Wordで作った図形やテキストボックスを、まとめて動かしたい。

そんなときに使うのがグループ化です。

複数の図形を1つのオブジェクトとして扱えるので、レイアウトのずれを防ぎながら、移動・拡大縮小・コピーができます。

ただし、Wordでは画像が「行内」になっていたり、うまく複数選択できなかったりして、グループ化できないことがよくあります。

この記事では、図形をグループ化する基本の手順から、解除方法、できないときの対処法まで、スクショ付きで解説します。

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

Wordの図形グループ化とは？

グループ化とは、複数の図形・画像・テキストボックスを、1つの図形のようにまとめて扱う機能です。

例えば、フローチャート、社内資料の説明図、画像に重ねた注釈などを作るときに便利です。

図形と文字を別々に動かしていると、位置がずれてしまいますよね。最初にグループ化しておけば、後からレイアウトを直す手間が減ります。

Wordで図形をグループ化する方法

Windows版Wordでは、次の3ステップでグループ化できます。

1. Ctrlキーを押しながら図形を選択する

まず、グループ化したい図形やテキストボックスを選びます。

Ctrlキーを押しながら、対象の図形を順番にクリックしましょう。

選択できると、複数の図形に枠線とハンドルが表示されます。

図形の中ではなく、図形の枠をクリックしましょう

ただ、ここで躓くケースも多いと思います。図形をなかなか選択できないって方は、こちらを参照ください。

2. 右クリックから「グループ化」を選ぶ

複数の図形を選択できたら、右クリックします。

表示されたメニューから、［グループ化］→［グループ化］をクリックすれば完了です。

3. 1つの枠で選択できれば成功

グループ化に成功すると、複数の図形の外側に大きな1つの枠が表示されます。

この状態なら、どれか1つをドラッグするだけで、図形全体をまとめて移動できます。

グループ化した図形を元に戻したいときは、グループ全体をクリックして選択します。

その後、右クリックして［グループ化］→［グループ解除］を選びましょう。

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Wordで図形をグループ化できない原因と対処法

グループ化しようとしても、そもそも図形を選択できないことがあります。

ほとんどの場合は、次のどれかが原因です。

複数の図形を選択できない

図形が重なったりしていて、後ろの図形をクリックできないこともあります。

この場合は、［図形の書式］→［配置］→［選択ウィンドウ］を開いてください。

この一覧から図形名をクリックすれば、重なった図形も確実に選択できます。（この場合もCtrlを押しながら複数選択します）

重なった図形は選択ウィンドウを使うのが早いです

あるいは、「オブジェクトの選択」からドラッグでもOK。（動画をご覧ください）

画像が「行内」になっている

図形と画像をグループ化できない場合は、画像の文字列の折り返しを確認しましょう。

画像が［行内］になっていると、文字と同じように扱われるため、図形とグループ化できません。

画像を選択し、［レイアウト オプション］から［四角］や［前面］など、行内以外の折り返しに変更してください。

グループ化するすべての画像・図形で設定を確認してから、もう一度複数選択してみましょう。

表・GIF・SVGアイコンなどが含まれている

表やGIF画像を含む選択範囲は、Wordでそのままグループ化できません。

SVGアイコンも、先に図形へ変換しないとグループ化できない場合があります。

表を図形と一緒に動かしたいなら、表をテキストボックスの中に入れるなど、作り方を変える必要があります。

描画キャンバスも便利

複数の図形を使って、これから図を作るなら描画キャンバスも便利です。

［挿入］→［図形］→［新しい描画キャンバス］の順にクリックしてください。

文書内に白い枠が表示されたら、その中へ図形やテキストボックスを挿入します。

描画キャンバスの外枠を選択すれば、中にある図形の位置関係を保ったまま、キャンバスごと移動できます。

すでに文書へ配置した図形をまとめたいときはグループ化、これからフローチャートや説明図を作るときは描画キャンバス、と使い分けるとよいでしょう。

図形・テキストボックス・画像はグループ化できる？

特に迷いやすいのが、テキストボックスと画像です。

テキストボックスは図形の一種なので、通常は図形と一緒にグループ化できます。

一方、画像は行内のままだとグループ化できません。画像に注釈や矢印を重ねるときは、先に折り返し設定を変えておきましょう。

グループ化すると便利な場面

• フローチャートの図形と矢印をまとめて動かしたい
• 画像と注釈のテキストボックスを一緒にコピーしたい
• 社内資料の説明図を、レイアウトを崩さずに移動したい
• 複数の図形の大きさをまとめて変えたい

Wordで図を作るときは、あとから位置を直すことが多いです。

完成した図をグループ化しておけば、図形と説明文の位置関係を保ったまま動かせるので、修正がずっとラクになります。

Wordの図形・画像・見出しまで体系的に学びたい方は、こちらにおすすめ本をまとめました。

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よくある質問

Wordの図形グループ化にショートカットはありますか？

Wordでは、Ctrl＋Gをグループ化用のショートカットとして使わない方が安全です。通常は「ジャンプ」画面を開く操作に割り当てられています。

Ctrlキーで図形を複数選択してから、右クリックメニューまたは［図形の書式］タブでグループ化しましょう。

グループ化した図形の一部だけ編集できますか？

できます。

グループを一度クリックしてから、編集したい図形をもう一度クリックすると、その図形だけを選択できます。

まとめ

Wordの図形グループ化は、複数の図形やテキストボックスをまとめて扱うための機能です。

• Ctrlキーを押しながら、複数の図形を選択する
• 右クリックから［グループ化］→［グループ化］を選ぶ
• 解除するときは［グループ化］→［グループ解除］を選ぶ
• 画像を含む場合は、［行内］以外の折り返しに変更する

特に、画像と注釈、図形と説明文を一緒に動かしたいときには欠かせない機能です。

グループ化できないときは、まず複数選択できているか、画像が行内になっていないかを確認してみてください。

参考

• Microsoft サポート：Word内の図形、図、またはその他のオブジェクトをグループ化する
• Microsoft サポート：Wordでオブジェクトを選択できないのはなぜですか?

Wordは意外と隠れた便利機能が多いため、書籍で体系的に学ぶと一気にWordマスターになれます。Wordのおすすめ本をまとめたので、参考にしてみてください↓

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そんなときは、「はじめに」で立てた問いへ、短く答えることから始めましょう。

結論は、分かったことを全て並べる場所ではなく、「研究全体の答え」を読者へ渡す場所です。

この記事では、論文の結論・「おわりに」に書く内容を図解し、そのまま参考にできる例文を紹介します。

最後は、問いへの答えを一本に絞ります

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

論文の結論・「おわりに」とは？

論文の結論・「おわりに」は、研究で明らかになった答えを最後にまとめるパートです。

「はじめに」で示した問いを思い出してもらい、結果と考察を踏まえて、最終的に何が言えるのかを示します。

見出しの名称は、大学や分野によって変わります。

• はじめに → おわりに
• 緒言 → 結言
• 序論 → 結論

呼び方が違っても、最初に問いを示し、最後に答える関係は同じです。

とにかく、はじめに書いた問題提起への答えを書く場所です。

上手い文章で評価を上げたいなら、本で学ぶのがおすすめです。文章術の本まとめはこちら。

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論文の結論に書く4つの内容

結論は、次の4つを順番に置くと書きやすくなります。

1. 目的・問いを短く振り返る

最初に、何を調べた論文なのかを1〜2文で確認します。

「はじめに」の目的文をそのまま貼るより、実際に行った研究に合わせて書き直すと自然です。

2. テーマに関わる結果を選ぶ

次に、問いへ答えるために必要な結果だけを残します。

実験や調査を重ねるほど、結果は増えていきます。全部をもう一度説明すると、何が重要なのか見えにくくなります。

「この結果がなければ、最終的な答えは成り立たないか」を基準に選んでください。

3. 問いへの答えを言い切る

結果を並べたら、そこから何が言えるのかを一文にします。

この一文が、論文全体の結論です。

「結局、何が分かった？」に答えましょう

4. 限界・今後の課題を必要に応じて書く

対象者の少なさ、調査期間、測定方法など、今回の研究で残った課題を最後に添えます。

ただし、今後の課題を置く場所は、大学や分野によって扱いが異なります。
提出要領、研究室の過去論文、指導教員の指示を優先してください。

論文の結論・「おわりに」の例文

4つの内容をつなげると、次のようになります。

最初の文で目的を確認し、次に重要な結果、問いへの答え、今後の課題を続けています。

「はじめに」で使ったテーマとつながっているため、読者は研究の出発点と到着点を見比べられます。

この例文に対応する「はじめに」は、次の記事で構成ごとに図解しています。

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「はじめに」と結論がつながっているか確認する

結論を書いたら、「はじめに」と並べて読みます。

確認したいのは、次の3点。

• 最初に立てた問いへ答えているか
• 研究の目的と、最後に示す結論がずれていないか
• 本文で扱っていない話を、結論で急に出していないか

私は仕事のレポートでも、最初に概要を作ります。

概要の中で「背景と問い→結論」がセットになっているかを見ると、本文のずれに早く気づけるからです。

論文全体を「問い・答え・根拠」で組み立てる方法は、こちらの記事で詳しく紹介しています。

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長い論文は各章の「小括」から結論を作る

卒論や修士論文のように長い文章では、各章の終わりに「小括」を置くと、最後の結論が書きやすくなります。

小括とは、その章で分かったことを短くまとめた部分です。

私も修士論文では、実験のたびに仮説を修正し、各章に小括を入れました。

最後の結論は、各章の小括をつなげるイメージです。

小括という見出しがなくても、各章の最後に書いたまとめを並べれば、結論の材料がそろいます。

各章の結論を持っておくと、最後の結論がラク

論文の「結論」と「考察」の違い

考察と結論は、書く範囲が違います。

たとえば、アンケートで「短時間の動画を使う学生ほど学習を継続していた」という結果が出たとします。

考察では「なぜそうなったか」を掘り下げ、結論では「最終的に何が言えるか」を示します。

論文の結論でよくある3つの失敗

やったことを全部詰め込む

私も卒論では、やった実験を全部残したくて苦労しました。

時間をかけたデータほど削りにくい。でも、研究の苦労と、読者が知りたい答えは別です。

最後は、テーマに関わる結論へ絞り込みました。

本文にない情報を追加する

結論で新しいデータや論点を出すと、読者はその根拠を本文で確認できません。

新しく気づいたことは考察へ戻して説明し、そのうえで結論へ反映します。

感想や謝辞で締める

「この研究を通して多くを学んだ」といった感想では、問いへの答えがぼやけます。

研究への協力に感謝を伝える場合は、大学の形式に従って謝辞へ分けましょう。

結論が書けないときの3ステップ

結論がまとまらないときは、本文を最初から読み直さなくても大丈夫です。

仮説が研究の途中で変わったなら、最初の目的文も確認してください。

実験のたびに仮説を修正することはあります。最後の仮説と結論に合わせて「はじめに」を整えれば、論文全体の筋が通ります。

論文の結論・「おわりに」でよくある質問

結論・「おわりに」の文字数はどれくらいですか？

指定がある場合は、その文字数に従ってください。

一つの目安として、広島修道大学の論証型レポートの資料では、結論を全体の10〜15％としています。論文の種類や分野で変わるため、過去論文も確認しましょう。

「結論」と「おわりに」は同じですか？

多くの場合、論文の最後に答えをまとめるパートを指します。

ただし、大学や研究分野によって見出しの名称や内容が異なります。「はじめに」には「おわりに」、「序論」には「結論」のように、対応する名称を使うと自然です。

結論に今後の課題は必要ですか？

大学や分野の指定に従ってください。

「おわりに」へ書く形式もあれば、考察へ書く形式もあります。入れる場合は、単なる意気込みではなく、今回の結果から残った課題を示しましょう。

まとめ：結論は「問いへの答え」に絞る

論文の結論・「おわりに」は、次の4つで組み立てます。

• 目的・問いを短く振り返る
• テーマに関わる結果を選ぶ
• 問いへの答えを一文で示す
• 必要に応じて限界・今後の課題を書く

やったことを全部残そうとすると、結論の中心が見えにくくなります。

「この論文は、最初の問いへどう答えたのか」

最後は、ここへ戻ってください。

文章の構成や論理のつなぎ方をもっと学びたい方は、こちらにおすすめ本をまとめています。

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参考にした資料

• 広島修道大学「論文のスタイル」
• JaSST’23 Tokyo「論文の書き方講座」
• 「論文指南：書き方の薀蓄」

論文を書こうとして、真っ白なページの前で固まる。

卒論やレポートで、よくある場面です。

「はじめに」から順番に書こうとしても、次に何を書けばいいのか分からない。気づけば、調べたことを並べただけの文章になっている。

そんなときは、文章を書く前に「問い」と「答え」を1行ずつ決めてください。

論文は、その答えを理由と根拠で支える文章です。

難しそうに見える構成も、ピラミッドにすると驚くほどシンプルに見えてきます。

この記事では、論文の基本構成、各パートに書く内容、実際に書き進める順番を図解します。

論文の全体像を、先につかみましょう

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とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

