化されて並ぶため、文書の構造を簡単に把握できます。
本文を折り畳むことも可能で、アウトラインだけを見ると、全体像がすごく分かりやすくなります。
反対に、デフォルトで見えているのは「印刷表示」です。印刷したときと同じ見た目のため、最終形をイメージしやすいメリットがあります。しかし印刷表示には、全体像が把握しにくいというデメリットがあります。
アウトライン表示の特徴は次の3点です。
- 階層が分かりやすい
- 並べ替えが簡単
- 本文を折り畳める
文書構造が見えやすいため、文書構造の編集がとてもやりやすいです。
文書は、骨格（アウトライン）ができれば8割できたようなものです。
アウトライン表示ではアウトラインの整理や編集が抜群にやりやすくなります。結果、レポートを速く書けます。
アウトライン表示の開き方
アウトライン表示は、［表示］タブ→［アウトライン★］から開きます。
または、Ctrl + Alt + O のショートカットでも開けます。
アウトライン表示になると、新たに「アウトライン」タブが出てきて、ここでアウトラインの操作ができます。
元の印刷表示に戻るには、上の画像の「アウトライン表示を閉じる」を押しましょう。あるいは、Ctrl + Alt + P でも印刷表示に戻れます。
次に、アウトライン表示で必須の2つの操作方法を解説します。
アウトライン表示の操作方法① 折りたたむ/展開する
アウトラインの下のレベルを折り畳むことができます。
例えば、次のアウトラインで、＋マークをダブルクリックすると、下のレベルが折り畳まれます。
下のレベルを折り畳むことで、文書の全体像が見えやすくなります。
展開するときも、同じように＋マークを押します。
なおショートカットも使えて、
- 折り畳む：[Shift]＋[Alt]＋[-]
- 展開する：[Shift]＋[Alt]＋[+]
で素早く操作できます。ボタンを押すより圧倒的に速いので、自分はショートカットキーでしか操作しないです。
アウトライン表示の操作方法② 並べ替える
見出しの並べ替えも簡単です。
例えば、次の「1.1」の行の＋マークをドラッグして「1.2」の下に移動します。
簡単に見出しが入れ替わりました。番号も自動で変わっているのが分かります。また、下のレベルも一緒に移動できています。
気軽に順番を変えられるため、より分かりやすい文書構造を作れます。
なおアウトライン表示では画像は表示されません。画像を入れた箇所の見出しを消すと画像も消えてしまうので注意が必要です。
【高速】アウトライン表示を使った文書作成術
皆さんは文書を作るとき、一番上から書いていませんか？
実は、上から順に書くと文書作成に時間がかかります。次に何を書けばいいか悩むからです。
速い書き方は、「アウトライン→肉付け」です。
まずアウトラインを書いてから、そこに本文を肉付けすると、スーッと文章が書けます。アウトラインを使いこなすと、文書作成に悩む時間が劇的に減ります。
アウトラインの一番大きいメリットかも
ちなみに、アウトライン専用アプリ（アウトライナー）も存在します。
アウトライナーの使いやすさは、Wordを遥かにしのぎます。もしWordにこだわる必要がないのであれば、アウトライナーがおすすめです。
有名なアウトライナーのWorkflowyについても解説していますので、興味があればご覧ください。
あわせて読みたい
【第2の脳】Workflowyとは？無限に思考できる神アウトライナー
Workflowy（ワークフローウィー）は、箇条書きをベースとしたメモアプリだ。 一般的に「アウトライナー」と呼ばれる。 私がスマホを使うのは、Workflowyを使うためとい…
アウトラインから目次を一瞬で作る方法
アウトラインを設定していて嬉しいのが、目次を作るとき。目次を一瞬で生成できます。
やり方は簡単。［参考資料］タブから［目次］→［ユーザー設定の目次］を選択。
目次に表示したいアウトラインレベルを設定して、OKを押します。
すると一瞬で目次ができました。
ページ数も自動入力！
アウトラインと本文の関係
”本文”は、アウトライン（見出し）とは扱いが異なります。それぞれの見出しにぶら下がるので、本文には”レベル”がありません。
本文のスタイルは、「標準」を割り当てるのがいいでしょう。（おそらくデフォルトはそうなっています）
この「標準」スタイルを変更すれば、すべての本文を一括で修正できます。
アウトラインの解除方法
特定の箇所の見出しを解除（本文に戻したい）ときは、見出しにカーソルを合わせて、「標準」スタイルを押せばOK。
私はショートカットのCtrl+Shift+Nの方が速いので、こちらをよく使っています。
もし一括ですべてのアウトラインをクリアしたい場合は、Ctrl+Aで文書を全選択した後、Ctrl+Shift+Nですべて本文に戻しましょう。
まとめ
アウトラインの設定は、最初は戸惑うかもしれませんが、慣れればサクサク設定できます。それに、一度設定してしまえばテンプレートとして使いまわせます。効率的ですね。
あとは図表番号について理解すれば、論文やレポート作成をかなり効率化できます。図表番号についてはこちら↓
あわせて読みたい
【Word】図表番号の付け方を徹底解説！自動で連番にする方法
「Wordで途中に図を追加したら、図の番号をすべて付け直さなきゃ…」 私は10年以上Wordを使ってこの悩みを抱え続けていましたが、 図の番号の挿入 相互参照 の機能でよう…
また、Wordは意外と隠れた便利機能が多いため、書籍で体系的に学ぶと一気にWordマスターになれます。Wordのおすすめ本をまとめたので、参考にしてみてください↓
あわせて読みたい
【2026年最新】Word学習のおすすめ本13選（最適な書籍が分かる）
本記事では、Microsoft Wordのおすすめの解説本・参考書を紹介します。 スキルレベル別に紹介するので、 Wordを使いたいけど、パソコンの操作方法すら不安 Wordの操作が…
「アウトラインのインデント位置がずれる」 「インデントをどこから設定すればいいか分からない」 Wordで文書を書いていると、インデント（左端からテキスト先頭までのスペース）に悩まされることが結構あります。 今回は、Wor […]]]>
「アウトラインのインデント位置がずれる」
「インデントをどこから設定すればいいか分からない」
Wordで文書を書いていると、インデント（左端からテキスト先頭までのスペース）に悩まされることが結構あります。
今回は、Wordのアウトラインのインデント設定方法をまとめました。Wordのインデントは設定箇所がいくつもありますが、その中で最も効率が良いやり方を解説します。
Wordは大学時代から10年以上触っていますが、恥ずかしながら一括で設定できる方法を知ったのは最近です。
もっと早く知っておけば、文書作成がいかにラクだったか…
皆さんもインデントをマスターして、文書作成を効率化してみてください。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー勤務の30代会社員