論文の書き方は「問い→答え」で考える

論文では、1つの問いに対して、筋道を立てて答えます。

たとえば、次のような形です。

この答えが、論文全体の中心です。

そして、その下に理由、データ、先行研究、調査結果を積み重ねます。

私も、卒論では「データの迷子」になりました。

膨大な実験データは手元にある。けれど、それらを1つのストーリーにまとめるのに苦労しました。

そこで修士論文では、最初に仮説を立て、「どのデータを、どこに当てはめるか」を考えてから進めることに。

先に道筋を作ったことで、100ページを超える論文でも途中で迷子にならず、スムーズに書くことができました。

各章が同じ答えに向かっているか。

論文を書く途中で迷ったら、ここへ戻って確認してください。

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論文の基本構成

論文の本文は、大きく「はじめに」「本論」「結論」の3つに分かれます。

研究論文では、研究方法・結果・考察をそれぞれ独立した章にすることも多いですね。

厳密には、導入と結びの名称は、次のようにセットで使われることが多いです。

• はじめに → おわりに
• 緒言 → 結言
• 序論 → 結論

呼び方が違っても、最初に問いを示し、最後にその答えをまとめる役割は同じです。

大学、学部、研究室によって指定は変わります。

提出要領や過去の論文に決まった形があるなら、その形式を最優先にしてください。

はじめに：なぜ調べるのかを示す

「はじめに」では、読者を研究の問いまで連れていきます。

• 背景：どんな状況があるのか
• 問題：何がまだ分かっていないのか
• 目的：この論文で何を明らかにするのか

背景を広く書き始め、少しずつ研究目的へ絞り込むと流れが作りやすいです。

書き出しの型と例文は、次の記事にまとめています。

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本論：答えを支える材料を並べる

本論は、論文の中心です。

理系の実験論文なら、研究方法、結果、考察を順に書く形がよく使われます。

文系の論文なら、先行研究を整理したうえで、複数の章に分けて自分の主張を論証する形が多いでしょう。

特に混ざりやすいのが、結果と考察です。

観察できた事実は「結果」、事実の意味を考えるのが「考察」と分けると整理できます。

結論：問いへの答えを書く

結論では、論文の最初に立てた問いへ答えます。

• この研究で分かったこと
• その結果にどんな意味があるか
• 今回扱えなかった課題

ここで新しいデータや議論を増やすと、読者が迷います。

本文で積み上げた内容から、何が言えるのかを短くまとめるのが基本です。

参考文献：使った資料をたどれるようにする

先行研究の文章やデータを使ったら、出典を明記します。

本文中の引用と参考文献一覧が対応しているか、最後に一つずつ確認してください。

書名、著者名、発行年などの並べ方は、大学や学会が指定する形式に合わせます。

初心者でも迷わない論文の書き方5ステップ

構成が分かったら、次の順番で中身を作ります。

1. 問いを1文で書く
2. 仮の答えを1文で書く
3. 答えを支える理由を並べる
4. 理由ごとに章と見出しを作る
5. 根拠を入れて文章にする

ステップ1：問いを1文で書く

最初に、論文で答えたい問いを書きます。

テーマが「大学生と生成AI」だけでは、範囲が広すぎます。

「大学の授業で、生成AIの使い方を教える必要はあるか？」まで絞れば、調べる内容が見えてきます。

ステップ2：仮の答えを1文で書く

調査前の段階で構わないので、いったん答えを置きます。

この仮の答えが、論文の進む方向を決めます。

調査を進めて考えが変わったら、その時点で直せば大丈夫です。

ステップ3：答えを支える理由を並べる

次に、「なぜ、その答えが言えるのか」を考えます。

理由が3つ出れば、論文の骨組みが見えてきます。

ステップ4：理由ごとに章と見出しを作る

似た理由をまとめ、章や節の見出しに変えます。

見出しだけを読んでも論理の流れが分かる状態が理想です。

こちらの記事では、章・節・項の違いと、階層の作り方を解説しています。

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ステップ5：根拠を入れて文章にする

見出しが決まったら、先行研究、データ、調査結果、具体例を入れて文章にします。

1つのパラグラフには、1つの主張だけを入れます。

最初の文で主張を示し、後ろの文で根拠を足すと、読み手が迷いません。

見出しを作ってから、文章を入れていきます

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論文はどこから書く？おすすめの順番

論文は、完成したときの順番と、実際に書く順番が違います。

「はじめに」から完璧に書こうとすると、研究結果がまだ固まっていないため、何度も書き直すことになります。

先ほど書いた通り、修士論文では、まず仮説を立て、どのデータをどこに当てはめるかを決めました。

この進め方は、今も仕事のレポートを書くときに使っています。

最初に仮の結論を置き、必要なデータの場所を決める。そうすると、書きながら話が横道にそれにくくなります。

要旨とタイトルは、本文が完成してから。これが一番書きやすい順番だと思います。

文系と理系で論文の構成はどう違う？

論文の問いに答える点は同じですが、答えを支える材料が違います。

文系でもアンケート調査を使うことがありますし、理系でも先行研究の検討は欠かせません。

「文系だからこの形」と決めつけず、自分の分野の過去論文を3本ほど見るのが確実です。

論文が読みにくくなる3つの原因

内容をたくさん調べても、構成が崩れると伝わりにくくなります。

• 問いと結論がずれている
• 章ごとの役割が曖昧
• 1つの段落に話題を詰め込んでいる

問いと結論がずれている

「生成AI教育は必要か」と問うたのに、結論が「生成AIには便利な機能が多い」で終わると、答えになっていません。

問いと結論を並べて読み、同じ言葉でつながっているかを確認します。

章ごとの役割が曖昧

一つの章で背景、調査結果、感想を行ったり来たりすると、読み手は話の現在地を見失います。

各章の内容を一文で言えるか、目次を見ながら確認してください。

1つの段落に話題を詰め込んでいる

章立てがきれいでも、段落の中で話題が混ざると読みにくくなります。

1パラグラフに1つの主張。

そして、最初のトピックセンテンスで、その主張を示します。

論文全体も、段落も、最初に結論を置きます

パラグラフの作り方は、次の記事で詳しく解説しています。

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論文の書き方・構成でよくある質問

論文は何章構成にすればいいですか？

決まった章数はありません。

「はじめに」「本論」「結論」を基本に、研究方法、結果、考察を独立させるか判断します。大学や研究室の指定があれば、その形式に合わせてください。

卒論は何文字くらい書きますか？

学部やゼミによって大きく異なります。

文字数を自己判断せず、提出要領と指導教員の指示を確認してください。過去の卒論を見ると、分量の感覚もつかめます。

論文とレポートの構成は同じですか？

問いを立て、根拠を示して答える流れは共通しています。

卒論や研究論文では、先行研究、研究方法、結果、考察をより厳密に示します。授業レポートは、課題の指定に応じて簡略化されることがあります。

論文を書く前に目次を作ったほうがいいですか？

仮の目次を先に作るのがおすすめです。

章ごとの役割が見え、同じ内容を繰り返しにくくなります。執筆中に問いや結論が変わったら、目次も一緒に直します。

まとめ：論文は「問いへの答え」を組み立てる

論文の構成に迷ったら、次の順番に戻ってください。

• 問いを1文で書く
• 問いへの答えを1文で書く
• 答えを支える理由と根拠を並べる
• 理由ごとに章と見出しを作る
• 各パラグラフの最初に主張を書く

問い、答え、理由、根拠。

この4つがつながれば、論文の形は自然に整っていきます。

まずは仮で構いません。問いと答えを1行ずつ書き、そこから見出しを作ってみてください。

論文だけでなく、読みやすい文章の型をまとめて学びたい方は、文章術のおすすめ本も参考にしてください。

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参考にした資料

• J-STAGE「論文の書き方―論文の各構成要素の記述指針―」
• 明治大学「卒業論文の書き方」
• Ochi Laboratory「卒業論文の書き方と構成」

トピックセンテンスとは、そのパラグラフで一番伝えたいことを示す文です。

レポートや論文を書いていて、先生や上司からこんな指摘を受けたことはないでしょうか。

• 結局、何が言いたいの？
• 話があちこちに飛んでいる
• 結論を先に書いて

この問題は、文法よりも文章の先頭に「トピックセンテンス」がないことから起きている場合が多いです。

最初の一文で方向を示せば、その後の理由や具体例もスッと頭に入ります。

この記事では、トピックセンテンスの意味から、見つけ方、書き方、よくある失敗まで例文つきで解説します。

上手い人が書いた文章を読むと、やはりトピックセンテンスが明確です

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

トピックセンテンスとは？

トピックセンテンスとは、そのパラグラフで扱う話題と、書き手が言いたいことを示す文です。

日本語では「主題文」「中心文」「要約文」と呼ばれることもあります。

たとえば、次のパラグラフ（段落）を読んでみてください。

最初の文を読んだ時点で、「生成AI教育が必要だという話だな」と分かります。

その見通しがあるから、後ろの理由と具体例も迷わず読めるわけです。

トピックセンテンスは、パラグラフ全体の予告と考えると分かりやすいですね。

上手い文章で評価を上げたいなら、本で学ぶのがおすすめです。文章術の本まとめはこちら↓

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トピックセンテンスの書き方

自分で書くときは、トピックと主張を分けて考えると簡単です。

ステップ1：話題を1つに絞る

まず、そのパラグラフで扱う話題を1つに絞ります。

「大学生活」では広すぎます。「大学生の読書時間」くらいまで絞ると、書く内容が見えてきます。

1パラグラフに1つの話題が基本です。

ステップ2：その話題について言いたいことを決める

次に、話題について自分が伝えたいことを考えます。

• 増やすべきなのか
• 減っていることが問題なのか
• どんな効果があるのか

ここまで決まれば、文章の方向はほぼ固まります。

ステップ3：理由や具体例を続けられる一文にする

最後に、話題と主張を一文にまとめます。

書いたあとは、「なぜ？」「たとえば？」と自分に聞いてみてください。

答えが続くなら、その後のサポート文まで書けます。

後ろに理由と具体例を置ける文なら、読みやすいパラグラフを作りやすいです。

トピックセンテンスを完全にマスターしたいなら、『理科系の作文技術』がおすすめ。
主張を先に示し、後ろの文で支える考え方が、確実に身につきます。

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トピックセンテンスはどこに置く？

レポート・論文・仕事の文書では、パラグラフの先頭に置くのがおすすめです。

読み手が最初の一文で内容を予測できるため、その後の説明を理解しやすくなります。

この並びなら、読み手は結論を探しながら読む必要がありません。

一方、小説やエッセイでは、あえて最後まで結論を見せない書き方もあります。

文章の目的によって置く場所は変わりますが、正確に、早く伝える文章なら先頭。まずはこれで大丈夫です。

トピックセンテンスの見つけ方

すでに書かれた文章からトピックセンテンスを探すときは、ほかの文をまとめられる一文を見つけます。

たいていの場合は、段落の先頭にあります。

次の3つを満たすのが、トピックセンテンスです。

• このパラグラフは、何について書かれているか
• 書き手が一番伝えたいことは何か
• 残りの文は、その一文を説明しているか

たとえば、次の文章ではどうでしょう。

2文目は理由、3文目は具体例です。

この2文をまとめている「リモートワークでは、文章で結論を先に伝えることが重要である」がトピックセンテンスになります。

残りの文の親を探すイメージです

先頭の文がトピックセンテンスとは限らない

ただし、エッセイや物語では、具体例を見せてから最後に結論を置くこともあります。

位置だけで決めず、ほかの文をまとめているかで判断してください。トピックセンテンスの例文

使う場面によって言葉は変わりますが、作り方は同じです。

どの例も、話題だけで終わらず、その話題について何を伝えたいかまで書かれています。

「○○について説明します」から卒業しましょう

伝わらないトピックセンテンスの直し方

トピックセンテンスらしい文を先頭に置いても、内容がぼんやりしていると読み手は迷います。

話題だけを書いている

弱い例から分かるのは、話題だけです。

「読書について何を言うのか」まで書くと、後ろに続く内容も見えてきます。

範囲が広すぎる

広すぎる主張は、1つのパラグラフでは支えきれません。

対象・場面・変化のどれかを絞ると、具体的な文になります。

後ろの文と内容がずれている

先頭では「読書の効果」を述べたのに、後ろで「電子書籍の料金」を説明していたら、話がつながりません。

• 後ろの文は、理由になっているか
• 具体例は、主張を支えているか
• 別の話題が混ざっていないか

この3つを確認し、ずれた文は別のパラグラフへ移します。

主張と関係ない文は、思い切って分けます

トピックセンテンスとパラグラフの関係

トピックセンテンスの後ろには、理由・根拠・具体例が続きます。

それらがまとまって、1つのパラグラフになります。

文章全体をパラグラフに分ける方法や、段落との違いも知りたい方は、次の記事で図解しています。

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トピックセンテンスでよくある質問

トピックセンテンスは必ず最初に書きますか？

レポート・論文・仕事文書では、最初に置くのが基本です。

読み手が内容を予測しやすくなります。ただし、エッセイや物語では、具体例を先に見せて最後に主張を置くこともあります。

トピックセンテンスは何文字くらいがよいですか？

決まった文字数はありません。

一文で話題と主張が伝わる長さにします。情報を詰め込みすぎた場合は、条件や補足を後ろの文へ移すと読みやすくなります。

トピックセンテンスと結論は同じですか？

役割は似ていますが、範囲が違います。

トピックセンテンスは1つのパラグラフの主張、文章の結論は文章全体の主張を示します。

サポーティングセンテンスとは何ですか？

トピックセンテンスを支える文です。

理由、根拠、具体例、説明などを書き、先頭で示した主張に納得できる材料を加えます。

まとめ：最初の一文でパラグラフの方向を示す

トピックセンテンスを書くときは、次の順で考えます。

• そのパラグラフで扱う話題を1つに絞る
• 話題について言いたいことを決める
• 話題と主張を一文にする
• 後ろに理由・根拠・具体例を続ける

「何について、何を言うのか」を最初に書く。

これだけで、読み手はパラグラフの方向を見失いにくくなります。

自分の文章を読み返すときは、各パラグラフの最初の一文だけを拾ってみてください。

それだけで話の流れが分かれば、トピックセンテンスがきちんと働いています。

トピックセンテンスを論文全体の構成へ広げたい方は、問い・答え・根拠を組み立てる流れも押さえておくと分かりやすいです。

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参考にした資料

• 大阪大学附属図書館「パラグラフ・ライティング講座」
• 富士通「今日から使える文章作成力」

論文の「はじめに」は、いざ書こうとすると手が止まりますよね。

最初の一文は何から始めるのか。背景はどこまで書くのか。「本研究の目的は〜」だけでは短すぎる気もする。

でも、はじめにでやることは意外とシンプル。

読者に

• 「なぜこの論文を読むのか」
• 「この先で何が分かるのか」

伝えてあげる。

これができれば、書き出しで迷いにくくなります。

この記事では、論文の「はじめに」に必要な構成を図解し、レポートにもそのまま使える例文を紹介します。

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

論文の「はじめに」とは？

「はじめに」は、論文全体の見取り図を最初に示すパートです。

この論文が扱うテーマ、問題、目的、そして進み方を、読者に伝えます。

たとえば、いきなり「SNSは若者に影響を与える」と書かれても、読み手はこう思います。

• どんな影響？
• なぜ今それを調べるの？
• この論文は何を答えるの？

はじめには、その疑問を先回りして解消するパートです。本文を迷わず読んでもらうための地図だと考えると分かりやすいですね。

研究論文では、先行研究と研究の不足点を丁寧に扱うこともあります。一方で、授業レポートなら、背景・問い・目的だけで十分な場合もあります。

まずは、指定された形式や先生の指示を最優先にしてください。そのうえで、以下の型を使うと迷いません。

上手い文章で評価を上げたいなら、本で学ぶのがおすすめです。文章術の本まとめはこちら。

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はじめにの基本構成は4つ

書き出しから順に、次の4つを並べます。

• 背景：テーマに関わる状況や、すでに分かっていること
• 課題：まだ十分に扱われていないこと、考えるべき問い
• 目的：この論文で明らかにすること
• 本文の予告：このあと、どのように論じるか

1. 背景：テーマの外側から入る

背景では、テーマに関する「状況」を示します。

統計、先行研究、社会の変化、授業で扱った議論などが材料になります。

この一文だけでは、まだ論文のテーマは広いままですが、それでOK。

次の「課題」で、少しずつ焦点を絞ります。

2. 課題：だから何を考えるのかを示す

背景を書いたあとに必要なのが、「でも、ここにはまだ問いがある」という一文です。

背景だけで終わると、説明文になります。論文にするには、検討したい問題を立てる必要があります。

「しかし」「一方で」「ただし」は、話を狭めるときに便利です。

ただし、先行研究を扱う論文では、根拠なく「研究されていない」と書かないようにしましょう。先行研究を調べたうえで、きちんと引用して示せると良いですね。

3. 目的：この論文の答えを1文で決める

はじめにで一番大事なのは、目的です。

目的がぼんやりすると、本文もぼんやりします。逆に、目的が決まると、調べることも、残す情報も決まってきます。

後者なら、読み手は「利用時間ではなく、学習を続けることに注目する論文なのだな」と分かります。

目的が明確なら、レポートが書きやすくなります

4. 本文の予告：読み手を置いていかない

長めの論文や卒論では、最後に本文の流れを短く予告します。

「第2章では〜、第3章では〜」と機械的に並べても構いません。ただ、各章の役割が伝わるように書くと、読み手はもっと楽になります。

800字程度の短いレポートなら、この予告は省いても大丈夫です。必要な情報だけを残すことを優先しましょう。

そのまま使える「はじめに」の例文

ここまでの4つをつなげると、次のようになります。

読みやすい「はじめに」は、背景から目的まで、読者が迷わずたどれる順番になっています。まずはここを満たせば十分です。

「はじめに」が書けないときの3つの対処法

結論や本文を書いてから戻る

最初は、仮の「はじめに」で十分です。

本文を書いているうちに、問いや結論が少し変わることはよくあります。むしろ、本文と結論が固まってからの方が、論文の全体像を正確に説明できます。

目的文だけ仮置きし、本文を書いたあとに直す進め方で問題ありません。

背景を長く書きすぎない

テーマについて知っていることを全部書くと、「はじめに」が本論のように長くなります。

背景は、目的を納得してもらうために必要なぶんだけ。細かい説明やデータは、本文に回した方が読みやすいです。

目的文だけ先に完成させる

どうしても進まないなら、真ん中の「目的」から書きます。

「本論文では、〇〇について、△△の観点から考察する。」と1文で決める。すると、その前に必要な背景、その後に必要な本文の順番が見えてきます。

文章は、書きやすい部分から組み立てて構いません。

段落をどう組み立てるかも含めて知りたい方は、先にパラグラフの考え方を押さえると書きやすくなります。

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「はじめに」だけでなく、本論・結論まで含めた全体の組み立て方は、こちらの記事で図解しています。

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論文の「はじめに」でよくある質問

はじめにの文字数はどれくらいですか？

指定があるなら、それに従ってください。

指定がない場合は、論文全体の1割前後が一つの目安です。ただし、文字数を埋めるより、背景・課題・目的が伝わることを優先しましょう。

「はじめに」と「序論」は同じですか？

多くの場合、同じ意味で使われます。

ただし、大学や分野によって見出しの名称、入れる内容は少し異なります。過去の論文や提出要領を確認するのが確実です。

はじめにに自分の体験やきっかけを書いてもいいですか？

課題の指定があり、テーマを選んだ経緯が必要なら書いて構いません。

ただし、個人的な感想で終わらせず、研究・考察する問いへつなげることが大切です。

まとめ：はじめには「本文の地図」を書く

論文の「はじめに」は、次の4つで組み立てれば大丈夫です。

• 背景：なぜテーマを考える必要があるのか
• 課題：何が問いになるのか
• 目的：この論文で何を明らかにするのか
• 本文の予告：どんな順番で説明するのか

まずは、目的文を1つ書いてみてください。

その目的に必要な背景と問いを前に置けば、「はじめに」は少しずつ形になります。

論文やレポートだけでなく、仕事の文書にも使える文章の組み立て方を知りたい方は、こちらにまとめています。

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パラグラフとは、「1つの話題について書かれた文章のまとまり」です。

ただ、これだけ聞いてもよく分からないですよね。

そこで、この記事ではパラグラフの意味を図解とともに解説します。

パラグラフを操れる人は、文章が断トツにわかりやすくなります。

「適当に改行して段落を作っている人」と、

「パラグラフを意識して文章を書いている人」の文章は、読みやすさが驚くほど変わるからです。

パラグラフについて要点を押さえたうえで、レポート・論文・ブログ・仕事の文書にそのまま使える書き方まで解説します。

難しそうに見えるけど、慣れれば簡単

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

パラグラフとは？

パラグラフとは、1つの話題や考えをまとめた文章の単位です。

日本語では「段落」と訳されることが多いですね。

ただし、パラグラフは単なる改行ではありません。

見た目だけでなく、意味としても1つのまとまりになっていることが重要です。

上の図では、問題提起→原因→解決策の順に、パラグラフが縦に並んでいます。

ひとかたまりごとに役割が違う。けれど、上から読めば一つの筋道になる。

この小さな意味のブロックがパラグラフです。

レポートは、話の箱が上から下に積み重なるイメージですね

パラグラフと段落の違い

パラグラフと段落は、ほぼ同じ意味で使われることが多いです。

ただ、文章術として考えるなら、少し分けて考えた方がわかりやすいです。

つまり、段落は「見た目の区切り」。

パラグラフは「意味の区切り」です。

もちろん、実際には両者を厳密に分ける必要はありません。

ただ、文章を上手くしたいなら、段落をただ分けるのではなく、パラグラフとして設計する意識が重要です。

文章が上手い人はパラグラフを操っている

読みにくい文章には、よくある特徴があります。

いろんな話題を、全部を1つの段落に詰め込んでしまうのです。

ここで、悪い例と良い例を比べてみましょう。

悪い例：話題が混ざっている

これは読みにくいです。

理由は、1つのパラグラフに話題が混ざっているからです。

• パラグラフの重要性
• 段落の意味
• 見出し
• Wordの設定
• 文章の長さ
• AI文章

これだけの話題が1つに詰め込まれています。

読み手は、どこに注目すればよいのか分かりません。

良い例：1段落1メッセージにする

こちらは、最初の文で言いたいことが分かります。

その後の文も、すべて「1段落1メッセージ」という話題を支えています。

この状態が、良いパラグラフです。

文章が上手い人はパラグラフごとに役割を分けます。

話題を分けるだけで、ぐっと伝わりやすくなります

パラグラフだけでなく、文章全体の構成も学びたい方は、文章術の本で型を学ぶのがおすすめです。

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パラグラフの基本形

では、1つのパラグラフをどう組み立てるのか。

迷ったら、次の4つの部品を順番に置いてみてください。

この中で最も重要なのが、最初のトピックセンテンスです。

とにかく、トピックセンテンスだけは覚えてほしい

トピックセンテンスとは、そのパラグラフで何を言うのかを示す文です。

最初に「この段落では何を言うのか」が分かれば、読み手は安心して読み進められます。

その後に続く理由や具体例も、理解しやすくなりますね。

トピックセンテンスの作り方や見つけ方を例文で確認したい方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