- 社内の技術文書コンテストで優勝
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
Wordアウトラインのインデントとは
Wordアウトラインの”インデント”とは、左端から番号先頭までのスペースのことです。
Wordアウトラインではインデントを自由に設定できますが、デフォルトは使い勝手が悪いんですよね。アウトラインの各レベルに適当なインデントが入っています。
本文がレベル１の見出しより前に出てて、カッコ悪いですね。何とかしましょう。
おすすめのインデント設定は「インデントなし」
では、インデントはどう設定するのがいいでしょうか。
結論から言うと、「先頭のインデントは無し」がおすすめです。アウトラインでインデントを入れると、上で説明したように、本文とアウトラインの位置がずれるためです。
アウトラインの見出しの先頭がそろっていると、インデント位置を気にする必要がないため、とても作成しやすくなります。
以降で、インデントの設定方法を解説します。
見出しを一括で変更できるので、すぐできますよ！
なお、アウトラインの設定方法から知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
あわせて読みたい
【確実な方法】Wordアウトラインレベルの設定・変更方法を分かりやすく解説
Wordのアウトライン機能はめちゃくちゃ便利です。ただ、アウトラインレベルの設定は曲者で、なかなか上手くいかないことがあります。 そこで本記事では、アウトラインレ…
インデントの設定方法
では、インデントを設定していきましょう。アウトラインを設定している見出しのどこかにカーソルを置きます。
この状態で、【ホーム】→【アウトライン】→【新しいアウトラインの定義】を押します。
名前が分かりづらいですが、ここがアウトラインの編集メニューです
編集ウィンドウが開いたら、【すべてのレベルに設定】を押します。
ここで、全レベルのインデントを一括で設定できます。
そして、すべての項目を「0 mm」に設定して、「OK」を押します。
OKを押して、完了です。
これで、各レベルの先頭のインデントが綺麗に揃いました！
もういちいちインデントを気にしなくていいね！
テキスト先頭の揃え方
続いて、見出しのテキスト先頭の揃え方を説明します。
テキストの先頭の揃え方2パターン
テキストの先頭は、2パターンの揃え方があると思います。
パターン1：テキストの先頭を揃える
番号の後に続く、テキストの先頭を揃えます。
文字がビシッと揃ってて気持ちいいですね。
ただ、レベル1は番号が短いため、番号とテキストの空白がやや大きいようにも感じます。そんなときはパターン2で。
パターン2：番号とテキストのスペースを揃える
番号とテキストのスペースを一定にします。
番号表記の長さによらず、自然にテキストを配置できます。
自分はパターン2派ですが、お好みでOKです！
手順を両方解説します。
パターン１：テキストの先頭を揃えたい場合
デフォルトではパターン1になっていると思うので、もう先頭が揃っている方は、ここで完了です。
ただ、デフォルト設定だとテキストの先頭がずれている場合もあります。こんな感じ↓
レベル1と2は揃ってるけど、レベル3は前に出てて変ですね…
この場合は、テキスト先頭の位置を入力してやる必要があります。
見出しのどこかにカーソルを置いて、【ホーム】→【アウトライン】→【新しいアウトラインの定義】を押します。
一括設定ができないので、各レベルごとに設定します。まず左上で「レベル１」を選択して、下の【オプション】を押します。
右に広がるので、【番号に続く空白の扱い】で、「タブ位置の追加」にチェックを入れ、その下に「20mm」程度を入力します。
続いて、左上でレベル2を選択し、同じ設定をします。
使用する各レベルで同じ設定ができたら、OKを押します。
テキストの先頭が揃いました！
このとき、もしテキスト先頭がずれている場合は、先ほど設定した”20mm”を長くしてください。この距離が番号（例えば、第1章）より短いと、反映されなくなるためです。
パターン２：番号とテキストの空白を揃えたい場合
見出しのどこかにカーソルを置いて、【ホーム】→【アウトライン】→【新しいアウトラインの定義】を押します。もう慣れてきましたね。
パターン2も各レベルごとに設定する必要があります。左上で「レベル１」を選択して、下の【オプション】を押します。
右に広がるので、【番号に続く空白の扱い】で、「スペース」を選択。
これでレベル１の設定は完了。
次は左上でレベル２を選択し、同じ設定を繰り返します。
使用するレベルすべてで同じ設定ができたらOKを押して、完了です。
番号とテキストの間がスペースになって揃いました！
ちなみに、番号とテキストの間を半角スペース以外で揃えるような設定は無さそうです。もうちょっとだけ広いと良い気もしますけどね。
Wordには知られざる便利機能がたくさんあるため、一度本で学ぶと大幅に効率UPできます。おすすめのWord本は、今すぐ使えるかんたんbiz Word 効率UPスキル大全。
本文のインデント設定方法
最後に、本文のインデント設定も補足します。本文は、基本インデント無しなので、デフォルトから変えてなければ変更する必要はないと思います。
もし本文のインデントを変えたい場合は、次の手順です。
まず本文のどこかにカーソルを置いて、【ホーム】→【スタイル】から、「標準」で右クリックします。
【変更】を選択。
左下の【書式】から【段落】を選択します。
「インデント」の「左」を「0字」に設定します。
あとはOKを2回押せば、完了です！
おわりに
Wordアウトラインのインデントは設定する箇所が分かりにくいですが、一度設定しまえばずっとラクです。
自分好みに設定できたら、ファイルを保存して使い回しましょう。毎回インデント設定するより、はるかに効率的です。
他にも、Wordのアウトラインの設定はこちらをご覧ください↓
関連記事
- アウトラインレベルを変えたい →【確実な方法】Wordアウトラインレベルの設定・変更方法を分かりやすく解説
- アウトラインの番号を設定したい →連番にならない？Wordアウトライン番号の設定方法をわかりやすく解説
- 見出しの書式を変えたい →【Word】見出しスタイルの書式・フォントを変える方法
Wordは意外と隠れた便利機能が多いため、書籍で体系的に学ぶと一気にWordマスターになれます。Wordのおすすめ本をまとめたので、参考にしてみてください↓
あわせて読みたい
【2026年最新】Word学習のおすすめ本13選（最適な書籍が分かる）
本記事では、Microsoft Wordのおすすめの解説本・参考書を紹介します。 スキルレベル別に紹介するので、 Wordを使いたいけど、パソコンの操作方法すら不安 Wordの操作が...