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例えば、次のような文です。

この例では、最初の文がトピックセンテンスです。

そのあとに理由と具体例が続いています。

このように、先に主張を書き、後ろの文で理由や具体例を補うのがパラグラフの基本形です。

逆に、トピックセンテンスの無い段落は、読んでいて「ここでは何が言いたいんだろう？」とすごく不安になります。

以前、「章・節・項」の記事でも書きましたが、文章が上手い人は構造を作るのが上手いです。

章・節・項が文章全体の大きな構造だとしたら、パラグラフはその中身を支える小さな構造です。

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パラグラフの書き方

パラグラフを書くときは、次の3ステップで考えます。

ステップ1：この段落で言いたいことを1つに絞る

まず、そのパラグラフで言いたいことを1つだけに絞ります。

ここが一番大事です。あれもこれも書きたくなりますが、まずは1つに絞りましょう。

文章が読みにくくなる原因の多くは、書きたいことを全部残そうとすることにあります。

例えば、「パラグラフの意味」を説明する段落なら、そこでは意味だけを書きます。

続けて「パラグラフの書き方」を説明したいなら、次の段落に分ければOKです。

主張が変わったら、パラグラフも変える。これを意識するだけでも、文章はずいぶん整理されます。

ステップ2：最初の文で結論を書く

言いたいことを1つに絞ったら、最初の文に結論を書きます。

つまり、トピックセンテンスを先頭に置くということです。

最初に結論があると、読み手はその後の説明を理解しやすくなります。

逆に、最後まで読まないと何の話か分からない文章は、読むのがしんどいです。結論を探しながら読むことになるので、内容も頭に入りにくいと思います。

レポートや仕事の文書では、基本的に結論を先に書く方が読みやすいです。

ステップ3：理由・具体例・補足で支える

結論を書いたら、その後に理由・具体例・補足を加えます。

このときは、すべての文が最初の結論を支えているかを確認しましょう。

最初の結論と関係ない話が混ざっていたら、削るか、新しいパラグラフに分けます。

1つのパラグラフを作ったら、次の質問をしてみてください。

この4つを確認すれば、話題が混ざった読みにくいパラグラフは防げると思います。

最初の文だけで流れが分かる文章が理想ですね

いつ新しいパラグラフに分けるべきか

パラグラフをどこで分けるか、迷う人も多いと思います。

パラグラフは話の役割が切り替わる場所で分けると、読みやすくなります。

私の感覚では、パラグラフが長くなりすぎると、読み手の集中力が落ちます。

ただし、短く切ればいいわけでもありません。

1文ごとに改行すると、今度は文章のまとまりが分からなくなります。

文章の長さは、あくまで目安です。大事なのは、意味のまとまりで分けることです。

レポート・論文でのパラグラフの使い方

レポートや論文では、パラグラフの使い方によって論理の分かりやすさが変わります。

先生や上司が、一字一句じっくり読んでくれるとは限りません。

実際には、見出しと各パラグラフの最初の文を見ながら、文章の流れを確認することが多いでしょう。

そのため、トピックセンテンスが曖昧だと、文章全体の論理も分かりにくくなります。

レポートや論文では、次の形を意識すると書きやすいです。

特に、根拠だけ出して終わる人は多いです。

でも、根拠を出しただけでは読み手に伝わりません。

根拠を示したあとは、「この根拠から何が言えるのか」まで書くことが重要です。

データを置くだけで終わらず、主張との関係まで説明できると、レポートや論文の説得力が上がります。

文章の構造をもっと深く学びたい方には、『考える技術・書く技術』をおすすめします。

本書では、結論から根拠を積み上げる「ピラミッド原則」を学べます。パラグラフをどう並べて、文章全体をどう組み立てるかまで、完全に理解できます。

ちょっと高いですが、一生使える文章スキルを身につけたいなら、買いです。

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仕事の文章でのパラグラフの使い方

仕事の文章では、きれいな表現よりも、相手に早く理解してもらうことが大切です。

メール、報告書、提案資料、議事録など、ビジネス文書は読まれる時間が短いです。

そこで、1つのパラグラフに1つの役割だけを持たせます。結論、理由、相手への影響などを分けて書けば、必要な情報を見つけやすくなります。

例えば、上司への報告なら、次のように分けます。

このようにパラグラフを分けると、読む側はすぐに状況を理解できます。

文章が上手い人は、言葉選びだけが上手いわけではありません。

情報の出す順番と、区切り方が上手いのです。

パラグラフを書くときの注意点

1つの段落に複数の主張を入れない

一番多い失敗は、1つの段落に複数の主張を入れることです。

主張が2つあるなら、パラグラフも2つに分ける、と考えると分かりやすいです。

単純なルールですが、これだけで話題が混ざるのを防げます。

トピックセンテンスを曖昧にしない

「これについて説明します」だけでは弱いです。

できれば、最初の文で主張まで言い切りましょう。

例えば、次のように変えます。

右側の文は、一文を読んだだけで、その後に何が書かれるのか想像できますね。

このように、パラグラフの内容を最初に伝えるのがトピックセンテンスの役割です。

短く切りすぎない

スマホで読みやすくするために、短く改行することは大事です。

ただし、1文ごとに全部切ればいいわけではありません。

短すぎる文章が続くと、今度は論理のつながりが見えにくくなります。

ブログでは読みやすさのために短めに区切ってもよいですが、レポートや論文では意味のまとまりを優先しましょう。

よくある質問

パラグラフとは簡単に言うと何ですか？

簡単に言うと、1つの話題をまとめた文章のかたまりです。

単なる改行ではなく、1つのメッセージを伝えるためのまとまりと考えると分かりやすいです。

パラグラフと段落は同じですか？

ほぼ同じ意味で使われます。

ただ、文章術としては、段落は見た目の区切り、パラグラフは意味の区切りとして考えると理解しやすいです。

パラグラフは何文くらいがよいですか？

明確な決まりはありません。

ただし、レポートや論文なら、1つの主張を説明しきれるだけの文量が必要です。

ブログやWeb記事では、スマホで読みやすいように短めにすることも多いです。

トピックセンテンスとは何ですか？

トピックセンテンスとは、そのパラグラフで言いたいことを示す文です。

基本的には、パラグラフの最初に置くと読みやすくなります。

まとめ

パラグラフとは、1つの話題や考えをまとめた文章の単位です。

ただし、単なる段落や改行とはちょっと違う。

言い換えると、文章をわかりやすくするための設計単位です。

• 1パラグラフには1つのメッセージだけ入れる
• 最初にトピックセンテンスを書く
• 理由・具体例・補足で主張を支える
• 別の話題に移るなら新しいパラグラフに分ける

文章が上手い人は、言葉を飾るのが上手いというより、
情報を分けて、順番に並べて、自然につなげるのが上手いのです。

その基本になるのがパラグラフです。

まずは、次に書く文章で1段落1メッセージを意識してみてください。

最初はそれだけでも十分です。次にレポートや仕事の文書を書くときに、ぜひ試してみてください。

文章全体の構成や、読みやすい表現までまとめて学びたい方は、文章術の本を1冊読んでみるのがおすすめです。

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参考

• Purdue OWL: On Paragraphs
• The Writing Center, University of North Carolina: Paragraphs

取り消し線を引きたいとき、毎回メニューから探すのは面倒ですよね。

特にWord、Excel、PowerPoint、Googleドキュメントなど、使うツールによってショートカットキーが違うのがややこしいです。

そこで本記事では、取り消し線のショートカットキーをツール別にまとめました。

取り消し線のショートカットキー早見表

よく使うツールの取り消し線ショートカットは次のとおりです。

覚え方としては、Excelは Ctrl + 5、Google系は Alt + Shift + 5、Macは Command + Shift + Xです。

Teamsは少し例外で、ショートカットキーというより~文字~のように記号で囲むのが早いです。

このあたりを覚えておけば、かなり迷わなくなります。

アプリごとに、もう少し詳しく説明しますね

Excelで取り消し線を引くショートカット

Excelで取り消し線を引くショートカットは、WindowsならCtrl + 5です。

セルを選択してCtrl + 5を押すと、セル内の文字に取り消し線が入ります。
もう一度Ctrl + 5を押すと、取り消し線を解除できます。

Mac版Excelでは、他アプリと共通で、Command + Shift + Xが使えます。
（環境によっては、Command + 5やCtrl + 5でも使えます）

Excelでは、例えばTodoリストの完了済みの行に取り消し線を入れると、見やすくなりますね。

こちらの、きっちり仕事を完了できるTodoリストの使い方もご覧ください↓

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Wordで取り消し線を引くショートカット

WordのWindows版では、Alt → H → 4で取り消し線を引けます。

同時押しではなく、順番に押すのがポイントです。

これで、選択した文字に取り消し線が入ります。

Mac版Wordでは、Command + Shift + Xで取り消し線を使えます。
他と共通で覚えやすいですね。

Wordのスタイルを操るショートカットキーはこちら↓

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PowerPointで取り消し線を引くショートカット

PowerPointも、Windows版ではAlt → H → 4で取り消し線を使えます。
「取り消し線専用の直接ショートカット」は無いようです。

なので、Word同様に、アクセスキーを使うのが現実的です。

1. テキストボックス内の文字を選択する
2. Altを押す
3. Hを押す
4. 4を押す

Mac版PowerPointでは、私の環境では取り消し線を引けるショートカットはありませんでした。

もしかすると、環境によってはCommand + Shift + Xで取り消し線を引けるかもしれません。

Word、Excel、PowerPointをまとめてスキルアップしたい方はこちらの記事もどうぞ↓

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OneNoteで取り消し線を引くショートカット

OneNoteは、キーが他と違います。

WindowsのOneNoteでは、Ctrl + –で取り消し線を引けます。

ハイフン（-）が取り消し線だと思えば、むしろ覚えやすいです。

私はOneNoteのタスク管理でこのショートカットをよく使っています。
完了したタスクに取り消し線を入れると、「終わった感」が出て気持ちいいです。

OneNoteを使ったタスク管理についてはこちらをどうぞ↓

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Macの場合は、Command + Ctrl + – で取り消し線を引けます。

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Teamsで取り消し線を引く方法

Teamsでは、

• Windows：Ctrl + Alt + X
• Mac：Command + Shift + X

で取り消し線を引けます。

あるいは、メッセージ入力欄で~文字~のように、取り消し線にしたい文字をチルダで囲みます。
（いわゆるマークダウン表記ですね）

Teamsで議事録や文字起こしまで効率化したい方は、こちらの記事も参考になります。

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Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドの取り消し線ショートカット

Google系は、かなり覚えやすいです。

Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドの3つとも、取り消し線ショートカットがあります。

WindowsやChromeOSなら、基本的にAlt + Shift + 5です。

Macなら、基本的にCommand + Shift + X。

Google系をよく使う方は、取り消し線 = Alt + Shift + 5で覚えておきましょう。

Windowsも統一してくれるといいんだけどね

取り消し線ショートカットが効かないときの対処法

ショートカットを押しても取り消し線が引けない場合は、次を確認してみてください。

文字を選択しているか確認する

まず、取り消し線を引きたい文字を選択できているか確認しましょう。

カーソルを置いただけだと、うまく反映されないことがあります。

同時押しか、順番に押すのか確認する

Ctrl + 5やAlt + Shift + 5は、同時押しです。

一方で、WordやPowerPointのAlt → H → 4は、順番に押します。

ここを間違えると、ショートカットが効かないように感じます。

日本語キーボードやブラウザ差を疑う

公式ヘルプのショートカットは、英語配列キーボードを前提にしていることがあります。

日本語キーボードやブラウザによっては、同じキーでも動きが違うことがあります。

Google系で効かない場合は、メニューの［表示］や［ヘルプ］からショートカット一覧を開いて確認すると確実です。

メニューから取り消し線を選ぶ

どうしてもショートカットが効かない場合は、メニューから取り消し線を選びましょう。

Word、Excel、PowerPointなら、ホームタブのフォント周辺に取り消し線があります。

GoogleドキュメントやGoogleスライドなら、［表示形式］→［テキスト］→［取り消し線］です。

Googleスプレッドシートなら、［表示形式］→［テキスト］→［取り消し線］です。

よくある質問

取り消し線を解除するショートカットは？

基本的には、取り消し線を引いたときと同じショートカットで解除できます。

例えばExcelなら、取り消し線が入ったセルを選択してCtrl + 5を押すと解除できます。

WordでCtrl + 5を押しても取り消し線にならないのはなぜ？

Ctrl + 5はExcelの取り消し線ショートカットです。

残念ながら、Wordでは同じように使えません。

Windows版Wordでは、Alt → H → 4を試してください。

PowerPointに取り消し線専用のショートカットはある？

ExcelのCtrl + 5のような、分かりやすい専用ショートカットは見つかりません。

Windows版PowerPointでは、Alt → H → 4のようにリボン操作で使うのが現実的です。

まとめ

取り消し線のショートカットキーをまとめました。

• Excel：Ctrl + 5
• Google系：Alt + Shift + 5
• Mac：Command + Shift + X
• Word / PowerPoint：Alt → H → 4
• OneNote：Ctrl + – （MacはCommand + Ctrl + –）

全部を覚える必要はありません。

まずは、自分がよく使うツールのショートカットだけ覚えればOKです。

取り消し線は地味ですが、タスク管理や修正メモではかなり便利です。

マウスに持ち替えず、サクッと線を引いていきましょう。

参考

• Microsoft Support: Keyboard shortcuts in Excel
• Microsoft Support: Use keyboard shortcuts to create PowerPoint presentations
• Microsoft Support: Keyboard shortcuts in OneNote
• Google Docs Editors Help: Keyboard shortcuts for Google Docs
• Google Docs Editors Help: Keyboard shortcuts for Google Sheets
• Google Docs Editors Help: Keyboard shortcuts for Google Slides

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残業ゼロで最高評価 アウトライン型タスク管理

著:登坂 圭吾

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タスク管理・時間術に潜む”効率化の罠”

効率化の誘惑

タスク管理・時間術の根底にあるのは、「効率化」や「生産性の向上」でしょう。

「効率化」という言葉の響きには、抗いがたい魅力があります。最近では「タイパ」という言葉にも表れるように、現代の私たちにとって、いかに時間を上手く使うかは、至上命題のように感じます。

それは1900年代初頭にテイラーが工場に科学的手法を導入して以来、止めようのない風潮なのかもしれません。

効率化の先に待ち受ける罠

もちろん、私は効率化を否定する気はまったくありません。少ない時間で多くの成果上げるのは素晴らしいことです。

私も、社会人になって効率を極限まで高めることに腐心してきました。作業を1分でも短縮する方法を考え、無駄な時間を排除し、成果を増やすための時間を作り出しました。客観的に見れば、すごく効率的だったと思います。

しかし、これがすごくしんどいのです。睡眠を削っていたため体は重く、眠気をカフェインでごまかしながら働き、ストレスで肌が荒れ、1日の終わりには異常に疲れていました。あの頃は夜ベッドに入ると気絶するように寝ていました。

ここに、効率化の罠があるように思います。

あまりに効率を追い求めると、たしかに時間あたりの成果は増えますが、ロボットのようになり、ものすごいストレスがかかります。

今思えば、それが自分が望んでいた働き方ではないことが分かります。しかし当時は効率化の誘惑にどっぷりハマってそのことに気づけませんでした。

まさに、ミヒャエル・エンデの「モモ」の世界そのものです。灰色の紳士に時間の余白を奪われていました。

ではそもそも、効率化の目的は何なのでしょうか？

タスク管理は何のため？その真の目的

効率化は目的ではない

冷静に考えると、効率化は手段であって、目的ではないはずです。でも、気がつくとそれ自体が目的になって、成果を出しても満たされない。次の効率化を追い求めて、また疲れる。そんな悪循環にハマっていました。

自分は、効率化によって次のようなものを得たかったのだと思います。

たしかに、これらの成果は得られていました。しかし毎日すごく疲れていましたし、何か満たされない思いがありました。

今はすごく充実している

翻って現在の私の状態を見てみると、過去の自分とは大きく違います。

仕事で成果を出しつつも、ストレスが少なく、人生に充実感を覚えています。

何が起こった？

自分が現在の状態になれたのは、いくつかのきっかけがありました。

仕事をセーブすると肌荒れがおさまった

昔の自分はストレスでひどく肌荒れしていたと述べました。しかし最初は、肌荒れが仕事のせいだとは思ってもいませんでした。体質だからしょうがない、くらいに思っていたのです。

しかし、仕事の出張で、ある学会に数日間参加したとき、不思議なことに肌荒れがおさまりました。考えてみると、学会ではあまり効率を気にせず、ゆったりと過ごしていました。そのとき初めて、肌荒れが仕事のストレスによるものだと自覚したのです。

つまり、効率化を追い求めてマシンのように働いた結果、体が「もうやめてくれ」というシグナルを出していたのです。肌荒れは表面的なシグナルに過ぎず、このままの働き方を続けるとダメージを蓄積し続け、やがて大きな病気になるのではないかという恐怖すら覚えました。

この気付きから、全ての時間を無駄なく使うために自分を追い込むのも良くないと思うようになりました。

子どもが生まれ、残業ゼロへ

子どもが生まれたことも、大きな転機でした。それまでは残業しても家族への負担はそこまでありませんでしたが、初めての育児では、家に親が1人いるのと2人いるのでは大違いです。毎日20時くらいまで平気で残業するような働き方は、家族に負担をかけていました。

そこで働き方を一気に変え、毎日18時退社すると決めました。はじめは大変でしたが、タスク管理方法を見直すきっかけとなり、最終的には17時の定時退社でも仕事を回せるようになりました。

かといって仕事の成果を諦めたわけではなく、家庭とのバランスを取りつつも成果を出せるシステムを整えました。タスク管理方法については後ほど書こうと思います。

仕事で大きな失敗をした

仕事で大きな失敗をしたことも、人生を考え直すきっかけとなりました。自分が担当していたプロジェクトが中止となり、数億円の損害が出たのです。

社内でもかなり問題、話題になり、「失敗した社員」というレッテルを貼られることになりました。

それまで、仕事で成果を出すことが絶対的な目的でした。自分の中には、評価されたい、出世したいという欲望が渦巻いていたのだと思います。

しかし大きな失敗によって会社での評価を失い、自分の目的を見失ったような絶望感を覚えました。

将来が不安になったことから、自分の人生がこのままでいいのか、自分の本当にやりたいことは何か、考えるようになりました。

その結果、会社の仕事とは無関係な、起業に至りました。起業といっても、今は会社の仕事を続けながら副業としてやっています。しかし、自分のやりたいこと＝夢へと向かっている起業は本当に楽しく、充実感があります。まだ将来はわかりませんが、会社よりも副業の方がだんだんウェイトが大きくなる気がします。

この失敗は数年前のことですが、今は社内での信頼も回復し、飛び級で昇進するほどの評価も得ています。

しかしそれでも、当時仕事で失敗し、会社の仕事以外に自分の人生の活路を見出したのは非常に意義があったと思っています。

ある意味、ロバートキヨサキ氏が、「金持ち父さん貧乏父さん」の中で揶揄するような「会社員のラットレース」を抜け出させたのかもしれません。

失敗をして良かったと、今は心から思っています。

タスク管理術を確立した

上のような出来事があり、仕事・プライベート双方のタスク管理方法を試行錯誤しながら、確立に至りました。

現在のタスク管理により、

• 仕事では、残業ゼロでも会社の最高評価を獲得できました
• プライベートでは、夢に向かって前進できているという実感を得ています

ようやく、健全で、充実した人生を送れる手法を確立できたと思います。

「タスク管理が上手い人」のコツを知るには、書籍で学ぶのが近道。おすすめ本まとめはこちら。

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タスク管理の真の目的は”ハッピー”になること

タスク管理によって充実した毎日を送っているとき、ある日ふと、「今の自分は幸福だな」と思いました。そして、ああ、自分はずっと幸福になりたかったのか、と気づいたのです。

昔の自分は、効率化すれば幸福が得られると信じ込んでいたのだと思います。しかし、効率だけを追い求める自分は、むしろ幸福には遠いところにいました。

そもそも幸福とは？

しかし、そもそも幸福とは何でしょうか？

「幸福な人生を送りたい」というのは人類共通の願いだと思いますが、その定義を語れる人は少ないのではないでしょうか。

考え方はいろいろあると思いますが、私は次の3つを重要視しています。

• 行動に悔いが残らないこと
• 今日も良い1日だった、と思えること
• 自分の人生をコントロールしている感覚

行動に悔いが残らないこと

1つ目は、未来の自分から見たときに、行動に悔いが残らないことです。

例えば私は、ついYouTubeを見てダラダラ過ごしてしまうと、時間を浪費してしまったことに後悔します。スマホゲームにハマっていた時期もありましたが、気づくと数時間が経っていて、「またやってしまった…」と情けなくなりました。

別に私はYouTubeやゲームを否定しているわけではありません。有用な動画ももちろんありますし、時間を決めて娯楽の時間を楽しむのは良い気分転換になります。

ただ、本当はやりたいことがあるのに、YouTubeで時間を消費するのはもったいないと思うのです。

私にとって、良い時間の使い方は次のようなものです。

反対に、悔いの残る行動は、

判断軸は、「死ぬときに後悔するかどうか」です。人生の最後に「ああ、もっとYouTubeをたくさん見れば良かった」と思うでしょうか？そう思いそうにないなら、その行動は人生の幸福にはあまり繋がないものだと思います。

名著『7つの習慣』でも、自分の葬儀の場面を想像することで、「本当に成し遂げたいこと」に気づけると紹介されています。

死ぬ間際に悔いの残らない行動を取りたいものです。

今日も良い1日だった、と思えること

上記を集約すると、大切なのは「今日も良い日だった」と思えることです。

幸福な人生と言うと、すごく壮大で掴みどころがないように感じます。

しかし、人生は日々の連続です。そう考えると、幸福な人生は、「良い1日」の連続とも言えるのではないでしょうか。

そして、いつ死ぬかは誰にも分かりません。リンダ・グラットン氏の著書「ライフシフト」では、現在の日本の健康な若者の平均寿命は98才だと示され驚愕しましたが、逆に明日突然死ぬ可能性だって否定できません。