私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。 そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるの […]]]>
私はタスク管理オタクで、これまで様々なタスク管理アプリ・ツールを試してきましたが、仕事用の良いTodoリストがどうも見つかりません。
そもそも、仕事で使えるものは限られています。セキュリティや会社ルールの都合上、使えるのはほぼMicrosoftアプリのみ。
であれば、Microsoftアプリで何とかするしかない！ということで生まれたのがExcelのTodoリストです。しかし、自分でカスタマイズできるため意外と良いものができました。
今では、
- 今日やろうと思っていた仕事をすべて完了し、
- 定時に颯爽と退社できる
状態になりました。
仕事が全部終わった状態で帰るって、めちゃくちゃ気持ちいいです。ちゃんと完了しているので、自分だけ定時であがる罪悪感のようなものもありません。
本記事では、私が長年使っているExcelのTodoリストの作成方法を解説します。マクロやVBAは使っていませんので、Excelを普段さわっている方ならささっと作れると思います。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
TodoリストをExcel（エクセル）で作るメリット
私は、これまで数々のTodoリストアプリを試してきました。
しかし、最終的に辿り着いたのはExcelです。
理由は、「タスクの所要時間を計算できる」からです。時間が分かるから、1日の仕事をすべて完了して定時で帰ることができます。
工夫ポイントは4つ
Todoリストの完成形はこちら。
ポイントは次の4つです。
① タスクの「見積時間」と、実際にかかった「実績時間」を入力できる
タスクの見積り時間を入力することで、1日のタスク量を把握できます。
そもそもがキャパオーバーなTodoリストは多いからね
② タスクが完了したらチェックマークが付くようにする
これにより、自分の見積りが甘くないかチェックできます。使えば使うほど時間の精度が高まり、時間の使い方がうまくなります。
③ タスクの残り時間を表示する
あとどれくらいの時間ですべてのタスクが終わるかが分かります。どんどん減っていくので、やる気が出ます。
④ 現在時刻と予想終了時刻を表示する
予想終了時刻も分かるので、定時までにすべての仕事が終わるかが一目で分かります。
先に使い方・コツを知りたい方は、こちらの解説記事をご覧ください。
あわせて読みたい
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方（テンプレートあり）
「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」こんな悩みはありませんか？ 過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて…
あわせて読みたい
【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
時間計測Todoリストの作り方
では、作り方を説明します！
基本形を作る
まずは基本形をちゃちゃっとつくりましょう。
1行目に見出しを入力します。
次に、Todoリストにしたい範囲をテーブル化しておきます。範囲選択して、Ctrl + Tを押します。
「先頭行を～」にチェックを入れて、OKを押します。
テーブルデザインもお好みで。テーブルを選択して、【テーブルデザイン】から、好きなデザインを選びます。
あとは、列の幅を適当に整えておけば、Todoリストの箱ができました。適当にダミーのタスクを入れておきましょう。
タスクが完了したらチェックマークが付くようにする
「評価」の列にチェックマークを設定します。
2ステップあります。
関数を入力する
まず、”評価”のセル＝D2セルに、次の関数を入力します。
=IFERROR([@見積]/[@実績],””)
”見積”列の数値を、”実績”列の数値で割っています。IFERROR関数は、エラーの場合に非表示にするために使っています。
この割り算により、見積りより速く終わったか、遅かったか、が数値化されます。
あとは、この関数をTodoリストの下までコピーします。D2セルの右下カドにマウスを合わせ、黒い十字になったらダブルクリックします。
条件付き書式でチェックマークを付ける
では、チェックマークを設定します。
”評価”の列を選択した状態で、【ホーム】→【条件付き書式】→【アイコンセット】→【その他のルール】を選択します。
【新しい書式ルール】ウィンドウが開くので、好きなアイコンスタイルを選びます。
次に、アイコンのルールを、下の画像のように入力します。
最後に、「アイコンのみ表示」にチェックを入れ、OKです。
これで、見積時間と実績時間を入力すると、チェックマークが付くようになります。
残り時間を「時間」単位で表示する
タスクの残り時間を表示します。
「残り」の横に次の計算式を入れてください。（コピペOKです。）
=SUMIF(テーブル1[実績],””,テーブル1[見積])/60
※テーブル名（テーブル1など）が異なる場合は、自身のテーブル名に変えてください。テーブルを選択した状態で、【テーブルデザイン】→テーブル名で確認できます。
また、関数の意味を補足しておきます。
SUMIF関数は、ある条件のときだけ合計値を出す関数です。今回の場合は、実績に数字が入っていないタスク＝未完了タスクの合計時間を計算しています。
そのまま合計すると単位は「分」なので、これを「時間」に直しています。
現在時刻と予想終了時刻を表示する
現在時刻と、予想終了時刻を表示する関数を設定します。
現在時刻は、
=NOW()
で入力できます。
予想終了時刻は、
=F5+G2/24
と入力します。”F5”は現在時刻のセル、”G2”はタスクの残り時間のセルです。”24”は、24時間で割っています。
これで、タスクの終了時刻を表示できるようになりました。
これで完成！
おわりに
おつかれさまでした。
このTodoリストを使っていくうちに、時間の使い方がうまくなり、仕事をすべて完了した状態で定時で帰れるようになります。
詳しい使い方・コツは、こちらの記事をご覧ください。
あわせて読みたい
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方（テンプレートあり）
「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」こんな悩みはありませんか？ 過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて…
タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。
あわせて読みたい
【2026年最新】タスク管理/時間術のおすすめ本ランキング14選（500冊の書籍から厳選）
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで...
Wordのアウトライン機能はめちゃくちゃ便利です。ただ、アウトラインレベルの設定は曲者で、なかなか上手くいかないことがあります。 そこで本記事では、アウトラインレベルを設定する確実な方法を解説します。 使いこなせば、もう […]]]>
Wordのアウトライン機能はめちゃくちゃ便利です。ただ、アウトラインレベルの設定は曲者で、なかなか上手くいかないことがあります。
そこで本記事では、アウトラインレベルを設定する確実な方法を解説します。
使いこなせば、もうアウトライン無しではWordを使えないくらい快適ですよ！
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
アウトラインレベルとは