人生100年時代の長期的展望ももちろん必要ですが、まずは「今日も良い1日だったな」と思えることが、幸福な人生を形作ると考えています。

自分の人生をコントロールしている感覚

最後に、私は「自分の人生を自分がコントロールしている感覚」を重視します。

それは、電車に乗ってレールのままに進むわけでもなく、タクシーの後部座席に乗るわけでもなく、自分の車を自分がハンドルを握って運転している状態です。

つまり、他者の期待に応えるためにやるのではなく、自分がやりたいことを自分で考えて行うということです。

ただし、車の運転にもナビは必要です。どこに向かって走っているのかわからないと、とても不安になります。どこがゴールなのか、今の進路は合っているのか。

私も、自分が今やっていることが将来のためになっているのかと、とても不安な時期がありました。最短経路で目的地に向かう必要はありませんが、前進していると思えると安心できます。

人生におけるナビの役割を担うのが、タスク管理です。いったん目的地を定め、走ってみる。道を間違えたら修正する。正しくタスク管理をすることで、自らの人生をコントロールできます。

ヴィクター・Ｊ・ストレッチャーは著書「目的の力」の中で、「幸福とは、有意義な目標に向かって努力している状態のことだ」と述べています。

私は、こういった価値観や経験を通して、「タスク管理こそ、幸福な人生の鍵を握っている」と実感しています。

“ハッピー”なタスク管理の原則

タスク管理のテクニックについては後ほど書こうと思いますが、テクニックのベースとなるのが原則です。原則を知らずにテクニックだけ使っても効果は小さいですし、間違った方向に進みかねません。

先ほど紹介した、幸福な人生を送るための3要素、

• 悔いが残らないこと
• 人生をコントロールできること
• 良い1日だったと思えること

を実現するための原則です。

黄金時間を生み出す

7つの習慣で有名な「重要度、緊急度マトリックス」はおそらく多くの人がご存知でしょう。

このマトリックスでは、重要度と緊急度に応じて、タスクを4つのカテゴリーに分類します。

表にするか★

ここでもっとも時間を投じるべきは、②重要だが緊急ではないタスクです。なぜなら、自分が主体的に時間を作らないと、このタスクは実行されないからです。①や③の緊急なタスクに日々時間を奪われ、そこで疲れるとつい④のダラダラした時間に逃げてしまいます。

時間を取りにくいけど、「悔いのない人生」や「人生をコントロールしている感覚」に最も大切なのが、②の黄金時間のタスクなのです。

タスク管理では、黄金時間を最大化できるよう、タスクを設計していきます。

ラーニングゾーンに入る

「コンフォートゾーン」「ラーニングゾーン」「パニックゾーン」の三段階モデルは、心理学やビジネスの現場で広く使われている考え方です。

まず、コンフォートゾーンは安心・安全な領域で、自分が慣れたことをしているため不安も少なく居心地は良いものの、大きな成長は期待できません。

その一歩外にあるのがラーニングゾーン。適度な挑戦や不安があるものの努力すれば乗り越えられる範囲であり、学びや成長が最も起こりやすい領域です。

さらに外にあるのがパニックゾーンで、不安や恐怖が強くなりすぎて思考が停止しやすく、逆に学びが妨げられる状態です。

成長のためには、コンフォートゾーンのすぐ外、つまりラーニングゾーンに身を置くことが効果的とされています。

私はこの3つのゾーンを念頭に置いてタスク量を決めています。暇だなと感じるくらいのタスク量はコンフォートゾーンです。時間を持て余すため、余計なことやダラダラと無駄に時間を使いがちです。

逆に、タスク量が多すぎると、パニックゾーンに入ります。どれから手を付けていいか分からず、またいろんなことが同時に気になるので全然集中できません。ストレスフルです。

この中間がラーニングゾーンですね。ちょっと頑張ればすべて完了できるくらいのタスク量は、一番集中力を発揮できます。

私は「焦りがない」状態が好きです。仕事の見通しが良く、締切に追われていない状態です。これこそ、人生をコントロールしている感覚が得られます。

”できるだけ多く”を求めない

私が極限まで無駄を排除し、ひたすら効率を追い求めていった結果、逆にしんどくなった「効率化の罠」を先に述べました。

この罠にハマったのは、無意識に他者と競争していたからではないかと思います。他者より抜きん出るためには、もっとたくさんのタスクをこなさなければ、と思ってしまうのです。

そうではなく、自分自身で「ここまでできればOK」というラインを設定しましょう。そのラインを超えれば十分です。今日やりたいことが全てできたという達成感を得る事は間違いなくハッピーです。

逆に無限に高いハードルに挑むと、どこまでいっても満たされないため、イライラします。かつての自分は常にイライラしていてため、家庭の雰囲気もギスギスしていました。つくづく、周囲の人間は自分を映す鏡だと思います。自分がイライラしていると、相手もイライラします。しかし今では、家族がみな上機嫌です。

世の中の風潮に合わせると、このラインが無限に上がるため、苦しくなります。

ゴールから逆算する

自分のOKラインを引くには、自分でゴールを設定する必要があります。

1年でここまでやりたい、そのためには1ヶ月でここまで、そのためには今日1日でここまで、というように、逆算して今日やるべきことを決めていきます。

これによって、確実に前進している感覚を得ることができます。

成長こそが成果

最後に、失敗を恐れないこと。

タスク管理では目標を立て、当然目標の達成を目指して行動します。しかし、高い目標であればあるほど、失敗する可能性は高くなります。

ですが、失敗してもいいのです。挑戦した結果の失敗であれば、必ず得るものがあります。

行動を起こして得られた自身の成長こそが成果なので、何も行動しないよりも、失敗してもいいから前進することを選びましょう。

この手法の限界

上で述べたタスク管理手法の限界についても触れておきたいと思います。

大成功者は馬車馬のように働く

実のところ、資本主義的な大成功を収めた人は、週80時間など、猛烈に働くことが知られています。週80時間というと、1日12時間、土日もすべて働いてようやくたどり着けるレベルです。

それは例えば、起業家として休みなく働くことや、育児は全て妻に任せて自分は365日働き、会社で大出世を目指すような働き方です。

私はそういう生き方を一切否定しませんし、むしろ憧れてさえいます。

ただ一方で、犠牲になるものもあると思います。それは健康であったり、家庭であったりします。

クリステンセンの著書「イノベーション・オブ・ライフ」において、「経営者として抜群の成果を残したけど、家庭は崩壊した人」という事例が出てきます。私はこれを読んでハッとしました。

私もそれまでは、家庭よりも仕事を優先するような人間でした。どうしても、仕事で成果を出したかったのです。しかし、仕事で成果を出した結果、もし家族関係がボロボロになって家に居場所もないような状態だったら、果たしてそれは成功と言えるのだろうか、と考え直しました。

世間の言う成功は幸福か

一方で、本記事で提唱する方法は、“ぬるい”と思います。できるだけ多くをこなすのではなく、自分の設定したラインを確実に超えることを目指します。

どっちが正解とかではなく、どっちを自分が求めるか、だと思います。

がむしゃらに働いて大成功を求めることこそ自分の人生の幸福というならば、それでいいと思います。

そこまでは行かなくても、ハッピーで、かつほどほどの成功（自分のやりたいことをやって、不自由なくお金を使える状態）を求める人には、この方法が合うと思います。

”成功”の定義も人それぞれです。世間の言う成功、つまり富や名声が、本当に自分の欲するものかはよく考える必要があります。壮絶な苦労をして頂にたどり着いた結果、それが自分の登りたい山ではなかった、では悲しすぎます。

「GOOD LIFE」でも、「数十年にわたる研究の結果、人間関係のみが、幸福度を決定づける唯一のパラメータだった」と強調されています。家族などの大事な人間関係を顧みないことは、幸福度を下げることが容易に想像できます。

大切なのはバランス

別に仕事を捨てて、全てを家庭に捧げようと言っているわけでもありません。仕事のやりがいを放棄して、モチベーションを全く上げないのももったいないことです。

私も、もちろん今でも成功を目指していますが、人生における”バランス感覚”をかなり意識しています。

仕事と家庭は二者択一ではないし、例えば良好な家族関係と大出世を両立することはもちろん可能です。そこを目指すというわけですね。一方を完全に犠牲にして、もう一方を取るようなことはしません。

また、これは人生のステージにおいて変化してもいいでしょう。

猛烈に働く時期があってもいいし、家庭を優先する時期があってもいい。マラソンと同じです。いきなり全力疾走したら最後まで体力が持たず、むしろタイムは落ちます。

だからといって、ずっと手を抜いてたら良い記録は出ません。自分なりの意志とバランス感覚を持って、自分の走るペースを決めれば良いのだと思います。

おわりに

長くなりましたが、自分がタスク管理によって実現できたことを書きました。

次は、実際に使えるテクニックを書いていこうと思います。

タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。

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私は社会人になってから3年ほど、毎日仕事で敗北感を感じていました。

それは、いくら残業しても全然仕事が予定通りに終わらない、という無力感でした。

自分の無力さが嫌でたまらず、少しずつ仕事のやり方を変えていった結果、今では仕事を完全に完了させ、毎日定時退社できるようになりました。

ここ数年は全く残業せず、会社の最高評価を得ています。

本記事では、自分が感じていた敗北感の正体とその原因、対処法を紹介します。もし同じように悩んでいる方がいれば、何か参考になるかもしれません。

この記事を含む、効率よく成果を上げるタスク管理術についてはこちらの本で全て読めます↓

残業ゼロで最高評価 アウトライン型タスク管理

著:登坂 圭吾

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プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 大手メーカー会社員。研究開発職。2児のパパ。
• 独自のタスク管理術を構築した結果、残業ゼロで成果を出し、飛び級で昇進。

なぜ、仕事で毎日敗北感を覚えるのか

私が社会人になってから3年間くらいは、毎日敗北感を感じていました。

仕事終わりに感じる敗北感

敗北感の正体は、「残業しているのに、予定していた仕事が全然終わっていない」という事実です。

私は仕事が始まる朝、「今日のやることリスト」を手帳に書き出していました。今日は仕事が進むことを確信し、意気揚々と仕事を始めます。

しかし、定時の17時になったとき、気づくと「今日のやることリスト」が半分しか終わっていません。
なぜだ。別にサボっていたわけではないのに。

そして残業します。まあ、あと3時間やれば終わるだろう、と。
しかし、終わりません。20時になっても、やることリストは7割しか終わっていません。さすがに諦めて、「明日やるか…」と妥協して帰宅します。

これが毎日続くと、自分は予定通りに仕事ができないダメな人間だ、という小さな敗北感が少しずつ心を蝕んでいきます。

プライベートでも同じ

プライベートでも、同じ現象が起きていました。

何も予定のない土曜日の朝、「今日はいろいろやりたいことを片付けよう」と意気込み、付箋にTodoを書き出します。部屋の掃除、買い物、ジムに行く、調べ物、資格の勉強、その他こまごましたもの、、、

朝の時点では、今日1日ですべて完了できると確信しています。むしろ、1日あるんだから余裕だろう、くらいの気持ちです。

しかし不思議なことに、夜になっても予定していたTodoの半分も終わっていないのです。
1日の仕事が終わらないのとまったく同じ現象です。

では、仕事（＝タスク、Todo）が終わらない原因は何なのでしょうか。

1日の仕事が終わらない原因は4つ

私は敗北感を毎日感じるのが嫌で、この原因を考え、検証し続けてきました。その結果、仕事が終わらない原因が見えてきました。

仕事が終わらない原因は、4つです。

• そもそもキャパオーバー
• 見積りが甘い
• 名もなきタスクの存在
• 割り込みタスク

順に説明します。

① そもそもキャパオーバー

おそらく一番多い原因がこれです。

そもそも、やることリストが1日のキャパシティを超えているのです。1日の労働時間が8時間として、そこに10時間分のタスクを詰め込もうとしてしまいます。

なぜこんなことが起こるのでしょうか？

それは、時間を見積もっていないからです。やること、というより「できたらいいなリスト」は、処理にかかる時間が全く考慮されていません。

私も、最初の頃に使っていたTodoリストは、ただやることを書き並べただけでした。
不可能に挑戦していたのです。仕事が終わらなくて当たり前です。

② 見積りが甘い

時間を見積もったとして、次に発生するのがこの問題。

「1時間もあれば終わると思った資料作成が、始めてみたら2時間もかかってしまった」というのは、おそらく誰しも経験があることでしょう。

仕事が終わらない、最もなじみ深い原因です。要は、タスクの処理にかかる時間の見積りが甘いんですね。

「計画錯誤」は、人類共通の問題

この見積りが甘いという問題は、研究でも実証されています。

ダニエル・カーネマンの有名な書籍「ファスト＆スロー」では、次のような実体験が紹介されています。

カーネマンはこの認識のズレを「計画錯誤」と呼んでいます。あるタスクに想定以上の時間がかかるというのは、もはや人類共通の問題であると言えるでしょう。

研究結果の詳細（論文）はこちらです→Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times.