Wordには、アウトライン機能があります。
これは、文書の骨格＝アウトラインを設定する機能です。
アウトラインレベルとは、アウトラインでの「段落の位置づけ」を表したものになります。
階層の上から順に、レベル1→2→3、、、本文となります。ちなみに本文には、アウトラインレベルはありません。
では、アウトラインレベルを設定すると、どんな良いことがあるのでしょうか？
アウトラインレベルを設定するメリット
アウトラインレベルを設定すると、次のメリットがあります。
メリット
- 見出しが自動で設定される
- スクロール無しでジャンプできる
- 目次を自動生成できる
見出しが自動で設定される
アウトラインと見出しを紐づけると、レベルに合わせて見出しが自動で設定されます。
例えば、レベル1（=見出し1）であれば、「第1章」と自動で入力されます。
この「第1章」は手入力したものではなく、Wordがアウトラインレベルに合わせて自動で付けたものです。
順番を変えると番号も変わりますし、好きな表現に変えることもできます。
ナビゲーションでジャンプできる
アウトラインレベル（見出し）は、「ナビゲーションウィンドウ」に表示されます。
各見出しをクリックすると、該当する箇所にジャンプできます。数ページ以上になるとスクロールが面倒になりますが、クリック一つでどこでも飛べます。
めっちゃ快適！
目次を自動生成できる
ページ数の多い文書には目次が必須ですね。
アウトラインレベルを設定しておけば、目次も一瞬で生成できます。
ページ数も自動入力！
このように、Wordの文書作成においてアウトラインは必須の機能です。
アウトラインレベルを設定する確実な方法
Wordのアウトラインは、自己流で設定すると、
- 「アウトラインレベルが勝手に変わる」
- 「アウトラインレベルが変更できない」
といった問題が発生することがあります。
なので、次の手順で確実に進めましょう。コツは、「既存のアウトラインから選択して、変更する」という方法をベースにすることです。
手順
- アウトラインを選択する
- レベル2を設定する
- レベル3以降を設定する
① アウトラインを選択する
まず、一番上の階層にしたい行（例えば、章の見出し）にカーソルを合わせます。
この状態で、【ホーム】→【アウトライン】を選択。
リストライブラリから、「見出し」の文字を含むアウトラインを適当に選択します。
必ず「見出し」の文字を含むものを選択してください。でないと、アウトラインが見出しと連携できず、機能をフル活用できなくなります。
最初の行が、アウトラインの見出し1（レベル1）に設定されました！
書式（スタイル）は後で変更できますので、この時点では気にせず、先にアウトラインレベルを設定していきましょう。
② レベル2を設定する
レベル2を設定するのは簡単。レベル2に設定したい箇所にカーソルを置きます。
【ホーム】→【スタイル】の「展開」ボタンを押して、
展開されたリストから「見出し2」を選びます。
これで、レベル2に設定できました！
補足すると、Wordのアウトラインは、
- レベル1=見出し1
- レベル2=見出し2
- レベル3=見出し3
というようにレベルと見出しを紐付けることが可能です。手順①で、「見出し」の文字を含むアウトラインを設定したのもこのためです。
③ レベル3以降を設定する
レベル3移行も、手順②で説明した方法と全く同じです。見出し3を選ぶと、レベル3に設定されます。
一度覚えちゃえば簡単！
以降では、アウトラインレベルの変更方法を解説しますが、先にアウトラインの書式（スタイル）の設定方法を知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
あわせて読みたい
【Word】見出しスタイルの書式・フォントを変える方法
Wordの便利機能の「スタイル」。 スタイルは便利ですが、デフォルトの書式は何かしっくりきません。 なので、スタイルを変更して、見出しを自分好みに設定する方法を紹…
アウトラインレベルを変更する方法
一度設定したアウトラインレベルを変更するのも簡単です。
いくつか方法があるので、紹介します。
レベル変更の方法
- スタイルから選択する
- ショートカット Alt + Shift + →(←)
- 一括変更したい場合も、ショートカットを使う
- 本文に戻したい場合は、「標準」か、Ctrl+Shift+N
順に説明します。
「スタイル」から選択する
先ほど説明したのと同様です。
変更したい行にカーソルを置いて、【ホーム】→【スタイル】から、見出し○を選択します。
ショートカット Alt + Shift + →(←)
ショートカットなら、もっと速いです。Alt + Shift + →(←)で、レベルを変更できます。
- Alt + Shift + → ：レベルを下げる
- Alt + Shift + ← ：レベルを上げる
ちなみに、Alt + Shift + ↑(↓)で、段落を上下に移動できます。めちゃくちゃ便利なので、一度試してみてください。
一括変更したい場合も、ショートカットを使う
場合によっては、「複数の見出しのレベルを一括で下げたい」ということもあるでしょう。
そのときは、まず動かしたい範囲を選択します。
そして、Alt + Shift + →を押せば、範囲内のすべての見出しのレベルが一斉に下がります。
本文はそのままです。元々見出しに設定していた段落のレベルが変わります。
本文に戻したい場合は、「標準」か、Ctrl+Shift+N
見出しではなく、本文に戻したいときは、【スタイル】から、「標準」を選択します。
あるいは、ショートカットのCtrl + Shift + Nでも、本文に戻せます。
NはNormal（標準）のNかな？
まとめ
アウトライン機能を知ってしまうと、アウトライン無しで文書を作るのがすごく面倒になります。そのくらい便利なので、ぜひ活用してみてください。慣れれば数秒で設定できます。
他にも、Wordのアウトラインの設定はこちらをご覧ください↓
関連記事
- インデントを設定したい →【綺麗に揃う】Wordアウトラインのインデント設定方法（ずれる対策も）
- アウトラインの番号を設定したい →連番にならない？Wordアウトライン番号の設定方法をわかりやすく解説
- 見出しの書式を変えたい →【Word】見出しスタイルの書式・フォントを変える方法
Wordは意外と隠れた便利機能が多いため、書籍で体系的に学ぶと一気にWordマスターになれます。Wordのおすすめ本をまとめたので、参考にしてみてください↓
あわせて読みたい
【2026年最新】Word学習のおすすめ本13選（最適な書籍が分かる）
本記事では、Microsoft Wordのおすすめの解説本・参考書を紹介します。 スキルレベル別に紹介するので、 Wordを使いたいけど、パソコンの操作方法すら不安 Wordの操作が...
Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。 365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。 Workflowyを使 […]]]>
Workflowy（ワークフローウィー）は私の大好きな思考ツールだ。
365日、Workflowyを触らない日は無い。実際、これまで6年間使い続け、34,147行（約170万文字）を入力している。
Workflowyを使う2大目的は、
- タスク管理
- 思考整理
だ。
今回は、タスク管理に焦点を当てて書きたい。
Workflowyはタスク管理と相性抜群で、正しい方向に、最速で進むことができる。
ぜひ、Workflowyを使って目標達成に邁進してほしい。
＞Workflowyを始めるならこちらから（無料で使える項目数が100増えます）
＼本ブログが電子書籍になりました！／
Kindle Unlimited対象 ※初回ユーザーなら無料キャンペーンで丸ごと読めます。
Workflowyの使い方や活用例を初心者向けに解説しました。
PCショートカットリストの特典付き。
Workflowyはタスク管理と相性抜群
Workflowyはタスク管理と相性抜群だ。
その理由は3つ。
- タスクを無限に吐き出せる
- 構造化が簡単
- スマホでもPCでも
順に説明する。
タスクを無限に吐き出せる
Workflowyは無限に階層を作れる。
だから、あるタスクを細分化したサブタスク、さらに”サブサブタスク”まで書き出せる。
この辺が、ただのTodoリストとは違う。
Todoリストのアプリも無数にあるが、タスクを同じ階層に並べるだけだ。サブサブタスクまで入れれるものはほぼ無い。
Workflowyなら、思いつくまま全てを吐き出せる。
構造化が簡単
Workflowyの最大のメリットがこれだろう。吐き出したタスクを、簡単に構造化することができる。
スマホなら、行を長押しすると好きな位置に移動できる。これがめちゃくちゃ快適だ。
プロジェクトごとにまとめてもいいし、優先度で並べ替えてもいい。
頭の中で複雑に絡みあっていたタスク群が、見事に整理され、頭がクリアになるのを実感できる。
スマホでもPCでも
珍しいことではないが、WorkflowyはスマホでもPCでも使える。
PCの大画面で広くプロジェクト管理しつつ、出先でどこでもタスクをチェックする、という使い方が可能だ。
しかも、Workflowyは同期が速い。PCからスマホに持ち替えても、数秒で編集箇所が反映される。
安定感抜群！
WorkflowyはGTD実現に最適
上で挙げた特徴は、GTDとめちゃくちゃ相性が良い。
GTDとは、”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法だ。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱された。
タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法で、メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではない。
もしGTDを初めて知ったなら、提唱者の本を読んで、タスク管理の”世界的スタンダード”を学んでおくのもいいだろう。
以降で説明するタスク管理手順も、GTDをベースにしたものになる。ぜひ参考にしてほしい。
Workflowyを使ったタスク管理の方法
具体的に、私がやっているタスク管理術を解説する。
私は、タスク管理は大きく二つの型に分けられると考えている。
- ボトムアップ型（タスク起点）
- トップダウン型（目標起点）
の二つだ。
これらは進め方が違うので、別々に説明したい。
ボトムアップ型（タスク起点）
頭の中にやるべきことが散らかりまくっているときに有効だ。先述したGTDの手法に近い。
ステップは次の通り。
手順
- やるべきことを吐き出す
- タスクを分類する
- タスクを並べ替える
- 実行する
順に説明する。
やるべきことを吐き出す
まず、頭の中の気になっていることを全て吐き出そう。
全てだ。
タスクの形でなくても構わない。何となく気になってるとか、そんなレベルのことも書き出す。
この段階では、整理しなくてもいい。とにかく吐き出す。
タスクを分類する
全て吐き出したら、タスクを分類する。
分類の仕方は自由だ。例えば、個人、家族、仕事で分けるのもいいだろう。
分類することで、思考がクリアになる。物事が”分かる”とは、”分ける”ことだ。物事をカテゴライズすることによって、理解が深まり、考えやすくなる。
タスクを並べ替える
最後に、タスクを優先度で並べかえよう。
大雑把にやるなら、
- すぐやる（1週間以内）
- あとでやる
くらいでいい。
とにかく、今やるべきことと、今やらないことをハッキリさせる。
実行する
すぐやるべきことがわかったので、実行しよう。
実行できたら、タスクを完了させる。スマホアプリでは、行を右にスワイプすることで、グレーアウトする。
シュッと完了できるのが快感だ。どんな小さなタスクでも、この完了によって達成感が得られる。
脳内でドーパミンが分泌されるため、もっともっと！と次のタスクに進むモチベーションをくれる。
つい完了させたくなるよね
トップダウン型（目標起点）
こちらの型は、明確な目標がある場合に有効だ。目標（トップ）から、掘り下げてタスクを組み立ていく。
ステップは次の通り
手順
- 目標を具体化する
- 目標を分解していく
- 実行する
目標を具体化する
まず、期限と数値を設定しよう。
例えば、TOEICの点数を上げたいなら、いつまでに、何点を取りたいか明確化する。
目標を分解していく
先の例では、1年後に700点を目指すことにした。
しかし、1年後は遠すぎる。このままではきっとダラけて、目標達成できない。
そこで、目標をどんどん細分化していく。1年を、四半期→1ヶ月→1週間のレベルまで細分化する。
これで、遠い未来の目標が、眼前のタスクに迫ってきた。
実行する
あとは、ボトムアップ型とと同じく、実行あるのみだ。
実行していくと、おそらく予想と違ったことも起こる。そんなときは、どんどん計画を修正しよう。柔軟に対応することで、目標達成の精度が高まってくる。
二つの型を紹介したが、これらは完全に分かれるわけではなく、合わせて使う場合もある。
今の自分の状況に合わせて好きな方を試してみてほしい。
Workflowyを使い始めた方は、「最高のアウトライナー Workflowy入門」がおすすめ！あっという間に使いこなせるようになります。
※Kindle Unlimited対象（初めての方は無料キャンペーンあり）
注意点｜より少なく、しかしより良くを目指そう
頭の中のタスクを全て吐き出すと、できるだけ速く、全てのタスクを完了させたくなる。
しかし、ちょっと待ってほしい。それらのタスクの中で、あなたの人生にとって本当に重要なものはどれだけあるだろうか。
目指すべきは、「より少なく、しかしより良く」だ。これは、「エッセンシャル思考」という本の中で強調される考え方である。
私は、この本のおかげで、
”多忙だけど前進しない人生” が、
”余裕だけど成果の出る人生” に一変した。
もし未読であればぜひ一度読んでほしい。きっと、タスク管理の考え方が根本からひっくり返る。人生が好転するだろう。
分散するタスクのまとめ方
Workflowyでのタスク管理が定着してくると、複数のプロジェクトを回すことになるだろう。
そうなると、タスクがWorkflowy内のあちこちに分散して、一覧できなくなる。
そんなときに使えるヒントを2つ紹介しておく。
- タグ(#)をつかうやり方
- 外部アプリを使うやり方
の2つだ。
①タグ(#)を使うやり方
Workflowyには、タグ(#)機能がある。SNSと使い方は似ている。
#を付けておけば、後から検索できるのだ。
例えば、次の1週間のタスクに 「#タスク」 と付けておく。
そして、検索で「#タスク」を呼び出せば、タスクを抽出できる。
② 外部アプリを使うやり方
あまりにタスクが増えてきた場合は、アプリを分けるのも有効だ。実行フェイズは、別のアプリに担ってもらう。
「え、ここまでやって別のアプリを使うの？」と思われる方もいるだろう。
しかし、Workflowyを開いて、タスク一覧を表示させるのはちょっとした一手間だ。
タスク管理は、いかにタスク実行までの障壁を小さくするかが勝負。今日やるべきタスクを他のアプリに移しておいて、一瞬で見られるようにしておくのはかなり有効だ。
実際、私は今日実行するタスクは「Todoist」というTodoリストアプリに移している。
Todoistを開けば、今やるべきことが一瞬で分かる。だから、実行できる。
じゃあ、始めからTodoistを使えばいいかというと、そうはならない。先述したように、Workflowyでないとタスクの構造化が難しいのだ。
やはり、Workflowyでタスクを絞り込んでから、今日実行するものだけを外部のTodoリストに移すのがベストプラクティスだと思う。
タスク管理に有料版が必要か？