「余裕感」という罠

また、見積りの甘さは、別の問題も引き起こします。

気の重い仕事に入るとき、ついつい軽い雑務に逃げてしまうこともあるでしょう。雑務でなくても雑談とかも。

これも、「まだ時間が余裕だから多少他のことをしても大丈夫」という甘い考えが引き起こす罠です。

プライベートでやることがあるのにYouTubeや漫画をダラダラと見てしまうのも、「まだ時間はある」という余裕感が原因かもしれません。

頭では「そろそろやらなきゃ」と思っていても、どこかで「間に合うだろう」と楽観的に考えてしまう。その余裕は、実は“根拠のない見積り”の上に成り立っているのです。

③ 名もなきタスクの存在

やることリストに現れないタスク

皆さんは、やることリストを洗い出すとき、どこまで細かく考えますか？

おそらく、「トイレに行く」というTodoを書く人はいないと思います。しかし現実には、トイレに1日3回くらいは行くでしょう。1回3分とすると、合計で10分弱です。

他にも、メールチェック、ゴミを捨てる、ちょっと休憩する、同僚と雑談する、飲み物を買う、机の周りを片付ける、など、挙げればキリのない「名もなきタスク」が存在します。（いっとき、“名もなき家事”が流行りましたね）

特にメールチェックはかなりの時間を喰います。「〇〇さんにメールを送る」というTodoはあると思いますが、単にメールチェックまでやることリストに書いている人は少数派でしょう。

マッキンゼーの調査では、ビジネスパーソンは1日のうち28％をメールに費やしているそうです。

やることリストには現れない、しかし確実に時間を使うのが名もなきタスクです。

名もなきタスクがやることリストを破綻させる

名もなきタスクが問題なのは、これらの時間が勘案されていないことです。

1日の労働時間が8時間あるとしましょう。ここで我々は、8時間分の「名前のあるタスク」を詰め込んでしまいます。

しかし名もなきタスクの存在によって、8時間のうち実際に使える可処分時間は6〜7時間くらいになります。

6時間で8時間分のタスクを完了させようとすると、必ず破綻します。だから仕事が終わりません。

名もなきタスクは悪ではない

ここで誤解を招かないように断っておきたいのは、名もなきタスクが悪ではないということです。

ちょっと休憩したり、同僚と雑談したりするのは、生産性を落とす行為のように思えます。

しかし、私達はロボットではありません。デヴォン・プライスの著書「怠惰なんて存在しない」でも述べられているように、ちょっと一息入れることは、全体で見ればむしろ生産性を上げます。

あくまで問題なのは、そういった時間を1日の可処分時間に織り込んでいない点なのです。

④ 割り込みタスクが入る

4つ目の原因は、割り込みです。

上司からの「ちょっといい？」

会社員で一番典型的なのは、上司からの依頼でしょうか。「ちょっといい？」から始まり、指示を受け、実際に作業します。

これも、別に悪いことではありません。上司が部下にタイムリーに指示を出し、部下が即座に対処するのは、組織として健全です。

しかしここで見落としがちなのが、割り込みタスクによって弾かれるタスクがあることです。上司からの指示受けに5分、作業に10分かかったとします。この割り込みタスクにより、他のタスクに使える15分を消費します。

私達は、可処分時間めいっぱいにタスクを詰め込みがちなので、15分の他のタスクを諦めるか、残業するかしかありません。残業できない場合、詰みです。今日の仕事は終わりません。

上司からの指示以外にも、顧客や関係者からのメール、電話などがあるでしょう。職種によっては割り込みの頻度も相当高いかもしれません。

割り込みタスクは内からも発生する

タスクの割り込みは、何も外からだけではありません。自分自身からも発生します。

例えば、タスクAを完了させた後、次はタスクBが必要なことに気づきます。資料作成を完了したら、次は上司にチェックしてもらう、などですね。

タスクBが今日のやることリストに入っていない場合、そのままタスクBに突入すると、その分の時間を消費します。そして、当初予定していた別のタスクが弾かれることになります。

こうやって、自分自身によって、今日のやることリストが瓦解します。

プライベートで部屋の片付け中につい漫画を読んでしまうのも、自分が発生させた割り込みタスクですね。

4つの原因が複合すると、半分しか仕事が終わらない

これら4つの原因が重なると、恐ろしいほどに仕事は終わりません。

まず、終わるはずの無い仕事量を1日に詰め込むため、すべてを完了させることは不可能です。そして、時間の見積りも甘いため、各タスクに想定以上の時間を取られます。

追い打ちをかけるように、名もなきタスクと割り込みタスクによって、もともと足りない時間がさらに削られます。

こうなるともう、仕事は半分も終わりません。

入社1年目の私がまさにこれで、予定していたタスクをまったく完了できない自分の無力さに打ちひしがれていました。

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仕事が終わらない4つの問題への対処法

では、仕事が終わらない4つの原因に対して、それぞれ対処法を解説します。

まず各論を説明しますが、最後にまとめを提示します。

① キャパオーバーへの対処法

キャパオーバーへの対処はとても簡単です。

やることリストに「見積り時間」を加えます。

いっけん手間ですが、時間を見える化することで、キャパオーバーしていることが一発で分かります。

不可能なやることリストに挑戦して挫折を味わうより、最初からできる範囲でリストを作った方が、気持ちよく1日を終えられます。

見積り時間を合計するのは面倒なので、手書きよりもExcelなどのアプリを使った方が良いでしょう。後ほど、対処法を盛り込んだExcelのTodoリストを紹介します。

② 甘い見積りへの対処

次は甘い見積りへの対処法です。1時間で終わると思った資料作成に2時間かかるという問題ですね。

この対処法は、3つあります。

ログを取る

一つ目の対処法は、ログ（記録）を取ること。

先に紹介した「ファスト&スロー」においても、計画錯誤の対策は過去を参照すること、と述べられています。以前、同じようなタスクに2時間かかったならば、今回も2時間かかる可能性が高いわけです。

そして、過去を参照するには、記録を残す必要があります。

ですが、どの仕事に何分かかったかを把握している人は稀でしょう。

理想的には、ストップウォッチで各タスクにかかった時間を計測するのが良いでしょう。そこまでやらなくても、タスクの開始時刻と終了時刻を確認するだけで、大いに効果があります。

きっと、「あれ、この作業ってこんなに時間がかかっていたのか」という意外な結果が得られると思います。

ログを取ることで、同様のタスクの見積り精度が劇的に上がります。

タスクを分解する

タスクを細かく分解すると、見積り精度が上がります。流行りの言葉で言うと、「解像度を上げる」ことにあたりますね。

例えばパワポ資料の作成であれば、資料作成という一つの塊ではなく、スライド1枚ずつに分解します。

そうすると、スライド1枚あたり15分かかる、スライド8枚なら120分か、というように論理的に時間を見積ることができます。

もちろん、スライド1枚15分という見積りも甘いかもしれません。しかし、資料全部の作成時間よりは、精度が良くなります。

さらに上級編として、タスクの具体化まで行いましょう。

タスクの具体化とは、例えば「スライドを1枚作成する」ではなく、「背景の説明スライドを作成する」のように、実行するタスクを明確化しておきます。

私の体感として、タスク名を具体化するだけで、見積りの精度がかなり上がります。

この理由は、脳内でシミュレーションが動くためと考えています。「背景」と入力した瞬間、背景スライドを作成する場面を思い浮かべ、あのテキストとあのイラストと…というように、スライドの構想が一瞬だけできあがるのです。

これにより、タスクの見積り精度が劇的に上がります。

バッファを持つ

見積りの甘さは、精度をいくら高めても限界があります。

過去を参照する場合にも、その時々で状況は変わりますし、新しいタスクに取り組む場合、過去を参照できません。

そこで、見積りの甘さを許容するための“バッファ”を設けます。バッファとは、緩衝材のことです。

多少見積り通りにいかなくても、今日1日のタスクが破綻しないように、スペースを空けておくのです。例えば、1日30分をバッファ時間として見込んでおきます。

これであれば、多少見積り時間をオーバーしたとしても、バッファで吸収し、全てのタスクを終えることができます。

③ 名もなきタスクへの対処

次は名もなきタスクへの対処法です。やることリストに無い行動によって、可処分時間が減るのいう問題ですね。

対策は2通りあります。

全てを入れ込む

一つ目は、名もなきタスクを書き出すことです。すべての行動に名前を付けて、実体化してあげましょう。

ただ、これを手書きのTodoリストでやるのは相当しんどいです。毎日、細かい行動まで全て書き出す必要があります。

もしやるならば、タスク管理アプリを使って、リピート登録しましょう。

一例ですが、全ての行動を記録できる、「Taskma（たすくま）」というアプリなら可能です。たすくまの紹介記事はこちら↓

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天引きする

名もなきタスクを全てを入れ込むよりも、現実的な方法です。

名もなきタスクはどうせ発生するのだから、1日の労働時間から天引きしておきます。例えば、1日8時間の労働時間から、名もなきタスクに消費される前提で1時間を天引きしておきます。
つまり、1日7時間でタスクを組み立てるのです。

この天引きした1時間の中は自由に使ってよくて、休憩や雑談、メールチェックなど、好きに使います。

天引きを何分にするかは人それぞれなので、何日か試して調整してみてください。

④ 割り込みタスクへの対処

割り込みタスクへの対処は単純です。

天引きしておく

名もなきタスクと一緒ですね。割り込みタスクについても、あらかじめ想定しておきます。

いくら想定するかは、人によるでしょう。
ほぼ一人で仕事を進めていて、急に仕事を振られる可能性が低いなら、20分くらいでもいいです。
一方、顧客からしょっちゅう電話がかかってくる状況なら、多めに時間を確保する必要があります。

明日やる

もう一つ、重要な視点があります。

当初想定していなかった割り込みタスクは、基本的に翌日にやると決めるのです。
これは、名著「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」でも紹介されている重要な考え方です。

割り込みタスクに今日取り掛かれば、その結果として、今日もともと予定していたタスクに費やす時間がなくなります。

であれば、割り込みタスクがよほど緊急でない限り、翌日にやりましょう。
割り込みタスクを明日のタスクに組み込んだ上で、明日のタスクを設計します。

こうすれば、今日のタスクは守られ、無事に完了することができます。

対処法まとめとTodoリスト

ここまで対処法を個別に紹介してきましたが、やや重複があり、かえって混乱を招いてしまったかもしれません。

そこで一度整理して、「1日の仕事を確実に完了させる方法」をまとめておきます。

個別の対処法は次の通りでした。

これらを盛り込んだのが、次のTodoリストです。順番に特徴を説明します。

見積り時間を書く

まず、タスクの横に見積り時間を書きます。

そして、すべてのタスクを合計すると何時間になるかも計算します。Excelなら簡単ですね。

ログを取る

タスクに何分かかったのか、ログを取ります。

見積り時間の横に”実績”の入力列を作り、実際にかかった時間を入力します。

これにより、どのタスクにどのくらいの時間がかかるのか把握できるようになります。

タスクを分解する

各タスクは、できるだけ細かく設定します。

私の場合、1タスク＝10〜25分に設定することが多いですね。（上の画像は適当な例なので、あまり細かくしていませんが…）

資料作成[120分]と入れるのではなく、背景スライド作成[15分]くらいに分解しましょう。
ちなみに、私のこれまでの約2500個のタスクのログを見てみると、平均16.7分でした。