Workflowyは無料でも使えるが、月に増やせる行数が250行に制限されている。
ただし、スマホアプリだけで使う場合は、この行数制限は無いようだ。PCやタブレットで同期すると、行数制限が現れる。
私も、使い初めて数年はスマホオンリーで使っていたので、無料版でも問題なかった。
しかし、数年前からPCの大画面でも編集したくなって、有料版に切り替えた。月額7ドル（約1000円）でストレスフリーに使えるのは、個人的にはめちゃくちゃコスパが良いと思っている。
判断基準
- PCでも使いたい → 有料版
- スマホのみ → 無料版
という考え方で良いだろう。自分の使い方次第だ。
もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事にまとめたので、参考にされたい。
あわせて読みたい
Workflowyは無料版でもOK！有料版にすべき条件は？
「Workflowyは無料版で使い続けられるか？」 「有料版のメリットは？」 Workflowyを使い始めると、こういった疑問が浮かぶだろう。 私はWorkflowyを6年くらい使っている…
まとめ
Workflowyという素晴らしいツールを生み出してくれた開発者には感謝しかない。スマホとWorkflowyがある時代に生まれて良かった。
Workflowyを使ったタスク管理のおかげで、人生の有意義度が100倍くらい増した。今、自分の人生をコントロールできているのは間違いなくWorkflowyのおかげだ。
Workflowyを使うことで夢が見つかり、夢に向かって全力で行動できている。
ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは、著書「目的の力」の中で、”幸福とは、有意義な目標に向かって前進するプロセスそのものである”と言っている。
まさに、私は今、とても幸福だ。
ぜひあなたにも、人生のコントロール感を手に入れて欲しい。
＞Workflowyを始めるならこちらから（無料で使える項目数が100増えます）
Workflowy初心者の方は、こちらの本もおすすめです↓
「予定していた仕事が全然終わらない…残業しても終わらない…なぜだ？」 私は入社2年目のころ、今日の仕事がなぜか終わらないことがすごく疑問でした。 残業しても仕事が終わらず、毎日敗北感を感じていました。 しかし、 を実行し […]]]>
「予定していた仕事が全然終わらない…残業しても終わらない…なぜだ？」
私は入社2年目のころ、今日の仕事がなぜか終わらないことがすごく疑問でした。
残業しても仕事が終わらず、毎日敗北感を感じていました。
しかし、
- 無駄な仕事を減らす
- 仕事が終わらない原因を考え、対策する
を実行した結果、今では毎日の仕事を100%完了し、定時に帰れています。
本記事では、私が実践して効果があったテクニックを紹介します。
毎日スッキリ定時退社して、プライベートや家族時間を充実させましょう！
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
考え方を変え、無駄な仕事を減らす
まず最初にやるべきことは、無駄な仕事・タスクを減らすことです。
仕事量が膨大なまま、労働時間を減らすのは無理があります。
時間管理術を学ぶ前に真っ先にやるべきは、仕事を減らすことです。
では、どうやって仕事量を減らすのか？
それには、
- 論点思考
- 仮説思考
を使います。
論点思考
まず、仕事を絞り込むために、「論点」を問いましょう。
論点とは、「今、答えを出すべき問い」のことです。
論点が明確でないと、
- 〜を調査する
- 〜を評価する
といった仕事をしても、無駄な行動が多くなります。
あるいは、上司に報告したときに、「いや、知りたいのはそこじゃない」とやり直しになる可能性が高いです。
論点を使いこなすコツは、
「仕事の目的を疑問文で書く」
ことです。
例えば、「○○の市場調査」ではなく、
「○○市場への参入は魅力的か？」
と書きます。
疑問文で論点を書くことで、答えを出しやすくなりますし、何をどう調査すれば良いかが明確になります。
その結果、無駄な作業が減り、仕事が速く終わります。
論点については、「イシューから始めよ」を読んでみてください。
仕事量が100分の1になる！
¥2,886 （2026/04/04 19:13時点 | Amazon調べ）
ポチップ
オーディオブックのAudibleなら30日間無料で読める（聴ける）チャンスなので、チェックしてみてください。
仮説思考
論点がはっきりしたら、次は仮説を立てます。
仮説とは、「おそらくこうだろう」という、現時点での結論です。
- Q 論点
- A 結論（仮説）
という、Q&Aのセットです。
調査や評価を始める前に、まず答えを予測します。
例えば、「○○市場への参入は魅力的か？」という論点に対して、いきなりネットで市場に関する調査を始めると、何の情報を集めていいかわからず、作業ボリュームが膨大になります。
そこで、調査を始める前に、「○○市場への参入は魅力的である」という仮説を立てます。これは、現時点で自分が持っている情報や、直観で大丈夫です。
仮説があれば、仮説を検証するだけでよくなります。
仮説を支える情報、もしくは反証する情報が得られれば良いので、作業量はグッと減ります。
詳細な手順については、ぜひ一度「仮説思考」を読んでみてください。
この本1冊で、これまでどれほどの時間を節約できたか…！
※こちらも、Audibleで無料で読めます（聴けます）。
早く帰りたいなら、まず退社時間を決める
まず、退社する（仕事を終える）時間を決めましょう。
「いやいや効率化が先では？」
と思われるかもしれませんが、終了時間を決めると、仕事はおのずと効率化されます。
仕事量に関する法則として、パーキンソンの法則が有名です。
「仕事は与えられた時間を満たすまで膨張する」
という、恐ろしい法則です。あなたがなんとなく、「20時まで残業するのが普通だ」と考えていると、20時まで終わらないくらい、仕事が増えます。
一方で、絶対に18時に帰る！と決めれば、仕事は膨張しなくなります。
退社時間を決めた瞬間、無駄なことをしなくなりました。不思議と。
ただしそれでも、最初は仕事が全然終わらない状態で帰ることになるかもしれません。
でもそれで良いのです。決めた時間に帰ることを継続するうちに、だんだんと仕事が効率化され、仕事も終わってスッキリした気分で帰れるようになります。
なぜ、今日の仕事が終わらないのか？
ここからはもう少し踏み込んで、仕事が終わらない原因を考えていきます。
誰しも、仕事を始めるときには、「今日はこの仕事をやろう」という計画があるはずです。
To Doリストを作っている人もいれば、頭の中でイメージしている人もいるかもしれません。
しかし、何の対策なく無防備に仕事を始めると、まず間違いなく今日の計画は崩れ去ります。
予定していた仕事を完了できない原因は3つです。
- 割り込み
- 見積りが甘い
- タスク追加
具体的に説明します。
割り込み
割り込みは、他者によるものです。
電話がかかってきたり、上司が「ちょっといい？」と声をかけてきたり。
われわれ会社員は、上司のちょっといい？に抵抗する術をほぼ持ち合わせていません。
なすがままに時間を奪われます。
ちょっといい？から始まって、15～20分くらいの話が多いですね。
軽いタスク1個分くらいの時間をもっていかれます。
すべての割り込みが悪いわけではありません。
建設的なコミュニケーションができる場合もあります。
ただし、割り込みによって予定外の時間を奪われるので、そのぶん残業時間が増えます。
時間の見積りが甘い
30分でできると思っていたレポートに1時間かかった…。
こういったこと、あるあるではないでしょうか。
時間の見積りが甘いんですね。
人間は誰しも、タスクの想定質問を短く見積もってしまうようです。
「ファスト＆スロー」という本でも説明されていますが、私たちは、なぜかタスクを実際よりも早くこなせると錯覚してしまうそうです。