タスクの上限を25分にしているのは、ポモドーロ・テクニックに由来しています。生産性向上で有名なポモドーロ・テクニックでは、25分に1回は休憩を挟みます。

名もなきタスクを入れる

ここは個人の好みが分かれますが、名もなきタスクをできるだけ入れてもいいでしょう。
例えばメールチェック15分を、午前と午後の1日2回入れておくなどです。

入れておいた方が、精度が上がります。

ただ、毎日細かいタスクを入力するのも手間なので、次に説明する天引き・バッファの方にまとめてもOKです。

ちなみに私は、Excelのマクロを組んで、リピートタスクが自動入力できるようにしています。

天引き・バッファ

時間の天引きとバッファは意味合いが似ているので、まとめて説明します。

天引き・バッファの表現には、2つのパターンがあります。

1つ目は、タスクにバッファを入れ込む方法です。バッファ120分などと入れておきます。

この状態で、合計時間＝労働時間になるようにTodoリストを調整します。

2つ目は、合計時間を差し引く方法です。

”バッファ”という項目はTodoリストには入れずに、合計時間を少なくします。
労働時間7.5時間で、バッファ2時間であれば、タスクの合計時間が5.5時間になるように調整します。

バッファを2時間も入れるの？と思われるかもしれませんが、実際、私は労働時間が7.5時間ですが、快適に処理できるタスクは、5.5時間です。

最初の頃はバッファ60分くらいで運用していましたが、それでもすごく忙しくて、タスクをすべて完了できない日がありました。
徐々にバッファを増やして、2時間のバッファを入れたところ、快適に仕事が回るようになりました。

皆さんが思われる以上に、名もなきタスクや割り込みタスクは多いです。

バッファをいくら持つかは、個人の環境によるところも大きいので、試しながら調整してみてください。

明日やる

今日追加されて、明日できることは明日やりましょう。

そのために、Todoリストに「明日」シートを作っておきます。

上司の頼まれごとや、今日追加されたタスクは、「明日」シートにメモしておきましょう。

これで、今日のTodoリストを乱されずに、仕事を終えられます。

Todoリストの作り方

Todoリストの作り方の紹介もしているので、こちらの記事も参考にしてみてください↓

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Todoリストテンプレートのダウンロードもできます。

おわりに

ここまで読まれて、「なぜそこまでタスク管理に力を入れるのか？」と思われた方もいるかもしれません。
やっぱ面倒だから、やることリストをいっそ放棄した方が良いのでは、と。

しかし私にとって、タスク管理の真の目的は生産性の向上ではありません。

そのあたりは、次の記事で書いていこうと思います。

タスク管理をマスターするなら、まずは王道を書籍で学ぶのが一番です。おすすめ本をこちらにまとめたので、参考にしてみてください。

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私は後輩のレポートをチェックすることがありますが、「節」や「項」の意味を正しく理解できていない人には「この人大丈夫かな…？」と正直思ってしまいます。

逆に、章立て・見出しをちゃんと扱える人は、文章が上手い。文章の上手さはすなわち、仕事ができるという評価に直結します。

本記事では、「章・節・項」の表記方法や使い方のコツをわかりやすく解説します。
マスターして文章力をレベルアップしましょう。

プロフィール

とさか （登坂 圭吾）

• 国立大学の院卒。修士論文は100ページ超え
• 研究開発職として、社内の技術文書コンテストで優勝

章・節・項（章立て）とは？

「章・節・項」は、階層構造のこと

章、節・項は、単に見出しのレベル（階層構造）を表しているだけです。章立ては、この章、節、項を適切に区切ることを意味します。

章は直感的に理解できる人が多いと思いますが、節と項は順番を間違えやすいので注意です。

まあ分かりにくいよね。覚えるしかない

なお、章のさらに上に「部」というくくりを設ける場合もあります。これは博士論文や分厚い書籍など、膨大な文書にのみ使われるので、普段は滅多に使いませんね。

章・節・項で構成するメリット

例えば、次の文章AとBはパッと見てどちらが読みやすそうでしょうか。

●文章A

●文章B

Aの場合、「これを読解するのは大変そうだ…」と脳が拒絶反応を起こしませんか？

一方のBは、見出しを見るだけで大体の内容を把握できます。そして、単に見出しがあるだけでなく、レベルが示されているおかげで、これは1章の中の話か、ということが分かります。

人間（脳）は、まず概要を知ってから読む方が理解しやすいです。逆に、長い文章をすべて読んでから最後に結論が分かるのはしんどい。

章、節、項、を使えば、「読み手の脳が安心する」というのが最大のメリットと言えます。そして読み手は「この文章は分かりやすい」という感覚が得られます。

これはつまり、書き手であるあなたの「文章が上手い人」という高評価に直結します。

まとめると、メリットは次の通りです。

文章力を伸ばしたい方は、本で体系的に学ぶのがおすすめ！こちらにおすすめ本をまとめました。

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具体例で見る「章・節・項」の表記方法

一般的な表記方法

論文などでもよく用いられるのは、数字とピリオドで階層を示す表記方法です。

例えば、次のようになります。

このとき、注意点が二つあります。

もちろん、論文の場合はレギュレーション（体裁ルール）に従いましょう。大抵の論文は表記のルールが決まっているはず。

なお、Microsoft Wordでこの表記を自動入力する方法については記事後半で説明します。

簡単なレポートや社内の報告書は割と自由

論文ほど堅くないレポートや、社内の報告書程度であれば、表記方法は割と自由です。

例えば次のように、章は「第〇章」と大きく書き、節以降は「1-2」のように書いても問題はないでしょう。

もちろん社内ルールがきちんとあるなら、それに従いましょう。

読みやすい見出しの作り方と章立てのコツ

章・節・項、すなわち「見出し」の設計方法とコツを解説します。

論文の章立てを考えている方は、問い・答え・根拠から全体構成を作る方法もあわせて確認すると、各章の役割を決めやすくなります。

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バランスが大事

章・節・項は、文書の長さに応じて階層の深さを選ぶことが重要です。

数十ページもある文書で章のみだと読みにくいし、逆に短い文書で節・項が多すぎても読みにくい。

私が後輩のレポートをチェックしているときも、節だけでWord数ページが続くと論旨が把握しにくくなります。適度に項で区切ってほしいな、と思います。

基本的には、章と節は見出し・小見出しとして積極的に活用し、項は必要に応じて使うのがよいでしょう。章によって、項があったり無かったりしても構いません。

章や節を何文字くらいにするかに明確なルールはないため、「読みやすさ」を基準にして考えましょう。

見出しは内容を端的に

文書全体の見出し（＝目次）だけを読んで内容が掴めるのが理想です。

また、それぞれの見出しは、内容がひと目で分かるように書きましょう。たとえば、「注意点」 よりも「データ消失を防ぐ3つのポイント」のほうが、内容が具体的に伝わりますね。

ただし、論文の場合は、次のように章の型が決まっている場合もあります。

この場合は、型やこれまでのやり方に倣うのがベター。（その方が読み手が理解しやすいから）

Wordで章・節・項を自動入力する方法

レポート作成にはMicrosoft Wordを使っている人も多いでしょう。

ここでは、Wordで「章・節・項」の番号を自動入力する方法を解説します。

Wordの「アウトライン」機能を使います。

アウトラインの初期設定

まずは、見出しをWordのアウトラインに設定しましょう。コツは「既存のアウトラインから選択して、変更する」ことです。

まず、一番上の階層にしたい行（例えば、章の見出し）にカーソルを合わせます。

この状態で、［ホーム］→［アウトライン］を選択。

リストライブラリから、「見出し」の文字を含むアウトラインを適当に選択します。

必ず「見出し」の文字を含むものを選択してください。でないと、アウトラインが見出しと連携できず、機能をフル活用できなくなります。

最初の行が、アウトラインの見出し1（レベル1）＝章に設定されました！

書式（スタイル）は後で変更できますので、この時点では気にせず、先にアウトラインレベルを設定していきましょう。

アウトラインレベルの設定

アウトラインには、階層（＝レベル）があります。Wordでは、次のようにレベルと見出しが対応しています。

上から順に、章、節、項、ですね。

先ほどはレベル1（＝章）を設定したので、レベル2以降も設定していきましょう。

レベル2を設定するのは簡単。レベル2に設定したい箇所にカーソルを置きます。

［ホーム］→［スタイル］の「展開」ボタンを押して、

展開されたリストから「見出し2」を選びます。

これで、レベル2＝節に設定できました！

レベル3＝項も、同様のやり方で設定できます。

アウトラインレベルの変更についてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。

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アウトライン（見出し）番号の編集

アウトラインには、番号を付与することができます。

↑の見出し番号は、手入力したものではなく、Wordが文書構造に沿って自動で付けてくれたものです。一括で設定できるし、順番を変えると番号も自動で変わるのですごく便利です。

ここでは、一般的な「1.1.1」のような表記のやり方を説明します。まずはアウトライン番号を設定したい見出しのどこかにカーソルを置きます。

この状態で、［ホーム］→［アウトライン］→［新しいアウトラインの定義］を選択します。

まず番号の種類を変えてみましょう。【このレベルに使用する番号の種類】で、好きな数字を選びます。デフォルトが全角数字だったので、半角数字を選択します。

レベル1を変更できたら、左上でレベルを変更し、同様に番号の種類を変えます。

使用する全てのレベルで、同じ操作をします。【OK】を押すと反映されて、全て半角数字に揃っているのが分かります。

章番号の設定

続いて、番号表記を変えましょう。ここでは、「第1章」→「1.」に変えたいと思います。論文等でよくある表記ですね。

先ほどと同様に【新しいアウトラインの定義】画面を開きます。レベル1の【番号書式】は、「第1章」という形になっていますね。

ここで、「第」と「章」を消して、「1」の後ろにピリオドを打ちます。

OKを押すと反映されます。1章、2章の表記が変わっていますね！

節、項番号の設定

次のように、上のレベルを引き継ぐ形式にしたいと思います。

また【新しいアウトラインの定義】画面を開きます。レベル2を選択すると、「第1節」という形になっています。

まず、「第」と「節」を消して、カーソルを「1」の前に持ってきます。

この状態で、【次のレベルの番号を含める】で、「レベル1」を選択します。すると、元々あった1の前に1が入ります。

前の1は「1章の1」、後ろの1は「1節の1」です（ややこしい）。あとは、1と1の間にピリオドを打ちます。

これでOKを押すと、レベル2の表記が変わりました。

レベル３も同様です。【次のレベルの番号を含める】で、前から順にレベル1、レベル2を押します。

レベル1～3の1が並んでいます。間にピリオドを打ちば、完了です。

OKを押すと、レベル1～3まで設定できました！

ちゃんと連番になってますね

ここでは1例を示しましたが、ピリオド以外にも自分好みの記号を使うこともできます。

これで一通りの設定が完了です！

もっと見出しを綺麗に整えたい方は、こちらの記事をご覧ください↓

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英語文書では何て言う？

ちなみに、英語だと「章・節・項」は次のようになります。

ただ、番号で書けば、言語に関係なく伝わりますね。

まとめ：文章力は仕事力

分かりやすい文章を書くことは、仕事において必須スキルです。ChatGPTが使える現在においても、生成された文章の良し悪しを判断できるのは自分だけです。

一生使える文章力を身につけるなら、書籍で学びましょう。一気にレベルアップできます。

おすすめ本まとめはこちら↓

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