1日が終わる頃には、見積時間の錯覚が積もって、「思っていた半分しか仕事が終わっていない…」となるわけですね。
タスク追加
タスクが追加される場合もあります。
わかりやすいタスク追加は、会議での仕事振りだと思います。
会議ではたいてい次のアクションが決まり、担当が割り振られます。
これにより、今日は計画していなかったタスクが生じます。
ここで、会議後すぐに新たなタスクに取り組むと、今日計画していたタスクの処理時間がなくなるか、残業必至です。
対策：To Doリストをちょっと工夫する
今日の仕事をすべて完了させ、さっそうと定時に帰るために、私はExcelのTodoリストを活用しています。
このリストを使うことで、
- 割り込みに対するバッファを設けることができる
- タスクの所要時間を正確に見積もれる
- 追加タスクに時間を奪われないようになる
といった効果があります。
詳しい使い方はこちらの記事にまとめてあります↓
あわせて読みたい
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方（テンプレートあり）
「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」こんな悩みはありませんか？ 過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて…
実は大事。「早く帰る人」というキャラを作る
日本では、周囲と合わせる同調圧力が強いので、
周りの人が残業しているのに自分だけ帰るのは気が引ける…
という気持ちになるかもしれません。
私も定時退社を始めた当初は、自分だけ早く帰る後ろめたさのような気持ちがありました。
この対策として、「早く帰るキャラ」を作っていきましょう。
例えば、子どもがいる人なら、子育てが大変で～、などと周囲に積極的に言っておきましょう。あの人はプライベートや家族を大事にする人なんだな、というキャラが出来てきます。
だんだんと自分が定時退社するのが当たり前になってきて、周りも自分も違和感を持たなくなります。
もちろん、成果を出したうえで、毎日早く帰りましょう。成果が無いと、もっと働け、と言われかねません。短時間で成果を出す技術は、こちらの記事に書いたので、参考にしてください↓
あわせて読みたい
タスク管理が上手い人の考え方・コツ21選【効率良く成果が上がる】
「タスク管理が上手い人って、何をやってるんだろう？」 って気になりますよね。 会社では、専門的なスキルは先輩から教わることが多いですが、タスク管理方法など仕事…
残業しないのに成果を出す人って、最高にかっこいいですね。
おわりに -今日の仕事攻略本-
大量のタスクをこなすのではなく、まずタスクを減らしましょう。
タスクを減らすために、「イシューから始めよ」で論点をマスターしましょう。
¥2,886 （2026/04/04 19:13時点 | Amazon調べ）
ポチップ
これ1冊読むだけで、仕事が劇的に減り、時間が浮くようになります。
浮いた時間で、
- プライベート時間や趣味の時間を増やす
- 他のやりたい仕事にも手を出して、さらに成果を大きくする
といったことが可能です。
今後10年、20年の仕事量を変えるテクニックが2000円以下で手に入るのはめちゃくちゃコスパが良いですね。
オーディオブックのAudibleなら、30日間の体験期間を利用して1冊無料で読めます。解約も無料なので、ぜひチェックしてみてください。
]]>
「タスク管理術を学べる本を知りたい」 「仕事で効率良く成果を上げたい」 といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。 私はタスク管理オタクで、これまで500冊以上の仕事術の本を読んできました。その中から、実践し […]]]>
「タスク管理術を学べる本を知りたい」
「仕事で効率良く成果を上げたい」
といった方のために、タスク管理術の厳選本を紹介します。
私はタスク管理オタクで、これまで500冊以上の仕事術の本を読んできました。
その中から、実践してみて「人生が変わった」レベルの本を選びました。
これらの本から学んだおかげで、
- 仕事の評価がどんどん上がる
- 毎日、定時退社して家族とゆっくり過ごせる
という変化が起きました。
正直、500冊の中から厳選し、順位を付けるのは非常に難しかったです。
どれを読んでも生産性が上がるため、気になった本から読んでみてください。
プロフィール
とさか
- 大手メーカー会社員。30代。
- 独自のタスク管理術により、残業ゼロを5年以上継続
- 飛び級で昇進試験をパスし、同期最速で昇進
- 社内の技術文書コンテストで優勝
タスク管理・時間術のおすすめ本12選
残業ゼロで最高評価 アウトライン型タスク管理
手前味噌で恐縮ですが、当サイトからもタスク管理の解説本を出版しました！
会社員として数年間かけて編み出したタスク管理術を、具体的な実践方法とともに紹介しています。
筆者は元々、「毎日夜遅くまで残業しているのに、全く仕事が終わらない」ことにずっと苦しんでいました。
しかし、数々の本から学び、独自のアップデートを加えた「タスク管理術」のおかげで、今では、
- 毎日やるべきことを全て完了した上で定時に退社
- 家族との時間をしっかり確保
- 一日に充実感がある
- 睡眠時間を８時間確保し、毎日全回復できている
- 残業ゼロでも必ず目標を達成し、会社の最高評価を獲得
というように、とても人生が充実しています。
本書は電子書籍のKindle Unlimited対応のため、初回ユーザーは無料で読めます。※無料キャンペーン実施中の場合
仕事が終わらなくて苦しい人にはぜひ読んでほしい
7つの習慣 人格主義の回復
いきなり、ベストセラーの名著を持ってきてすみません。
でも、世界中で読まれているだけあった、やはりこの本はすごいです。
私が新人のとき、入社式で複数の役員がこぞってこの本を薦めていたのを、今でも覚えています。
「大出世した皆がおすすめするなんて、どれだけすごい本だろう」と即購入して読みました。
これが大正解！
- 自分にとって重要なことは何か？
- 重要なことをどう実行するか？
など、広い視野で「人生のタスク管理」の原則を教えてくれます。
今でも私のタスク管理の核になっており、毎年読み返すようにしています。
社会人になったら、できるだけ若いうちに読んでおきたい1冊です。
正直言って、下手な本を10冊読むよりも、この本を10回読んだ方が得られるものは大きいです。(そしてお金も節約できる)
¥1,650 （2026/04/03 12:13時点 | Amazon調べ）
ポチップ
エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする
3年以内に読んだ本の中で、一番感動した本です。
私はこの本を読む前は、いかに効率良くたくさんのタスクをこなせるか、ばかり考えていました。
しかし、この本を読んでから価値観がまったく変わりました。
むしろ、
「いかに重要なタスクを取捨選択し集中するか」
が人生の質を決めることに気づけました。
- やること、やりたいことが多すぎる
- 忙しいのに前進できていない気がする
という方は、ぜひ一度読んでみてください。
この本に出会えて良かった
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか
かなり実用的なスケジュール管理テクニックが満載なので、3位に持ってきました。
著者は、元マイクロソフトの伝説のプログラマーです。
ですが、書いてあることは誰もが実践できるテクニックばかりです。
自分で言うのもなんですが、私は上司からかなり信頼されています。
その理由は、この本に書いてあることを実践し、〆切に遅れることがゼロになったから。
手っ取り早く、効果大なテクニックが知りたいならこの本！
あわせて読みたい
オーディオブック聴いてたら上位5%
将来がなんとなく不安なあなたへ。 仕事をソツなくこなし、評価も悪くない。 でも、 「このままでいいんだろうか…？」 という不安が拭えない。 以前の私もそうでした。 …
イシューから始めよ
この本を読んでから、私はどんな小さな仕事も、必ず「イシュー」を問うところから始めています。
仕事の手戻りを劇的に減らせるからです。
「大量のタスクを効率よくこなす」
というよりも、
「重要なタスクを見極める」
ための本です。
仕事量が減り、ラクに成果が出るようになります。
¥2,886 （2026/04/04 19:13時点 | Amazon調べ）
ポチップ
イシューを知れば、上司からダメ出しをくらうこともない！
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
タスク管理といえばGTD。
GTDは、”Getting Things Done”の略であり、日本語にすると”物事を完了する”ための手法です。2001年にデビッド・アレン氏によって提唱されました。
タスク管理の世界的スタンダードとも言える手法です。
メジャーなタスク管理アプリは、ほぼすべてGTDの影響を受けていると言っても過言ではありません。
タスク管理の世界的スタンダードを知るために、まず読んでおきたい1冊。
私も、GTDを基礎としながら、いろいろアレンジしています。
皆が使っているだけあって、さすがによくできています
仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則
変な名前ですが、めちゃくちゃ実用的なタスク管理本です。
私は新入社員の頃に読みましたが、この本のコンセプトは、今でも仕事術の根幹を支えています。
この本のおかげで、
- 今日も仕事が終わらなかった
- 何から手をつければいいかわからない
- やることが多すぎてパニックになりそう
といった問題がなくなりました。
ちなみに、マニャーナの法則をExcelのToDoリストに落とし込みました。
こちらで紹介しているので、興味があればご覧ください↓
あわせて読みたい
【必ず定時退社】Excelで個人タスク管理！ToDoリストの使い方（テンプレートあり）
「17時になっても今日やる予定だった仕事が全然終わっていない…」こんな悩みはありませんか？ 過去の自分がまさにこれ。今日やろうと思っていた仕事が全然終わらなくて…
人生を変える80対20の法則
成果の8割は、全体の2割の物事から生み出される、という法則です。
例えばこのブログも、PV（ページビュー）の8割は、全体の2割の記事から生み出されています。
いろんなことに当てはまるのは、本当に不思議
この法則を知っているかどうかで、
- 成果の生まないタスクにも満遍なく取り組む人
- 成果を生むところに集中できる人
という差が出ます。
どちらが生産性が高いかは、明らかですね。
どんな場合にこの法則が使えるのか、ぜひ本を読んで身につけてください。
YOUR TIME ユア・タイム
冒頭から衝撃を受けました。
「実は、時間術を駆使しても生産性は上がらない」
だそうです。
それは、人には時間感覚の個性があるから。
逆に、個性に合った時間術を使えば、生産性は上がります。
いろんなタスク管理術の本を読む前に、この本を読んで自分の性格を知っておけばよかったです。
私は”予期”がかなり強いらしい
¥1,672 （2026/04/05 01:14時点 | Amazon調べ）
ポチップ
The Goal ― 企業の究極の目的とは何か
生産性を高めるための理論（TOC：Theory of Constraint, 制約条件の理論）について書かれた本です。
堅い本からと思いきや、ストーリー形成でめっちゃ面白いです。
製品工場の生産性を高めるには？、という話なのでタスク管理ズバリではないですが、
- 生産性を阻害するものは何か
- どうすれば全体最適化できるか
という点は、個人の仕事にも活かせます。
特に、全体最適について語る本はあまりないので貴重です。
この本が書かれた当時は日本が世界No.1の時代で、「個別最適のスペシャリストである日本に全体最適の手法を教えたら手が付けられなくなる」と、当初は日本で発売禁止にされたほどだとか。
面白すぎて著者のシリーズもすべて読みました
一点集中術（SINGLE TASK）
効率化が好きな方は、積極的にマルチタスクしようとするのではないでしょうか？
しかし、著者によると、人間の脳は実はマルチタスク不可だそうです。無理にマルチタスクをしようとすると、効率化のメリットよりも弊害の方がはるかに大きい、と。
マルチタスクの誘惑はやばいですよね
この本を読めば、
- やっていいマルチタスク
- やってはいけないマルチタスク
が分かります。
私も実感として、マルチタスクって疲れる割に成果あがらないな、とモヤモヤしていました。長年の疑問に対する答えを貰えて、今はタスク管理の一つの指針となっています。
以前は「SINGLE TASK」という題名でしたが、2025年に新装版として再登場。
「怠惰」なんて存在しない
他の本とちょっと毛色が違いますが、一読してほしい本。
タスク管理にハマる人は、とにかく「効率」を重視しがちで、自分の心身に負荷をかけすぎてしまう傾向があると思います。
過去の自分がまさにそうで、全く休憩を取らずに働いていました。しかし、それによって極度に疲れ、健康を犠牲にし、トータルで見ると生産性を下げてしまっていました。
この本は、休憩やボーっとすることが「悪」ではなく、むしろ生産性を高めることを教えてくれます。
努力家の人には特に一読をおすすめします
ポチップ
無料でも読める？「Kindle Unlimited」対象本
皆さんは「Kindle Unlimited」をご存知ですか？
Amazonが提供する、月額980円の「電子書籍読み放題」サービスです。ビジネス書が1冊1500円とかする中、980円で読み放題は異常なコスパです。
筆者の周りでも使ってる人が多く、対象本なら追加料金なしで読めます。
また、初回ユーザーであれば無料で30日間試せるのも嬉しいですね。（無料期間中にいつでも解約できますし）
ここでは、Kindle Unlimited対象の本をいくつか紹介します。初回なら0円で読める場合もあるので、ぜひチェックしてみてください。
残業ゼロで最高評価 アウトライン型タスク管理
冒頭にも紹介しましたが、本ブログから出版した本です。
こちらの本も、Kindle Unlimited対象です。
過去の筆者のように、仕事が終わらなくて苦しい人にはぜひ読んでほしい一冊です。
タスク管理をなんとかしたいと思ったら最初に読む本
タイトル通り、「これまでタスク管理をやったことがない」超初心者さん向けです。
著者の等身大のストーリーが書かれていますので、共感しながら読めると思います。
80ページ程度でサクッと読めてすぐ実践できるのも、初心者には嬉しいポイントです。
ポチップ
時短と成果が両立する 仕事の「見える化」「記録術」
タスク管理や仕事がしんどくなるのは、頭の中ですべてやろうとするからです。
本書では、仕事の「見える化」によって思考をクリアにして、本来の集中力を発揮できるようにサポートしてくれます。「記録」というのがポイントで、絶大な効果を発揮します。
頭の中がぐちゃぐちゃしてる…って人はぜひ一読を。
おわりに
仕事ができる人はタスク管理ができる。これは間違いないです。
タスク管理を我流でやろうとすると、失敗を繰り返してかなり遠回りします。
成功事例をインストールして、最速で仕事ができる人になりましょう。
最後に、本記事で紹介した本をリスト化しておきます。どれも有用なので、気になる本から読んでみてください。
タスク管理のおすすめ本
本はコスパ最強の投資！
④、⑤、⑦、⑨は、オーディオブックのAudibleの無料体験で読めます（聴けます）。
まず無料のものから読んで試してみるのもありでしょう。
あわせて読みたい
オーディオブック聴いてたら上位5%
将来がなんとなく不安なあなたへ。 仕事をソツなくこなし、評価も悪くない。 でも、 「このままでいいんだろうか…？」 という不安が拭えない。 以前の私もそうでした。 …